XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Научно-технический прогресс на современном этапе представляет собой взаимообусловленный процесс развития науки и техники, позволяющий человеку воздействовать на окружающую среду для получения материальных и духовных благ. Следовательно, в наше время он не может быть достигнут без применения научных исследований. Наука теперь превратилась в непосредственную производительную силу. Теперь требуется не просто решить ту или иную проблему, а нужно так ее решить, чтобы был получен оптимальный результат или способ его получения.

Также научно-технический прогресс уже невозможно представить без технического оснащения, которое постоянно работает с большими объемами информации.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована [6]. Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами [3-5].

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Основными направлениями совершенствования документооборота являются:

сокращение объема документооборота,

совершенствование технологии документооборота.

в качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:

разработку моделей документооборота в и организациях;

составление маршрутных карт технологического процесса;

разработку рациональных схем документооборота [8].

Работа с системой документооборота включает несколько направлений, в настоящее время особое значение имеет планирование мероприятий по организации автоматизированных системах, потому что не все системы предприятия отвечают требуемым нормам современного предприятия [11].

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Работа с подразделениями также имеет большое значение, потому что не все подразделения выполняют правила по обеспечению документооборота.

Таким образом, в настоящее время для предприятия развитие документооборота в подразделениях являются основными направлениями для работы.

Основными направления работы для предприятия являются:

работа с автоматизацией системой документооборота;

работа с подразделениями.

Система сбалансированных показателей включает пять категорий: продукция; финансы; клиенты; документация; обучение и развитие персонала.

Рассмотрим каждый в отдельности.

Продукция для предприятия имеет одну из самых значимых показателей по учету, документированию и обработке информации о продукции. Отсутствие своевременной информации о продукте прямым способом влияет на заработок предприятия.

Целями для продукции связанная с документооборотом является

возможности получения быстрой отчетности

сокращение риска утери информации

высокий уровень движения документов между отделами

Финансовая сторона документооборота имеет большое значение. Отсутствие финансирования мероприятий по направлению совершенствования документооборота влечет серьезные последствия вплоть до потери важной внутренней информации.

Целями для финансового обеспечения являются:

своевременное финансирование мероприятий по совершенствованию документооборота;

повысить скорость движения документов

минимизация расходов по документообороту.

Клиентами для документооборота являются заинтересованные в продукции предприятия, его сотрудники и партнеры.

Целью для клиентов, связанная с документооборотом является:

систематизация работы с большим потоком клиентов

Для документации в документообороте можно выделить такие цели как:

систематизация работы с большим потоком разноплановой документации

создание полной электронной версии всех документов

повысить скорость движения документов

Обучение и развитие персонала в отрасли документооборота является необходимой составляющей. Компетенция отдела находится в постоянно развивающемся направлении информационных технологий. Появляются новые технологии, поэтому необходима определенная квалификация для их применения.

Целью для обучения персонала является:

повышение компетенций сотрудников [6].

В таблице 1 представлена стратегическая карта для отделов предприятия.

Таблица 1  Стратегическая карта организации

Направление	Повышение эффективности документооборота	Регулирование масштаба деятельности
Продукция	Повышение скорости обработки и передачи информации.	Время обработки информации между отделами
Финансы	Обеспечение хранению, безопасности и обработка благодаря современным средствам	Соответствие результатов мер по документообороту и их стоимости
Клиенты	Повышение скорости оформления заявки
Документация	Сохранения целостности информации	Адаптация мер для предприятия
Персонал и развитие	Обеспечение отдела квалифицированными кадрами

Таким образом, представлены стратегические цели для сбалансированной системы показателей на примере работы отделов предприятия, разработана стратегическая карта организации направленностью на повышения уровня документооборота.

Список литературы

Понамарев, А. Б. Методология научных исследований : учеб. пособие / А. Б. Понамарев, Э. А. Пикулева. – Пермь: Изд-во Перм. нац. исслед. политехн. ун-та, 2014. – 186 с.

О персональных данных [Электронный ресурс]: федер. закон Российской Федерации от 27.07. 2006 № 152-ФЗ ред. от 29.07.2017 // Режим доступа: http://juristufa.ru/2018/04/19/zakon-o-dokumentooborote-mezhdu-organizatsiyami/

Системы автоматизированного документооборота [Электронный ресурс]: информационный ресурс. Режим доступа: https://www.intuit.ru/studies/courses/76/76/lecture/27928?page=6

Об информации, информационных технологиях и о защите и информации [Электронный ресурс] : федер. закон Российской Федерации от 27.07. 2006 № 149-ФЗ ред. от 29.07.2017 // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_61798/

Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012. – 576 с.

Г.Ю. Касьянова., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 , 256 с.

Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. [Электронный ресурс]: информационный ресурс. Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - Москва, 2014. - 222 c.

Касперский, Евгений Валентинович. Компьютерное зловредство / Е. В. Касперский.  Санкт-Петербург : Питер, 2009.  208 с

Архипов, В.А.; Марков, И.П.; Соеова, А.Н. Организационно-распорядительная документация; М.: Стандартов - Москва, 2014. - 128 c.

Гаранина, Л. Г. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.Г. Гагарина, Я.О. Теплова, Е.Л. Румянцева и др. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М

Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота. Технология защиты электронных документов / А.Ю. Даниленко. - М.: Ленанд, 2015. - 232 c.

Код для цитирования: Скопировать