XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Владельцы компаний рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов, и в этом существенно помогает переход на электронный документооборот. В настоящее время электронный документооборот находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах.

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Посредством использования преимуществ электронного документооборота возможным становится оптимизация бизнес-процессов, в осуществлении которых задействованы группы документов. Использование процессного подхода при определении направлений автоматизации документооборота позволяет оценить качество существующих бизнес-процессов и определить возможные пути оптимизации, исключая дублирование ввода информации, обеспечивая должное качество информации, ее актуальность и своевременность доставки адресату.

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;

параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;

непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;

единая база документов, исключающая возможность их дублирования;

результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;

эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

Эффективность ЭДО

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;

ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;

экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;

снижение рисков потери документов;

увеличение скорости согласования и утверждения документов;

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации.

СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.

СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.

СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.

СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, сервис CRM.

Функции СЭД являются:

Хранение и поиск документов.

Поддержка делопроизводства.

Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.

Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

В настоящее время сфера применения электронного документооборота неуклонно расширяется и в любых организация большого и среднего масштаба каждый день выполняется множество операций с электронными документами.

Список использованных источников:

Электронный документооборот[Электронный ресурс]: Информационный портал – Режим доступа: http://www.garant.ru/actual/dokumentooborot/

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]: Информационный портал – Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html

Электронный документооборот [Электронный ресурс]: Информационный портал InterTrust – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/press_center/articles/view/520-elektronnyi-dokumentooborot-vnedreni.htm

Код для цитирования: Скопировать