XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Филиальная сеть организации - дело практически неминуемое в том случае, если планируется поступательное и длительное развитие предприятия. Однако при этом в стратегический план требуется вносить не только разветвлённую структуру (которая может включать отдельные представительства, производственные цеха, точки распространения, дистрибьюторов), но и вместе с ней и качественную проработку автоматизации и связи с филиалом. Управление требуется осуществлять по той причине, что руководить филиалом будет нанятый сотрудник. И при отсутствии должного контроля или управления может начаться некачественное обслуживание, отход от политики предприятия или некоторое самоуправство.

В основе автоматизации процессов управления лежит использование специализированного программного обеспечения. Оно может приобретаться в уже готовом виде (как, к примеру, распространённая платформа 1С с разнообразным набором конфигураций) и в дальнейшем дорабатываться работниками предприятия. Также возможно приобретение готового неизменяемого программного обеспечения или разработка его с нуля силами самой организации и работников согласно утверждённой бизнес-политики. Выбор и комплектация зависят от потребностей и финансовых возможностей предприятия.

Рис. 1.

В любом случае программное обеспечение должно иметь в своём наборе следующие функции и отвечать требованиям:

обеспечение параллельной работы, как в головном офисе, так и в филиале (филиалах);

обеспечение обмена информацией (документами прихода, продажи, возможно - договорами и прочей бухгалтерской отчётностью, технической документацией);

обеспечение обновления ПО в зависимости от изменения требований законодательства (в первую очередь - в налоговом и кадровом учёте) и от изменения бизнес-политики предприятия;

возможность передачи приказов, распоряжений и разнообразных документов, связанных с работой филиала и их выполнением в качестве отчёта перед центральным офисом;

дублирование каналов связи, а также возможность архивирования данных (как частичной, так и полной) с целью создания копии, из которой можно было бы восстановить данные при случайном или намеренном повреждении, а также намеренном подлоге документов задним числом;

возможность подключения к специализированным торговым площадкам или государственным системам контроля для обеспечения автоматизации бизнесс-процессов и сдачи требуемой отчётности в зависимости от сферы деятельности организации (или даже отдельных филиалов организации) без дополнительных трудозатрат по их ручному заполнению и сдаче;

передача информации по защищённому каналу связи, благодаря чему будет исключена возможность перехвата её конкурентами либо лицами, которые собираются получить доход при дальнейшем распространении полученных данных.

Стоит отметить, что при функционировании системы управления требуется в первую очередь постоянный доступ к качественному каналу Интернета. Именно через него наиболее оптимально производить работу с минимальными издержками по соединению отдельных структур и обмену информацией. Также с помощью Интернета отдельные сотрудники центрального офиса могут осуществлять удалённое подключение к филиалам для ремонта (технические специалисты по обслуживанию компьютерной техники и ПО) или проведения обучающих занятий для персонала использования корпоративной бизнес-стратегии.

Рис. 2.

Работа по обмену может осуществляться различными способами:

прямой доступ по выделенному защищённому каналу связи;

электронная почта;

облачная структура с использованием реальных серверов предприятия или виртуальных серверов сторонних организаций;

работа через корпоративный портал в личном кабинете каждого сотрудника;

разнообразные интернет-порталы или информационные системы в зависимости от вида деятельности предприятия (к примеру, личные кабинеты в системе ЕГАИС или интернет-порталы грузоперевозок, спутниковые системы мониторинга и т.п.).

Также следует остановиться на отдельных пунктах требований ПО подробнее.

Обеспечение параллельной работы.

Это требуется для того, чтобы не останавливать работу отдельных структур по причине того, что часть введённой информации может потеряться. Подобный принцип лежит в основе систем управления базами данных (СУБД) и системами управления распределённых баз данных (СУРБД). Они достаточно широко известны и применяются во всех вариантах современного ПО. Однако требуют изначально особого внимания со стороны будущего пользователя, чтобы исключить вариант перезаполнения или восстановления информации.

Обеспечение обмена информацией.

Требуется для постоянного контроля за выполнением распоряжений центрального офиса, а также продаж отдельных товаров и услуг, чтобы вовремя производить расчёт потребности филиалов в ресурсах для обеспечения непрерывной работы с полной загрузкой в зависимости от специфики работы предприятия. При постоянном настроенном автоматическом обмене вся информация об обработанных заявках, поступлениях, новых договорах и прочих торговых документах будет поступать в центральный офис регулярно по мере создания самих документов. В результате будет возможность корректирования работы филиала, актуализации всех сведений. При этом в дальнейшем может не потребоваться проведение крупномасштабных ревизий с целью поиска нецелевого расходования средств или наличия недостающих материалов.

При обмене информацией руководство будет оповещено о работе филиала по первому требованию. Что существенно упрощает выявление возможных слабых мест и рисков, которые неминуемо могут возникнуть в работе отдельных структур. Что позволяет заблаговременно перенаправлять часть ресурсов или работать над совершенствованием системы управления и распределения. Это приводит к выравниванию возможных излишков и недостатков, позволяет постоянно оптимизировать все технологические процессы, повышая производительность труда. И как итог - увеличение рентабельности филиала и предприятия в целом.

Также благодаря этому финансовые органы и бухгалтерия могут контролировать работу филиалов в сфере выполнения сдачи отдельных видов отчётности.

Обеспечение передачи приказов и распоряжений.

Требуется для того, чтобы вовремя передавать отдельные документы из головного офиса для немедленного реагирования в каждый момент времени в зависимости от складывающихся обстоятельств. При этом возможно использование системы электронных ключей и разграничения доступа с тем, чтобы минимизировать риски получения документов сторонними лицами. В данном случае также возможна работа со сканированными документами, изначально имеющимися на бумажном носителе.

Также в этом сегменте программного комплекса должна иметься возможность обмена технической информацией. Чтобы отдельные структуры компании могли оформлять заявки на обеспечение своей бесперебойной работы (расходные материалы, товары, отдельные обращения техническим специалистам по ремонту оборудования или отдельных компьютеров и т.п.). При этом система проводит контроль за выполнением обращений с возможностью просмотра статистики и отчётности контролирующими лицами и руководством с разграничением прав доступа. Что позволяет вовремя устранять все недостатки и обеспечивать непрерывную работу предприятия без включения режима ручного управления в вертикали власти.

Список литературы.

1. Финансовая газета № 35, 1999 г. - «Автоматизация и статистика», С. Золотова
2. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов
3. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович
4. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова
5. Автоматизация управления предприятием / Баронов В.В. и др. – М.: Инфра-М, 2000. – 239с.

Код для цитирования: Скопировать