XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Process Mining или метод интеллектуального анализа процессов – сравнительно новая дисциплина, которая является некоторым недостающим звеном между Data Mining (интеллектуальный анализ данных) и BPM (концепция управления бизнес-процессами). Идея метода заключается в выявлении, отслеживании и совершенствовании реальных бизнес-процессов организации через анализ больших объемов данных с помощью mining-технологий [1].

Анализ процессов включает в себя:

– автоматизированную идентификацию процессов;

– проверку соответствия через сравнение моделей и журналов событий;

– автоматизированное построение имитационных моделей;

– расширение и пересмотр моделей;

– ситуационный прогноз;

– выработку рекомендаций на основе предшествующего опыта организации [2].

Метод Process Mining направлен на улучшение бизнес-процессов в различных областях и сферах деятельности, в том числе и в государственных организациях. Но поскольку данная дисциплина нова, в ходе реализации ее методов (особенно в сферах, где основным критерием успеха деятельности является не прибыль, а время выполнения или количество операций) могут возникнуть проблемы и ошибки. Далее будут перечислены основные проблемы, связанные с применением метода Process Mining при анализе деятельности бюджетного учреждения.

1. Сложность составления журнала событий. Поскольку журнал
событий – основной документ, на основе которого происходит анализ процессов, очень важно, чтобы события в нем были хорошо обработаны, у них была четкая и понятная для человека формулировка.

К сожалению, одной из особенностей бюджетных организаций является огромный документооборот, стандарты по которому не редко меняются от года к году: к примеру, ведение одного документа может полностью прекратиться с последующей заменой его двумя другими документами.

Также сложность составления журнала событий заключается не только в возможной отмене ведения определенных документов, но и в их количестве и жизненном цикле. Нередко один небольшой бизнес-процесс бюджетной организации сопровождается огромным количеством бумаг, которые, кроме того, могут пройти жизненный цикл, равный нескольким годам. Наглядным примером могут послужить закупки по Федеральному закону № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [3]. В соответствии с данным законом, даже небольшая закупка сопровождается такими документами, как: план закупок, план финансово-хозяйственной деятельности, заявка, техническое задание, обоснование цены, договора, акты приемки, экспертизы и прочее.

Вследствие этого создание стандартизированного журнала событий, который бы охватывал несколько лет, может оказаться трудной задачей.

2. Проблемы при построении модели бизнес-процесса. Данная проблема связана не столько с самим применением метода Process Mining, а сколько с объектом анализа – бюджетной организацией. Поскольку такое учреждение создается органами государственной власти или местного самоуправления, оно обычно становится частью системы других взаимосвязанных организаций.

Таким образом, к примеру, часть бизнес-процессов одной организации может переходить к другой без изменения официального ответственного лица. Поэтому возможны ситуации, когда бюджетное учреждение ответственно за бизнес-процесс, но по факту его не выполняет. Существуют и обратные ситуации.

Но даже если все бизнес-процессы бюджетной организации выполняются внутри ее, они зачастую настолько сложные, что постороннему человеку будет трудно в них разобраться.

В итоге эти особенности могут помешать построить реальную модель бизнес-процесса, из-за чего невозможно будет оценить реальную ситуацию в организации.

3. Трудность при реализации рекомендаций по совершенствованию. Даже после успешного завершения анализа по методу Process Mining и составления необходимых рекомендаций, бюджетные организации могут встретиться с проблемой реализации данных рекомендаций.

Основной причиной, опять же, является сложность уже работающих бизнес-процессов, кардинальные изменения в которых изменят систему в целом. Без грамотного и постепенного подхода при реализации рекомендаций невозможно будет добиться поставленного положительного результата.

Безусловно, специалист по анализу бизнес-процессов может встретиться и с другими проблемами во время применения метода Process Mining на практике. Среди них могут быть особенности сферы деятельности, нежелание персонала менять старые и проверенные процессы и другое. Но даже несмотря на то, что применение метода Process Mining в бюджетной организации может оказаться трудновыполнимым, его результаты позволят оптимизировать деятельность организации, которая нередко чрезвычайно время- и трудозатратная.

Список литературы

1. st,W.M.P. van der. Process Mining: Discovery, Conformance and Enhancement of Business Processes [Text] / W.M.P. van der Aalst. – Berlin: Springer-Verlag. – 2011. – 352 с

2. W. van der Aalst et al., “Process Mining Manifesto,” Business Process Management Workshops, LNBIP 99, F. Daniel, K. Barkaoui and S. Dustdar, eds., Springer-Verlag, 2011.

3. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд [Электронный ресурс] : Федеральный закон от 5 апреля 2013 N 44-ФЗ // Справочная правовая система «КонсультантПлюс». – Режим доступа: http://www.consultant.ru

Код для цитирования: Скопировать