XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Актуальность проблемы. Деятельность любой организации, учреждения или предприятия, независимо от их организационно-правовой формы связана с документооборотом, целью которого является обеспечение информационной поддержки принятых управленческих решений на всех уровнях. По средствам документов осуществляется ведение функциональных процессов любой организации, начиная от деловой переписки и заканчивая кадровой документацией.

Проблема, которая поднимается в работе, актуальна, так как сохранности документов в архиве организации зачастую не уделяется должное внимание, что приводит к утрате или искажению важных документов.

Глава 1.Теоретические основы системы мер по обеспечению сохранности архивных документов

1.1 Сущность и назначение архива организации

Для обеспечения сохранности документов в архиве организации, нужно, прежде всего, разобраться, что такое архив, для чего он нужен, каковы его задачи.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязал государственные и муниципальные органы создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Несмотря на то, что для других организаций эта норма не является обязательной, на практике все они независимо от статуса, подчиненности, формы собственности и других характеристик создают архивы (или возлагают соответствующие функции на другие структурные подразделения) - без этого невозможно правильно и эффективно организовать работу с документами.

Порядок функционирования архива, как и любого другого структурного подразделения, определяется «Положением об архиве», которое утверждается руководителем организации.

создается «в сохранности, и оперативного архива, архивных от подразделений. является государственного или , то целевым являются и подготовка , к составу Российской , к на постоянное в етствующий ».

В «Положении об » отражается его . В архив все делопроизводством хранения, ( 10 лет) и по личному . того, в храниться и временного и по составу .

К основным относятся:

документов, в ;

государственный , хранящихся в , справочного к ним;

документами в с требованиями;

, хранящихся в , в том в социально-правовых ;

организация и передачи на постоянное в или муниципальный ( организаций, комплектования ( ) архивов).

из функций - сохранности .

сохранность в организации в проведения :

создание хранения на , пленочных, и носителях;

рац документов;

порядка для рабочего , обработки и ;

учет , их наличия и ;

физико-химической .

В своей руководствуется , указами и Российской , и распоряжениями Федерации, актами , в области , приказами и организации, экспертно-проверочной ( ) при Федеральном (Росархив), Росархива и (муниципального) .

с документами нормативные и организации: утверждает , классификаторы, нормативно-методические по и архивному , в том типовые и документов со , Научный информации унифицированных .

1.2 Нвовые мер по обеспечению документов

в развитии сохранности Федеральный "Об деле в " от 22.10.2004 №125- , так как он на уровне нормы мер по документов. данного хранению и [1].

Еще один - Приказ Ми от 31.03.2015 № 526 "Об организации , , учета и Архивного Федерации и документов в власти, самоуправления и ". Во главе говорится об документов Российской и архивных в .

В пункте 2.14 о том, что «с документов в обеспечивается по созданию , соблюдению и надлежащей документов, и утрату и в нормальном .

В комплекс по сохранности организации :

помещения для документов;

условий ;

выполнение к документов в ;

наличия и »[6].

Закон то или положение, а его раскрывается в , , инструкциях и документах.

определенную единообразие в хранения, , и использования , организации в используют « работы », вышедшие в . В связи с тем, что эти не регистрацию в Российской ,о действующими « правила архивов» , утвержденные СССР.

4 « правил организаций» - о сохранности . В данной описывается:

мер сохранности

хранения - мероприятий, размещение , за их движением и , копирование с создания и фонда , (реставрация) или к первоначальным и признаков , повреждению или .;

к зданиям и ;

Режимы ;

Размещение в ;

Порядок дел из ;

Обеспечение документов;

и состояния ;

ценные и архива;

и фонд .

типовых так же могут роль в . Все потому, что в указан их , который о том, что уже нам не нужен, а и не лишние на нет смысла.

С законодательства в разработать и методические , специфику ее в делопроизводства и . Обязательной по делопроизводству, важнейшее в нормативно-методического с документами.

по организации ( - ) утверждается организации ( - источников (муниципальных) - по с соответствующим ).

При Инструкции подготовленные рекомендации по по делопроизводству в исполнительной , содержат организациями о и составе , формулировки по , организации документов, различных документов и т.п.

с для методического с документами и другие : рекомендации, , письма и т.п., :

по делопроизводства в организации ( по делопроизводства);

по и Номенклатуры дел ( требования по и граф дел;

по и передаче дел в (закрепляют дел и их передачи в );

по пользователей с .

Таким , база документов в на этапе, высот. На , итогом вопроса Федеральный Федерации от 22 г. № 125-ФЗ, , практически все деятельности , в частности сохранности . Закон «Об Российской » единую норм по : процедуры , экспертизы их , безопасности, и документов, и хранения, и за нарушение [1]. На сегодняшний сказать, что мер по обеспечению стоит на уровне и, , значительную в этой .

2. Техническое организации

2.1 к хранения в организации

документов () - это взаимосвязанных , и технических , сохранность на стадиях с .

В основе ОСД база : , оборудование, и хранения и т.п.

помещений определяется в от фондов, на различных , использования, его [14].

наряду с помещение для и хранения , для исследователей и сотрудников, от , как это предусмотрено хранения, , и использования фонда и других в органах , органах и организациях.

у организаций нет все указанные , а для , имеющих по архивы, помещений и не .

минимум к хранения , необходимо и в любом , так как их может к дел.

Не допускается в помещениях , в располагаются питания, , , работающие с и веществами или и химические .

помещение - документов изолированно от и помещений, от помещений и перекрытиями с не менее 2 .

должно или искусственную . Это важно при в помещениях без . кондиционирования рециркуляцию с обмена 2 - 3, режима, от пыли и .

Категорически не в хранилище и канализации, или выводов .

хранилища от оборудования, но не 2,25 м до выступающих .

должны для эвакуации .

С целью для размещения и их сохранности специальным ( , противопожарным, , контроля и т.п.), нормативных документов: , , светового, и .

Противопожарный - это « установленных актами , нормативными субъектов и муниципальными по пожарной пожарной , правила , порядок и (или) , зданий, , организаций и защиты в пожарной ».

режим и организационными .

оснащение , что электропроводка в быть , розетки для (ламп, и др.) и - герметичными.

должно средствами ( - переносными , при - автоматической ) и оповещения о . оснащения и передвижными в Правилах в Российской . При огнетушителей ( ) необходимо на применяемые для вещества. Они не побочного на документы ( и , например, непоправимые ). Количество и огнетушителей в с действующими и с учетом оборудования.

Во в помещениях запрещается:

в архива, а к ним вестибюлях и , открытый ;

неисправными , вилками, ;

состояние , самостоятельно по ее ремонту;

приборами (, и т.п.), не имеющими , оставлять рабочего дня не от компьютерное и , электроприборы;

или другими , выходы, к пожаротушения ( , гидрантам, и т.п.), помещения , , упаковочными , и т.п., которые убираться из в специально ;

приносить в или легковоспламеняющиеся и в любом , а химикаты и , самовозгораться при с или друг с . материалы в обособленных ( );

сушить или другие на отопления в [23].

К в первую назначение , за пожарную организации, и о мерах и плана архива в пожара.

В за соблюдение в помещениях :

проведение с архива о безопасности, их на возникновения , эвакуации и , использовании ;

обеспечение архива первичных и содержание их в ;

контроль за электронагревательных , эксплуатацией и ;

обеспечение эвакуационных .

тщательного помещений по перед их с результатов в ;

обесточивание (выключателем).

о пожарной организации к конкретному и его оборудованию и вопросы, как:

к помещению ;

, направленные на пожароопасных ;

ответственного за архива;

в возникновения и т.п. В если в единая о пожарной , вопросы ее архива отражены в «Особенности безопа в организации».

При или признаков в (задымление, , повышение и др.) работник, пожара (), немедленно в охрану с адреса , сообщающего и , с которого , а также за архив и . Это принципиально должны все архива: по телефону в и только принятие мер по людей, и пожара.

за должен эвакуационные , электроэнергию на , удалить за пожара лиц, не в его ликвидации, а к эвакуации , и имущества, а к пожара пожаротушения с мер .

Охранный - это мер, направленных на от хищений, , выноса, :

технической и помещений ;

пропускного и допуска в ;

помещений.

В охранного (за исключением , на охраняемой ) дверями с укрепленностью взлома, повышенной , а охранной . помещений, на этаже , быть распашными решетками.

за соблюдение в архиве руководитель ( за архив).

режим документов от света.

документов в , все виды с проводятся при или необходимых .

Защита от действия осуществляться во архива при работ с . В это достигается за установленного и размещения в средствах ( , переплетах, и др.), а на стеллажах [6].

Уровень в видимого не превышать: «на стеллажа, на метра от - 20 - 50 , на рабочих - 100 ».

Температурно-влажностный предохранение от воздействия (температуры и ). параметрами для хранения на основе : 17 - 19 C и относительная 50 - 55%. избегать (как , так и в одних ) (плюс-минус 5 C) и (плюс-минус . Подробнее с можно в А.

Для контроля хранилища приборами, на одном , их в главном на , вдали от и систем ( ).

Показания фиксируются в температурно-влажностного . В журнале результаты показаний . Проверка их проводится .

Санитарно-гигиенический предохранение от и загрязнений.

В :

складирование ( их на полу, , в кипах и т.п.);

в одежде и ;

посторонних ;

пищевых .

хранилищ защищены с ячеек не 0,5 мм для от проникновения . сетками вентиляционные в , наружные систем.

При и санитарно-гигиенической не допускается средств (, и др.) на документы.

Для работ дни.

Главным хранилищ оборудование ( и разных , , сейфы и др.). быть или передвижными .

Деревянные к использованию, они находятся в состоянии (не грибками и ) и огнезащитным .

В с нерегулируемым и вентиляцией во застойных зон, где развиваться , не допускается закрытого ( , боксов, стеллажей и т.п.).

Не стеллажного к наружным и к источникам .

На документы на располагаются или в первичных : коробках, , и т.п. В шкафах, , и другом допускается дел без .

Коробки и хранения в каждого , на них ярлыки с фонда, и крайних дел.

Рациональное в хранилищах, их хранение в и/или , а также , закрепляется дел, утверждаемой ( за архив). При руководствуются :

документы на и других в порядке, дел;

документы размещаются от временных ( 10 ) сроков и по составу;

, различного хранения, в хранилищах;

в переплете , с мягким или - горизонтально;

не выступать за стеллажей;

не документов в , в штабелях, в .

2.2. Специальная как системы документов

документов с физического и свойств . на хранение в должны осмотр, в оценивают их .

При осмотре выявляют: документы, пораженные биологическими вредителями; влажные документы; степень запыленности и разрушения документов.

Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми) направляются на санитарно-биологическую обработку. Эти мероприятия проводят оперативно с выполнением мер изоляции пораженных материалов. Выделение и санитарно-гигиеническая обработка проводятся выборочно или в полном объеме. Выборочное выделение документов на обработку проводится при обнаружении плесневого поражения отдельных дел, документов. Выделение и обработку всех поступивших материалов в полном объеме осуществляют при массовом (значительном) плесневении или при обнаружении в делах насекомых[15].

Влажные или намокшие материалы высушивают. Ориентировочные режимы сушки представлены в Приложении Б.

Физическое состояние (т.е. состояние бумаги, текстов, их дефекты) поступивших документов оценивают ориентировочно, выборочным способом. Обязательному обеспыливанию подлежат обложки и корешки дел, папки, коробки. Полистное обеспыливание проводят при сильном запылении материалов. Обеспыливают документы в специальном помещении в вытяжных шкафах.

На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием.

Работы по специальной обработке документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные.

К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно - спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные единицы хранения, группы единиц хранения, отдельные массивы документов хранилища и, соответственно, отдельные средства хранения и места хранения или все хранилища целиком. Номенклатура, порядок проведения и технология этих работ определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Плановая специальная обработка документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, видовых особенностей физического состояния документов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам»[22].

Таким образом, данная глава курсовой работы стала отражением требований нормативно-правовых и методических актов в области обеспечения сохранности архивных документов.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы установлено, что хранение документов, которые используются организацией, учреждением или предприятием, так же является функцией юридического лица. На первый взгляд может показаться, что нет ничего проще, чем организовать архив и следить за сохранностью документов. Однако, на практике это оказывается немного сложнее, так как появляется масса вопросов.

Именно в этом и проявляется актуальность вопроса обеспечения сохранности архивных документов организации.

Таким образом, были решены задачи, поставленные в начале проектирования курсовой работы:

дано определение понятию архива, его задач и функций;

проведено исследование нормативно-правовых актов системы мер по обеспечению сохранности архивных документов;

изучены требования к условиям хранения документов в архиве организации;

рассмотрены этапы специальной обработки как части системы обеспечения сохранности документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Опубликованные источники:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 – ФЗ (ред. от 18.06.2017) // Российская газета. - № 237, 27.10.2004.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Постановление Правительства Российской Федерации «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» от 28.07.2005 № 452 (ред. от 10.07.2017) // Российская газета. - № 171, 05.08.2005.

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) // Российская газета. - № 113, 24.06.2009.

Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти - № 38, 19.09.2011.

Приказ Минкультуры Российской Федерации «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. – 16 с.

Книги и статьи:

Andreeva S., Velikanova S., Kozhushkova N., Samarokova I., Arakcheeva Z., Chernykh O.Therisk-basedthinkinginmanagingdocumentsasassets // InternationalJournalofEconomicPerspectives. 2017. Т. 11. № 2. С. 33.

Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. 272 с.

Андреева В. И. Передача документов на архивное хранение // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - N 9. - С. 44-52.

Андреева Н.М. Составление архивных описей: Методические рекомендации Росархив / Н.М. Андреева. − М.: Издательство ВНИИДАД, 2012. - 141 с.

Анохина С.А., Кожушкова Н.В.Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т. 13. № 9. С. 110-117.

Анохина С.А., Кожушкова Н.В.Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. – 35 с.

Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - 483 с.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - 3-e изд., перераб. и доп.– М.: ИНФРА-М, 2012. – 364 с.

Великанова С.С., Аракчеева З.В., Кожушкова Н.В.Документационное обеспечение процесса обучения персонала // Современные проблемы науки и образования. 2017. № 2. С. 207.

Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В.Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

Демушкин А.С. Комплексная система защиты информации на предприятии: учеб.-методич. пособие / А.С. Демушкин. – М.: МФЮА, 2011.

Кожушкова Н.В. Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационно-распорядительного документа: формирование профессиональных компетенций документоведа// Документ. Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20-летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

Кошелева Е. А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - N 2. - С. 55-61.. - 2009. - N 4. - С. 36-41

Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская. – М.: Издательский центр «Академия», 2014. - 170 с.

Куняев Н.Н. Документоведение: учебник для вузов / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008.

Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство. 2011.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2012.

Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 11. - С. 62-76

Петрова Н.А. Передача документов в государственный или муниципальный архив // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2015. - № 12. - С. 38 - 45.

Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2017. - № 2. - С. 84 - 89.

Попова Е.Н. Обеспечение сохранности архивов организации / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2017. - № 3. - С. 9-15.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Изд-во Питер, 2012. – 214 с.

Селезнева Т. А. Готовим документы по личному составу к длительному хранению // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - N 5. - С. 54-69.

Христинина Л. Ф. Проводим проверку состояния делопроизводства и архивного дела // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - N 2. - С. 49-52.

Приложение А

Приложение Б

1 группа: документы намокшие, подвергавшиеся прямому действию воды, должны сушиться в режиме обдувания сухим воздухом (20-30°; 30-40%) от 5 до 10 суток в развернутом или в развешенном виде; иногда до сушки удаляют избыток влаги пористой бумагой;

2 группа: документы умеренно-увлажненные, подвергавшиеся прямому кратковременному действию осадков или длительно хранившиеся в сырых неотапливаемых помещениях, сушат в развернутом виде в течение 3-5 суток при обдувании (вентиляции) обычным комнатным воздухом, т.е. в режиме принудительной акклиматизации;

3 группа: документы с низкой степенью увлажнения, подвергавшиеся действию влажного воздуха (перевозки закрытым транспортом в дождь, туман длительностью не более суток), сушат в режиме обычной комнатной акклиматизации не менее 1-2 суток (в развернутом виде) или 3-4 суток (в стопе);

4 группа: охлажденные в зимнее время документы после длительной их перевозки (более 1 суток) сушат в условиях, нормированных для второй группы, а перевозившиеся не более 2-5 часов -- в режиме, нормированном для третьей группы.

Код для цитирования: Скопировать