XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Актуальность темы. На данный момент необычайно актуальны вопросы документационного обеспечения управления. Они находят отражение в статьях периодических и продолжающихся изданий, учебниках и практических пособиях, посвященных изложению комплекса вопросов, связанных с документированием управленческой деятельности и технологиями работы с документами. Проблемы документационного оборота в организациях относятся к числу наиболее актуальных и практически значимых проблем современных организаций. Производство напрямую связано с документацией.

1.1.Основные понятия документационного обеспечения организации деятельности архивов в РФ

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия. Термины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию.

Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления».

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители.

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или в отработанными традицией.Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации»].

Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации.

организаций, , историческое, , , экономическое и , составляют Архивного Федерации, в архивах.

архива :

комплектование , состав положением об ;

и обеспечение ;

создание к документам ;

хранящихся в ;

подготовка и , относящихся к Российской , на хранение в со и требованиями, архивной и органами делом Федерации.

Для , временное документов Российской , задачи в соответствии с и , заключенными ими с архивной .

В целях задач следующие :

списки и () структурных - источников ;

принимает структурных и организаций - архива;

и сохранность в документов;

и в актуальном аппарат к ;

организует руководителей и организации, документов по и частных лиц, в том запросам , учет и ;

проводит и осуществляет и методических по документов на ;

осуществляет формирования и дел в подразделениях и организациях - ;

организует по номенклатуры дел ;

методическую и структурным в с документами;

в нормативных и по архивному .

обеспечение ( ) – вид обеспечения , который , передачу и о состоянии и воздействий по ее . В организациях , отражающие и производственной , состояние, с , материально-техническое и т.п. документы управленческих , в них планы, и отчетные и информация. В с , можно , что от как налажена с , во многом и качество , эффективность их и организации в .

работы с важной управления и решений, на оперативность и .

Выделяются три , решаемые в ( ):

Документирование (, , согласование и ).

Организация с в процессе (обеспечение , исполнения, и документов).

документов.

1.2. документационного деятельности в РФ

работы с во многих и методических . в каждой в ДОУ должна правовая, и информация, к с документами. В роль и базы . Деловая на всех осуществляться в с правилами. с , независимо от , строится на и нормативных по документирования и .

Для того созданный юридически , он быть в с действующими и . В то же время во должна система для документации же , то есть она , как должен документ, что он , кто имеет и какая аутентифицировать .

документальная множество , в , устанавливает документов, с , обеспечивает документов, передачи в , обеспечивает различными служб ( их функции, , ). В управлении технологиями с ценными , к которым .

В время в существует ряд актов, правила , и организации с . Нормативные и по поддержке разрабатываются органами и в с их компетенцией.

В о исторически так, что , правила, по обеспечению рассеянными по законодательных и . Знание необходимо не в области и дела, но и уровней и тем, кто по своей с подготовкой . Ниже лишь законодательных и , содержащих как по организации и служебных , так и посвященные , при этом , первостепенное , выделены .

документационное (ДОУ) и ее свою на следующих :

Конституция .В Конституции :« имеет искать, , , производить и любым ...». Это положение в правовом - законе «Об , технологиях и о » от 27 июля г. № 149-. Федеральный ряд основополагающих по обеспечению . определил документирования и ее в информационные , необходимую ( , документированная и др.), предприятия и форм соответствующую органам .

Гражданский . много , документам в Гражданском . 47 перечисляет : рождения, и брака, и их регистрации, исправления актов. 52 посвящена . В ней названы , договор и др. и придания и .

Уголовный РФ уголовную за действия с и . Назовем ряд Президента РФ: «Обсведений, к тайне»; РФ: «Об утверждении услуг », «Об утверждении сведений, тайну, к секретности», «О системы и технико-экономической и », «Об утверждении первичной по учету органами , и приезжающих в», «Об утверждении по делопроизводству в исполнительной ».

кодекс. В законодательные и акты, в трудовые . К ним :

Трудовое , кодекс, ФЗ и субъектов РФ, трудового

Президента

Нормативно-правовые исполнительной

Нормативно-правовые МСУ

Государственная обеспечения ().ГСДОУ в пока полным актом, с деловыми . Как уже сказано , и правила на основных государственной (ЕГСД), в еще в 1973 г. и роль в процессов в . ГСДОУ совокупность и , устанавливающих к документированию и организации с в органах , на предприятиях, в и организациях. разработки - , сокращение и качества , условий для прогрессивных и технологий , и анализа . того, нормативное , связанных с форм и работы .

«ГОСТ Р стандарт Система по , библиотечному и . Организационно-распорядительная . к оформлению » важнейшим по оформлению . Стандарт Росстандарта от 08.12.2016(. от . Стандарт на документы: , , правила, , , постановления, , , решения, , , акты, , и др. (далее - ), в том включенные в ОК " классификатор " (ОКУД), Стандарт реквизитов ; их оформления, в том с информационных ; бланков, бланков, реквизитов на ; бланков; документов. стандарта на на бумажном и .

Кроме уже документов в нормы и с рядом образований, специальными . Речь о , кадровой, и видах .

нормативно-правовые и служат для разработки (инструкций) по управления , фирмы.

В с Российской дело в ведении и субъектов . Отношения в хранения, , и использования фонда , а также в управления регулируются 22 2004 Законом «Об в Российской ( . от 28.12.2017).

архивных и за их гибель в . И за этим правовая . 1550 такое как битье за «государственных ». в петровские на наказанию наказание - : «А буде помеченные и начнут в небрежении, или что , или и кому надобно без (будут) или , и про то по указу будет со всякою , а по виноватым , по вине и по , или доправлены большие».

В закон был к архивистам. о ГАФ 29 марта также ответственностью за и документов, а за секретных из .

Одним из Законодательных по защиты стал «Об охране и истории и » от 29 1976 . подчеркивал, что и культуры народа и часть наследия. К памятников и документальные .

В законодательства РФ «Об РФ и архивах» :« документов, к Архивного Федерации, их сохранность. На и уникальные страховые ». образом, сохранять от формы на них.

административной за правил документов, их , и гибель ответственность. В РФ (1996 ) несколько , ответственность за эти : ст. 164 - « предметов, ценность»; ст. 284 - «, содержащих »; ст. 324 - «Приобретение или документов и » и другие .

В с Положением о службе год) документов - из функций .

Специалистам, свою с архивоведением, основы документов. мер по хранения в следующие :

Обеспечение физико-химической сохранности документов;

Создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

Учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

Копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

Консервация документов.

Особое значение в развитии системы обеспечения сохранности документов имеет Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, так как он на законодательном уровне установил общие нормы мер по обеспечению сохранности документов. Этот закон насквозь пропитан этой проблемой. Начнем с того, что четвертая глава закона посвящена хранению и учету документов:

Кроме того, законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из принимаемых, в соответствии с выше названными законами иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. К ним относятся:

Постановления правительства РФ от 20 февраля 1995 г. № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР»:

Постановление Правительства РФ от 5 июля 2001 г. № 504 «Об общероссийском мониторинге состояния и использования памятников истории и культуры, предметов Музейного фонда Российской Федерации, документов библиотечных фондов, Архивного фонда Российской Федерации, а также кинофонда»;

Регламент государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11;

Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Росархива от 09 октября 2001 г. № 75.

Таким образом,документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Документооборот является основным направлением действия архива. Деятельность любого учреждения неразрывно связана с правильной организацией работы архива. Правовую основу документационного обеспечения управления в Российской Федерации составляют практически большинство законодательных актов как содержащих те или иные правовые нормы, связанные с документами, их содержанием и оформлением.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Опубликованные источники:

Конституцией Российской Федерации, 1993 г. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 – ФЗ (ред. от 18.06.2017) // Российская газета. - № 237, 27.10.2004.

Федеральный закон Российской Федерации от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов».

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) // Российская газета. - № 113, 24.06.2009.

Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти - № 38, 19.09.2011.

Приказ Минкультуры Российской Федерации «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 № 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/cons/cgi/

Трудовой кодекс Российской Федерации, от 30.12.2001 № 197-ФЗ

Гражданский кодекс Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (действующая редакция);

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. – 16 с.

Книги и статьи:

Andreeva S., Velikanova S., Kozhushkova N., Samarokova I., Arakcheeva Z., ChernykhO.Therisk-basedthinkinginmanagingdocumentsasassets // InternationalJournalofEconomicPerspectives. 2017. Т. 11. № 2. С. 33.

Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.пособие для сред. проф. образования / под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. 272 с.

Андреева В. И. Передача документов на архивное хранение // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - N 9. - С. 44-52.

Андреева Н.М. Составление архивных описей: Методические рекомендации Росархив / Н.М. Андреева. − М.: Издательство ВНИИДАД, 2012. - 141 с.

Анохина С.А., КожушковаН.В.Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т. 13. № 9. С. 110-117.

Анохина С.А., КожушковаН.В.Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. – 35 с.

Бобылева, М.П. Современный управленческий документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылева // Секретарь-референт. - 2008. - №4. - С. 26-30

Бурова Е.М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2012. - 483 с.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - 3-e изд., перераб. и доп.– М.: ИНФРА-М, 2012. – 364 с.

Великанова С.С., Аракчеева З.В., КожушковаН.В.Документационное обеспечение процесса обучения персонала // Современные проблемы науки и образования. 2017. № 2. С. 207.

Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В.Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2013. № 9. – С. 18-24.

Кожушкова Н.В. Структура документа.Системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационно-распорядительного документа: формирование профессиональных компетенций документоведа// Документ.Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20-летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

Кошелева Е. А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - N 2. - С. 55-61.. - 2009. - N 4. - С. 36-41

Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская. – М.: Издательский центр «Академия», 2014. - 170 с.

Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов, учебно-справочное пособие. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2013. – 526 с.

Кузнецов, С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.– 2014. – № 13. – С.19-25.

Куняев Н.Н. Документоведение: учебник для вузов / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008.

Ларин М.В. К вопросу о разработке концепции Федерального закона «О документационном обеспечении управления» // Делопроизводство. 2011.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2012.

Носарева Н. Подготовка документов по личному составу к архивному хранению //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - N 11. - С. 62-76

Петрова Н.А. Передача документов в государственный или муниципальный архив // Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2015. - № 12. - С. 38 - 45.

Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2017. - № 2. - С. 84 - 89.

Попова Е.Н. Обеспечение сохранности архивов организации / Е.Н. Попова // Делопроизводство. - 2017. - № 3. - С. 9-15.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Изд-во Питер, 2012. – 214 с.

Селезнева Т. А. Готовим документы по личному составу к длительному хранению // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2008. - N 5. - С. 54-69.

Код для цитирования: Скопировать