XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

XXI век - это информационный век , т.е. век господства автоматизированных информационных технологий во всех сферах деятельности современного человека разительно изменился за последние 10-15 лет . Появление, а главное массовое распространение интернета и мобильной связи изменило нашу жизнь радикально. Физическое присутствие человека в конкретном месте стало не обязательным. По интернету люди делают практически все: покупают билеты на поезд, на самолет, на концерт, продают ненужные вещи, оформляют загранпаспорта, читают книги, учат иностранные языки, проводят аудиоконференции , участвуют в семинарах, ищут новые песни, проводят собеседования, играют, знакомятся, дарят друг другу цветы. И если практически вся активность человека постепенно переходит в виртуальное пространство, то вполне закономерно, что и работа тоже может осуществляться удаленно. Везде, где деятельность состоит в работе с информацией, физическое присутствие работника перестает быть необходимостью. Вне работы люди все меньше встречаются лично и все больше общаются дистанционно, дети не играют во дворе, а играют по сети, сидя каждый у себя дома, и даже сильно пожилые люди предпочитают не ехать к родственникам на другой конец города, а поговорить по скайпу. Несмотря на это, организации продолжают содержать офисы, а работники посещать места своей работы и находится там положенные 8 часов. В чем тут дело? Действует ли это инерция и привычка, либо же существуют какие-то объективные ограничения для организации виртуального офиса? Изменится ли так же сильно жизнь людей в рабочее время, как она уже изменилась во внерабочее. Ведь деятельность людей все в большей степени зависит от их информированности, способности эффективно использовать информацию. Тема взаимоотношения человека и компьютера в настоящее время очень актуальна. Особое внимание стоит уделить сети Интернет, которая объединяет компьютеры по всему миру и увеличивает коммуникативные возможности человека и его информационный потенциал при помощи электронного офиса. Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и использовать информацию с помощью компьютеров, телекоммуникаций и других средств. Об информации начинают говорить как о стратегическом курсе общества, как о ресурсе, определяющем уровень развития государства. Информатизация обеспечивает переход общества от индустриального типа развития к информационному. Информационный рынок предоставляет потребителям все необходимые информационные продукты и услуги, а их производство обеспечивает индустрия информатики, часто называемая информационной индустрией.

В результате появления новых сетевых возможностей изменился характер деятельности организаций. Больше нет необходимости собирать людей в одном месте или даже в одной компании для решения задач, связанных с их совместной деятельностью.

Новые инструменты и сети дают возможность предоставления информации по мере необходимости, а прикладные системы коллективного пользования дают возможность продуктивно работать пользователям, распределенным в географическом отношении. В то же время компании изменяют свою структуру информационных технологий, распространяя свои линии связи за пределы компаний во внешние сети. Возрастающая взаимозависимость современного мира экономики и потребность в немедленном доступе к информации порождают необходимость установления связи с поставщиками, заказчиками и партнерами компании в реальном масштабе времени, а также наличия межсетевого интерфейса связи, информационных услуг и включения в глобальную сеть Интернет. Эта тенденция к осуществлению важнейших коммерческих операций через линии связи часто называют «электронной коммерцией» - и она изменяет образ многих предприятий на рынке. В связи с этим особую актуальность приобретает тема данной работы -» Создание виртуального офиса на основе облачных сервисов».

Цель выпускной квалификационной работы - раскрыть роль виртуального офисов в современном обществе. Рассмотреть основные понятия виртуального офиса, как информационной системы, а также понятие виртуального офиса, для чего он служит.Выявить недостатки и преимущества их использования. В каких областях чаще всего применяется услуга, какие недостатки у нее имеются. Так же будет приведен пример как создается один из офисов на примере небольшого проекта.

В области применения.

Чтобы понять как применяется виртуальный офис в облаке - для примера нужно представить физическое лицо которое владеет для примера банком, техникой и газетой, и него появилось одно «облако», которое нужно дать всем трём компаниям. Конечно же, оно предполагает виртуализацию серверов, плюс потребуется виртуализация сети как таковой. Это нужно для того, чтобы виртуальные машины одного пользователя видели друг друга, но другие пользователи их не видели вообще и даже не знали об их существовании. Вторая задача — представить, что имеется какой то узел, который не может быть виртуализован, например, специальное хранилище данных или ещё что-то, что не переносится в «облако» без больших потерь. Хорошо было бы держать эту устройство так, чтобы она была видна из того же сегмента, что и виртуальные машины. Всё это возможно. В первом случае с разделением сегментов ваш банк имел бы один кусок «облака», техника – другой, а газета – третий. При этом они были бы так же надёжно разграничены в плане информационных потоков, как если бы стояли в физически разных местах, отделённых стальными стенами, но на практике сами машины могли бы находиться в одной стойке дата-центра. Разумеется, такая изоляция отдельных сегментов «облака» означает больше возможностей для пользователя и большую безопасность его данных. Во втором случае также использовалась бы виртуальная сеть, но несколько иначе.

Виртуальный офис применяется очень широко начиная от почтовых клиентов, IP-телефонии,аренда хостинга для серверов и банковских систем. Ниже приведен список где чаще всего применяется офисное пространство которое основано на облачном хранилище данных:

1)Технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма», «электронные письма» или «сообщения») между пользователями компьютерной сети.

Рис.1 Услуги электронной почты.

2)Телефонная связь по протоколу IP. Под IP-телефонией подразумевается набор коммуникационных протоколов, технологий и методов, обеспечивающих традиционные для телефонии набор номера, дозвон и двустороннее голосовое общение, а также видеообщение по сети интернет или любым другим IP-сетям. Сигнал по каналу связи передаётся в цифровом виде и, как правило, перед передачей преобразовывается (сжимается) с тем, чтобы удалить избыточность информации и снизить нагрузку на сеть передачи данных.

Рис.2 Услуги Ip телефонии.

3)Факсимильная связь — технология передачи неподвижных изображений по телефонной линии. Способ одинаково пригоден для передачи как графической, так и буквенно-цифровой информации. Исторически факсимильная связь включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи. В зависимости от используемого канала по рекомендации международного союза электросвязи - различают телефакс (телефонные сети общего пользования) и датафакс (сети передачи данных)

Рис.3 Принцип работы факсимильной связи

4)Секретарь или виртуальный ассистент. Это частное лицо или фирма, предоставляющая нанимателю услуги, традиционно составляющие обязанности секретаря, без физического присутствия в офисе. Эта разновидность онлайн -услуг востребована как начинающими предпринимателями, которым просто выгодно купить услугу написания писем или приёма переведённых телефонных звонков, нежели снимать офис, нанимать работника и платить за него социальные налоги, так и крупным компаниям, стремящимся подчеркнуть свою креативность и созвучность новым технологиям. Также этот вид секретаря позволяет получить наиболее качественные услуги от разных специалистов в своём деле по цене одного работника. Секретарь - сотрудник call-центра берет трубку и представляется именем компании на чистом английском (китайском, французском и т.д.) языке. 3. Затем звонок переводится на любой телефон, включая мобильный в любой точке мира. У клиента создается иллюзия, что человек в офисе.

Рис.4 Виртуальный секретарь

5)Услуги хостингa - это услуги по предоставлению ресурсов для размещения информации на сервере, постоянно находящемся в сети (обычно интернет).

Обычно хостинг входит в пакет по обслуживанию сайта и подразумевает как минимум услугу размещения файлов сайта на сервере, на котором запущено программное обеспечение, необходимое для обработки запросов к этим файлам (веб сервер). Как правило, в обслуживание уже входит предоставление места для почтовой корреспонденции, баз данных, DNS, файлового хранилища на специально выделенном файл-сервере и т. п., а также поддержка функционирования соответствующих сервисов.

Рис.5 Услуги хостинга.

Проблемы.

Так же у виртуального офиса имеются свои недостатки, и зависеть они могут по разным причинам: Начиная от самой системы до человеческого фактора. Самая главная проблема это уязвимость самой системы. Большой риск кражи конфиденциальной информации. Вероятность проникновения в здание компании и кражи документов гораздо ниже по сравнению с хакерской атакой и кражей электронной информации. В данном типе услуги присутствует процесс легкой регистрации среди пользователей множество мошенников которые могут подделать страницу пользователя и выкрасть у него конфиденциальную информацию, ненадёжные услуги провайдеров в силу недостатка правового регулирования, слишком большая зависимость от техники и технологий. Сотрудники виртуального офиса полностью зависимы от своих гаджетов, лэптопов, интернета. Любой сбой в технике или интернете приведет к остановке работы персонала, а значит и бизнеса, вероятность отсутствия связи с начальником. Хотя до босса можно достучаться с помощью телефона и интернета, возможны случаи технических неисправностей, которые доставят хлопот именно тогда, когда срочно нужно поговорить с руководителем, недостаток социального взаимодействия. Когда люди проводят время в обычном офисе, между ними завязываются дружеские отношения, которые благоприятно отражаются на совместной работе. В условиях виртуального офиса уровень социального взаимодействия крайне низок, что негативно сказывается на командной работе, а так же снижение продуктивности. Это фактор, который одновременно может быть как преимуществом, так и недостатком виртуального офиса. В условиях физического отсутствия начальника мотивация, а соответственно продуктивность может значительно снизиться.