XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

При использовании электронного документооборота в государственных органах возникает вопрос обеспечения правовых гарантий и юридического регулирования электронного обмена информацией.

Защита правовой информации - важное условие развития электронного документооборота. В мировой практике юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью. Так, первым шагом законодателей во всем мире было признание юридической силы электронных документов наравне с документами, зафиксированными на бумаге с помощью внедрения электронной подписи (ЭП). Для решения этой проблемы в РФ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63 - ФЗ «Об электронной подписи», также законодательством использование ЭП регулируется отдельными положениями иных нормативных актов (п. 2 ст. 160 ГК РФ , ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149 - ФЗ, НК РФ (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п.п. 1, 5 ст. 80, п. 6 ст. 169) , ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 - ФЗ).[1]

Электронный документ обладает юридической силой если: нет ограничений со стороны законодательства, что документ данного вида может существовать в электронном виде; документ оформлен в соответствии с требованиями законодательства или локальными нормативно-правовыми актами; подписан требуемым по законодательству видом ЭП; документ подписан лицом, обладающим правом на его подписание.

Сейчас все современные СЭД гарантируют, что в их системе весь документооборот - юридически значимый. Для подписания электронных документов в качестве аналога собственноручной подписи используется ЭП. Она обеспечивает идентификацию лица, его подписавшего, а также целостность документа и защищенность его от подделки. Использование ЭП - значительный плюс для обеспечения защищенности документооборота, но она не предает электронному документу юридическую значимость. Для этого также необходимо: регламентировать использование электронных документов для взаимодействия участников в системе с помощью создания специального документа, обеспечить выполнение условий признания равнозначности электронной и собственноручной подписи, установленных законодательством.

ЭП позволяет превратить электронный документ в юридически значимый документ, что дает возможность использовать его в судебных разбирательствах, спорных делах, в деятельности аппарата управления и в других вопросах, связанных с правовыми аспектами. Обладатель ЭП может подавать запросы в различные учреждения и не только получать на них ответы, но и перенаправлять их в другие учреждения, контролировать прохождение своего запроса, позволяет упростить обмен информацией между участниками процесса и органом власти.

Так, обязательным реквизитом электронного документа является электронная подпись. Она позволяет получателю сообщения убедиться в аутентичности источника информации, а также проверить, была ли информация изменена, пока находилась в пути. Таким образом, ЭП является средством аутентификации и контроля целостности данных, служит той же цели, что печать или собственноручный автограф на бумажном листе.

Например, ЭП востребована на финансовом рынке в узкой нише обмена юридически значимыми финансовыми документами с внешними контрагентами (39% используют, 28% планируют). Во внутреннем документообороте среди государственных структур ЭП пока широкого применения не получает (57% не используют, 26% пока планируют).

Но относительно государственных структур, аналитики и эксперты делают вывод, что сотрудники, которые наделены ЭП, нечасто используют ее во внутреннем документообороте, если это не оговорено специальными регламентами. В государственных органах, муниципальных, региональных – подобные регламенты пока встречается редко. Поэтому флешки с ключами ЭП большей частью лежат в сейфе и извлекаются, когда необходимо отправить документы во внешний мир – например, на портал государственных закупок, где процедура подачи документов предписывает ставить ЭП. Также проблемой являются ситуации, когда у одного сотрудника число выданных флешек с ключами ЭП приближается к числу информационных систем, в которых он работает, поскольку у каждой своя парольная служба. Это порождает дополнительные хлопоты и риски.[2]

Также эксперты, констатируют факт, что юридически значимый электронный документооборот в российских государственных структурах сегодня распространен гораздо меньше, чем предрекали прогнозы пяти-десятилетней давности. Проблемой является также, что электроннe. подпись имеет Федеральная налоговая служба, портал государственных услуг и другие органы власти, но в ряде случаев эти электронные подписи друг другу не подходят. Одна используется для подписи бухгалтера в бухгалтерской программе, другая индивидуальная, третья еще для чего-нибудь. Что вызывает удивление у наших иностранных коллег.

Очевидно, что о полноценной юридической значимости внутреннего документооборота при такой постановке дел (характерной для большинства государственных структур), речи пока не идет. Что же касается внешнего документооборота, то здесь подтверждение юридической значимости документов обеспечивается с помощью ЭП руководителя.

Так, для решения проблем юридической значимости электронных документов в государственных органах предпринимаются различные концепции. Например, Банком России реализуется принятая 31.03.2017 г. «Концепция хранения и использованияэлектронных документов с обеспечениемихюридической силы дляфинансовогорынка», которая направлена на обеспечение юридически значимого электронного взаимодействия на основе усовершенствованной ЭП. Она позволит осуществлять юридически значимый электронный документооборот между Банком России и другими организациями. Документы в нем будут иметь юридическую силу, которую нельзя опровергнуть или подвергнуть сомнению со стороны других государственных органов или организаций.

Для реализации данных направлений планируется централизованное создание и хранение ключей усиленной квалифицированной электронной подписи, которая будет заменять сразу несколько ключей, что значительно упростит подписания документов на финансовом рынке и позволит не сомневаться в их правовой обеспеченности и юридической значимости. Уже подготавливаются предложения по перспективным вариантам использования усовершенствованной ЭП для финансовых документов. Согласно данной концепции формат усовершенствованной электронной подписи предусматривает обязательное включение в реквизиты подписанного документа доказательства момента создания подписи и действительности сертификата в момент создания подписи, что придаст дополнительные гарантии юридической значимости подписанному документу. [3]

Таким образом, ЭП является необходимым элементом подтверждения юридической значимости электронных документов при соблюдении необходимых условий её использования. Особенно в государственных органах для оптимизации и повышения эффективности их деятельности необходимо развивать возможности использования ЭП в электронном документообороте.

Списокиспользованнойлитературы:

Справочно-Правовая Система «Консультант Плюс»// ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63, ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149, "Налоговый кодекс РФ (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ, "Гражданский кодекс РФ (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (дата обращения 5.12.2018 г.);

Аналитика СЭД: Тренды российского рынка ECM// URL: http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=25700&sphrase_id=3589075 (дата обращения 5.12.2018 г.);

С. В. Израйлит, Семинар-совещание руководителей аналитических служб представительных органов государственной власти субъектов РФ// Аналитический вестник № 32 Аппарата Совета Федерации (688) 2017 г.// Аналитическое управление//URL:http://council.gov.ru/media/files/Au0gAm5B5FHghPABAABKz5N8OabzMkgM.pdf (дата обращения 5.12.2018 г.)