XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Введение. Актуальность тайм менеджмента объясняется темпом современной жизни. С развитием технологий жизнь любого среднестатистического человека начала двигаться в разы быстрее. Это можно увидеть на простом примере делового письма: в середине двадцатого века доставка любой важной информации в письменном виде занимала немало времени. В двадцать первом веке промедление смерти подобно: письма доставляются в течение пары секунд, и точно так же срочно требуют ответа. Поэтому увеличивается не только темп жизни, но и скорость мышления. Мышление человека нельзя сравнить с работой механизма, однако у них есть одно общее правило: чтобы управлять большой скоростью, нужен грамотный алгоритм действий, иначе настройки сбиваются и не дают ожидаемого эффекта.

Цель исследования: изучить основные методы учета и контроля тайм-менеджмента персонала предприятия.

Объектом исследования являются тайм-менеджмент предприятия, осуществляющие свою деятельность в Российской Федерации.

Предмет исследования: изучение методов учета и контроля тайм-менеджмента персонала предприятия, а также необходимости тайм-менеджмента на предприятии.

Материал и методы исследования. Материалом для теоретического исследования выступает научная литература по данной теме, работы отечественных и зарубежных ученых.

Методология исследования представлена современным процессным и системным подходами.

Результаты исследований и их обсуждение. В прошлом столетии менеджеры в совершенстве научились руководить физическим трудом. В нынешнее время основной их задачей является владение искусством управлять интеллектуальным трудом работников компании. В этом менеджеру приходят на помощь различные инструменты. Как раз к ним и относится тайм-менеджмент в управлении персоналом.

Тайм-менеджмент — хороший способ повышения эффективности трудоспособности персонала и улучшения показателей работы коллектива. Причиной появления методики, нацеленной на управление временем стало катастрофический дефицит последнего. Людям и предприятиям перестало хватать тех заранее выделенных часов для выполнения работы. Скорее всего, причиной тому — неправильная организация и использование времени. Отвлекающие факторы типа социальных сетей, личных звонков и разговоров на рабочем месте мешают задействовать отделенное время как можно эффективно.

Способы достижения повышения эффективности предприятия являются методы, показанные на рисунке 1:

Рисунок 1 – Методы тайм-менеджмента

Как показано на рисунке 1, методы тайм-менеджмента включают в себя внедрение на предприятие таких обязательных пунктов как постановка конечной цели (и мелких целей, способствующих достижению главной), планирование рабочего процесса на день (неделю, месяц, квартал, полгода, год), расставление и делегирование задач, распределение приоритетов.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия начинается с главного — с планирования. Он больше подходить для предприятий, менеджер которых не лениться распланировать график работы всей компании, каждого отдела и сотрудника по отдельности. Планирование подразумевает расчет времени, которое в среднем уходит на решение определенной задачи, а затем на основании собранной информации подбор количества задач на день, неделю и дальше. Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем. Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

- выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

- телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

- скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

- содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

- присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения [3, c.208].

Таблица 1 – Методы контроля рабочего времени

Методы	Описание
Учет рабочего времени за компьютером	фиксация выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
	скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений
	содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте
Учет телефонных переговоров	фиксация телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами
Видео-наблюдение	фиксация присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

- итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;

- промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;

- периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;

- избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах [2, c.126].

Первая стратегия заключается в использовании систем управления. Основной упор идет на грамотное построение работы всей системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного сотрудника организовывается само собой.

За такое направление в сфере управления временем компании «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент и прочие технологии [1, c.9].

Стратегия убеждения заключается в самостоятельной организации рабочего времени каждым сотрудником в отдельности, поскольку он не хочет расходовать понапрасну временные ресурсы.

Учитывая различия, можно понять, что эти принципы имеют место в различных ситуациях. Если в одной компании от работника хотят четкого выполнения поставленных задач и следования указаниям руководства, то максимально минимизировать затраты временных ресурсов поможет первый принцип. Это можно объяснить тем, что исполнительность и результаты работы каждого отдельного сотрудника компании зависят от функционирования всей системы организации и непосредственно от грамотного управления работниками.

Если же, напротив, от сотрудника требуется творческая инициатива и самостоятельный выход из различных ситуаций, возникающих по ходу работы, ответственность за совершенные действия – для достижения наибольшей эффективности применяется второй принцип.

Таким образом, можно сделать вывод, что для выполнения поставленной перед менеджером задачи организации рабочих процессов необходимо, в зависимости от характера работ, грамотно применить ту или иную стратегию управления. Следует осознавать всю важность использования тайм-менеджмента и положительное влияние его технологий на работоспособность сотрудников, превращающих их в активных деятелей.

Применяя технологии управлением времени, можно добиться достижения поставленных перед организацией и сотрудниками задач, продуктивности работы в выбранном направлении и улучшения эффективности работы всей компании в целом, повышения уровня ее адаптации, конкурентоспособности и скорости реагирования на происходящие изменения.

Вывод. В статье проведен анализ методов учета и контроля тайм-менеджмента. В ходе исследования было выявлено, что особую роль играет тайм менеджмент на предприятии. где с недостатком времени сталкиваются все рабочие: от работников низшего звена до главного руководителя. Однако планирование времени в компании является более сложным процессом, чем организация личного дня. Каждый человек применяет методы, которые подходят конкретно ему и являются для него наиболее удобными. В случае с корпоративным тайм менеджментом все обстоит гораздо сложнее.

В статье представлены следующие методы контроля рабочего времени:

- выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

- телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

- скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

- содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

- присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения [

Также в статье было определено, что до того, как реализовать на практике управление временем персонала, перед менеджером стоит задача выбрать стратегию, с помощью которой в компании наиболее эффективно будет осуществляться управление работниками. В работе рассмотрены две такие стратегии: стратегия принуждения; стратегия убеждения.

В заключении хотелось бы отметить, что грамотно построенный тайм-менеджмент помогает сотрудникам осознать, что попусту растраченное время является потерей не только для руководства, но, прежде всего, для них самих. Оно может ощутимо снизить уровень эффективности работы всей организации, и вследствие этого прибыль каждого работника в отдельности также снизится.

Список литературы:

Бронникова Е.М. Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде // Бизнес и дизайн ревю. 2016. - Т. 1. № 4 (4). - С. 9.

Иванов Д. Д., Шатунова О. В. Эффективные инструменты тайм-менеджмента современного школьника // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2015. – Т. 25. – С. 126–130.

Мищенко Е.С., Дубровская Н.В. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации // Университет им. В.И. Вернадского. – 2017. - №3(41). – С.208-221.

Код для цитирования: Скопировать