XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Актуальность работыобуславливается тем, что список основных учётных документов является исчерпывающим и обязательным, а, следовательно, знание его, равно как и понимание целевого назначения каждого учётного документа, являются необходимыми.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УЧЕТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие и роль учетной деятельности архива организации

В каждой организации есть архив. Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. [5]

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.[7]

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

единица хранения;

отдельный обособленный документ.

Например, объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3333104 единицы хранения.

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. [5]

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» – профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве

Рассмотрим виды архивов:

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятия.[10]

Архивы организаций подразделяются на: передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение; не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Архив организации может функционировать на правах:

Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации возлагается на руководителя организации, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

Структурного подразделения в составе службы ДОУ организации. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива организации определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей организации.

Архив может состоять из следующих подразделений: отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях; отдел хранения научно-технической документации; отдел хранения документации на электронных носителях; отдел комплектования; отдел учета; отдел организационно-методического обеспечения; администрация архива.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия: центральные архивы федеральных органов власти; центральные отраслевые архивы; совместные архивы. [15]

Таблица 1. Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия

Вид архивного учреждения	Вид дел. Условия их приема на временное хранение
Центральный архив федерального округа государственной власти	1. Документы аппарата управления органа государственной власти; 2. Документы организаций непосредственного подчинения; 3. Документы других организаций, включенных в список источников комплектования данного архива.
Центральный отраслевой архив	Документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения.
Объединенный архив	Документы нескольких организаций, связанных системой соподчиненности или видом деятельности.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов, состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая база, регламентирующая учетную деятельность архива организации

В настоящее время деятельность архива осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

Гражданским кодексом Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (действующая редакция);

Трудовым кодексом Российской Федерации, от 30.12.2001 № 197-ФЗ;

Федеральным Законом Российской Федерации «Об Архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ;

Законом «Об Архивном деле в Пермском крае» от 06.03.2007 №11-Пк;

Положением «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» от 27.02.2009 №87-П

Положением «Об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края»;

Приказом «Об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» от 07.05.2010 №СЭД-54-04-03-50.

Согласно основным положениям конституции РФ, человек, его права и свободы являются высшей ценностью.[19]

В главе 2 о Правах и свободах человека и гражданина в Конституции РФ сообщается, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией. Все основные права человека отражены в статьях с 17 по 23 конституции РФ. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Каждый вправе определять и указывать свою национальную принадлежность, на пользование родным языком, на свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества, гарантируется свобода мысли и слова. Никто не может быть принужден к определению и указанию своей национальной принадлежности и к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый, кто законно находится на территории Российской Федерации, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства, может свободно выезжать за пределы Российской Федерации. Гражданин Российской Федерации имеет право беспрепятственно возвращаться в Российскую Федерацию. Всем гарантируется свобода совести, свобода вероисповедания, включая право исповедовать индивидуально или совместно с другими любую религию или не исповедовать никакой, свободно выбирать, иметь и распространять религиозные и иные убеждения и действовать в соответствии с ними. Любой имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещена, труд свободен, а принудительный запрещен. Каждый человек имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Все имеют право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. [11]

Также деятельность Архива регламентируетсяГражданским кодексом Российской Федерации и Трудовым кодексом Российской Федерации в которых говорится о том, что гражданское законодательство основывается на признании равенства участников регулируемых им отношений, неприкосновенности собственности, свободы договора, недопустимости произвольного вмешательства кого-либо в частные дела, необходимости беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечения восстановления нарушенных прав, их судебной защиты.

Общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации являются в соответствии с Конституцией Российской Федерации составной частью правовой системы Российской Федерации. Принудительный труд запрещен.

Принудительный труд – это выполнение работы под угрозой применения какого-либо наказания (насильственного воздействия), в том числе:

в целях поддержания трудовой дисциплины;

в качестве меры ответственности за участие в забастовке;

в качестве средства мобилизации и использования рабочей силы для нужд экономического развития;

в качестве меры наказания за наличие или выражение политических взглядов или идеологических убеждений, противоположных установленной политической, социальной или экономической системе;

в качестве меры дискриминации по признакам расовой, социальной, национальной или религиозной принадлежности.

К принудительному труду также относится работа, которую работник вынужден выполнять под угрозой применения какого-либо наказания (насильственного воздействия), в то время как в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами он имеет право отказаться от ее выполнения, в том числе в связи с:

нарушением установленных сроков выплаты заработной платы или выплатой ее не в полном размере;

возникновением непосредственной угрозы для жизни и здоровья работника вследствие нарушения требований охраны труда, в частности необеспечения его средствами коллективной или индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами.[26]

Для целей настоящего Кодекса принудительный труд не включает в себя:

работу, выполнение которой обусловлено законодательством о воинской обязанности и военной службе или заменяющей ее альтернативной гражданской службе;

работу, выполнение которой обусловлено введением чрезвычайного или военного положения в порядке, установленном федеральными конституционными законами;

работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

работу, выполняемую вследствие вступившего в законную силу приговора суда под надзором государственных органов, ответственных за соблюдение законодательства при исполнении судебных приговоров.

Согласно 3 главе - Управление архивным делом в РФ, Федерального Закона «Об Архивном деле в Российской Федерации»государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти, а в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.

Согласно статье 14 об организации управления архивным делом в РФ, государственные органы и органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Согласно статье 15 о Финансовом и материально-техническом обеспечении архивного дела государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. [25]

Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Согласно статье 19 «Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации» 4 главы «Хранение и учет архивных документов» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается. [30]

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно, или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

В соответствии с 20 статьей «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. [35]

В соответствии с 21 статьей «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранения» документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов. [22]

В 6 главе «Доступ к архивным документам и их использование» говорится о том, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами. [29]

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. [36]

Уполномоченный орган государственной власти в области архивного дела выступает учредителем государственных архивных учреждений.

Рассмотрев нормативно-методическую базу архива, можно сделать вывод, что большая часть нормативных документов имеют общий характер, а на внутреннюю деятельность архива, как и на сам архив, нормативные документы находятся в разработке. Так же можно отметить отсутствие специалиста, для данного формирующегося подразделения.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УЧЕТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА УЧАЛИНСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

2.1. Анализ организационно-правовой документации, регламентирующей учетную деятельность архива Учалинского района Республики Башкортостан

Муниципальное архивное учреждение городской архив создано муниципальным образованием в городе Учалы в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», на основании постановления администрации г. Учалы от 09 ноября 2010 г. № 3447-па «Об изменении типов муниципальных учреждений». [25]

Начало созданию муниципального архивного учреждения было положено решением горисполкома г. Учалы от 20 января 1947 г. № 21.Тогда был создан Учалинский городской государственный архив. Он входил в систему городского отдела управления МВД по Республике Башкортостан. В соответствии постановлением главы города от 23 января 1996 г. № 41 создан Учалинский городской архив. На основании распоряжения главы города от 28 ноября 2006 г. № 3160-ра Учалинский городской архив реорганизован в муниципальное архивное учреждение Учалинский городской архив».

МАУ Учалинский городской архив» (далее - архив) состоит из двух секторов: сектор документов с постоянным сроком хранения и сектор документов по личному составу ликвидированных организаций города - Объединенный межведомственный архив по личному составу (ОМВА).

Учреждение создано для содержания муниципального архивного фонда и руководства в вопросах ведения делопроизводства и архивного дела в организациях - источниках комплектования муниципального архивного фонда.

Архив осуществляет комплектование, хранение, учет и использование архивных документов:

комплектование документами муниципального архивного фонда, отражающими материальную, духовную жизнь населения муниципального образования, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов муниципального архивного фонда.

Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Удовлетворение законных прав граждан на архивную информацию.

Организацию использования архивных документов.

Архив вправе оказывать платные услуги в пределах своей основной деятельности, в соответствии с законодательством и тарифами, утвержденными муниципальными правовыми актами муниципального образования Учалинского района. [28]

Архив осуществляет полномочия органов местного самоуправления по реализации отдельных переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Архив в процессе осуществления своих полномочий взаимодействует с Управлением по делам архивов Правительства Республики Башкортостан в части информационного и методического обеспечения, а также по вопросам хранения архивных документов.

Управление архивом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. Управление архивом осуществляется на основе единоначалия.

Исполнительным органом архива является директор, который осуществляет текущее руководство деятельностью архива. Директор назначается и освобождается от должности в порядке, установленном муниципальным актом администрации г. Учалы.

Архивные фонды архива включают в себя:

а) документы муниципального архивного фонда, образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, учреждений и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;

б) документы организаций, учреждений и предприятий иной формы собственности, включенных в список источников комплектования на договорной основе;

в) документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей муниципального образования, поступившие на законном основании в муниципальный архивный фонд;

г) фотодокументы, предметы музейного характера, отображающие прошлое и настоящее муниципального образования;

д) документы по личному составу (а также бухгалтерские документы временного срока хранения) ликвидированных, реорганизованных организаций муниципального образования, не имеющих правопреемников;

е) печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архива.

Архив создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным фондам и справочно-информационный фонд, включающие в себя:

а) учетные документы (в соответствии с нормативными требованиями в области архивного дела);

б) архивные справочники (каталоги, путеводители, в том числе и в электронной форме);

в) периодическую, методическую и нормативную литературу, включенную в состав справочно-информационного фонда.

На хранении в архиве находятся около 150000 дел, отражающих важнейшие направления жизнедеятельности города (в т.ч. документы органов местного самоуправления, учреждений культуры, промышленных, транспортных и торговых предприятий и др.) [10]

Сотрудниками архива исполняется около 5000 запросов в год (запросы социально-правового и тематического характера, поступающие от граждан и организаций города).

Для исследователей в часы приема работает читальный зал. Обеспечен доступ к библиотечному и справочно-информационному фондам архива. Для облегчения поиска необходимой информации имеется тематический каталог. Ежегодно всем категориям пользователей выдается более 8000 дел.

Проводятся обзорные и тематические экскурсии, школьные уроки, готовятся фотодокументальные выставки, осуществляется инициативное информирование учреждений о документах архива.

2.2. Особенности документирования учетной деятельности архива Учалинского района Республики Башкортостан

Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. [15]

Основными учетными документами в архиве организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);

список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);

лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллек­ции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой опи­си и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);

опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;

опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));

опись страхового фонда (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря. г.;

паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря. [37]

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД.ЭД учитываются в составе архивного фонда организации фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт). Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД, в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива. За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией. Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов. Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД. [20]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном исследовании была рассмотрена тема, касающаяся документационного обеспечения учетной деятельности архива организации Учалинского района Республики Башкортостан.

Муниципальное архивное учреждение регламентирует свою деятельность на основании законодательных и нормативных актов. Основным законодательным актом является Конституция Российской Федерации. Также в своей работе архив использует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Также в ходе анализа выявлено, что архив в своей работе руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Архив несет юридическую ответственность за правонарушения в области архивного дела, на пользователях архивных документов также должны лежать обязательства и ответственность за раскрытие конфиденциальной и иной информации, способной нанести ущерб интересам и правам других лиц, в процессе ознакомления по специальным разрешениям с ограниченно доступными архивными фондами и документами. [17]

МАУ Учалинский городской архив»был создан 20 января 1947 г. и осуществляет свою деятельностьпо сегодняшний день, за это время неоднократно менялось его место нахождения, т.е. его фактический адрес. Городской архив действует на основании устава, утвержденным главой города Учалы Фарита Фатиховича Давлетгареева.

В ходе проведенного исследования в курсовой работе были проанализированы документы МАУ Учалинской городской архив»: устав муниципального архивного учреждения Учалинской городской архив. В уставе были проанализированы и полностью изучены разделы:

общие положения;

цели и виды деятельности учреждения;

права, обязанности и ответственность учреждения;

управление учреждением;

имущество и финансы учреждения;

архивные фонды учреждения;

учет, планирование и отчетность учреждения;

выполнение мобилизационных заданий и правил воинского учета;

изменение типа, реорганизация и ликвидация учреждения;

заключительные положения.

Так же подробно было изучено «Положение об экспертной комиссии МАУ «Учалинской городской архив», которое утверждается приказом директора МАУ «Учалинской городской архив» и согласовывается Протоколом ЭПК МАУ. Были подробно описаны общие положения, функции ЭК, права ЭК, организационная работа ЭК.

Также во внимание была взята должностная инструкция ведущего архивиста, где были описаны права, обязанности, функции, ответственность архивиста, освещены условия работы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Конституция Российской Федерации: офиц. М.: Маркетинг, 2001.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 – ФЗ.

О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: ФЗ от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ // Российская газета. - 2016. - 6915.

Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2013.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. – М., 2011.

«Основные правила работы ведомственных архивов» от 05.09.2014 №263)

Основные правила работы архивов организаций. – М., 2009

Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 2013.

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: ФЗ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2006. - № 8. - Ст. 609.

О порядке рассмотрения обращений граждан[текст]: ФЗ от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ // Российская газета. - 2006. - № 6822.

О персональных данных: ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ Российская газета. - 2006. - № 4131.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. - М., 2007. - 187с.

Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2010. – 272 с.

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2011

Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2010

Алексеева Е.В Архивы и право: современное состояние и перспективы развития:/Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2003. - №2 С.5-9

Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. – 2015. - № 8.

Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы: к постановке вопроса: / А.Н. Артизов // Отечественные архивы. - 2005. № 1. - С. 3-9.

Артизов, А.Н. Проект Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и архивное законодательство: / А.Н. Артизов Отечественные архивы. - № 5. - 2003.

Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. – М., 2008

Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): / М. И. Басаков. - Ростов на Дону.: Феникс, 2007. - 480 с.

Басовская Е.Н. Делопроизводство:/ Е.Н. Басовская. - М.: Форум, 2012. - 256 с.

Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2013

Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот:/ А.Н. Белов. - М.: Эксмо, 2005. - 624 с.

Березина, Н. М., Бахарева, М. М. Кадровое делопроизводство:/ Н.М. Березина, М.М. Бахарева. - СПб: Питер, 2004 - 224 с.

Березина, Н. М., Воронцова,Е. П. Современное делопроизводство:/ Н.М. Березина, Е. П. Воронцова. - СПб: Питер,2004 - 256 с

Бурова, Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций / Е. М. Бурова // Делопроизводство. – 2013. – № 1. – С. 85–90.

Вовкотруб О.В. Архивоведение: Учебное пособие:/ О.В. Вовкотруб Л.Р. Фионова. - Пенза, 2005. - 132 с.

Вовкотруб О.В., ФионоваЛ.Р. Архивоведение — Пенза, 2009.

Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. – М., 2010.

Илюшенко, М.П. Основы документоведения: Учебное пособие:/ М.П. Илюшенко - М.: МГИАИ, 1991. - 65 с.

Крайская З.В. Архивоведение. – М., 2014

Кузина, И.Л. Архивное право: Учебное пособие:/ И.Л. Кузина., 2011. - 135 с.

Мурасова, С.А. Архивоведение: учеб.пособие/ С.А. Мурасова., 2007. - 30 с.

Храмцовская, Н.А. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»: заметки на полях / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005. - № 8. - С. 20-34.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 2012

Код для цитирования: Скопировать