X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается все необходимое для ее жизнедеятельности. Расчеты часто производятся через сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчет. Если компания ведет активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учет подотчетных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.

Сотрудники ООО, уполномоченные производить закупку товарно - материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. Поэтому для контроля за использованием денежных средств, выданных подотчетному лицу нами рекомендовано вести Контрольный лист выдачи и погашения подотчетных сумм по каждому подотчетному лицу (Таблица 1).

Таблица 1 Контрольный лист выдачи и погашения подотчетных сумм

Ф.И.О. подотчетного лица Ахметзянову А.З

№ п/п	Дата выдачи	Назначение подотчетной суммы	Сумма, руб.	Срок представления отчета по плану	Сумма, руб.	Перерасход (остаток) подотчетной суммы
1	05.04.17	На командировочные расходы	5 000	08.,04.16	5200	-200
2	08.04.17	На представительские расходы	13340	11.04.16	13500	-160
3	11.04.17	……
4	13.04.17	На ком-чные расходы	7 000	16.04.16	6500	500
5	16.04.17	На приобретение ТМЦ расчеты с поставщиками	50 000	19.03.16	50 000	-
6	23.04.17	…….
7		…..
8		……
9	28.04.17	На командировочные расходы	3 000		3000	-
10
11	………	…………	……..	……….	……	………..
15
Итого			78 340		78200	140

На многих предприятиях направляться в командировку может любой работник предприятия, так как нет утвержденного Приказа о составе подотчетных лиц, который подтверждает список сотрудников, которые могут получать наличность под отчет. Для любого предприятия это является минусом.

Ведь при проверке, контролирующие органы, в том числе налоговая служба, могут сделать выводы, что срок выдачи денежных средств на предприятии не установлен, а следовательно, расчеты с подотчетными лицами должны осуществляться в пределах одного рабочего дня. В настоящее время это практически невозможно, за исключением мелких расходов на хозяйственные нужды. Так как, в организациях достаточно часто подотчетные лица направляются в командировку на сроки более одного дня, данный недостаток может повлечь за собой массу неприятностей для предприятия.

Поэтому, во избежание данной ситуации, Приказ о составе подотчетных лиц просто необходим на каждом предприятии. Он должен отражать:

1) сроки выдачи подотчётных сумм;

2) правила предоставления авансовых отчётов;

3) отказ в выдаче наличности под отчёт сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущим авансам;

4) запрет передачи подотчётных сумм другим лицам [3].

После утверждения Приказа о составе подотчетных лиц, всех сотрудников, числящихся в нем, необходимо уведомить с Приказом в обязательном порядке.

Если на предприятии группа работников многократно в течение месяца получает из кассы на­личные деньги в подотчет, то для получения оперативных данных о подотчетных суммах по каждому подотчетному лицу индивидуально (для управленческого учёта) по усмотрению бухгалтера рационально открывать Учётные карточки на каждого работника, в которых накапливается информация за отчётный период (таблица 2).

Таблица 2 Учетная карточка сч.71

№ отчета	В дебет сч. 71 с кредита счетов		Итого в Дебет сч.71	С кредита сч. 71 в Дебет счетов					Итого с кредита сч.71		Остаток на конец отчетного периода
	50	70		50	10	26	44	Сумма
								Дебет		Кредит
1	4500	-	4500	500	4000	-	-	4500		-		-
2	-	3800	3800	-	-	3500		3500		300		-
3	5000		5000	-	-	-	4300	4300		700		-
4…
Итого за месяц	9500	3800	8300	500	4000	3500	4300	12300		1000		-

Следующим необходимым моментом для любой организации является создание приказа о размере суточных для данного предприятия. Размер суточных должен быть установлен в размере не более 700 рублей в сутки при командировках по РФ, а за границу – 2500 рублей [4].

Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи". Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды [3].

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета.

С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ [Электронный ресурс]: (в ред. 18.07.2017) // СПС «Консультант Плюс».

Указания Банка России от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Режим доступа: http://www.ib.ru/law/2395.

Герасимов, В.Е. Расчеты с подотчетными лицами [Текст] / В.Е. Герасимов // Бухгалтерский учет и налоги. - 2016.- №11 - С. 38 -40.

Ильина, М.И. Оптимальные решения для пяти главных проблем с командировочными расходами [Текст]/М.И.Ильина //Современный бухгалтерский учет.-2016.-№7.-С.38-45

Код для цитирования: Скопировать