X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

Национальный стандарт ГОСТ 54871-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой» утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. № 1584-ст.

Этот стандарт устанавливает требования к управлению программой на этапах ее формирования и реализации, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления программой. Его требования могут быть применены для управления любыми программами независимо от их размера и уровня сложности.

Управление программой включает совокупность процессов управления, которые могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Отдельные процессы могут выполняться многократно в ходе реализации программы. Стандарт рассматривает процессы:

Инициации программы.

Планирования программы.

Обеспечения исполнения программы.

Контроля выполнения программы и управления изменениями программы.

Приемки результатов проектов и организации использования промежуточных выгод программы.

Закрытия проекта программы.

Завершения программы.

Цель процесса инициации программы — это обоснование необходимости реализации программы, определение основных параметров программы и её формальный запуск.

На выходе процесса определены и документированы следующие параметры программы:

Наименование программы. Разрабатываемая программа будет называться - система распознавания изображений.

Цели и критерии успешности программы. Целью программы является сокращение ресурсов на обработку поступающих документов. Главным критерием успешности будет уменьшение затрачиваемого времени.

Основные результаты программы. С помощью разрабатываемой программы будет производиться распределение по категориям поступающих в виде изображений документов.

Выгоды, которые должны быть достигнуты в результате реализации программы. В данном случае выгодами будет являться сокращение временных и трудовых затрат на распределение документов.

Предварительное укрупненное расписание программы по этапам. Первым этапом является анализ предметной области. На основе этого анализа строятся концептуальная и функциональная модели. На третьем этапе происходит разработка демонстрационного прототипа. Прототип тестируется и дорабатывается. Последним этапом происходит внедрение готового продукта.

Ограничения и допущения программы. Программа производит получение, распознавание и сортировку по месту хранения отсканированных документов. В случае, когда программе не удается распознать документ, он помещается в отдельную область хранения для рассмотрения сотрудником предприятия. За рабочий день таких документов должно быть не более 30. Ошибочно распознанных документов должно быть не более 10%.

Предварительный укрупненный план финансирования программы. Финансирование будет производиться каждые 4 месяца. После чего производится перерасчет на случай превышения бюджета.

Дата старта программы. Началом работы над программой является 01.09.2017г.

Заказчик программы. Заказчиком является страховая медицинская организация АО «МАКС-М».

Руководитель программы. Старший программист.

Куратор программы. Ведущий программист.

Цель процесса планирования содержания и выгод программы: определение оптимального пути достижения целей и выгод программы, планирование содержания, а также уточнение, детализация и документирование промежуточных и итоговых результатов программы и выгод программы.

Выходы процесса:

1. Определен и документирован список выгод программы. Основная выгода программы в сокращении времени на сортировку документов и освобождение сотрудников от этой работы.

2. Определены и документированы измеримые критерии достижения (получения) выгод программы. Главным критерием получения выгод является уменьшение времени, необходимое для распределения документов.

3. Определен и документирован список промежуточных и итоговых результатов программы. Итоговый результат программы производит распределение отсканированных документов с вероятностью ошибки 10% и числом нераспознанных документов равным 30. В промежуточном итоге вероятность ошибки и количество нераспознанных документов в несколько раз больше.

4. Определены и документированы требования к результатам программы, их взаимосвязи, последовательность и сроки получения. Результатом программы является освобождение сотрудника от сортировки документов. Этот результат появится сразу после введения в эксплуатацию программы.

5. Определены проекты программы, а также перечень и состав другой деятельности (в том числе процессов), выполняемой в рамках программы. Проектами программы являются этапы ее создания.

6. Определена последовательность получения промежуточных и итоговых выгод программы. Промежуточные выгоды будут достигнуты по завершению третьего проекта. Итоговые выгоды будут получены после завершения всех проектов.

7. Определена последовательность выполнения проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы. Первым проектом является анализ предметной области. На основе этого анализа строятся концептуальная и функциональная модели. В третьем проекте происходит разработка демонстрационного прототипа. Прототип тестируется и дорабатывается. В последнем проекте происходит внедрение готового продукта.

8. Определены и документированы цели и результаты для каждого проекта программы, а также для другой деятельности, выполняемой в рамках программы. Результатом первого проекта является изученная предметная область. Результат второго - созданные концептуальная и функциональная модели. Результат третьего проекта это разработанный прототип программы. В результате четвертого проекта ранее созданный прототип дорабатывается до готового продукта. Результатом последнего проекта является внедрение разработанной программы.

Цель процесса разработки расписания программы - определение сроков выполнения проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы и всей программы в целом с учетом финансовых, ресурсных и других установленных для программы ограничений. Выходы процесса:

1. Разработаны и документированы требования к разработке расписания для проектов программы и другой деятельности, входящей в программу. Работа над проектом должна начаться не раньше 01.09.2017 и закончиться не позднее 31.05.2019.

2. Определены взаимосвязи между составными частями программы (проектами, другой деятельностью, входящей в программу). Проекты должны выполняться последовательно. Следующий не может начаться пока не завершен текущий.

3. Проведена оценка продолжительности проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы. На разработку прототипа отведено 5 месяцев. Остальные проекты производятся по 4 месяца каждый.

4. Определены сроки реализации проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы, и всей программы в целом. Первый проект с01.09.2017 по 31.12.2017. Второй проект с 01.01.2018 по 30.04.2018. Третий проект с 01.05.2018 по 30.09.2018. Четвертый проект с 01.10.2018 по 31.01.2019. Пятый проект с 01.02.2019 по 31.05.2019.

5. Определены сроки достижения (получения) промежуточных и итоговых выгод программы. Промежуточные результаты будут получены 30.09.2018, итоговые 31.05.2019.

6. Сформировано и согласовано расписание программы.

7. Разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по срокам реализации проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы.

Цель процесса планирования бюджета программы: определение порядка и объема обеспечения программы финансовыми ресурсами. Выходы процесса:

1. Определена и документирована структура статей бюджета программы, позволяющая контролировать затраты на программу в ходе ее реализации. Бюджет распределяется по трем статьям: оплата труда, отчисления на социальные нужды и материальные затраты.

2. Разработаны и документированы требования к разработке бюджетов проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы. Бюджет проектов не должен превышать 100 000р.

3. Проведена оценка стоимости всех составных частей программы (проектов и другой деятельности, входящей в программу). Стоимость всех проектов равна 63640р.

4. Определены источники и сроки финансирования программы. Финансирование будет производиться по завершению каждого проекта. Источником финансирования является заказчик - страховая медицинская организация АО «МАКС-М».

5. Определен порядок распределения финансовых ресурсов между проектами программы и другой деятельностью, выполняемой в рамках программы;

6. Разработан бюджет программы. Бюджет программы составляет 65000р.

7. Разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по бюджету проектов и другой деятельности программы.

Цель процесса организационного планирования программы: определение и создание организационной структуры для обеспечения управления и реализации программы. Выходы процесса:

1. Разработана и создана организационная структура (в том числе определены роли, их подчинение и взаимодействие), ответственная за обеспечение управления и реализации программы, и определен персональный состав данной структуры.

2. Определены и документированы функции, полномочия и ответственность для различных ролей участников программы.

Цель процесса планирования управления поставщиками программы: определение порядка и объема обеспечения программы продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций.

В результате проведенного анализа необходимости закупки продукции и услуг, определено, что дополнительной закупки не требуется.

Цель процесса планирования управления рисками программы: определение основных рисков программы и порядка управления рисками программы. Выходы процесса:

1. Выявлены и документированы наиболее значимые риски программы. Рисками для программы являются: ограничение в ресурсах, невостребованность программы и отсутствие поддержки технической архитектуры.

2. Проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на достижение результатов и выгод программы всех идентифицированных рисков. Наиболее вероятным риском является нехватка ресурсов, а наиболее опасным для получения результатов - невостребованность программы.

3. Разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков. Для предотвращения риска нехватки ресурсов следует выделить немного больше, чем необходимо на стадии планирования. В случае наступления этого риска необходимо организовать поиск дополнительных ресурсов. Для предотвращения риска невостребованности программы необходимо заранее довести до всех сотрудников, имеющих отношение к программе, о получаемых выгодах от использования программы. В случае наступления этого риска необходимо привести данные о выгодах программы. Для предотвращения риска отсутствия поддержки технической архитектуры следует выбирать решение, совместимое с текущей ИТ- инфраструктурой. В случае наступления этого риска необходимо осуществить переход на другую платформу или произвести миграцию данных.

4. Определены и документированы правила управления рисками для проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в том числе форма и периодичность обмена информацией о рисках программы, проектов и другой деятельности, входящих в программу.

Цель процесса планирования коммуникаций программы: обеспечение эффективного обмена информацией между лицами, участвующими в реализации программы и заинтересованными в результатах и выгодах программы. Выходы процесса:

1. Определены все участники информационного обмена в рамках программы, а также их потребности в информации. Участниками являются аналитик, разработчик, тестировщик, руководитель и куратор.

2. Определены методы и средства распространения информации по программе.

3. Определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространения, обновления документации программы, а также процедура ведения архива программы.

4. Определены места и правила хранения информации по программе.

5. Определены и документированы требования к отчетности для отдельных проектов программы и другой деятельности, выполняемых в рамках программы, и для программы в целом.

Цель процесса планирования управления изменениями программы: определение порядка работы с изменениями в программе. Выходы процесса:

1. Определен и документирован процесс работы с изменениями в программе, а именно:

а) классификация возможных изменений;

б) критерии для идентификации изменений в проектах и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, по которым необходимо принимать решение на уровне программы;

в) уровни полномочий, необходимые для принятия решений по каждому классу изменений;

г) порядок выявления, согласования и утверждения изменений программы;

д) порядок доведения информации об изменениях до заинтересованных сторон в программе.

Цель процесса обеспечения исполнения программы: скоординированное обеспечение проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, необходимыми трудовыми, материальными, финансовыми и информационными ресурсами для своевременного достижения целей и извлечения выгод программы с учетом существующих ограничений. Выходы процесса:

1. Заключены контракты с поставщиками в соответствии с расписанием программы.

2. Получены и документально зафиксированы промежуточные и/или окончательные результаты программы, а также достигнутые (полученные) выгоды;

3. Выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия;

4. Документация по программе (в том числе отчетность) актуализирована и размещена в архиве согласно принятым в программе правилам;

5. Изменения осуществлены согласно принятым в программе правилам.

Цель процесса запуска проекта программы: своевременная инициация и запуск проекта в соответствии с расписанием программы. Выход процесса:

1. Сформирован и утвержден документ, определяющий параметры проекта, установленные ГОСТ Р 54869—2011 (подраздел 5.2).

Цель процесса контроля выполнения программы и управления изменениями программы: оперативное выявление отклонений между текущими (фактическими) и плановым показателями программы по целям, выгодам, содержанию, срокам и бюджету; управление изменениями в соответствии с утвержденной процедурой управления изменениями. Выходы процесса:

1. Документированы результаты регулярной проверки состояния программы, в частности отклонения от планов по выгодам, содержанию, срокам и бюджету. Выявленные отклонения проанализированы в целях определения причин их возникновения.

2. На основании выявленных и проанализированных отклонений сформирован отчет по прогнозам исполнения программы.

3. Сформированы корректирующие и предупреждающие действия.

4. Отчеты о выполнении работ программы соответствуют утвержденной системе отчетности по программе.

5. Зафиксированы все запросы на изменения, требующие решения на уровне программы.

6. Приняты решения по зафиксированным запросам на изменения.

Цель процесса приемки результатов проектов и организации использования промежуточных выгод программы: организация приемки результатов проектов программы для их передачи в другие проекты программы либо для применения полученных промежуточных или итоговых выгод. Выходы процесса:

1. Полученные результаты проектов зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных результатов зафиксированным в рамках процессов планирования требованиям к результатам.

2. Результаты проектов в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы.

3. Полученные выгоды зафиксированы, проведена оценка соответствия полученных выгод зафиксированным в рамках процессов планирования критериям достижения выгод.

4. Полученные выгоды в соответствии с расписанием программы переданы для использования в другие проекты или для использования в другой деятельности, выполняемой в рамках программы.

5. Все заинтересованные стороны проинформированы о возможности использования полученных результатов и выгод программы.

Цель процесса закрытия проекта программы: подтверждение завершения и оценка результатов завершившегося (прекращенного) проекта, высвобождение ресурсов проекта для дальнейшего использования в программе, оценка достигнутых в проекте целей и полученных результатов. Выходы процесса:

1. Проанализирован отчет о завершении проекта.

2. Документально зафиксирован факт закрытия (прекращения) проекта.

3. Архив завершенного проекта включен в архив документов программы.

4. Ресурсы (в том числе команда), использовавшиеся в рамках проекта, переданы в другие проекты программы (или для выполнения работ в рамках другой деятельности, входящей в программу) или выведены из программы.

Цель процесса завершения программы: формальное закрытие программы. Выходы процесса:

1. Сформирован финальный отчет о выполнении программы.

2. Дана формальная оценка успешности программы в соответствии с определенными для программы критериями успешности.

3. Сформирован отчет о достигнутых целях и полученных в рамках программы выгодах и предоставлен основным заинтересованным сторонам программы.

4. Расформирована организационная структура, ответственная за обеспечение управления и реализации программы.

5. Сформирован архив документов программы.

6. Команда программы и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании программы.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что разработка данной системы является проектом.

Код для цитирования: Скопировать