X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

Крупные международные события, такие как Олимпийские игры 2014, Чемпионат мира по водным видам спорта 2015 в Казани, Зимняя универсиада 2019 года, являются серьезными проектами, которые не только требуют достаточного финансирования, но и новых информационных технологий с целью обеспечения сервисов для клиентских групп Оргкомитетов на должном уровне и выполнения обязательств перед международными спортивными организациями. При подготовке и проведении таких событий зачастую используется проектный подход C4, основанный на 4 китах современного управления [2]:

Command (командование, управление);

Control (контроль исполнения);

Coordination (координация органов управления);

Communication(коммуникация между всеми участниками системы).

Для оптимизации всех 4 процессов при организации событий используются автоматизированные информационные системы (АИС), призванные решать следующие задачи:

автоматическое составление отчетности по необходимым критериям;

ведение информационных баз данных;

автоматическое управление рассылкой уведомлений, сообщений и e-mail писем;

передача информации;

автоматическое составление и ведение документации;

использование платформы для планирования процессов и проектов, автоматизированное планирование, построение дорожных карт.

С учетом специфики проектного менеджмента, все АИС можно условно разделить на две категории [2]:

Системы, использующиеся в период подготовки к событию (до операционного периода);

Системы, использующиеся в период проведения события (во время операционного периода).

На примере АНО «Исполнительная дирекция XXIX Всемирной зимней универсиады 2019 года в г. Красноярске» (Дирекция) будет рассмотрена АИС «Адванта», используемая с целью осуществления планирования и координации подготовки к студенческим играм.

АИС «Адванта» – корпоративная информационная система управления проектами и совместной работой, ориентированная на повышение эффективности всей организации [3].

Функционал Адванты для сотрудников Дирекции позволяет создавать тактические планы каждого функционального направления (ФН), отслеживать дедлайны, отображать процессы. Практически, работа в Адванте для руководителя функционального направления выглядит следующим образом:

Для начала необходимо определить цели и задачи ФН, распределить их на временные отрезки.

Исходя из задач и обязательств ФН формируется список проектов и процессов, которые уже нужно занести в систему Адванта с указанием крайних сроков выполнения, контрольных точек, разделением ответственности за каждое действие реализации проекта/процесса.

Одна из особенностей системы заключается в том, что реальная структура организации также отображается в Адванте. Это повышает эффективность применения системы в тех случаях, когда речь идет о соблюдении делайнов и проверке контрольных точек руководством более высокого уровня.

С того момента, когда ФН утвердило свои планы и закрепила их в Адванте стартует реализация планов и система отслеживает их выполнение. В случае просрочки система выделяет невыполненные задачи, напоминает о их выполнении.

Кроме того, для визуального отображения процессов и проектов используется диаграмма Гантта, которая строится автоматически при заполнении тактического плана функции. Данный функционал позволяет «посмотреть со стороны» как на всю деятельность ФН, так и на всю деятельность Дирекции. В этом процессе интеграции становится возможным определить так называемые «серые зоны», которые не предусмотрены ни одним ФН, определить общую загруженность и понять на какой стадии подготовки находится Оргкомитет.

Благодаря работе в режиме онлайн сотрудники оперативно могут видеть все изменения в системе управления проектами, которые происходят в проекте, отслеживать их влияние на связанные задачи, ресурсы и проект в целом.

Для управления стоимостью и ресурсами в Адванте определяются необходимые формы планирования и учета фактических данных. При этом они адаптируются под специфику работы в дирекции.

Аналогично используются в работе инструменты управления поставками, изменениями и рисками [3].

В результате, использование автоматизированных систем упрощает некоторые задачи Дирекции, такие как планирование всей организации, контроль за соблюдением контрольных точек, интеграция всех процессов и проектов, анализ эффективности выстроенной системы работы.

И такие системы применимы только в период подготовки к мероприятиям. Что касаемо операционного периода, то речь пойдет о тех системах, которые более направлены на автоматизацию процессов коммуникации и координации. Функционал данных систем будет существенно отличаться от применяемой Адванты, потому что данные системы разрабатываются исключительно для определенного события, а техническое задание на разработку подобных систем разрабатывается Оргкомитетами.

Список литературы:

1. Переверзин И.И. Менеджмент спортивной организации: Учебное пособие.— Москва: Физкультура и спорт, 2006. – 434 с.

2. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) // Четвертое издание. – Project Management Institut. – 2008. – 241 с.

3. Система управления проектами Адванта [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.advanta-group.ru.

Код для цитирования: Скопировать