X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018
CИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
Так, в соответствии с ГК РФ от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 28.12.2016) электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Актуальным является внедрение систем электронного документооборота в организации, занимающиеся хозяйственной деятельностью.
Рассмотрим ключевые особенности и понятия электронного документооборота (ЭДО).
Электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота [1-3]:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Электронный документооборот имеет свои достоинства и недостатки.
Внедрение систем электронного документооборота позволяет [4]:
1. Полностью автоматизировать процесс работы с документами;
2. Обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
3. Обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
4. Наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
5. Обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
6. Повысить эффективность работы с документами и др.
Так же система электронного документооборота имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота.
Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то "стрессов" у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд "стрессов" у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.
Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция - закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.
Следующий недостаток это резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.
И еще один недостаток - это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.
Основной проблемой внедрения системы электронного документооборота является модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования (источники бесперебойного питания, серверы и т.д.) и программного обеспечения (ПО).
Другой проблемой является обучение персонала навыкам работы с системой электронного документооборота. Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в системе электронного документооборота в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение системы электронного документооборота.
В нашей стране системы электронного документооборота и управления корпоративным контентом (СЭД/ECM) применяются и развиваются уже давно. Но в последнее время в этой теме появился новый аспект, связанный с принятием госпрограммы «Цифровая экономика». Хотя эта программа находится на начальной стадии, и еще непонятно, как конкретно она отразится на отрасли СЭД/ECM, уже ясно, что раз экономика невозможна без документов, то и цифровая экономика не обойдется без цифрового документооборота. И готовиться к этому надо уже сейчас.
Тем временем предприятия продолжают расширять практику внешнего электронного документооборота (ЭДО), поставщики предлагают новые подходы к ЭДО, а регуляторы вносят свои инициативы.
Системы электронного документооборота продолжают играть все более важную роль для российских предприятий. На это указывают результаты исследования, проведенного аналитической компанией IDC, согласно которым в России постепенно сокращается значение распечатываемых на бумаге документов.
И хотя переход к работе с документами в электронном формате продолжается, на большинстве предприятий количество бумажных документов еще примерно равно электронным.
По оценке IDC, в 2016 г. объем российского рынка ПО для управления контентом (ЕСМ) составил 94 млн. долл. При этом больше всего в ECM инвестировали промышленность, государственный и финансовый секторы см. Рис.1.
Рис.1.Объем Российского рынка ECM по секторам.
Так, на долю промышленности приходится 25% рынка, а основные задачи, которые решались в прошлом году, связаны с внутренним документооборотом. К ним относится расширение функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизация типичных для компаний сценариев работы и интеграция СЭД с транзакционными системами, такими как ИСУП, CPM, BI.
Второе место с долей 23% занял государственный сектор, который решает задачи, касающиеся и внешнего, и внутреннего документооборота.
На третьем месте финансовый сектор (16%), в котором главное внимание направлено на внешний документооборот, например, на создание клиентских электронных досье, автоматизацию процесса выдачи кредитов и мобильные приложения.
Чтобы систематизировать процесс перехода организаций на электронные рельсы, в IDC разработали методику оценки зрелости документооборота, которая включает пять уровней.
На нижнем находятся ручные процессы, которые чреваты высокими расходами и проблемами с безопасностью. Далее следует базовый уровень, предусматривающий внедрение некоторых элементов электронного документооборота, таких как сканирование и архивирование, но без средств распознавания и интеграции с бизнес-аналитикой. На этом уровне уже заметны сокращение затрат и рост эффективности по сравнению с «бумагой».
Третья ступень предусматривает перевод документооборота в цифровой формат, интеллектуальное распознавание документов, обработку структурированной и неструктурированной информации и модернизацию процессов. Все это повышает гибкость работы.
На четвертом уровне происходит внедрение передовых технологий, таких как мобильность, облака, Big Data и социальные сети. В случае электронного документооборота речь больше идет о мобильных и облачных решениях, которые обеспечивают конкурентное преимущество и, как следствие, долгосрочную финансовую выгоду. И наконец самая высшая точка — комплексная автоматизация организации, отсутствие барьеров между департаментами, максимальная эффективность процессов во всех подразделениях.
При этом информационная безопасность возрастает на каждом уровне, однако это не происходит автоматически.
Аналитики применили эту модель для оценки уровня цифровой трансформации документооборота в США и выяснили, что там большинство организаций находится на начальных этапах зрелости: на ручные процессы приходится 34%, на комплексные — 7%, а основную долю занимают базовые процессы — 31%.
По мнению IDC, это говорит о том, что большинство компаний только начинает автоматизировать процессы и переводить их в цифровой вид. Примерно такая же картина наблюдается и в России, хоть и с некоторым отставанием.
Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26 млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% – непосредственно на продажи лицензий. В структуре рынка большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка 45–50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка (порядка 40–45%), оставляя SMB не более 10–15%.
Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С», Directum и Microsoft. При этом известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми решениями компаний-партнеров.
На сегодня СЭД, которые активно развиваются и зарекомендовали себя в пользовательской среде: «1С: Документооборот», CompanyMedia от компании «ИнтерТраст», DocsVision, SharePoint и «Дело» компании ЭОС, Directum, «Тезис» от российского разработчика «Хоулмонт» и программная разработка «Е1 ЕВФРАТ» от Cognitive Technologies.
Продукты лидеров рынка имеют примерно равный набор ключевых функций: регистрация документов, контроль жизненного цикла, маршрутизация, формирование отчетов и т. д. Поэтому проводить сравнение систем по этим критериям практического смысла не имеет.
С другой стороны, при выборе системы повышенный интерес представляют возможности, которые входят в число трендов рынка и являются крайне необходимым дополнением функционала СЭД, у ряда разработчиков они наряду с основными возможностями входят в базовый функционал, при работе с документами в организациях разного уровня.
К ним следует отнести сервисы ведения договоров, web-клиента, управления работами, интеграции с «1С», ведения клиентской базы и архива документов, ввода и распознавания документов (OCR), a также обращения граждан. Одним из определяющих критериев выбора покупателя СЭД была и остается цена продукта.
Можно, вне всякого сомнения, сказать, что проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства.
Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится.
Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Таким образом, системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.
Список литературы
Глекова Н.Л., Жильников А.Ю. Анализ процесса реализации политики импортозамещения // В сборнике: Инновационные подходы к решению социально-экономических, правовых и педагогических проблем в условиях развития современного общества материалы I международной научно-практической конференции. 2015. С. 139-142.
Егорихина М.С., Козлов С.Н. Теоретические аспекты программного бюджетирования как процесса повышения эффективности функционирования государственных и муниципальных финансов // Вестник НГИЭИ. 2015. № 7 (50). С. 15-20.
Науменко Т.В. Маркетинг и маркетинговые коммуникации в системе современной экономики // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2016. № 3 (15). С. 171-176.
Днепровский М.С., Дубнищева Т.Я. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ // Международный студенческий научный вестник. – 2016. – № 3-1.; URL: https://eduherald.ru /ru/article/view?id=1471.
Шрэйтэр К. О. Электронный документооборот: возможности и преимущества // Молодой ученый. — 2015. — №2. — С. 52-55. — URL https://moluch.ru/archive/82/14889/ (дата обращения: 04.01.2018).
Елена Г.А.Электронный документооборот в период перехода к цифровой экономике// PC Week №13 (934) 24 октября 2017— URL https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=197882