X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

Согласно проведенным исследованиям, большой объем бумажной документации дал толчок для развития программ электронного ведения документов. Данные программные обеспечения представляют собой системы хранения документации в электронной форме, позволяющие упорядочить и механизировать работу современного предприятия.

В настоящее время электронные архивы стали неотъемлемой частью бизнес-процессов на любой фирме. Данные программы упрощают работу с документами, обеспечивают надежность хранения.

В БГУ им.Петровского на кафедре «Информатики и прикладной математики» учёт и поиск документации производится в ручную. Со временем, когда документов стало очень много, ведение учета и поиска документов стала большая проблема.

Необходимость в формировании системы хранения информации появилась одновременно с возможностью записывать необходимые данные в письменном виде. Таким образом, появление архивного дела зародилось с письменностью. Постепенно хранение документов становится все более компьютеризированным.

В документационном обеспечении управления существуют два понятия – это документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию: документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов. Архивный фонд – все это являются частью документального фонда, не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

В истории не придерживаются определенной даты зарождения архивного дела, так как все зависит от конкретной задачи исследований.

Первые документы начали появляться в России в X веке. Должностным лицом, следившим за сохранность этих документов, являлся ларник, который назывался архивистом. Первая опись была дотирована 1288 годом и вошла в Ипатьевскую летопись. Появление системы государственных учреждений – приказов, дала толчок к усовершенствованию ведомственного хранения документов. При каждом приказе находился архив, в котором содержались в необходимом порядке все документы. Однако настоящие описи документов, которые хранились в архивах, не проводились, в связи с этим нельзя судить о наилучшем развитии архивного дела. К этому моменту времени не было еще сложено полное представления в потребности архивного хранения, архивы часто перевозились в разные места, документы терялись. В те времена существовала также практика снятия копий с архивных документов. После уничтожения документов вследствие войны, плохих условий хранения, пожара по имеющимся копиям документов, можно было частично восстановить ведомственный архив.

В 1836 году была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI века под названием «Опись Царского архива», так как в подлинном документе отсутствовали заголовок и точная дата составления.

Четкое представление о развитии архивного дела в этот период дать трудно, поскольку генеральные описания стали вести после «освобождения Москвы от интервентов 1614-1615 годов и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 года по именным указам. В 1680 году такой указ был адресован 23 центральным учреждениям.

16 июля 1712 года – особо важная дата в истории архивного хранения информации. В это время было издано постановление о создании первого в государстве Московского сенатского архива со всеми указаниями о ведении реестров документов, а также составлениями описей. Таким образом, данный сенатский архив является первым полноценным архивом ведомства. В дальнейшем стали создавать и другие архивы: уездные, губернские, ведомственные, архивы городского самоуправления. В XVIII-XIX веков росло количество исторических архивов, начались поиски пути наилучшей систематизации и сохранения документации, назначались сроки хранения документов.

Коллежскому асессору А.Д. Почаинову в 1720 году была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 году оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя (асессора П. Курбатова), Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц – фондообразователей .

В 1728 году Сенат послал наказы губернаторам о целесообразности образовании объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 года предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, вдали от деревянных строений. Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 года, был категорически запрещен.

В период XVIII - XIX веков стало расти количество исторических архивов, велся поиск наилучшей плана их систематизации - архивы появлялись, соединялись, переподчинялись, иногда уничтожались.

Выделение документов к уничтожению официально впервые было предпринято в 1829 году Николаем I. Император издал резолюцию и, таким образом, постановил провести первый в истории России анализ ценности документов. В последующие года министерства стали издавать соответствующие инструкции, на основе которых документы хранились и уничтожались.

В советское время немало важное внимание уделялось архивному делу. Предложение по созданию единой государственной системы архивного дела было поддержано 1 июня 1918 года. В это время был создан Единый Государственный Архивный Фонд, а также орган государственного управления – Главное управление архивным делом. Со временем пошел долгий процесс создания новых ведомственных и государственных архивов и, а также реорганизации всех старых архивных предприятий. Таким образом, началась создаваться разветвленная сеть, которая хранила документальные памятники Архивного Фонда страны.

В 1845 году был принят закон «Учреждение губернских правлении», который впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок несет название - принцип систематизации по происхождению.

В 2004 году был издан федеральный закон «Об архивном деле в РФ». Данный закон упорядочивает все тонкости архивного дела и делопроизводства, дает возможность хранения и уничтожения документов, а также проведения анализов ценности документов.

Со временем, произошло много изменений в архивном деле, основным из которых можно назвать электронный архив. Процесс создания данного архива можно назвать следующим образом: документы проходят сканирование, создается конкретная база данных с системой поиска документов, затем графические образы документов, прошедших сканирование, закрепляются к карточкам поиска базы данных и проводится проверка введенных данных.

Предсказать будущее архивного дела невозможно. Современный мир развивается с такой большой скоростью, что любые предсказания могут стать неактуальными за небольшой промежуток времени.

Список литературы

1) История создания архивов. [Электронный ресурс].- Режим доступа: https://mosarchiv.com/poleznoe/u3n/ot-gubernskikh-arkhivnykh-khranilisch-do-elektronnogo-arkhiva/

2) История создания архивов. [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://djankoiadm.ru/p_735_istoriya_sozdaniya_arhivov.html

Код для цитирования: Скопировать