X Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2018

От степени разработанности плана мероприятия зависит его продуктивность и эффективность.

План мероприятия - это документ, который определяет цели, конкретные действия мероприятия, требования к его результату, сроки выполнения и исполнителей этих действий. Совокупность мероприятий может представлять собой:

проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов,

программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. План мероприятий требует кропотливой и вдумчивой работы. Хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта [2].

Самая простая структура плана мероприятия выглядит следующим образом:

- наименование мероприятия;

- цели и задачи мероприятия;

- целевая аудитория;

- временные сроки мероприятия;

- база проведения мероприятия;

- исполнители мероприятия;

- смета мероприятия;

- ожидаемые результаты (показатели);

- приложение [3].

Наименование мероприятия должно быть не длинным и замысловатым, более кратким и отражать всю сущность мероприятия. Также можно использовать простые слова, но с двойным смыслом.

Цель мероприятия должна быть одна, а задач может быть много. Ведь задачи являются механизмами с помощью, которых достигается цель. Для того, чтобы цель была достижима и реальная, существуют критерии при постановки цели. Примерные критерии при постановки целей:

- Конкретность (понятие «конкретность» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь);

- Измеримость (в постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы: когда будет считаться, что цель достигнута? какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута? какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?);

- Достижимый (цели по должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0);

- Значимый (для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач учреждения);

- Ограниченность во времени (цель должна быть ограничена по выполнению во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели. Установление временных рамок и границ для выполнения цели позволяет сделать процесс управления контролируемым) [1].

Оптимальное количество задач для мероприятия от 3 до 5. Если более 5 задач, то это уже проект, а не одно мероприятие или задачи повторяются, просто по-разному сформулированы, а суть одна.

Целевая аудитория – это та возрастная и социальная категория людей, на которых направленно данное мероприятие. Успех мероприятия зависит от правильно выбранной целевой аудитории. Если данное мероприятие не подходит под возрастную категорию, или хуже того, под социальную, то насколько не была бы насыщенная программа и четко разработанный план, людям участвовать в нем будет не интересно.

Временные сроки нужны для того, чтобы контролировать и следить за, подготовкой и проведением мероприятия. Подготовка и проведение мероприятия не должны быть затянутыми, для этого и ставятся временные сроки.

Изначально планируя, проведение мероприятия, команда организаторов должна знать, на какой базе они будут его проводить. Если своей базы не имеется, то организаторы должны составить договоренность с администрацией учреждения, которая предоставляет базу.

Исполнители мероприятия – это команда организаторов, которая разрабатывает и проводит само мероприятия. Иерархия в команде может быть различной. Примеры иерархий в команде:

- Руководитель, информационный сектор, методический сектор, исполнительный сектор;

- Менеджер, супервайзер, тим-лидер, волонтеры [4].

Смета мероприятия разрабатывается заранее, т.к. нужно просчитать все позиции, которые понадобятся при организации мероприятия. Смета сначала разрабатывается исполнителями, затем отправляется на рассмотрение, если одобряется, то позиции закупаются. Это очень долгий и важный процесс, поэтому нужно подходить к этому вопросу серьезно.

Организация и проведение любого мероприятия должна иметь на выходе получение каких-либо позитивных изменений. Для того, чтобы отслеживать изменения, прописываются ожидаемые результаты и показатели, с помощью которых показываются эти результаты. Если показатели ожидаемого результата по факту ниже чем был запланирован, значит, мероприятие не эффективное и продуктивно [3].

В приложение добавляются различные сценарии конкурса, игр, интерактивных площадок, официальных частей, всё то, что будет проводиться в рамках мероприятия.

Соблюдая данную структуру плана мероприятия можно его точно и четко прописать.

Список литературы

Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб.пособие. - М.: ИНФРА – М, 2005.

Кравченко В.П., Уткин Э.А. Проект – менеджмент. - М.: Теис, 2002.

Королев Д., Эффективное управление проектами. - М.: Олма-Пресс, 2003. -128 с.;

Мазур И. Л., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М: Высшая школа, 2001. -875 с.

Код для цитирования: Скопировать