IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Прежде чем мы рассмотрим организационно-управленческую структуру проекта, дадим определение термину «структура» в широком смысле: «структура (от лат. structura — строение, расположение, порядок) — совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих сохранение его основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях, основная характеристика системы, ее инвариантный аспект» [1].

Обозначив суть термина «структура» перейдем непосредственно к понятию организационной структуры: «Организационная структура управления — это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого» [2]. Можно сделать вывод, что главными задачами организационной структуры являются формирование связей между отделами организации, а также установка четких прав и обязанностей для каждого объекта организации.

Рассмотрим, какие существуют связи между объектами структуры:

• Вертикальная

• Горизонтальная

Вертикальной называют связь между начальником и подчиненным. Например, взаимодействие директора фирмы с менеджером какого-либо отдела. Применимо к музыкальному проекту можно привести пример взаимосвязи продюсера с исполнителем.

Горизонтальной называют связь между равноправными объектами. Например, взаимосвязь между участниками музыкальной группы, где все музыканты имеют равные права и обязанности, находятся на одном уровне структурного подразделения.

Также следует выделить виды отношений, которые формируются в организации:

• линейные (отношения между руководителем и подчиненным) ;

• функциональные (отношения между сотрудниками одного отдела);

• межфункциональные (отношение между отделами, без прямого подчинения) [2].

В зависимости от того какие связи присущи нашему проекту/организации осуществляется выбор организационной структуры. Перечислим наиболее популярные виды организационных структур управления:

• линейная;

• функциональная;

• линейно-функциональная;

• матричная;

• дивизиональная;

• бригадная (кросфункциональная);

• проектная [2].

В данной работе мы подробнее остановимся на последней, проектной структуре управления, так как, уже исходя из названия мы понимаем, что именно такая структура используется организациями, которые заточены на проектную деятельность.

Проектная структура управления отличается мобильностью и концентрацией на каком-то определенном виде деятельности, что позволяет достигать высокого качества производимого товара или услуги. Чаще всего по завершению проекта структура ликвидируется, а сотрудники переходят на новый проект или увольняются. Следствием того, что каждый проект заточен под определенные цели и задачи, штат сотрудников набирается тщательно и каждый работник является высококлассным специалистом в той или иной сфере, что приводит к снижению рисков ошибочных решений и сбоев работ. Также такая структура имеет возможность учитывать условия страны, региона, города, в котором планируется осуществление проекта, если, например, регионы разрознены то проект может быть разделен на два. Тогда, появляется главная организация, которая занимается несколькими проектами, которые подстраиваются под специфику и потребности города, региона и т.д. Однако, именно из-за такого разделения чаще всего проявляется главный недостаток данной организационной структуры, а именно конфликты из-за двойственного подчинения, когда сотруднику дают сразу несколько задач разные начальники, не поясняя какая из них важнее, в следствие чего страдает качество работы

Перед тем как мы рассмотрим этапы формирования управления проектом, перечислим в каких случаях прибегают к проектной структуре управления:

• создание нового предприятия;

• разработка нового инновационного продукта;

• открытие дочерних предприятий и филиалов;

• проведение масштабных НИОКР¹;

• создание временной организации, предназначенной для решения определенной проблемы[3].

Рассмотрим, в какой последовательности планируется управление проектом по мнению Е.С.Мищенко, автора книги «Организационные структуры управления (современное состояние и эволюция)» :

1. определение целей проекта;

2. формирование структуры проекта;

3. планирование, установление сроков выполнения работ [4].

На этапе определения целей проекта намечаются конечные результаты, которых хочет достичь по его завершению организация. В предыдущем параграфе 2.1. мы подробно рассмотрели цели и задачи проекта «Кубок Мира баяна и Аккордеона 2016», которые были достигнуты ММЦ «Гармония» благодаря содействию администрации города Ростова-на-Дону.

Этап формирования структуры проекта связан с образованием команды, которая сотрудничает на временной основе и включает в себя всех необходимых специалистов для достижения конечной цели. Назначается руководитель проекта, который становится ответственным за планирование, контроль и стимулирование сотрудников. Главной задачей руководителя становится оптимальное распределение работ и ресурсов между сотрудниками [2]. Рассмотрим типичную структуру крупномасштабного проекта, и на основе этой модели построим организационную структуру проекта «Кубок Мира баяна и аккордеона 2016».

Постоянной функциональной структурой в случае с «Кубком Мира баяна и аккордеона 2016» можно считать международную конфедерацию CIA, генеральным менеджером данной организации на текущий момент является Раймонд Бодель.

На главном сайте конфедерации и в опубликованных документах не представлена схематично структура организации, поэтому мы создали примерную структуру CIA, опираясь на знания об этой организации. Перечислим основные отделы:

• музыкальный комитет

• совет вице-президентов конфедерации

• административный отдел

• маркетинговый отдел

• финансовый отдел

Представим перечисленные отделы схематично.

Разобравшись с постоянной структурой, перейдем к временным структурам, а именно к проекту.

Проект «Кубок Мира баяна и аккордеона 2016» осуществлялся в период с 2013 по 2016 года, руководство проектом было представлено в лице международного музыкального центра «Гармония». Аналогично с конфедерацией CIA, информация об организационной структуре проекта не отражена в документах, но опираясь на знания, полученные в период работы на Кубке Мира можно очертить структуру проекта таким образом:

Рассмотрим функционал каждого из подразделений. Отдел по работе со спонсорами занимался поиском грантов, тендеров, спонсоров и партнеров. Разрабатывал фандрайзинговую программу проекта, которая будет подробно рассмотрена в следующей главе 3.1. В данном отделе работали 2 сотрудника.

Отдел по работе с волонтерами включал в себя три функции: обучение, распределение и контроль. Сотрудники данного отдела перед конкурсом «Кубок Мира баяна и аккордеона 2016» осуществляли поиск волонтеров, распределяли их на разные объекты, координировали, составляли графики работ (на конкурсе волонтеры работали в две смены: с 8:00 до 15:00 и с 16:00 до 19:00), предоставляли всю информацию, которая могла понадобится в работе волонтерам и т.д. В период конкурса волонтеры были распределены таким образом:

• волонтеры, работающие в большом зале ТЮЗа;

• волонтеры, работающие в малом зале ТЮЗа;

• волонтеры, работающие переводчиками у иностранных гостей;

• волонтеры, работающие с артистами за сценой;

• волонтеры, работающие на концертах в Музыкальном театре и театре им.Горького.

Большая часть волонтеров были студентами колледжа культуры и ЮФУ, однако стоит отметить, что немалую часть составляли люди пожилого возраста, которые с удовольствием и эффективно работали наравне с молодежью. Всего в данном отделе было задействовано 70-75 человек.

Административный отдел занимался планированием, регулированием и контролем за деятельностью всех отделов данного проекта. Так же сотрудники административного отдела вели переговоры с администрацией города Ростова-на-Дону и губернатором Ростовской области. Еще одной функцией данного отдела являлись переговоры с конфедерацией CIA, ведение документации и контроль за выполнением всех задач, зафиксированных в договорах. В данном отделе работало 3 человека.

Отдел по работе с иностранными гостями отвечал за встречу гостей в аэропорту, размещения в гостиницах, трансфер на протяжении всего конкурса от гостиниц к театрам. Так же к каждому иностранному члену организации CIA был приставлен волонтер-переводчик, который выполнял функции личного секретаря. На протяжении всего конкурса членов жюри и артистов возили на экскурсии по Ростову-на-Дону, за что также отвечал отдел по работе с иностранными гостями. Всего в отделе работало 15-20 человек.

В период подготовки к конкурсу маркетинговый отдел занимался анализом рынка и конкурентов, изучал спрос на данный проект в Ростовской области. Отдел разработал рекламную компанию, осуществил продвижение проекта при помощи наружной, печатной рекламы, а также рекламы на радио и телевидении [5,6]. Был выпущен буклет, посвященный конкурсу «Кубок Мира баяна и аккордеона 2016», кроме того маркетинговый отдел осуществлял работу SMM². В данном отделе работало 4 сотрудника.

Финансовый отдел осуществлял управление денежными потоками, вел документацию. В отделе работало 3 сотрудника.

В данной организационной структуре была налажена как вертикальная, так и горизонтальная связь между отделами. Сотрудники могли решать возникающие в процессе работы проблемы напрямую с коллегами из другого отдела, не прибегая к вмешательству руководства. Почти все специалисты были задействованы сразу в нескольких отделах, что приводило к несвоевременному или некачественному выполнению работ. Для предотвращения такого рода проблем руководители проектов занимаются планированием.

Итак, после формирования организационной структуры руководители перехотят к заключительному этапу управления проектом, а именно его детальному планированию и установлению сроков выполнения работ.

В.Н.Фунтов в учебном пособии «Основы управления проектами в компании» представляет планирование как четкую модель, которая включает описание и расчеты необходимых ресурсов для качественной реализации проекта. Перечислим, что включает в себя базовый план любого проекта:

• Аннотация проекта и его состояние (заявление о конфиденциальности, миссия, цели и задачи проекта);

• Разработка дерева целей;

• Описание технологии, используемой для реализации проекта;

• Описание специфики работы над проектом;

• Создание календарного планирования с указанием контрольных точек;

• Создание матрицы распределения работ по исполнителям;

• Составление списка ресурсов и их стоимостная оценка;

• Написание финансового плана (распределение денежных средств);

• Написание плана по управлению рисками [7].

Каждая организация сама выбирает, как тщательно планировать свой проект и какими инструментами планирования пользоваться. Чем детальнее прописан план, тем легче анализировать и оптимизировать проект, однако данной работой должны заниматься квалифицированные сотрудники, а именно менеджеры проекта. Проектом «Кубок Мира баяна и аккордеона 2016» занимались непрофессиональные менеджеры, поэтому планирование практически не осуществлялось и сотрудники действовали интуитивно. Однако, рассмотрим несколько основных инструментов планирования и попробуем применить их к нашему проекту, чтоб представить, как это могло бы быть и, соответственно, может и должно быть осуществлено в перспективе проведения следующих аналогичных событий.

Одним из самых распространенных инструментов является «дерево целей». Модель удобна тем, что представляется в графическом виде и позволяет структурировать задачи, т.е. в какой последовательности следует выполнять те или иные действия, чтобы достичь конечной цели проекта. Дерево строится «сверху вниз», от главных задач к второстепенным. Перечислим этапы построения графика:

1. установление цели;

2. перечисление главных задач;

3. разделение задач на подзадачи .

В качестве примера, построим график «Дерева целей», который мог быть использован отделом по работе с волонтерами, при планировании своей деятельности:

На данном графике из цели отдела были выделены основные задачи, а именно поиск человеческих ресурсов и планирование работы отдела, которые в свою очередь подразделялись на более мелкие задачи: поиск волонтеров через социальные сети и ВУЗы города. Подзадачами на графике являлись «вброс» информации о поиске волонтеров в такие социальные сети как Вконтакте, Instagram и Facebook, а так же подписание договоров о прохождении практики студентов с ВУЗами Ростова-на-Дону.

Как мы видим, график «Дерево целей» позволяет увидеть реальный объем работ и определить количество человеческих ресурсов, которые понадобятся для выполнения всех поставленных задач.

Еще одним основным инструментом планирования является календарное планирование, которое разрабатывается с целью построения расписания проекта и определения его длительности. Для данного планирования используется диаграмма Ганта³. Идея графика заключается в том, что каждая отдельная работа проекта представлена в виде линии, которая размещается на временной шкале. Все работы в порядке выполнения от ранней к поздней размещаются на вертикальной шкале, а на горизонтальную шкалу наносятся даты. Таким образом, данная диаграмма показывает очередность выполнения работ. Укажем на этапы создания графика:

1. перечисление работ, которые требуются для осуществления проекта;

2. оценка времени, необходимого для выполнения работ;

3. нанесение данных на график [6].

Основываясь на расписании международного конкурса «Кубок Мира», перечислим основной список работ и временные границы:

• 10 сентября 2016г.

• Встреча гостей (в течении всего дня);

• Проведение концерта (19:00 – 21:00);

• 11 сентября 2016г.

• Встреча гостей (в течении всего дня);

• Концерт ( 17:00 – 20:00);

• 12 сентября 2016г.

• Встреча гостей (в течении всего дня);

• Регистрация участников конкурса (8:00 – 15:00);

• Проведение 136-й Генеральной Ассамблеи CIA (11:00 -13:00);

• Проведение жеребьевки участников конкурса (15:00 – 16:30);

• Проведение встречи главы города с представителями CIA (17:30 – 18:00);

• Проведение народных гуляний (18:00 – 19:00);

• Проведение концерта (19:00 – 21:00);

• 13 сентября 2016г.

• Проведение конкурса (9:00 – 18:00);

• Проведение конкурса (19:00 – 21:00);

• 14 сентября 2016г.

• Проведение конкурса (9:00 – 18:00);

• Проведение торжественного открытия 69-го конкурса «Кубок Мира» (19:00 – 21:00);

• 15 сентября 2016г.

• Проведение конкурса (9:00 – 18:00);

• Проведение концерта (19:00 – 21:00);

• 16 сентября 2016 г.

• Проведение концерта (9:00 – 12:00);

• Проведение конгресса (12:00 – 13:15);

• Проведение торжественной церемонии закрытия 69-го конкурса «Кубок Мира» (15:00 – 17:00);

• Проведение концерта (17:00 – 19:00) [9].

Построим диаграмму Ганта, используя данный список работ.

Данная диаграмма помогает организаторам в построении рабочего графика сотрудников, анализе и оптимизации рабочего процесса, а так же установлении дедлайна⁴.

Рассмотрев, как формируется организация и управление проектом [8], можно сделать вывод, что любой проект не может быть качественно осуществлен без планирования и четкой организационной структуры. Чем выше уровень квалификации у сотрудников и чем большее количество инструментов планирования было задействовано в разработке проекта, тем выше будет эффективность проекта.

ЛИТЕРАТУРА

1. Ожегов С.И.Толковый словарь русского языка // http://slovarozhegova.ru/

2. Экономика, управление, финансы //http://portal-u.ru/osnovyglava2/klassicschool/item/2049-ponyatie-organizatsionnoj-struktury-upravleniya

3. Проектная структура управления // http://www.upravlenie24.ru/proektstruktura.htm

4. Мищенко, Е.С. Организационные структуры управления (современное состояние и эволюция): учебное пособие / Е.С. Мищенко. – Тамбов : Изд-во ГОУ ВПО ТГТУ, 2011. – 104 с.

5. Крылова А.В. Инновационные формы активизации массового потребления музыкального искусства академической традиции //Музыкальное искусство в современном социуме: сборник научных статей /ред.-сост. А.В. Крылова. – Ростов н/Д: РГК им. С.В. Рахманинова, 2014. – С. 82-93.

6. Крылова А.В. Звук в рекламе. – Ростов-на-Дону, 2002. – 70 с.

7. Фунтов В.Н. Основы управления проектами в компании. Учебное пособие . СПб: Питер, 2008. - 336 с.

8. Крылова А.В. Музыка в культуре повседневности. Избранные статьи/ Ростов-на-Дону, 2011.

1^ НИОКР - Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы.

2^ Social Media Marketing — продвижение товаров и услуг в социальных сетях, которые воспринимаются маркетингом, как социальные медиа.

3^ Диаграмма Гантта (Gantt Chart) - ленточный календарный график, названный в честь Генри Гантта, американского инженера, который использовал его для планирования поставок продовольствия в Европу в начале прошлого века.

4^ Дедлайн – крайний срок (дата и время), к которому должна быть выполнена задача.

 

10

 

Код для цитирования: Скопировать