Автоматизация торговли заключается в использовании такого программного продукта, который в полной мере автоматизирует систему бухгалтерского и налогового учета, целью которой является одна из важнейших функций обеспечения деятельности организации – своевременное предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности внутренним и внешним пользователям: акционерам, инвесторам, кредиторам, партнерам, заказчикам, государству.
Так как системы автоматизации бухгалтерского и оперативного учета не обладают достаточным функционалом для визуализации данных, необходимых руководителю для принятия управленческих решений, на предприятиях торговли для эффективного управления ресурсами необходимо вести и управленческий учет. Для целей управленческого учета используется большой объем первичных данных, вследствие чего отсутствие автоматизированной системы приводит к неимоверно большим и зачастую неоправданным затратам на обработку такого количества первичных данных. При этом сроки обработки настолько велики, что просто обесценивают полученную информацию для целей принятия управленческих решений.
ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ
В настоящее время весьма остро стоит вопрос в части качественного учета оптовых и розничных продаж.
Цель работы:
- автоматизация бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж;
- минимизация ошибок бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж;
- автоматическая генерация учетной документации.
Задачи работы:
Система должна выполнять следующие функции:
- управление продажами;
- управление поставками;
- планирование продаж и закупок;
- управление складскими запасами;
- управление заказами покупателей;
- анализ товарооборота предприятия;
- анализ эффективности торговой деятельности;
- учет хозяйственной деятельности нескольких организаций в единой информационной базе;
- учет «от документа» и типовые операции;
- партионный учет (ФИФО, ЛИФО, по средней себестоимости);
- складской учет;
- учет торговых операций;
- учет операций с денежными средствами;
- возможность сдачи отчетности в электронном виде;
- возможность обновления форм отчетности через Интернет.
Модель работы пользователей с разработанной системой должна соответствовать рисунку 1
Рисунок 1 – Модель работы пользователей с системой
Аналитический отчет
Анализ продаж (анализ сбытовой деятельности) необходим для поддержки принятия тактических и стратегических решений, в первую очередь планирование деятельности и организация работы сбытовых подразделений.
При этом можно определить причинно-следственные связи, которые приводят или могут привести к изменениям в продажах компании, параметры, влияющие на возможности увеличения продаж; разработать рекомендации и определить методы, которые позволят использовать имеющиеся у компании возможности и избежать угроз.
Методика анализа прибыльности продаж заключается в группировке информации обо всех продажах, произведенных за указанный период. Формируется, как и по конкретному складу и по всем складам в целом, так и по конкретной ТМЦ. Необходимо детализировать информацию по складу или номенклатуре.
Менеджерам для принятия более продуманных решений и улучшения показателей бизнес-деятельности необходимо реализовать «ABC – анализ».
Этот вид анализа предназначена для расчета таких характеристик, как сумма отгруженного ТМЦ по ценам отгрузки, величина и процент прибыли, вычисляемой исходя из суммы отгрузки и себестоимости на дату отгрузки любой из этих характеристик ТМЦ.
Данные о прибыльности ТМЦ выводятся в виде диаграммы так, чтобы можно было провести сравнительный анализ прибыльности различных ТМЦ в денежном выражении, рассчитанной как в абсолютном выражении, так и в процентном отношении. АВС – анализ проводится по различным показателям: объемам продаж (выручка по отгрузке), прибыли по отгрузке и процентам прибыли по отгрузке.
ABC-анализ строится на том принципе (закон Парето), что, как правило, 80% от всего объема продаж (прибыли) фирмы достигается за счет не более, чем 20% товаров, и, наоборот, 80% всех ТМЦ дают не более 20% оборота. В связи с этим все ТМЦ можно разбить на 3 группы: A - ТМЦ, дающие 80% прибыли. В такую группу попадают те ТМЦ, которые в основном определяют обороты всей фирмы, C – 80% ТМЦ с наименьшей важностью, доля участия которых в обороте фирмы невелика, B – все остальные ТМЦ, занимающие промежуточное положение между группами A и С. Используя фильтры, можно отобрать все ТМЦ, дающие 80% всей прибыли фирмы или 80% всей выручки по отгрузке.
Исполнителями являются сотрудники организации в следующем должностном составе: руководитель; бухгалтер; менеджер по продажам; работники склада; логистик; оператор.
Рисунок 2 – Бизнес-процесс работы предприятий оптовой и розничной торговли
Выбор критериев для сравнительного анализа программных продуктов и количественная оценка их важности
Таблица 1 – Поиск наилучшей альтернативы
Стоимость одной лицензии, руб. |
Стоимость нормированная |
Функцияполезности |
Отношение |
|
Программа «Турбо Бухгалтер» |
5000 |
0,22 |
0,20 |
1,28 |
Система «1С:Предприятие» |
18000 |
0,18 |
0,27 |
1,51 |
Система «1С:Бухгалтерия» |
22000 |
0,15 |
0,10 |
0,63 |
Система «1С:Управление Торговлей» |
20000 |
0,45 |
0,41 |
0,76 |
Итог |
65000 |
1,00 |
1,00 |
По рассчитанным данным построим диаграмму функции полезности для определения оптимального продукта-аналога – рисунок 1.7.
Рисунок 3 – Функции полезности аналогов
Наибольшая функция полезности (равная 0,41) у продукта-аналога система «1С:Управление Торговлей»
Основные технические решения
Система предназначена для работы нескольких различных групп пользователей:
- работник склада, логистик, менеджер по продажам, бухгалтер, оператор, руководитель.
Каждой группе пользователей доступны различные варианты использования системы.
Работнику склада доступны следующие варианты использования:
- управление складскими запасами, складской учет.
Логистику доступны следующие варианты использования:
- управление поставками, планирование продаж и закупок.
Оператору доступны следующие варианты использования: учет торговых операций; управление заказами покупателей.
Менеджеру по продажам доступны следующие варианты использования:
- управление продажами.
Бухгалтеру доступны следующие варианты использования: учет хозяйственной деятельности нескольких организаций; учет операций с денежными средствами, партионный учет (ФИФО, ЛИФО, по средней себестоимости).
Руководителю доступны следующие варианты использования: анализ товарооборота предприятия; анализ эффективности торговой деятельности.
Рисунок 4 – Диаграмма вариантов использования системы
Программная реализация АСОИУ
Для тестирование разработанной системы использовалось средство «1С:Автоматическое тестирование конфигураций».
Программный продукт представляет собой инструмент для максимально полной автоматической проверки работоспособности конфигураций, разработанных на платформах «1С:Предприятие 8.0».
Продукт «1С:Автоматическое тестирование конфигураций» реализует смешанные стратегии тестирования: комплексное тестирование конфигураций 1С в автоматическом режиме, без предварительной настройки сценариев и алгоритмов тестирования; выборочное тестирование: тестирование отдельных объектов конфигурации, запуск отдельных тестов, направленных на решение конкретных задач; сравнение до четырех конфигураций одновременно; формирование отчета о различиях и ошибках, найденных в работе тестируемых информационных баз; сравнительный анализ производительности работы тестируемых конфигураций; помощь в устранении найденных ошибок; автоматическое формирование отчета по списку процедур и функций, которые не удалось вызвать автоматически, с указанием возможных причин.
Пройдены следующие тесты: синтаксический контроль, проверка конфигурации; проверка метаданных – регистры документов, проверка ввода на основании, предопределенные данные; вызов событий форм; сравнение движений документов; проверка корректности обновления форм.
По итогам разработки в соответствии с техническим заданием было проведено сквозное тестирование системы.
Система проходила тестирование на условных и реальных данных.
Система функционирует корректно и в соответствии с требованиями технического задания. Созданные документы проводятся и формируют проводки. Отчеты выявляют реальную зависимость в системе товарооборота, анализируют информацию.
Тестирование показало, что система удовлетворяет требованиям, сформулированным в техническом задании.
Окончательное тестирование системы проходило на реальных данных.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В рамках данной работы была создана система учета оптовых и розничных продаж. Программный продукт разработан на базе платформы «1С:Предпритие 8.0» в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия».
Целями создания системы являлись:
- автоматизация бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж;
- минимизация ошибок бухгалтерского и управленческого учета оптовых и розничных продаж;
- автоматическая генерация учетной документации.
Созданная система удовлетворяет всем требованиям, сформулированным в техническом задании. Система автоматизирует работу организации оптовой и розничной торговли в аспекте бухгалтерского и управленческого учета.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Кулешов Д. Информационные системы в торговле / Управление предприятием, №9 (32), 2013 // http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=445.
Обзор системы 1С:Предприятие 8. Официальный сайт 1С: Предприятие 8. // http://v8.1c.ru/overview/.
Delphi 7 Studio // http://www.interface.ru/borland/delphi7.htm.
Microsoft Access // http://access-2013.ru/.
Методология структурного анализа и проектирования // http://or-rsv.net/SADT/SADT.htm.
Шеер А.-В. ARIS - моделирование бизнес-процессов. – 3-е изд. – М.: Вильямс, 2009. – 224 с.
Вендров А.М. CASE-технологии. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 544 с.
Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Моделирование и анализ систем. IDEF – технологии: Практикум, 2005. – 192 с.
Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 // http://sky1c.ru/node/27.