АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ЮРИСТА - Студенческий научный форум

IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО ЮРИСТА

Макарова И.В. 1, Титова П.А. 1
1Тамбовский Государственный Технический Университет
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
ВВЕДЕНИЕ

Тема данной дипломной работы посвящена информатизации деятельности юрисконсульта Общества с ограниченной ответственностью «Рекламно-информационное агентство «СтандАрт» (далее ООО РИА «СтандАрт»).

В условиях обостряющейся конкуренции все большее значение приобретает стиль общения с потребителями, партнерами, конкурентами и другими группами общественности, влияющими на успешную деятельность производителя. Одним из средств такого общения является реклама. Кроме того, реклама обладает еще одним уникальным свойством. Действуя в рыночной среде, реклама через функцию контроля создает возможность оперативного реагирования на динамичные изменения рынка.

Формирующийся в России рынок товаров и услуг все настойчивее требует привлечения и использования рекламы. Спрос рекламы повлиял на образование большого количества рекламных агентств.

Как правило, рекламное агентство – это небольшая коммерческая организация, с ограниченным штатным числом работником. Для соответствия рынку агентство должно быстро реагировать на его колебания. Чтобы оказать услугу качественно, экономя при этом время клиента, сотрудникам организации приходится прибегать к применению информационных технологий.

Услуги, оказываемые рекламными агентствами, носят договорной характер и сопровождаются большим объемом сопутствующей документации. Ответственность за правильность ведения всей документации несет юрисконсульт организации. Актуальность исследования обусловлена необходимостью информатизации деятельности юрисконсульта.

Целью написания данной дипломной работы является создание автоматизированного рабочего места юрисконсульта РИА «СтандАрт».

Выбор цели исследования определил следующие задачи:

  1. изучить структуру и основные задачи общества с ограниченной ответственностью рекламно-информационного агентства «СтандАрт»;

  2. проанализировать деятельность юрисконсульта РИА «СтандАрт»;

  3. исследовать состояние автоматизации деятельности юрисконсульта агентства, предоставить предложения по её усовершенствованию;

  4. разработать программный комплекс "АРМ юрисконсульта" агентства «СтандАрт».

При написании дипломной работы использовались: нормы Гражданского, Трудового, Арбитражно-процессуального и других кодексов Российской Федерации; Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "Об обществах с ограниченной ответственностью"; Федеральный закон от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ "О рекламе"; Федеральный закон от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 09.02.2009) "О средствах массовой информации"; комментарии к данным законам; Устав РИА «СтандАрт» и ряд других нормативных документов используемых в деятельности юрисконсульта организации, научная литература.

В процессе работы применялись общетеоретический, сравнительный и аналитический методы исследования.

1 Общество с ограниченной ответственностью рекламно-информационное агентство «СтандАрт»

1.1 Общая характеристика общества «СтандАрт»

Рынок в настоящее время очень насыщен большим количеством товаров и услуг. В условиях жесткой конкурентной борьбы производители стараются привлечь на свою сторону как можно больше клиентов. Это возможно путем информирования населения о своей деятельности. Как раз реклама выполняет функцию информатора на рынке товаров и услуг. В г.Тамбове функционирует множество рекламных агентств, имеющих различную рекламную направленность. Среди них есть мелкие, которые зачастую создаются не на долгий срок, а затем либо ликвидируются, либо меняют основной вид деятельности, и достаточно крупные, серьезные организации, занявшие свою нишу на рекламном рынке. Среди них можно выделить: СтандАрт, ВДВ, Инфо-Ю, Тамбов-Реклама, Тамбов-Инфо, Красная площадь, Стартмаркетинг и ряд других.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) Рекламно-информационное агентство (РИА) «СтандАрт» – коммерческая организация, с организационно-правовой формой – общество с ограниченной ответственностью.

Обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

Участники общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества [8].

Решение об учреждении общества было принято общим собранием его учредителей в январе 2005 года, путем голосования. В рамках первого собрания также был утвержден устав общества, рассмотрен вопрос об избрании органа управления, которым признан единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Избрание осуществлялось путем голосования большинством (не менее трех четвертей) голосов от общего числа учредителей общества.

Затем между учредителями общества был заключен договор об учреждении общества, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты. На момент заключения учредительного договора (январь 2005 года), он относился к числу учредительных документов, но в соответствием с внесением поправок в федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ и вступлением в силу Федерального закона «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса РФ и отдельные законодательные акты РФ» от 30.12.2008 N 312-ФЗ, учредительный договор был исключен из списка учредительных документов.

Согласно ст.12 федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ, учредительным документом общества является Устав. Устав содержит ряд норм регламентирующих деятельность общества (см. приложение А).

Помимо общих положений в Уставе общества подробно прописаны операции по увеличению, уменьшению уставного капитала общества; операции по переходу, продаже доли или части доли участников общества.

Уставной капитал общества разделен на доли участников согласно их первоначальному вкладу. Уставный капитал общества составляется из номинальной стоимости долей его участников. Размер уставного капитала ООО РИА «СтандАрт» составляет 10 000 (десять тысяч) рублей. Эта сумма, согласно законодательству РФ, является минимально допустимой суммой уставного капитала установленного на территории Российской Федерации.

Уставный капитал общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов.

Федеральный закон от 30.12.2008 N 312-ФЗ говорит о том, что участник общества с ограниченной ответственностью вправе выйти из общества путем отчуждения обществу своей доли в его уставном капитале независимо от согласия других его участников или общества, если это предусмотрено уставом общества. При выходе участника из общества с ограниченной ответственностью ему должна быть выплачена действительная стоимость его доли в уставном капитале общества или выдано в натуре имущество, соответствующее такой стоимости, в порядке, способом и в сроки, которые предусмотрены законом об обществах с ограниченной ответственностью и уставом общества, т.е. в противном случае (если в уставе не прописана процедура выхода) выход участника не возможен. Пункт 11.1 Устава ООО РИА «СтандАрт» ограничивает выход участников из общества, делает его невозможным, таким образом, участник общества сможет покинуть его только путем отчуждения своей доли обществу.

Устав в пункте 3.4 содержит перечень видов деятельности, которыми может заниматься общество. Однако данный перечень отнюдь не означает, что общество в действительности осуществляет все эти виды деятельности. На практике оно выполняет только те виды деятельности, которые внесены его руководителем в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) в виде кодов Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД).

Основным видом деятельности ООО РИА «СтандАрт» является – рекламная деятельность, как в РФ, так и за ее пределами, в том числе в иностранных государствах, на всех видах рекламоносителей (см. приложение А). Основная деятельность регламентируется Федеральным законом Российской Федерации от 13 марта 2006г. №38-ФЗ «О рекламе». Настоящий Федеральный закон применяется к отношениям в сфере рекламы независимо от места ее производства, если распространение рекламы осуществляется на территории Российской Федерации. Отношения, возникающие в процессе производства, размещения и распространения рекламы могут регулироваться также принятыми в соответствии с настоящим Федеральным законом иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации [6].

Реклама – это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке [6].

Характер производства: оказание рекламно-информационных услуг.

Основной задачей деятельности организации является осуществление рекламной деятельности, а также и других видов деятельности: печатной, консалтинговой, исследовательской, продюсерской и др.

Собственные рекламные ресурсы (рекламные носители):телеканал «Звезда» (Тамбов, Первомайск, Токаревка), телеканал ТНТ (Мучкап, Мордово, Инжавино), телеканал РЕН ТВ (Жердевка, Моршанск, Уварово, Мичуринск) – все это благодаря филиалам ТРК «Новый век» в районах; «Дорожное радио» 106.4 FM на территории Тамбовской области.

Продукт организации: эфирное время средств массовой информации (СМИ). Аудио-, видеопродукция, презентационные фильмы.

С недавнего времени рекламно-информационное агентство «СтандАрт» выступает в качестве продюсера по созданию документальных и художественных фильмов, осуществляет процесс по организации и проведению съемок. В связи с чем, к продуктам организации также можно отнести исключительные права на фильмы.

Рекламно-информационное агентство позиционирует себя как агентство полного цикла. Это означает, что оно производит полный комплекс работ: начиная от идеи и креатива, продолжая производством и размещением рекламного продукта, контролем за ходом рекламной кампании, заканчивая анализом ее эффективности. Рекламное агентство полного цикла так же означает, что в его состав входят практически все направления рекламной деятельности.

По сути, агентство ведет работу в нескольких направлениях:

1) продажа рекламных возможностей собственных сетевых партнеров (телеканал (ТК) «Новый век» в районах; ТК «Звезда» в Тамбове; Дорожное радио 106.4 FM);

2) продажа других СМИ, то есть оказание посреднических услуг;

3) BTL – достаточно новое направление в Тамбове – это организация промо-акций, презентаций, открытие магазинов, проведение пресс-конференций и др.;

4) медиапланирование – планирование рекламных кампаний (рекламного бюджета), выбор медианосителей (ТВ, пресса, радио, наружная реклама) для доставки рекламного сообщения, а также оптимизации размещения по охватным, стоимостным и прочим характеристикам. Оценка эффективности рекламной кампании, маркетинговые исследования;

5) веб-дизайн, разработка сайтов – самое молодое, но достаточно актуальное и востребованное направление деятельности организации;

6) изготовление аудио-, видеопродукции.

Клиентами организации являются юридические лица с различной организационно-правовой формой собственности, индивидуальные предприниматели без образования юридического лица (БОЮЛ). Частные лица также пользуются услугами агентства при размещении рекламной информации в форме «бегущей строки» на телеканалах.

Наиболее крупные постоянные клиенты агентства: Первый продукт (торговая марка «Агуша»), Юнион, Тамбов GSM, Билайн, Экспресс-Волга банк, а также Теле-2, Тамбов-авто, ЖСХ «Строим вместе», Мясокомбинат «Дубки».

Основным стратегическим преимуществом является умелое руководство компанией, поддерживаемое профессиональным менеджментом и опытным персоналом. Строгое соблюдение существующих профессиональных норм и этических принципов ведения бизнеса, положенные в основу философии компании – залог профессионального успеха.

Установление контактов, переговоры, обсуждение, взаимные договоренности – это начальный (подготовительный) этап работы с клиентом и, тем не менее, очень важный этап. Именно от результативности прохождения этого этапа зависит дальнейший процесс работы. Ответственность за исполнение начального этапа лежит на юрисконсульте организации.

Основной этап заключается в производстве и оказании услуг.

РИА «Стандарт» имеет эксклюзивное право ретрансляции радиопрограммы «Дорожное радио» в Тамбове 106.4 FM (учредитель СМИ ООО «Центр Новых Технологий» г. Санкт-Петербург), соответственно имеет возможность размещать местную рекламу в ее эфире, т.е. продавать рекламный «трафик» своим клиентам. Данное право получено в результате заключения договора № 42-2010/УД-Ж, в соответствии, с условиями которого Радиосеть (ООО «Центр новых технологий») размещает в радиопрограмме «Навигатор – Дорожное радио» в переделах территории эфирного вещания, указанной в лицензии Радиосети: в г.Тамбов Тамбовской области и близлежащих населенных пунктах на частоте 106.4 МГц (мощность 1 кВт) с использованием технических средств радиовещания Радиосети материалы Партнера (ООО РИА «СтандАрт»), а Партнер обязуется осуществлять рекламу и продвижение Программного блока на Территории, принять оказанные услуги и оплатить их.

По отношению к ТК «Новый век» РИА «Стандарт» выступает агентом, имеющим эксклюзивное право на продажу рекламного пространства соответствующего СМИ. Данное право получено на основании агентского договора №5 на оказание услуг по размещению рекламы, согласно которому Агент (ООО РИА «СтандАрт») обязуется от своего имени, но за счет и по поручению Заказчика за вознаграждение оказывать услуги по поиску клиентов и заключению с ними от своего имени договоров на размещение рекламных материалов в СМИ «Телевидение Тамбовской области «Новый век», «Радио Тамбовской области «Новый век», принадлежащей Заказчику, на условиях, в объеме и в сроки, оговариваемые в заявках на рекламно-информационное обеспечение.

Рекламная информация предоставляется Заказчиком Агентству и размещается в эфире «Дорожное радио», в эфире ТК «Новый век» в виде рекламных роликов, презентационных фильмов в объеме и на условиях, согласованных с Заказчиком, который обязуется оплачивать оказанные услуги по тарифам, указанных в официальных прайс-листах агентства. Все прайс-листы утверждаются руководителем организации на основании приказа.

ООО РИА «СтандАрт» применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) – это специальный налоговый режим, направленный на снижение налоговой нагрузки на субъекты малого бизнеса и среднего бизнеса, а также облегчения и упрощения ведения налогового учёта и бухгалтерского учёта. Общество по всем показателям, установленными Налоговым кодексом РФ, имеет право применять УСН, при этом оно освобождается от уплаты следующих налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на имущество, единый социальный налог (см. приложение Б). Общество платит налоги: налог на доходы физических лиц, налог в органы социального и пенсионного страхования, единый налог по УСН [5].

Общество платит страховые взносы на обязательное пенсионное страхование: 14 % от фонда оплаты труда для лиц, рожденных в 1966 г. и старше, все 14 % на страховую часть; 1967 г. и моложе- 8% страховая часть и 6% накопительная часть.

Таким образом, рекламно-информационное агентство «СтандАрт» является агентством полного цикла. То есть, оно производит полный комплекс работ, начиная от идеи, продолжая производством и размещением рекламного продукта, контролем за ходом рекламной кампании, заканчивая анализом ее эффективности.

1.2 Анализ системы управления обществом

Эффективность функционирования, уровень конкурентоспособности и степень процветания организации зависят, в первую очередь, от эффективного управления организацией. Учредители ООО РИА отдали организацию в руки наемного директора.

Полномочия директора устанавливаются протоколом общего собрания участников, а также приказом о назначении на должность.

Однако за собой учредители оставили три ключевые функции. Первая функция – контроль финансовых потоков: финансовые результаты работы организации и движение денежных средств. Для этого в агентстве налажены автоматизированный учет и регулярное предоставление форм управленческой отчетности. Вторая важная функция – поддержание благоприятной атмосферы в коллективе и командного духа (с помощью инструментов коллективного премирования, корпоративных мероприятий, совместного обучения). Третьей важнейшей функцией владельцев является разработка планов и поиск перспектив развития бизнеса. Ведь именно они несут основную ответственность за правильность выбранной стратегии и возможные неудачи на пути к процветанию агентства.

Очень удачное управленческое решение – делегирование полномочий. Сотрудник сам выбирает, как именно он будет решать поставленную задачу, но и несет большую долю ответственности за выполнение.

Общие черты управления организацией, сложившиеся за годы работы, отражаются в ее корпоративной культуре. Культура организации – это совокупность коллективно разде­ляемых ценностей, убеждений, традиций и норм, оказывающих влияние на поведение отдельных индивидов и групп людей, а, сле­довательно, и на процессы, протекающие в организации.

Многолетний опыт работы в Тамбове позволяет агентству создавать наиболее эффективные стратегии продвижения товаров на рынок и предостерегать клиентов от коммерчески невыгодных и убыточных решений.

Главнымиценностями в рекламном агентстве считаются:

  • профессионализмпроизводство только качественных профессиональных рекламных продуктов и их своевременное эффективное распространение;

  • честность по отношению к клиентам, сотрудникам, партнерам и общему делу. агентство принимает на себя ответственность за свои ошибки и способно проявлять твердость, чтобы отстоять свои убеждения;

  • простота все решения принимаются в соответствии со здравым смыслом и быстрым темпом работ. агентство стремится облегчить и упростить жизнь своим клиентам, упростить работу с партнерами, удалить сложности из работы сотрудников;

  • работа в команде и сотрудничество – добиться успеха возможно только вместе. успех каждого по отдельности не сможет обеспечить долгосрочного преимущества, только общий успех приведет к достижению общих целей. успех отдельного человека важен, и при этом только общий успех гарантирует долгосрочное преимущество и достижение целей (стратегических высот).

Рассматривая связь с технологической системой, следует отметить, что организация следит за последними разработками фирм-производителей электронной и цифровой профессиональной техники и аппаратуры, так необходимой в работе творческого отдела. Хорошее техническое оснащение и профессионально подготовленные кадры позволяют производить высококачественные продукты. Руководство также стремиться автоматизировать процессы работы и в других отделах. Так, например, в отделе продаж сотрудники в своей работе пользуются программой AST!Base. Это программа позволяет вести базу клиентов, закреплять клиентов за менеджерами, автоматизировать процесс отчетов менеджеров по работе с закрепленными клиентами, фиксировать и ставить на контроль события и многое другое. Руководство в высшей степени положительно относится к внедрению новых технологий и поощряет сотрудников применяющих технологии в процессе своей деятельности.

Организационная структура отвечает, во-первых, на вопросы: из каких подразделений состоит предприятие, кто кому подчинен, каким образом взаимодействуют между собой подразделения и, во-вторых, определяет место и время производства продукции и услуг, маршруты их движения в организации. Решение о выборе структуры организации, принимаемое учредителями, зафиксировано в Уставе ООО. Была выбрана линейно-функциональная структура. Это означает, что наряду с линейным делением работ в ее основном звене добавляется функциональное деление высокоспециализированных работ, обслуживающих процесс производства. Данная структура является наиболее подходящей для выбранного вида деятельности и сравнительно небольшого объема производства услуг. Следует отметить возможность осуществления работы наиболее эффективным способом благодаря развитию функциональной специализации, привлечению квалифицированных специалистов, хорошо знающих конкретные области производства и управления.

Организационная структура управления РиА «Стандарт» представлена на рис. 1.

Рисунок 1 - Организационная структура управления РИА «СтандАрт»

Управление предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом.

Во главе данной организации стоят учредители, которые образуют собрание участников общества, собрание принимает решения об уставе компании, его изменениях, реорганизации или ликвидации фирмы, утверждает годовые отчеты, план развития, назначает комиссию по проверке или ревизора. Каждый из учредителей является сособственником компании и имеет определенную долю в финансовых вложениях фирмы. Собрание является не постоянным действующим органом, а созываемым, которое собирается на время принятия каких либо решений.

Текущее и оперативное управление осуществляет генеральный директор (единоличный исполнительный орган). Он контролирует повседневную работу компании, представляет отчеты о проделанной работе на собрании директоров, принимает оперативные решения в процессе работы фирмы. Избирается общим собранием на срок 5 лет.

Трафик-менеджер. Его обязанность – контроль размещения рекламно-информационных материалов в эфирах радиостанций, телеканалов в Тамбове и в регионах, составление плей-листов; ведение отчетности по загрузки эфира, по поступившим брифам и внутренним временным и денежным затратам. Кроме того, контроль за соблюдением условий размещения клиента в эфире; анализ на основании тайм-листов, эффективности распоряжения агентством временем в рамках общего объема эфира; за пресс-планами и своевременной подачей макетов в прессу; соблюдением технических требований изданий. Также в функциональные обязанности трафик-менеджера входит обеспечение необходимого документооборота. Подчиняется непосредственно директору, никого не контролирует, подчиненных не имеет.

Бухгалтер регулирует денежные потоки в организации; ведет необходимые расчеты по затратам и прибыли; распределяет денежные поступления; ведет необходимую финансовую документацию; следит за счетами в банках и др. денежными операциями; рассчитывает заработную плату работникам; осуществляет выплаты в налоговую, пенсионную и другие службы. Подчиняется директору.

Начальник отдела продаж осуществляет руководство, планирование и координацию работы отдела продаж (рекламы). Ведет работу, как с клиентами, так и с сотрудниками, осуществляет подбор кадров. Ведет необходимый документооборот. Формирует прайс-листы. Поддерживает необходимые связи с другими структурными подразделениями организации, а также агентствами-партнерами. Функциональные обязанности в некоторых областях перекликаются с PR-менеджером (связи с деловыми партнерами). Совместно с маркетологом определяют ценовую политику агентства.

Дизайнер непосредственно выполняет технические заказы клиентов. Изготавливает аудио-, видеоролики, макеты плакатов, проспектов, каталогов и т.д. Осуществляет необходимую адаптацию материалов; техническое оснащение деятельности агентства. Формально подчиняется директору, на деле – старшему менеджеру, который следит за своевременностью выполнения поставленных задач.

Менеджеры по продажам осуществляют связь рекламодателей с рекламопроизводителями и рекламораспространителями: налаживают необходимые организации деловые связи, обеспечивают их поддержку; находят выгодные условия сотрудничества; ведут поиск клиентов; работают с печатными изданиями и теле-, радиовещанием, обеспечивая полноценное рекламное обеспечение фирмы; осуществляют медиапланирование, ведение постконтрактного периода.

PR-менеджер организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной и хозяйственно-производственной деятельности агентства. На PR-менеджера возложена обязанность в построении сильного узнаваемого brand name, известного высоким качеством предоставляемых услуг связи, программирования и дизайна. Подчиняется директору.

Маркетолог анализирует спрос на производимую продукцию или оказываемые услуги, организует изучение потребностей покупателей и определяет направленность проведения рекламных кампаний, анализирует конкурентную среду. Также он участвует в разработке маркетинговой политики, определении цен, создает условия для расширения оказываемых услуг, удовлетворения спроса клиентов на оказываемые услуги, изучает рынок рекламных услуг (анализ спроса и потребления, их мотиваций и колебаний, деятельности конкурентов) и тенденций его развития, совершенствует информационное обеспечение проводимых исследований рынка (мониторингов).

Юрисконсульт осуществляет юридическое обеспечение деятельности организации. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

Конечной целью деятельности руководителя является достижение целей организации, что он, естественно, делает не без помощи подчиненных. А привычная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить их к достижению целей организации – это и есть стиль руководства персоналом.

В целом коллектив обязан:

  1. ориентироваться на местном рынке, знать законодательство (рекламное, торговое, защиты прав потребителей и т.д.);

  2. разбираться в бизнесе рекламодателя, знать его товар, конкурентные преимущества, конкурентов, потребителей;

  3. изучить прямых и косвенных конкурентов РИА «Стандарт»;

  4. постоянно вести работы по расширению собственной и общеагентской клиентской базы; знать все необходимые в работе офисные и часть дизайнерских программ;

  5. поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе.

Агентство обеспечивает каждому служащему фирмы благоприятные условия труда; профессиональный рост, поощряет работу в командах и создаёт благоприятную атмосферу для сотрудничества. Поскольку руководство понимает, что эффективность работы может быть обеспечена только сильной, динамичной, разносторонне подготовленной командой профессионалов, которых объединяет стремление к единой цели, поэтому оно дорожит своим персоналом. Поощряется инициативность и индивидуальность в работе каждого.

Таким образом, агентство «СтандАрт» свою основную деятельность строит на договорных началах с юридическими и физическими лицами. В выполнении основных функций агентства задействованы все сотрудники. Однако работа с документами требует участия в этом процессе профессионала. Таким профессионалом является юрисконсульт организации. На его плечи ложится груз ответственности за правовое соответствие всей документации, создаваемой в процессе работы организации, законодательству, а также согласование условий договоров с партнерами, путем ведения переговоров.

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЮРИСКОНСУЛЬТА рекламно-информационного агентства «СТАНДАРТ»

2.1 Основные задачи и функции юрисконсульта организации

Одно из главных мест на предприятии отводится юридической службе, как самостоятельному специализированному структурному подразделению хозяйствующего субъекта, призванного заниматься вопросами сугубо правового характера.

Юридическая служба – самостоятельная функциональная служба предприятия, выполняющая контрольные функции за соблюдением действующего законодательства на данном предприятии и оказывающая правовую помощь руководителям, администрации и подразделениям предприятия в разрешении вопросов, связанных с применением законодательства. Юрисконсульт (юрист) – это работник организации, выполняющий функции правового обеспечения ее деятельности, т.е. функции юридической службы.

На должность юрисконсульта учреждения может быть принят гражданин РФ, имеющий высшее профессиональное (юридическое) образование без предъявления требований к стажу работы. В исключительных случаях на должность юрисконсульта могут быть назначены лица, не имеющие высшего юридического образования, при наличии у них стажа работы по юридической специальности не менее трех лет, а также лица, обучающиеся на последних курсах юридических факультетов высших учебных заведений.

Юрисконсульт учреждения назначается на должность и освобождается от должности генеральным директором учреждения и подчиняется непосредственно генеральному директору.

Основными задачами юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» являются:

  1.  
    1. активное использование правовых средств для укрепления хозяйственного расчета, борьбы с бесхозяйственностью, улучшение экономических показателей работы организации;

    2. обеспечение правовыми средствами сохранности собственности, повышение качества выпускаемой продукции, выполнение заданий, обязательств по договорам возмездного оказания услуг и другим договорам;

    3. защита прав и законных интересов организации и граждан;

    4. комплектование организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальности и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

    5. разработка кадровой политики и стратегии организации;

    6. подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

    7. контроль правильности использования труда работников в подразделениях организации;

    8. ведение делопроизводства;

    9. контроль над исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль;

    10. ведение контрольно-регистрационной картотеки.

Поставленные задачи юрисконсульт организации выполняет в соответствии с действующим законодательством.

Юрисконсульт организации проверяет соответствие требованиям законодательства представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера, а также визирует их. За несоответствие действующему законодательству, визируемых юрисконсультом, проектов приказов, инструкций, положений, постановлений, решений, распоряжений и других документов правового характера юрисконсульт организации несет ответственность. Также юрисконсульт организации осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства приказов и других актов, изданных руководителем организации, и принимает меры к изменению или отмене актов, изданных с нарушением действующего законодательства. Юрисконсульт, обнаружив нарушение законности в работе организации, обязан доложить руководителю организации об этих нарушениях для принятия необходимых мер к их устранению. Если же несоответствия законодательству были обнаружены юрисконсультом в проектах приказов, инструкциях, других правовых документах представленных на подпись руководителю организации, юрисконсульт не визируя проекты этих документов, дает соответствующее заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов. При подписании указанных документов руководителем организации вопреки заключению юрисконсульта, последний сообщает об этом вышестоящей организации. Юрисконсульт, не принявший мер к устранению нарушений законности, несет ответственность наряду с руководителем организации в установленном порядке.

Совместно с другими подразделениями юрисконсульт подготавливает предложения об изменении действующих или отмене фактически утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных в организации. И также совместно с другими подразделениями организует работу по заключению хозяйственных договоров в организации, участвует в подготовке указанных договоров и визирует их.

Юрисконсульт организует и ведет претензионную работу по заключению договоров в организации, участвует в подготовке указанных договоров и визирует их. Его деятельность призвана свести к минимуму саму возможность возникновения конфликтных дел, предупредить возможное правонарушение в организации. В случае возникновения конфликтных ситуаций представляет в установленном порядке интересы организации в суде, арбитраже, а также в других органах при рассмотрении правовых вопросов. По итогам обобщает и анализирует результаты рассмотрения судебных и арбитражных дел, а также совместно с другими структурными подразделениями – результаты рассмотрения претензий, практику заключения и исполнения договоров; представляет руководителю организации предложения об устранении выявленных недостатков.

Юрисконсульт также участвует в рассмотрении вопросов о числящихся на балансе организации дебиторской и кредиторской задолженностей и принимает совместно с другими подразделениями меры к ликвидации этих задолженностей. Кроме того принимает участие в разработке предложений по итогам работы комиссии по рассмотрению результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Одна из важных функций юрисконсульта заключается в том, чтобы вести активную организационную работу по правовым вопросам на предприятии, в учреждении. Эта организационная работа по своему содержанию выражается главным образом в том, что можно назвать активным консультированием. Юрисконсульт дает консультации, справки, заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации. Проводит разъяснительную работу среди сотрудников организации по нормам законодательства, относящихся к их деятельности.

Так как ООО РИА «СтандАрт» – это небольшая организация юрисконсульт выполняет не одну, а целый ряд задач. Это сделано с целью экономии средств организации. Как было отмечено, юрисконсульт выполняет свои непосредственные функции, т.е. обеспечивает правовую поддержку организации. Кроме этого на него возложены функции кадрового работника, он занимается полностью ведением кадровых вопросов, а также и функции секретаря (фиксирует входящую, исходящую документацию, проводит ознакомительные работы и пр.). Из этого следует, что круг обязанностей юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» значительно расширен.

Так юрисконсульт:

  • принимает участие в подготовке и заключении коллективных договоров, а также в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины в организации;

  • формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

  • ведет отчетность по учету личного состава организации, его подразделений и работе с кадрами;

  • обеспечивает (совместно с руководителями подразделений организации) прием, размещение молодых специалистов, организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

  • осуществляет своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, распоряжениями и приказами руководителя организации;

  • выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

  • осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

  • подготавливает материалы для предоставления персонала к поощрениям и награждениям;

  • подготавливает документы по пенсионному страхованию, а так же документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, представляет их в органы социального обеспечения;

  • проводит систематический анализ кадровой работы в организации, разработку предложений по ее улучшению;

  • составляет графики отпусков, ведет табельный учет;

  • по истечении установленных сроков текущего хранения подготавливает документы к сдаче на хранение в архив.

На юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» в целях исполнения функции секретаря возлагается также ряд следующих обязанностей:

  • прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ее регистрация и передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным сотрудникам для исполнения;

  • контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение;

  • прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;

  • проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;

  • составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя, подготовка ответов на полученные организацией письма;

  • подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;

  • контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

  • ведение контрольно-регистрационной картотеки документов;

  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Юрисконсульт должен быть в курсе деятельности организации, ее подразделений, вникнуть в эту деятельность.

Плотное взаимодействие с другими подразделениями доказывает лишь то, что работа юрисконсульта в значительной степени построена на авторитете, на служебных контактах, на сложившихся в организации деловых отношениях. А это, в свою очередь, зависит от того, как «поставил» себя юрисконсульт, как он своей работой доказал плодотворность юридической службы, ее важность для деятельности коллектива, для выполняемых коллективом задач.

Проанализировав задачи юрисконсульта организации, можно сказать, что основными из них являются:

  •  
    • правовая поддержка организации, включающая договорную работу;

    • кадровая работа;

    • ведение делопроизводства.

  1.  
    1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности юрисконсульта

Говоря о нормативных актах, регулирующих деятельность юридической службы, вспомним их структуру.

Поскольку Россия является федеративным государством, в ней действуют нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

В РФ установлена следующая иерархическая система нормативно-правовых актов (в зависимости от их юридической силы):

  • Конституция Российской Федерации;

  • законы (Федерально-конституционные законы, федеральные законы);

  • подзаконные правовые акты (Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, Акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, федеральных ведомств и служб);

  • локальные нормативно-правовые акты;

  • международные договоры и соглашения РФ (а так же общепризнанные принципы и нормы международного права составляют особую группу, которая является составной частью правовой системы России и имеет большую юридическую силу, чем законы, но не должны противоречить Конституции РФ).

Диапазон вопросов, с которыми приходится сталкиваться юрисконсульту, чрезвычайно широк: это гражданское право, трудовое право, вопросы арбитража, гражданский процесс, финансовое право, земельное право и т.д.

Юрист организации в своей практической деятельности руководствуется действующим законодательством РФ: Гражданским, Трудовым, Арбитражно-процессуальным кодексами, Федеральными законами, в том числе «О средствах массовой информации», «Об Обществах с ограниченной ответственностью», «О рекламе», «О государственной регистрации юридических лиц», Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной Инструкцией, а также действующими локальными актами и организационно-распорядительными документами организации.

Гражданское законодательство определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (интеллектуальных прав), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и личные неимущественные отношения, основанные на равенстве, автономии воли и имущественной самостоятельности участников [2].

Гражданский кодекс, является правовой базой для осуществления деятельности юрисконсульта организации.

Кроме того, деятельность организации регламентируется нормами федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ. Настоящий Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества [8].

В законе подробно излагаются основные положения, ответственность общества, правовое положение участников общества, особенности учреждения общества, имущества общества, его уставного капитала и т.п. Данный закон претерпел ряд изменений и существенно отличается от первой редакции.

Существенные изменения в процесс организации деятельности обществ с ограниченной ответственностью внес Федеральный закон от 30.12.2008 N 312-ФЗ [9]. Это привело тому, что организации пришлось издавать устав в новой редакции, из-за большого количества изменений вносимых в имеющийся. К тому же устав стал единственным учредительным документом общества. Регистрация вносимых изменений происходила согласно федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью». Внесение изменений и их регистрация – обязанность юрисконсульта, поэтому юрисконсульт должен знать владеть нормами законодательство профессионально.

Сфера деятельности различных организаций не одинакова, соответственно она не может подпадать под нормы одно и того же закона. В Уставе ООО РИА «СтандАрт» основным видом деятельности определена рекламная деятельность. Данный вид деятельности регламентируется Федеральным законом «О рекламе» 13 марта 2006 года N 38-ФЗ и Федеральным законом «О средствах массовой информации» 27 декабря 1991 года N 2124-1.

В Российской Федерации поиск, получение, производство и распространение массовой информации, учреждение средств массовой информации, владение, пользование и распоряжение ими, изготовление, приобретение, хранение и эксплуатация технических устройств и оборудования, сырья и материалов, предназначенных для производства и распространения продукции средств массовой информации, не подлежат ограничениям, за исключением предусмотренных законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации.

Законодательство Российской Федерации о средствах массовой информации состоит из Федерального закона «О средствах массовой информации» от 27 декабря 1991 года N 2124-1 и, издаваемых в соответствии с ним иных нормативных правовых актов Российской Федерации [7].

Настоящий Закон применяется в отношении средств массовой информации, учреждаемых в Российской Федерации, а для создаваемых за ее пределами – лишь в части, касающейся распространения их продукции в Российской Федерации.

Учредителем (соучредителем) средства массовой информации может быть гражданин, объединение граждан, организация, государственный орган. Редакция средства массовой информации осуществляет свою деятельность после его регистрации.

Заявление о регистрации средства массовой информации, продукция которого предназначена для распространения, утверждено Приказом Россвязьохранкультуры от 22.10.2007 N 315 [11]. регистрацию осуществляет юрисконсульт.

ООО РИА «СтандАрт» – коммерческая организация и основной доход получает от продажи рекламного продукта и рекламного времени. Соответственно, Закон «О рекламе» является фактически «настольной книгой» юрисконсульта организации.

Целями настоящего Федерального закона являются развитие рынков товаров, работ и услуг на основе соблюдения принципов добросовестной конкуренции, обеспечение в Российской Федерации единства экономического пространства, реализация права потребителей на получение добросовестной и достоверной рекламы, предупреждение нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе, а также пресечение фактов ненадлежащей рекламы.

Федеральный закон «О рекламе» применяется к отношениям в сфере рекламы независимо от места ее производства, если распространение рекламы осуществляется на территории Российской Федерации.

Законодательство Российской Федерации о рекламе состоит из настоящего Федерального закона. Отношения, возникающие в процессе производства, размещения и распространения рекламы могут регулироваться также принятыми в соответствии с настоящим Федеральным законом иными федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации [6].

Настоящий Федеральный закон определяет общие требования к рекламе, способы распространения рекламы, порядок распространения рекламы некоторых видов товаров, порядок распространения рекламы различного характера. Грамотное исполнение данного закона юрисконсультом позволяет избежать неприятностей в работе.

В своей работе юрисконсульт также руководствуется множеством подзаконных нормативных актов.

Подзаконный нормативный акт – это принятый компетентным органом и устанавливающий нормы права юридический акт, основанный на законе и не противоречащий ему. Общие подзаконные акты издаются правотворческими органами общей компетенции, их действие обычно распространяется на соответствующих субъектов права (на лиц, органы, организации) в пределах границ государства. В иерархической системе нормативных актов они стоят на следующей ступени после законов. С помощью таких актов осуществляется оперативное государственное руководство и координация экономической, политической и социально-культурной жизни страны. Главное место в системе общих подзаконных нормативных актов принадлежит актам президента как главы государства, которые обладают наибольшей юридической силой после закона, издаются на основе конституции и регламентируют основные направления внутренней и внешней политики государства. В соответствии со ст. 90 Конституции РФ Президент РФ издает указы и постановления, которые обязательны на всей территории РФ. Следующая ступень – акты правительства, принимаемые на основе и во исполнение законов и указов Президента РФ. К числу общих подзаконных актов относятся те акты министерств, госкомитетов и иных ведомств, действие которых распространяется и на неподчиненные им объекты, а также на граждан.

Местные нормативные акты принимаются представительными и исполнительными органами на местах (в районах, городах, поселках и т.д.). В РФ это органы местного самоуправления. В таких актах решаются местные вопросы, они действуют на определенной территории и обязательны для всех лиц, проживающих или находящихся на ней. В число местных нормативных актов включаются решения или постановления представительного органа местного самоуправления (совета, думы и др.), постановления, приказы, распоряжения исполнительных структур (мэра, главы администрации, префекта и т.д.). В сфере рекламы многие моменты регламентируются именно местными нормативными актами. Тамбовская городская дума принимает отнесенным к ее компетенции федеральными законами, законами Тамбовской области, Уставом города Тамбова решения – нормативные правовые акты, устанавливающие правила, обязательные для исполнения на территории города Тамбова. Нормативные правовые акты принимаются на основании Положения «О нормативных правовых актах Тамбовской городской Думы» утвержденном Решением Тамбовской городской Думы от 28.06.2006 N 203 [12].

Деятельность непосредственно сотрудников ООО РИА «СтандАрт» регулируется локальными (внутриорганизационными) нормативными актами. Локальные (внутриорганизационные) нормативные акты принимаются в пределах своей компетенции администрацией организации для регулирования ее внутренней деятельности (организации труда, служебной дисциплины); их действие распространяется на работников организации. Таковыми, например, являются Правила внутреннего трудового распорядка на конкретном предприятии.

Основным правовым актом, закрепляющем правовое положение юридической службы, остается «Общее положение о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте министерства, ведомства, исполнительного комитета Совета народных депутатов, предприятия, организации, учреждения» (далее – «Общее положение»), утвержденное Постановлением Совета Министров СССР от 22 июня 1972г№ 4678 [10, с. 15].

Данный нормативный акт не отменен и действует по настоящее время, являясь чуть ли не единственным источником, определяющим основные задачи, права и обязанности юридической службы в народном хозяйстве. Конечно многие предписания «Общего положения» устарели и не соответствуют тем условиям, в которых сегодня функционируют юридические отделы на предприятиях, тем задачам, которые в настоящий период возлагаются на юридическую службу.

На основании «Общего положения о юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте, юрисконсульте министерства, ведомства, исполнительного комитета Совета народных депутатов, предприятия, организации, учреждения» создается должностная инструкция юрисконсульта организации.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

В системе государственного управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности, иметь типовую форму и объявляться сотруднику под подпись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

На основании изложенного можно заключить, что юрисконсульт РИА «СтандАрт» в своей работе руководствуется следующими основными нормативно-правовыми актами: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Арбитражно-процессуальный кодекс РФ; Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью»; Федеральный закон «О рекламе»; Федеральный закон «О СМИ» и др.

  1.  
    1. Анализ программно-технических средств, используемых в работе юрисконсульта агентства «СтандАрт»

Использование технических средств в организациях на сегодняшний день является обыденностью. Работа юрисконсульта не является исключением.

Основной объем работы юрисконсульт выполняет с помощью персонального компьютера (ПК) и установленных на нем программных средств.

К техническим средствам, используемым в деятельности юрисконсульта, помимо ПК, можно также отнести принтер, сканер, телефон/факс.

Основными программными средствами, с которыми работает юрисконсульт, является лицензионный пакет Microsoft Office 2003. Наиболее часто используемая программа – это текстовый процессор Microsoft Office Word, так как юрисконсульту чаще приходится работать с текстовой информацией. Другие программы, входящие в пакет Microsoft Office 2003, также используются юрисконсультом.

Хранение документов в виде компьютерных данных на электронных носителях, безусловно, в настоящее время является более целесообразным, чем хранение их в классическом виде, то есть на бумажном носителе. В организации существует хранение информации в разном виде. В виде сканированных документов, в том случае если эти документы имеют печати и подписи, и хранение документов в виде текстовых файлов. В любом случае хранение данных на электронных носителях значительно упрощается поиск нужной информации или документа, кроме того имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них. Использование компьютерных технологий значительно упрощает работу с документами: их подготовку, изменение, составление многочисленных отчетов и справок.

Возникают случаи, когда необходимо изменить текст отсканированного документа, для этого применяется лицензионная программа FineReader 9.0. Она позволяет распознать текст отсканированного документа и отправить его в Word. Такая программа способствует экономии времени, затраченного на набор текста.

По роду своей деятельности, юрисконсульт обязан следить за изменением законодательства, которое очень динамично. Достоверными источниками законодательства являются справочные правовые системы (СПС). Лицензионные версии таких систем имеют постоянное обновление и обеспечивают своего пользователя достоверной и полной информацией. Юрисконсульт ООО РИА «СтандАрт» использует сразу две такие системы – это СПС «Консультант плюс» и СПС «Гарант». Каждая из этих систем имеет свои особенности, использование их в комплексе, только повышает качество результата.

К числу программных средств, используемых юрисконсультом в работе, также относится Internet Explorer. Интернет это оперативный источник информации. С помощью сети Интернет возможно работать с различными сайтами государственных структур, пользоваться электронной почтой, ICQ и прочее.

Однако, имеющиеся в агентстве технические и программные средства, лишь частично помогают автоматизировать деятельность юрисконсульта организации.

Разнонаправленность деятельности юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» лишь доказывает то, что его труд заключается в обработке больших объемов информации. Эта работа является рутинной и занимает много времени.

На информационном рынке существует множество различных программ, автоматизирующих работу юриста, кадровика, делопроизводителя и т.п. Однако их приобретение для агентства не рентабельно, так как для сравнительно небольшого по штату сотрудников общества можно обойтись более дешевыми программными средствами.

Поэтому для автоматизации договорной, кадровой работы и ведения делопроизводства целесообразно предложить создание программного комплекса «АРМ юрисконсульта».

Данный программный комплекс будет разрабатываться непосредственно в организации (что позволит сэкономить средства на его создание), кроме того, будут учтены особенности данной организации, а также особенности деятельности юрисконсульта в данной организации. Как отмечалось, специфика организации обязывает юрисконсульта заниматься сразу несколькими вопросами, поэтому разумно создать комплекс, который автоматизирует каждую из основных выполняемых юрисконсультом задач.

Следовательно, можно сделать вывод, что юрисконсульт агентства обеспечен необходимыми для работы техническими средствами. Основными программными продуктами, которые он использует в работе, являются лицензионный пакет Microsoft Office (в основном текстовый процессор Word), Интернет и справочные правовые системы «Консультант плюс» и «Гарант». Поэтому для более эффективного выполнения им договорной, кадровой работы и ведения делопроизводства целесообразно предложить создание программного комплекса «АРМ юрисконсульта», автоматизирующего данные виды функций.

3 Проектирование и создание автоматизированного рабочего места юриста Общества «СтандАрт»

  1.  
    1. Понятие и свойства автоматизированного рабочего места

Автоматизированное рабочее место – индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста и обеспечивающий подготовку, редактирование, поиск и выдачу на экран, и печать необходимых ему документов и данных. Автоматизированное рабочее место (АРМ) обеспечивает пользователя всеми средствами, необходимыми для выполнения определенных функций [19].

Создание АРМ конкретных специалистов на базе компьютера является наиболее эффективной организационной формой, поскольку такая форма рабочего места устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

  • своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

  • минимальное время ответа на запросы пользователя;

  • адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

  • простота освоения приемов работы с АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

  • терпимость по отношению к пользователю;

  • возможность быстрого обучения пользователя;

  • возможность работы в составе вычислительной сети.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). В современном мире люди используют персональные компьютеры в быту. В работе юрисконсульта персональный компьютер является неотъемлемой частью.

К комплексу технических средств следует отнести и средства коммуникации для связи различных АРМ в локальной сети, сети Интернет, а также средства телефонной связи.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы. В комплекс программных средств используемых юрисконсультом ООО РИА «СтандАрт» входят: пакет программ MS Office, СПС «Консультант Плюс», СПС «Гарант», Fine-Reader 9.0 и др.

Важную роль в деятельности организации играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение коммуникационные программные средства, в частности “электронная почта”, ISQ. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения на различных рабочих местах и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных программных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов.

Профессиональная направленность АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, если ему удобно, просто и комфортно с ним общаться.

Хотя современное ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемым на него профессиональными функциями различных профессий, в процессе работы с ним выявляется ряд недостатков. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств для АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание программного обеспечения для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

  • учет решаемых задач;

  • учет профессиональных привычек и склонностей;

  • взаимодействие с другими сотрудниками;

  • разработка не только ФПО, но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность.

3.2 Постановка задачи

Как отмечалось в главе 2, круг обязанностей юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» достаточно широк. Разнонаправленность деятельности юрисконсульта агентства «СтандАрт» лишь доказывает то, что в его работе есть много рутинной действий, которые хорошо поддаются автоматизации.

Юрисконсульт выполняет функции сразу нескольких должностей. Для повышения производительности и оперативности выполнения работы целесообразна автоматизация его деятельности.

В ходе анализа работы юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» была выявлена проблема учета договоров, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, кадровой работы.

Первоначальный учёт производиться вручную, это занимает очень много времени, затрудняет подготовку необходимых отчетов. В связи с этим целесообразно автоматизировать рабочее место юрисконсульта, а именно создать специальный программный продукт – комплекс «АРМ юрисконсульта», который позволит избавиться от рутинной работы, облегчит регистрацию документации, сокращая время, требующееся на заполнения журнала вручную, повысит удобство подготовки отчетов.

Для этого требуется реализовать возможность: ввода информации в «АРМ юрисконсульта»; её редактирования; просмотра введенных данных; поиска необходимой информации; подготовки отчетов; вывода отчетов и документов на печать.

Основой любой автоматизированной системы является база данных. Базы данных позволяют соединять числовой, текстовый и графический типы данных в единое целое, а также обеспечивают надежное хранение информации в структурированном виде, облегчают поиск необходимой информации за счет существующих связей. Практически любая современная организация нуждается в базе данных, удовлетворяющей те или иные потребности по хранению, управлению и администрированию данными.

Базы данных крайне полезны для организации документооборота, так как позволяют исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и также позволяет привлекать клиентов.

Для создания базы данных необходимо выбрать систему управления базами данных (СУБД). Теоретически при выборе СУБД нужно принимать во внимание десятки факторов. Но практически разработчики руководствуются лишь собственной интуицией и несколькими наиболее важными критериями, к которым, в частности, относятся:

  • тип модели данных, которую поддерживает данная СУБД, её адекватность потребностям рассматриваемой предметной области;

  • характеристики производительности системы;

  • запас функциональных возможностей для дальнейшего развития системы;

  • степень оснащённости системы инструментарием для персонала администрирования данными;

  • удобство и надежность СУБД в эксплуатации;

  • стоимость СУБД и дополнительного программного обеспечения.

СУБД представляет собой программный комплекс, предназначенный для выполнения операций по обработке данными с целью обеспечения пользователей информацией.

Для разработки АРМ юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» будет использоваться лицензионная программа Microsoft Access 2003 и язык программирования Borland Delphi 7.0.

Выбор СУБД основан на том, что Microsoft Access, является компонентом пакета офисных программ Microsoft Office 2003, который наиболее распространен на рынке программных продуктов и прост в использовании.Кроме того, Access обладает широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений.

Также одним из основных критериев выбора СУБД явилась, используемая в Access реляционная модель представления данных.

Реляционная модель данных представляется в виде двухмерной таблицы, информационными единицами которой являются поля. Для описания информационных объектов предназначается соответствующий язык описания информационных документов.

Кроме того, СУБД MS Access была выбрана исходя из следующих представлений:

  • функциональных возможностей СУБД достаточно для создания и работы с базами данных в небольших организациях;

  • довольно небольшая цена по сравнению с другими более мощными СУБД;

  • обеспечивает доступ ко всем типам данных;

  • имеется возможность одновременного использования нескольких таблиц БД;

  • использование Access не сложно для непрофессиональных пользователей;

  • лёгкость создания таблиц при помощи одного из трёх режимов: с помощью конструктора, с помощью мастера и путём ввода данных;

  • простота создания связей между таблицами, с помощью «Редактора связей»;

  • наличие встроенного механизма проверки целостности данных.

Для создания оболочки программного комплекса «АРМ юрисконсульта» будет использован язык программирования Borland Delphi 7.0, который поддерживает принципы объектно-ориентированного программирования [20].

Данная система программирования была выбрана в связи с тем, что создаваемые с ее помощью программы могут работать не только под управлением Window, а сама она относиться к классу инструментальных средств ускоренной разработки программ (Rapid Application Development или RAD).

Система программирования Borland Delphi 7.0 – это комбинация нескольких важнейших технологий:

  • высокопроизводительный компилятор в машинный код;

  • объектно-ориентированная модель компонент;

  • визуальное построение приложений из программных прототипов;

  • масштабируемые средства для построения баз данных.

Визуальное проектирование избавляет программиста от многих аспектов разработки интерфейса программы, так как Delphi автоматически выполняет необходимые программные заготовки и соответствующий файл ресурсов.

Использование компонентов визуального программирования не только во много раз сокращает сроки разработки программ, но и существенно снижает вероятность случайных программных ошибок. В процессе построения приложения разработчик выбирает готовые компоненты. Еще до компиляции он видит результаты своей работы – после подключения к источнику данных их можно видеть отображенными на форме, можно перемещаться по данным, представлять их в том или ином виде. Ни один инструмент RAD не создается без средств прогноза и отладки вновь создаваемой программы.

Как большое достоинство следует отметить, что в Delphi существует возможность начать исполнение программы и последовательно оператор за оператором следить за ее выполнением по исходному тексту. В некоторых случаях нельзя непосредственно проследить за работой программы, но можно создать файл протокола работы, анализ которого затем позволит установить причину ошибки.

Мощность и гибкость языка программирования Delphi – безусловное его преимущество, выгодно отличающее эту систему программирования от других инструментов RAD. Ядром языка Delphi является язык Паскаль.

Среди достоинств Delphi 7 можно также выделить:

  • наличие встроенных CASE-средств;

  • взаимодействие с другими СУБД;

  • использование RAD-технологий;

  • широкий набор компонентов системы, облегчающих проектирование и разработку приложений;

  • встроенный редактор форм.

Интегрированная среда разработки Delphi 7.0 – это сложный механизм, обеспечивающий высокоэффективную работу программиста.

Таким образом, Borland Delphi обеспечивает высокую эффективность процесса разработки и неплохую производительность результирующих приложений. Средства поддержки баз данных позволяют организовать эффективную обработку данных как при использовании внутренней базы данных Borland Delphi, так и внешних СУБД. Borland Delphi можно рекомендовать как универсальное средство разработки приложений различного уровня сложности, начиная от простейших задач до крупных проектов.

3.3 создание программного комплекса «АРМ юрисконсульта»

Программный комплекс «АРМ юрисконсульта» будет разработан в интегрированной среде Delphi на основе базы данных, созданной в MS Access.

При проектировании базы данных на первом этапе необходимо выполнить анализ предметной области на содержательном уровне.

Результат анализа предметной области юрисконсульта ООО РИА «СтандАрт» показал, что база данных, разрабатываемого программного комплекса, должна состоит из 3-х не связанных между собой частей.

Первая часть посвящена договорной работе. Эта часть представлена журналом регистрации договоров.

Сюда входят следующие объекты: партнеры, услуги, договоры, дополнительные соглашения. Информация об объектах представлена в виде таблиц.

Таблица «Партнеры» состоит из следующих полей: код, наименование организации, реквизиты сторон, юридический адрес, почтовый адрес. Поле «Код» является ключевым (рис. 2).

Рисунок 2 – Таблица «Партнеры» в режиме конструктора

Таблица «Услуги» состоит из полей: код, наименование услуги. Поле «Код» является ключевым (рис. 3).

Рисунок 3 – Таблица «Услуги» в режиме конструктора

Таблица «Договор» содержит поля: код, номер договора, дата договора, тип договора, лицо, организация заказчик, торговая марка, организация исполнитель, срок действия договора, оригинал договора. Ключевым полем является поле «Номер_договора» (рис. 4).

Рисунок 4 – Таблица «Договор» в режиме конструктора

Таблица «Доп_соглашения» состоит из следующих полей: код, организация заказчик, дата/номер приложения, услуга. Ключевым полем является поле «Код» (рис. 5).

Рисунок 5 – Таблица «Доп_соглашения» в режиме конструктора

Связь между таблицами последовательная (рис. 6). Главной таблицей в схеме данных является таблица «Договор», именно с нее начинается связь между таблицами. Таблица «Договор» связана с таблицей «Партнеры», при этом определяется тип связи один ко многим. Таблица «Доп_соглашения» связана с таблицей таблицу «Партнеры», тип связи также один ко многим. Получается что связь между таблицами «Договор» и «Доп_соглашения» осуществляется через таблицу «Партнеры». Заполнение идет через таблицу «Партнеры».

Рисунок 6 – Схема данных

Таблица «Доп_соглашения» имеет еще одну связь, с таблицей «Услуги». Связь осуществляется через код таблицы «Услуги».

Вторая часть базы данных для комплекса «АРМ юрисконсульта» – это журнал регистрации корреспонденции (входящей и исходящей). Журнал включает следующие объекты: «Входящие» и «Исходящие». Информация об объектах представлена в виде таблиц. Эти таблицы не имеют связей ни с первой частью, ни друг с другом. В них лишь осуществляется регистрация поступившей или отправленной корреспонденции.

Таблица «Входящие» содержит поля: код, дата поступления, организация, адресат, краткое содержание, тип корреспонденции. Ключевое поле – «Код» (рис. 7).

Рисунок 7 – Таблица «Входящие» в режиме конструктора

Таблица «Исходящие» содержит поля аналогичные таблице «Входящие»: код, дата поступления, организация, адресат, краткое содержание, тип корреспонденции. Ключевое поле также «Код» (рис. 8).

Рисунок 8 – Таблица «Исходящие» в режиме конструктор

Третья часть базы данных определяет еще одно направление деятельности юрисконсульта – кадровую работу. Функция кадровика трудоемка и ее автоматизация является одной из основных причин создания «АРМ юристконсульта» для ООО РИА «СтандАрт». База данных содержит лишь одну таблицу, реализующую данную функцию – это таблица «Кадры» (рис. 9).

Рисунок 9 – Таблица «Кадры» в режиме конструктор

Таблица «Кадры» состоит из следующих полей: код сотрудника, фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, должность, № контракта, дата приема на работу, паспортные данные, место рождения, гражданство, ИНН, № страхового свидетельства, № медицинского полиса, образование, знание иностранного языка, ВУЗ, квалификация, профессия, место жительства, оклад. Ключевым является код сотрудника. Эта таблица также не имеет связей с другими таблицами.

После разработки в MS Access базы данных, в Delphi была создана оболочка комплекса.

Оболочка программного комплекса «АРМ юрисконсульта» состоит из шести форм и одного модуля данных. Модуль данных содержит объекты базы данных и SQL запросов.

Первая часть программного комплекса – журнал регистрации договоров – представлена в виде нескольких форм.

Первая форма – Form1 выполняет функции главного окна программы (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Главная форма

Окно главной формы содержит: информацию о партнерах и услугах, оказываемых организацией; логотип организации, для размещения которого использован компонент TImage; главное меню. Компонент TDBNavigator, размещенный в окне главной формы, позволяет просматривать, добавлять, удалять, редактировать данные об услугах организации. Информацию о партнерах в главной форме можно лишь просматривать, путем переключения кнопок соответствующего компонента TDBNavigator. Для редактирования данных о партнерах создана специальная форма (см. рис. 11).

Рисунок 11 – Окно редактирования данных

На главной форме организован поиск партнеров по их наименованию, месту расположения и др. параметрам. Поиск осуществляется с помощью SQL-запроса. Пользователь вводит данные в компонент TEdit расположенный в нижней части формы и нажимает кнопку «Найти». Результат поиска выводится в таблицу, компонента TDBGrid. Данные, вводимые пользователем в строку поиска, могут содержать не точные параметры поиска партнера, даже в этом случае поиск выводит результат, это возможно благодаря знаку «%» в SQL запросе для кнопки «Найти» (см. приложение В).

Стандартная иконка главной формы, также как и иконка проекта, заменена на иконку в корпоративных цветах организации.

Все компоненты расположенные на форме имеют всплывающие надписи. Такую возможность обеспечивает свойство компонентов Hint. Необходимо лишь прописать для этого свойства ту информацию, которая должна высвечиваться при наведении на компонент.

Переход между формами осуществляется через главное меню, расположенное на первой (главной) форме.

Главное меню создано с помощью компонента MainMenu и содержит пункты: партнеры, кадры, реестр договоров, реестр корреспонденции, выход.

Закладкой главного меню – партнеры открывается окно редактирования данных также как, и главная форма, окно редактирования данных содержит надписи и строки ввода, компоненты TLabel и TEdit, переключение осуществляется с помощью компонента TDBNavigator (рис. 11). Это окно позволяет работать с данными партнеров организации: добавлять новых партнеров, удалять, редактировать данные уже имеющихся в программе.

Окно «Реестр договоров» также является объектом первой части программного комплекса «АРМ юрисконсульта». Данное окно содержит сведения о договорах и дополнительных соглашений к договорам (см. рис. 12). Для обеспечения связи в Delphi между таблицами «Договор» и «Доп_соглашения» в модуле данных (DataModuleUnit) для компонентов ADOTable соответствующих таблиц устанавливаем связь через свойство MasterSource, путем выбора таблицы для связи. Так для таблицы ADODopSoglasie в свойстве MasterSource указываем таблицу ADOPartner, а в свойстве MasterFields поле код, т.е. то поле, которое является ключевым. Заполнение поля «Организация-заказчик» для таблицы «Договор» в окне «Реестр договоров» осуществляется через компонент TDBLookupComboBox, который автоматически связывает эти таблицы, берет значения из связанной таблицы и выводит в указанную таблицу. Такая же связь, с помощью компонента TDBLookupComboBox установлена между таблицей «Доп_соглашения» и «Услуги». Поле «Оригинал договора» может принимать только два значения «да» и «нет» из выпадающего списка, организованного компонентом TDBComboBox. Значения этого поля определяют наличие оригинала договора, в бумажном виде, подписанного сторонами.

Рисунок 12 – Окно «Реестр договоров»

В окне организован поиск по параметрам договоров, как по полным, так и по не полным значениям параметров.

Данные содержащиеся в форме экспортируются в Word, а точнее в шаблоны стандартной формы договора возмездного оказания услуг и приложения. Произвести экспорт можно путем нажатия кнопок с соответствующими названиями, после чего идет заполнение значений в документ. Договор возмездного оказания услуг является наиболее часто составляемым договором, составление таких договоров в ряде случаев осуществляется не только юрисконсультом, но и менеджерами. Именно поэтому было решено сделать его заполнение автоматизированным. Добавление дополнительных шаблонов договоров можно считать не целесообразным, так как все остальные договоры составляются юрисконсультом индивидуально, в тесной взаимосвязи со временем и обстоятельством его составления и заключения.

Первая часть программного комплекса, создана не только для юрисконсульта, но и для менеджеров организации, которые также составляют договоры возмездного оказания услуг со своими клиентами.

Преимущества данной части комплекса заключаются в следующем:

  • возможность построения эффективной работы с договорами;

  • обеспечение оперативного доступа к информации о клиентах и договорах, заключенных с ними;

  • отслеживание хода исполнения договора и его своевременного продления (расторжения);

  • возможность быстрого поиска необходимых данных;

  • исключение возможности потери информации (за счет дублирования информации);

  • экспорт данных в Word;

  • существенное снижение трудозатрат за счет автоматизации рутинных операций.

Вторая часть – журнал регистрации корреспонденции.

Эта часть программного комплекса создана для обеспечения регистрации и учета документооборота. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость движения документов. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Основными задачами второй части являются: автоматизация делопроизводства, ведение электронного архива документов.

Преимуществами программного комплекса «АРМ юрисконсульта» в части делопроизводства является:

  • ускорение прохождения документов по организации, а следовательно и предоставления услуг клиентам за счет своевременного оперативного принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласование, утверждение и т.п.);

  • оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности, улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации;

  • повышение качества работы с информацией, за счет быстрого поиска необходимых документов, подготовки отчетов;

  • формирование единого информационного пространства в масштабах распределенной организации.

В самом окне программы содержится информация о входящей и исходящей документации (рис. 13). Для того чтобы разграничить эту информацию форма снабжена страницами. За создание страниц отвечает компонент TPageControl. Переход со страницы на страницу осуществляется путем щелчка по закладке, которые снабжены, соответствующими содержанию, картинками для лучшего восприятия. Для размещения картинок на закладках первоначально на форме был создан TImageList, в него внесены картинки, а затем для свойства закладок ImageIndex присвоен индекс картинок, под которыми они числятся в ImageList.

Рисунок 13 – Окно «Реестр корреспонденции»

В форме для каждой из страниц отдельно организован поиск по различным параметрам (например: наименованию организации, дате поступления корреспонденции и др.). Для организации поиска для каждой странице существует строка ввода и кнопка «Найти», которая запускает поиск. Поиск также как и в других формах осуществляется с помощью SQL-запроса. Результат поиска выводится в появившемся окне «Запрос» (см. рис.14).

Рисунок 14 – Окно «Запрос»

Окно «Запрос» также снабжено двумя страницами, на которые выводится соответствующие результаты поиска. Преимуществом такой организации поиска является возможность вывода искомого результата на печать. Кнопка «Печать» расположена непосредственно на самой форме, имеет специальный код в модуле, благодаря которому и возможна печать (см. Приложение Г).

Третья часть программного комплекса «АРМ юрисконсульта» предназначена для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в области управления персоналом: ведение штатного расписания, личных карточек, отпусков, формирование и ведение приказов по личному составу, и многое другое.

Окно кадры содержит всю информацию, находящуюся в таблице базы данных кадры (рис. 15). Заполнение полей производится пользователем вручную, данные для полей «пол», «образование», «гражданство», «семейное положение» выбираются из выпадающего списка стандартных вариантов, такой вариант заполнения производится с помощью установленных компонентов TDBComboBox. Окно позволяет также посматривать данные сотрудников, добавлять новых сотрудников, удалять и редактировать данные о сотрудниках, осуществлять поиск по различным параметрам сотрудников. Параметры, указанные в строке поиска могут частично совпадать с искомыми параметрами с точки зрения написания.

Рисунок 15 – Окно «Кадры»

Огромным плюсом и важной функцией этого окна является возможность направления данных, содержащихся в форме, в шаблоны документов. Для этого в нижней части окна расположен ряд кнопок, каждой из которых соответствует определенный документ. Такими документами являются приказы, штатное расписание и пр., то есть документы, с которыми кадровому работнику приходится постоянно иметь дело. Для этого форма «Кадры» содержит компонент WordApplication, также для каждой кнопки в модуле формы прописан код (см. приложение Д).

Данная часть (третья) программного комплекса:

  • позволяет построить эффективную работу с кадровыми ресурсами организации;

  • обеспечивает оперативный доступ к информации, необходимой для принятия решений;

  • позволяет отслеживать и оптимизировать загрузку работников;

  • позволяет более эффективно управлять временными и материальными ресурсами;

  • обеспечивает ведение кадровой информации в соответствии с унифицированными формами и нормативными требованиями российского законодательства;

  • позволяет экспортировать данные в Word;

  • позволяет существенно снизить трудозатраты за счет автоматизации рутинных операций;

  • исключает возможность потери информации;

  • обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных и т.д.

Таким образом, программный комплекс «АРМ юрисконсульта» существенно сокращает время выполнения юрисконсультом рутинной работы. Автоматизация данной работы юрисконсульта, наряду с увеличением скорости ее выполнения, также значительно повышает качество результата. Поиск значительно упрощен, так как вся информация, вносимая в базу данных комплекса, хранится в электронном виде, необходимо лишь ввести необходимые параметры поиска.

Юрисконсульту достаточно лишь открыть программу и выбрать нужное в данный момент направление. Использование юрисконсультом программного комплекса «АРМ юрисконсульта» значительно высвобождает его рабочее время, необходимое для решения более сложных юридических вопросов или составления важных договоров. Например, если до момента появления программного комплекса составление стандартного договора возмездного оказания услуг занимало около примерно 20-25 минут, с использованием комплекса – лишь 7-10 минут.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполненной работы были решены следующие задачи.

  1. Изучена деятельность общества с ограниченной ответственностью рекламно-информационного агентства «СтандАрт», вследствие чего выявлено, что:

  • общество «СтандАрт» является агентством полного цикла, то есть выполняет полный комплекс работ начиная oт идеи, продолжая производством и размещением рекламного продукта, контролем за ходом рекламной кампании, заканчивая анализом ее эффективности;

  •  
    •  
      1.  
        • свою основную деятельность агентство строит на договорных началах с юридическими и физическими лицами.

  1. Выполнен анализ деятельности юрисконсульта агентства «СтандАрт», показавший, что юрисконсульт в своей работе руководствуется такими основными нормативно-правовыми актами как Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Арбитражно-процессуальный кодекс РФ, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон «О рекламе», Федеральный закон «О СМИ» и другими нормативными актами.

Основными задачами юрисконсульта агентства являются:

  • правовая поддержка организации, включающая договорную работу;

  • кадровая работа;

  • ведение делопроизводства.

  1. Проведено исследование состояния программно-технической оснащенности деятельности юрисконсульта, показавшее, что юрисконсульт агентства обеспечен необходимыми для работы техническими средствами. Однако основными программными продуктами, которые он использует в работе, являются только лицензионный пакет Microsoft Office (в основном текстовый процессор Word), Интернет и справочные правовые системы «Консультант плюс» и «Гарант».

  2. На основе проведенного исследования для более эффективного выполнения юрисконсультом договорной, кадровой работы и ведения делопроизводства предложена целесообразность создания программного комплекса «АРМ юрисконсульта», автоматизирующего данные виды функций.

  3. Создан программный комплекс «АРМ юрисконсульта». Комплекс разрабатывался в интегрированной среде Delphi на основе базы данных, созданной в MS Access. «АРМ юрисконсульта» внедрен в практику агентства.

Первая часть программного комплекса – журнал регистрации договоров предназначается не только для юрисконсульта, но и для менеджеров организации, которые также составляют договоры возмездного оказания услуг. Данная часть, кроме регистрации договоров, позволяет выполнять оперативный поиск необходимой информации о клиентах и договорах, заключенных с ними; экспортировать данные в шаблоны договоров, созданные в текстовом процессоре Word.

Вторая часть – журнал регистрации корреспонденции, создан для обеспечения регистрации и учета документооборота агентства. Основными задачами второй части являются: автоматизация делопроизводства и ведение электронного архива документов. Помимо регистрации документов эта часть программы позволяет выполнять поиск документов по заданным параметрам и выводить результат поиска на печать.

Третья часть комплекса «АРМ юрисконсульта» предназначена для автоматизации и оптимизации кадровой работы: ведение штатного расписания, личных карточек, отпусков, формирование и ведение приказов по личному составу, и многое другое. Плюсом этой части программы является возможность направления данных, содержащихся в форме, в шаблоны документов, т.е. в приказы, штатное расписание и пр.

Общим преимуществом программного комплекса является его возможность хранить больший объем необходимой в работе информации, избавление юрисконсульта от рутинной бумажной работы, занимающей большое количество его времени. Так, если до момента появления программного комплекса составление стандартного договора возмездного оказания услуг занимало примерно 20-25 минут, с использованием комплекса – лишь 7-10 минут.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

  1.  
    1.  
      1.  
        1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосованием 12 декабря 1993 г.) (с попр.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        2. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        4. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 95-ФЗ (АПК РФ) (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        5. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        6. Федеральный закон от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ "О рекламе" (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        7. Федеральный закон от 27.12.1991 N 2124-1 (ред. от 09.02.2009) "О средствах массовой информации" (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        8. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2009) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (с изм. и доп.) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        9. Федеральный закон от 17.12.2009 № 312-ФЗ "О внесении изменения в статью 24 Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе" (принят ГД ФС РФ 09.12.2009) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        10. Бюллетень нормативных актов Министерств и Ведомств СССР. – 1978. - № 8. - 31 с.

        11. Приказ Россвязьохранкультуры от 22.10.2007 № 315 (с изм. от 23.09.2008) "Об утверждении административного регламента исполнения государственной функции по регистрации средств массовой информации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2008 № 1300) // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

        12. Положения «О нормативных правовых актах Тамбовской городской Думы» утвержденном Решением Тамбовской городской Думы от 28.06.2006 N 203 // ГАРАНТ-Максимум. Версия от 25.05.2010.

  1.  
    1.  
      1.  
        1. Алексеев С.С. Теория государства и права: учеб. для вузов/ С.С. Алексеев. – М., 2001. – 315 с.

        2. Гофман В.Э. Delphi. Быстрый старт: учеб./ В.Э. Гофман, А.Д. Хомоненко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 288 с.

        3. Ефимова Е.Г. Экономика для юристов: учеб. / Е.Г. Ефимова. - М: Флинт, 2003. – 472 с.

        4. Мощук С.А. Организация юридической службы на предприятии: исторический очерк / С.А.Мощук // Юрист. – 2003. - №7 (26). – с. 80 - 85.

        5. Орлов К.В. Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации / К. Орлов // Корпоративный юрист. – 2007. – №4 – с. 6-7.

        6. Поляков А.В. Общая теория права: учеб./ А.В. Поляков Е.В.Тимошина. – СПб, 2005. – 472 с.

        7. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учеб. / Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003. – 399 с.

        8. Фленов М.Е. Библия Delphi: учеб. / М.Е. Фленов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 880 с.

Просмотров работы: 2536