IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Для успешной постановки задачи автоматизации, прежде всего, необходимо строго определить границы предметной области. Поскольку в нашей работе мы рассматриваем не деятельность всего ИП, а только бизнес-процесс учёта товаров, выполняемый продавцом-консультантом, то процессы приёма на работу, начисления заработной платы и бухгалтерской отчетности и др., которые выполняет директор ИП, мы рассматривать не будем.

Модель предметной области будем строить в нотации IDEF0, позволяющей отражать логическую последовательность выполнения функций учёта товаров в отделе. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 2.

На диаграмме отражены как информационные, так и материальные (деньги, товар) входы и выходы. В качестве механизма выступает продавец-консультант. Поскольку никакой техники, автоматизирующей его работу, нет, другие механизмы не могут быть отражены. Управляет процессом учёта товаров директор отдела бытовой химии.

Декомпозиция диаграммы представлена на рисунке 3. К основным функциям данного процесса следует отнести приемку товара, реализацию товара, заказ товара и ревизию.

Приемка товара осуществляется каждый вторник. В ходе процесса продавец-консультант сверяет поставляемый товар с данными накладно и перечнем заказываемых товаров. Если всё правильно, то продавец-консультант расписывается в накладных, одну забирает себе, вторую вместе с деньгами отдаёт водителю и получает у него чек об оплате. После этого продавец-консультант должен вручную переписать весь принятый товар в книге учёта поступления и реализации товара. Чек и накладные скрепляются между собой и складываются в отдельную папку для директора. В общей сложности процесс общения с водителем занимает 30 минут. И ещё примерно полчаса на то, чтобы переписать поступившие товары

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма процесса учёта товаров в отделе бытовой химии «Обиход» (As-Is)

Принятый товар частично выгружается на витрину для дальнейшей реализации. То, что не поместилось на витрине, оставляется за ней в упаковочной таре – собственного склада в отделе бытовой химии нет. При необходимости оформляются ценники, но это происходит не очень часто, т.к. цены и ассортимент меняются редко.

Следует отметить, что несмотря на то, что 25 статья Закона РФ «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 г. N 2300-1 устанавливает право покупателя на возврат товара, согласно п. 7 «Перечня непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар других размера, формы, габарита, фасона, расцветки или комплектации», утверждённому постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. N 55 товары бытовой химии, пестициды и агрохимикаты возврату или обмену не подлежат. К бытовой химии относят моющие, чистящие и другие средства по уходу за помещениями, мебелью, посудой, бытовым оборудованием и предметами домашнего обихода, бельем, одеждой, обувью, автомобилями; клеи, лаки, краски и другая лакокрасочная продукция; дезинфицирующие средства и средства для борьбы с бытовыми насекомыми и грызунами, предназначенные для использования в бытовых условиях; химические вещества, их соединения и изделия из них, предназначенные для ремонтных и отделочных работ в бытовых условиях, и прочие аналогичные товары.[Error: Reference source not found]

Рисунок 3 – Декомпозиция процесса учёта товаров в отделе бытовой химии «Обиход» (As-Is)

Качество поставляемого товара проверяет во время приемки продавец-консультант. В том случае, если визуальная проверка показывает непригодность товара к продаже, в накладных делаются соответствующие отметки и товар возвращается к поставщику, т.е. на реализацию не поступает. Таким образом, исключаются ситуации возврата товара покупателями отдела бытовой химии «Обиход».

Подробнее процесс реализации товара представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 – Декомпозиция процесса реализации товаров в отделе бытовой химии «Обиход» (As-Is)

Кроме размещения товара на витрине продавец-консультант должен информировать покупателей по всем возникающим вопросам, помочь им в выборе нужной продукции. Реализация товара в отделе бытовой химии осуществляется без кассового аппарата, поэтому сопровождается оформлением товарных чеков (см. рисунок 5) в двух экземплярах: первый после проставления печати ИП вместе с товаром передаётся покупателю, второй (как правило, это копия, снятая через копировальную бумагу) остаётся у продавца. Информация о наименовании и количестве проданного товара заносится в книгу учёта поступления и реализации товара. Деньги от покупателей складываются в специальный шкафчик. В конце рабочего дня все заполненные документы и выручка передаются директору отдела бытовой химии «Обиход». В день обслуживается в среднем 100 покупателей; количество клиентов в выходные и праздничные дни возрастает примерно в 1,5 раза.

Рисунок 5 – Товарный чек

Каждую пятницу в магазине выполняется подсчет проданного товара, в результате которого формируется рукописный отчет для директора. Директор на основании данных отчёта диктует продавцу заявку на новую поставку. Продавец записывает данные на листе бумаги, а затем обзванивает поставщиков. В среднем это занимает полчаса. Подробнее процесс заказа товара представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Декомпозиция процесса заказа товара в отделе бытовой химии «Обиход» (As-Is)

Ревизия выполняется один раз в два месяца с целью проверки правильности данных о продажах и реализации товара. В результате ревизии может быть выявлено или отсутствие нужного количества товара, или его избыток – всё это свидетельствует о неаккуратном заполнении книги. В настоящее время таких ситуаций практически не возникает. Кроме этого ревизия помогает выявить товары с наибольшим сроком годности, которые нужно реализовать в первую очередь.

Анализ исследуемого процесса позволил выявить следующие факторы, снижающие производительность процесса учёта товаров в отделе бытовой химии:

1. большой объём рукописной работы, которая зачастую сводится к дублированию информации из документов: накладных, товарных чеков и т.п. и занимает 40-50% рабочего времени;

2. сложность аналитической обработки данных о продажах: информация обобщается один раз в неделю, при этом без дополнительной обработки доступны сведения только о товарах в наличии, а для подведения итогов о продажах необходимо вручную сопоставлять записи из книги учёта поступления и реализации товара – в результате новую заявку директор ИП составляет преимущественно на основе интуиции;

3. высокая вероятность утери данных о продажах: в случае большого потока покупателей продавец может не успевать отражать продажи в книге, восстанавливая затем по памяти; если же продавец оформляет каждую продажу в книге сразу, некоторая часть клиентов уходит, не желая стоять в очереди;

4. длительный процесс оформления продажи товара.

Таким образом, в настоящий момент в отделе бытовой химии «Обиход» сложилась острая потребность в автоматизации процесса учёта товара. Необходимо, чтобы данные о продажах фиксировались оперативно, что исключает возможные потери данных. Для развития бизнеса директору нужна информация о колебаниях спроса на товар, популярности тех или иных видов продукции, которую в текущий момент затруднительно собирать из бумажных источников. К решению проблемы автоматизации можно подойти различными способами, но все из них сводятся в итоге к внедрению автоматизированной информационной системы учёта товаров.

Код для цитирования: Скопировать