IX Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2017

Автоматизация документооборота и внедрения электронного архива, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота и внедрение электронного архива дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

В результате обследования архива была построена модель «AS-IS» по методологии SADT (IDEF0) с использованием CASE средства – Bpwin. Схемы модели представлены ниже.

Рисунок 2 – Основные функции процесса «Архивирование документов»

Рисунок 3 – Регистрация документа

Рисунок 4 – Исполнение

Рисунок 4 – Передача в архив

Определенные характеристики позволяют четко определить не только границы рабочей области моделирования, но и выделить основные функции, данные предметной области и функции моделируемого бизнес-процесса: регистрация документа, исполнение и передача в архив.

Архив является частью общего процесса документооборота

организации.

В нашей предметной области рассматриваются следующие основные функции: прием и регистрация документа; перевод его в электронную форму; присвоение имени электронному документу согласно с описывающими его атрибутами; распределение документа по каталогам архива, запись архива на электронный носитель, подготовка и архивирование отчетов различных департаментов.

Функционирование процесса осуществляется в следующем порядке:

Весь поток документов подразделяется на входящие документы, входящие факсы, исходящие письма и номера на письма и служебные записки.

1. Входящими документами являются письма, офисные документы,

бухгалтерские и финансовые документы (платежки, счета), приказы, изображения и тексты, а исходящими (внутренние приказы, инструкции).

Документы, которые являются входящими, сначала проходят определенные этапы регистрации: проверяется правильность доставки письма, имеется ли такой получатель или нет, если необходимого получателя нет, то письмо возвращается на почту для пересылки адресату.

Если данный получатель является сотрудником организации, то мы вскрываем, извлекаем документ из конверта, регистрируем и заносим в специальную программу (в которой уже прописаны все разделы: входящие письма, входящие факсы, исходящие, служебные записки), присваиваем входящий номер, ставим дату получения регистрации письма. После этого мы делаем дубликат письма и помещаем в папку соответствующей тематике письма. Оригинал передается получателю, а дубликат будет находиться в соответствующей папке для последующего сканирования или распознавания и передачи в архив.

Работа над регистрацией входящего факса практически такая же, как и

у входящего письма: прием, регистрация и передача оригинала получателю, а дубликат в соответствующую папку тематике факса.

Также сотрудники компании могут попросить выдать им исходящий

номер на письмо. В программе будет указано: кто ответственный за это письмо, в какую организацию его отправляют и дата выдачи этого номера. После этого на оригинале письма проставляется номер и отдается ответственному лицу, а дубликат в соответствующую папку.

Под служебными записками подразумеваются письма, которые будут отправлены почтой России. Они проходят регистрацию: на конверте проставляется номер и передается курьеру для отправки на почту.

1. После этого все эти документы разносятся секретарем по различным

департаментам либо по получателям. Сотрудники департаментов работают с этими документами, вносят какие-либо поправки, уточняют необходимые им данные и сведения для функционирования их работы.

1. После чего некоторая часть этих документов обратно поступает к

секретарю архива для последующей работы с ними. Секретарь сама решает, нужно ли эти документы поместить на хранение в архив или нет. Если решение положительное, то начинается работа над этим документом для передачи его в архив. Тут может возникнуть 2 ситуации:

• либо этот документ (электронный вид) уже есть в архиве;

• либо этого документа (электронный вид) нет в архиве.

После этого приступаем к исполнению работы над документом:

• если этот документ уже находиться в архиве, то тогда мы его

проверяем на пригодность к читаемому виду, на соответствие между содержанием бумажного и электронного вида, на качество сканирования и презентабельный внешний вид. Если электронный вид документа соответствует всем этим требованиям, то тогда этот документ передается либо обратно тому от кого его получили либо секретарю которая упаковывает в коробку для хранения бумажного варианта документа и после чего все они опускаются в подвал для дальнейшего хранения;

• если в архиве нет этого документа в электронном виде то мы

выполняем ряд действий с ним: подготовка и перевод его в электронную форму (сканирование документа на разных сканерах, в зависимости от формата и количества документа, если есть необходимость то и распознавание), присвоение имени электронному документу согласно с описывающими его атрибутами, распределение документа по каталогам архива.

1. Также секретарь архива может выполнять поручения сотрудников

различных департаментов организации на:

• перевод документа в электронную форму (сканирование и обработка,

распознавание документа поддерживает 3 формата);

• присвоение электронному документу имени с описывающими его

требованиями и атрибутами;

• отправка отсканированного документа по внутренней почте

сотруднику либо выкладыванием готового документа на определенный диск (в данном случае диск: О/Обмен документами), где хранятся все папки сотрудников;

• выборка либо распечатка документов из архива;

• запись архива на электронный носитель.

Еще одной обязанностью архива является сканирование различных

отчетов оценщиков. Эти отчеты являются часто просматриваемой и запрашиваемой информацией. После сканирования эти отчеты отправляем в определенную папку архива, где они и хранятся определенное время. Отсканированный отчет намного удобнее просматривать в электронном виде, так как всегда имеет презентабельный вид, легко читать и делать выборку нужной информации.

Главное неудобства заключаются в том что:

• поиск документов: поиск документов необходимо вести по всему

архиву, то есть, нет функции поиска документов, при котором можно было бы указать параметры поиска документов или определенных файлов;

• нет централизованного хранения: так как в компании много

департаментов у них у каждого свои мини-архивы, где хранятся документы, отчеты, файлы, различные изображения и схемы (в зависимости от рода деятельности департамента) и иногда эту информацию нужно объединить в один документ и положить в «общий архив» для централизованного поиска документа либо файла;

• затраты на обработку одного документа: в том, что сотрудник тратит

много времени на обработку и исполнение работ над входящим документом – не эффективное использование времени на обработку одного документа;

• права доступа: архивные документы зачастую являются

конфиденциальной информацией и соответственно не у всех есть доступ к тем или иным документам, что сильно затрудняет работу того или иного сотрудника необходимому тот или иной вид документа. Поэтому для извлечения/просмотра/копирования необходимого документа сотруднику нужно известить секретаря, чтобы она нашла, открыла и скопировала этот документ либо отправила заявку IT – отделу с заявлением о праве доступа данного сотрудника к документам.

Все эти операции являются стандартными, и если, допустим, где-то идет простой/задержка в получении необходимой информации, то, как сотрудник, так и организация теряет свою прибыль. Сначала тот сотрудник, который причастен к обработке этой информации (например, секретарь архива), потом кто является автором либо исполнителем (упустил время, которое было отведено на работу с документом) и непосредственно сама организация, так как на организацию могут быть наложены какие-либо санкции или штрафы.

Отдел архива непосредственно должен быть обеспечен новыми программными продуктами и решениями для улучшения качества своей работы, работы с другими подразделениями организации и оптимизации бизнес-процессов по автоматизации и создании электронного архива.

Код для цитирования: Скопировать