VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

По-настоящему «безбумажный» офис, возможно, еще не скоро станет реальностью как для коммерческих и государственных организаций, так и для частных лиц. Однако цифровые документы постепенно вытесняют бумажные носители за счет своей доступности и возможности экономить время и пространство. Для создания электронного документооборота и интеграции важных документов в бизнес-процессы часто требуется оцифровывать бумажные документы за пределами офиса.

Именно в этом случае мобильные сканеры могут существенно увеличить производительность, создавая цифровые документы с возможностью поиска по ним. Они гибко подстраиваются под любые условия и способны передавать отсканированные документы в облако по одному нажатию кнопки. Мобильные высокопроизводительные сканеры наилучшим образом подходят, например, для бухгалтерского учета, для работы в сфере аудита, юридических компаний, или организаций, предлагающих уход на дому.

Парадокс: практически каждая организация генерирует, хранит и передает данные и документы в электронной форме. Но это правило неприменимо к важным коммерческим документам, счетам и квитанциям. Компании по-прежнему стремятся использовать бумагу, преимущественно из-за убежденности в том, что такие документы должны быть только бумажными. Компании могли бы отказаться от огромного количества лишней работы, если бы они сканировали счета сразу после их получения, интегрировали в бумажный документооборот, а бумажные оригиналы сразу же уничтожали. Эта оперативная доктрина известна как «замещающее сканирование».

В то же время компании малого и среднего бизнеса часто сохраняют оригиналы счетов, квитанций и прочих налоговых документов в бумажной форме во избежание нарушения законов. Они боятся, что не смогут представить свидетельства в суде в случае невозможности предоставить оригиналы документов. До недавнего времени в законодательстве имелись указания только лишь в отношении сканирования и электронной архивации в области коммерческого бухгалтерского учета для налоговых целей.

В России уже более 10 лет назад начался постепенный переход к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде. Согласно ФЗ от 28.06.2013г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям», с 2014 года все плательщики НДС теперь переходят на сдачу деклараций в электронном виде. Безусловно, процесс перехода в безбумажный документооборот будет продолжаться, а значит, необходимы и технические инновации для адаптации к новым стандартам.

На сегодняшний день деловые операции уже во многом представлены в цифровом формате. Неважно, о каком их аспекте идет речь — офисных решениях, инструментах для повышения производительности, ПО для управления проектами или данными клиента — нет практически ни одной задачи, в решении которой выгодной роли не играли бы цифровые помощники и интернет-решения. Они действительно помогают упростить рутинные операции, ускорить их выполнение и отказаться от использования бумаги. И, тем не менее, того, что уже стало обычным делом в офисах, многие компании, особенно малого и среднего бизнеса, по-прежнему лишены. Несмотря на огромные усилия по оцифровке документооборота, счета и квитанции об оплате остаются по ту сторону «бумажного Рубикона» во многих фирмах.

В результате большинство небольших компаний по-прежнему ведут бухгалтерию с помощью Word и Excel, а затем распечатывают бухгалтерские книги. Чтобы бухгалтерский учет стал частью цифровой экосистемы, требуется комплексное ИТ-решение. Многие компании обеспокоены высокой стоимостью организации электронного хранилища документов. Они также не уверены, будет ли оно удовлетворять требованиям аудита. Основной вопрос — как интерпретировать юридические аспекты электронного документооборота. Именно поэтому многие компании продолжают работать с бумажными документами, поскольку для них этот подход был и остается привычным. Тем не менее, в данном случае привычка превращается в препятствие на пути перехода к цифровым технологиям. Среди других препятствий — соображения, связанные с безопасностью и надежностью электронных систем, а также с расходами на них.

Бухгалтеры по налогообложению указывают, документы каких форм должны существовать в большинстве небольших компаний. При этом бухгалтерская отчетность в цифровой форме еще не стала общепринятым фактом. Большей части бухгалтеров по налогообложению требуются, как обычно, классические счета, квитанции и выписки о движении средств в бумажной форме. Только небольшая часть бухгалтеров уже принимают документы по электронной почте или через Dropbox, а еще меньшая — предпочитают работать с файлами, в которых содержится вся информация, связанная с бухгалтерским учетом.

Передача документов в цифровом формате, например ZIP или CSV-файле, будет вполне достаточной на начальном этапе. Следующим шагом на пути к безбумажному офису является переход к диалогу с бухгалтерами по налогообложению. Только когда они согласятся на безбумажный обмен данными и/или документами, безбумажный офис станет реальностью.

Взаимодействие с бухгалтером по налогообложению может упроститься, если станет возможным передача в цифровом виде необходимых документов. Налоговые эксперты могут помочь своим клиентам в оцифровке самых разных счетов, коммерческих документов и квитанций. Один из вариантов — предоставить клиентам мобильные сканеры, чтобы они могли оцифровывать документы самостоятельно. Еще одним преимуществом такой модели является производительность, присущая современным документ-сканерам. Мобильные сканеры удобны в использовании и отличаются встроенным Wi-Fi. Это позволяет системам передавать отсканированные документы по безопасной беспроводной сети. Более того, отсканированные документы можно передавать напрямую на мобильные устройства, например на ноутбук, установив специальное соединение. А еще одной возможностью бухгалтера по налогообложению является изучение налоговой документации у клиента, а затем оцифровка наиболее важных документов на месте с помощью мобильного сканера.

Преимущества полностью электронной обработки счетов и квитанций очевидны. Бухгалтеры по налогообложению также могут воспользоваться преимуществами цифрового документооборота. Им придется просматривать и регистрировать меньшее количество документов, что сэкономит место в архиве. А это важно, учитывая, сколько стоит аренда офиса в крупных городах. И, наконец, не тратится бумага, за счет чего вы делаете свой вклад в защиту окружающей среды. Переход к электронным документам повышает мобильность и скорость бизнес-процессов, не говоря уже об экологическом имидже компании.

Список литературы

1. Федеральный закон № 134-ФЗ от 28.06.2013г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям»

2. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н.Н. Куняев, А.Г. Фабричнов, А.С. Дёмушкина // Учебник – М.: Вузовский учебник: Логос, 2011.

3. Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова // Учебник – М.: Вузовский учебник: БизнесПРО, 2012.

Код для цитирования: Скопировать