РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ НА ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ «БИТРИКС 24» В ООО «REHAU» - Студенческий научный форум

VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ НА ВНЕДРЕНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ «БИТРИКС 24» В ООО «REHAU»

Кириллов Д.В. 1
1ФГБОУ ВПО МГТУ им. Г.И. Носова
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
Содержание

Введение 3

1. Обследование объекта информатизации 5

1.1Технико-экономическая характеристика деятельности ООО «REHAU» 5

1.2 Постановка задачи по управлению проектами и персоналом в компании ООО «REHAU» 8

1.3 Анализ существующих ИТ-решений по управлению проектами и персоналом. 12

Выводы по главе 1 16

2. Разработка проектных решений по внедрению корпоративной системы в соответствии с бизнес-процессами компании 18

2.1 Формирование общих требований к системе 18

2.2 Анализ внедряемой системы корпоративной системы «Битрикс24» в ООО «REHAU» 24

2.3 Анализ готовности ИТ-инфраструктуры для внедрения системы 27

2.4 План мероприятий по внедрению системы и построение плана-графика 29

Выводы по главе 2 32

Заключение 33

Список используемой литературы 34

Приложение А: ТЗ на внедрение корпоративной системы «Битрикс24» 37

Приложение Б: Описание модели ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU» 51

Введение

Руководство каждого предприятия перманентно часто сталкивается с проблемой развития своего бизнеса. Чаще всего руководство решает данную проблему путем использования информационных технологий, в частности, благодаря внедрению корпоративной информационной системы (КИС).

Актуальность курсовой работы заключается в подробном рассмотрении каждого из разделов технического задания по внедрению. Это важно прежде все засчет того, что грамотно составленное ТЗ напрямую связано с эффективностью проекта по внедрению, а значит и с получением достойного вознаграждения за выполненный проект. К сожалению, не каждая компания может похвастаться опытным техническим писателем, поэтому подробное изучение структуры и написания технического задания может помочь неопытным специалистам достойно представить свою работу.

Одним из наиболее популярных на сегодняшний день решений, реализованных через Интернет-технологии, является создание облачных сервисов для управления процесса ведения бизнеса и проектов. Данные решения используют для упрощения контроля над выполнением работы сотрудников и стабилизации процесса планирования проектов. Данная курсовая работа направлена на описание внедрения одной из таких систем.

Компания ООО «REHAU» решила автоматизировать свой бизнес для повышения эффективности работы сотрудников, упрощения контроля над выполнением работы сотрудников, ввиду большого количества филиалов. Реализация данного решения должна сопровождаться проведением необходимых обследований и написание технического задания на внедрение выбранной системы управления бизнес-процессами компании. Содержание данной работы направлено на описание данных этапов реализации внедрения управленческого решения.

Цель курсовой работы - разработать техническое задание на внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» в ООО «REHAU» для повышения эффективности работоспособности сотрудников компании и увеличения масштабов бизнеса.

Основные задачи курсовой работы:

  1. Обследование компании OOO «REHAU» перед принятием управленческого решения.

  2. Формирование требований к внедряемой системе.

  3. Описание выбранной внедряемой системы.

  4. Формирование плана мероприятий по внедрению системы.

  5. Описание основных разделов технического задания по ГОСТ 34.602.

Объектом исследования в данной курсовой работе будет являться основные бизнес-процессы компании ООО «REHAU».

Предметом исследования является внедрение корпоративной системы «Битрикс24».

Содержание первой главы направлено на описание объекта автоматизации и принятия управленческого решения компании заказчика. Содержание второй главы направлено на описание функциональных требований к внедряемой системе для компании ООО «REHAU» и готовности компании к дальнейшей автоматизации путём определения ИТ-инфраструктуры, а также описание плана мероприятий по внедрению системы.

1. Обследование объекта информатизации

1.1Технико-экономическая характеристика деятельности ООО «REHAU»

Rehau -компания, специализирующаяся на разработке энергоэффективных систем для строительства, решений для индустрии и мебельной промышленности, а также автомобилестроения. Компания образована в 1948 году в Германии и на сегодняшний день насчитывает более 15 000 сотрудников и 170 представительств в 53 странах [10].

Первое представительство компании в России было открыто в 1995 году в Москве. В 1998 году на территории России открываются представительства в нескольких городах: Ростов-на-Дону, Самара, Екатеринбург, Нижний Новгород [10].

21 марта 2011 года компания Rehau стала одними из учредителей СППП – Союза производителей полимерных профилей для светопрозрачных конструкций. Союз является некоммерческой организацией. Полный список его учредителей включает компании: ООО «ВЕКА Рус», ООО «Декёнинк Рус», ЗАО «Проплекс», ЗАО «Профайн РУС», ООО «РЕХАУ Продукцион», ООО «СТЛ ЭКСТРУЗИЯ», ООО «ЭксПроф». Наряду с постоянно действующими органами в соответствии с решениями Общего собрания, Совета и ТК действует более 10 рабочих групп по конкретным направлениям работы и проектам [10].

В ряде российских городов (Москва, Ростов-на-Дону, Самара, в Новосибирск, Хабаровск) действует «Академия Rehau». Учебные темы Rehau-Академии охватывают широкий спектр вопросов: общая информация о продукции, её производстве, практические упражнения по проектированию, производству и монтажу окон, вопросы обеспечения качества. Ежегодно в Rehau-Академии проводится более 150 семинаров, в которых принимает участие более 4000 сотрудников фирм-партнеров, студентов строительных специальностей, архитекторов и проектировщиков, дизайнеров. Организационная структура компании представлена на рисунке 1

.

Рисунок 1 - Орг. структура ООО «REHAU»

Так как на сегодняшний день филиалов компании «REHAU» становится довольно много, руководителям предоставляется возможность их модернизировать и автоматизировать. К такому решению и пришел один из руководителей Уфимского подразделения пластиковых окон «REHAU».

У руководителя был выбор – внедрять ли автоматизированную систему самим или нанять – профессиональную группу специалистов. Выбор пал на второй вариант – внедрение с помощью группы специалистов компании «ФАКТ». Компания была основана в 2010-м году, группой энтузиастов и так как спрос на веб-технологии тогда был очень велик, компания быстро набрала обороты и выросла в большую, мощную компанию профессионалов. В своей работе веб-студия Факт ориентируется на результат и долгосрочное сотрудничество. Постоянная работа с клиентом обеспечивает высокое качество, соблюдение сроков и полную прозрачность проекта.

Специализация компании:

  1. Разработка традиционных веб-сайтов.

  2. Поддержка сайтов

  3. Адаптивные сайты.

  4. Мобильные приложения: дизайн, проектирование, разработка, интеграция, поддержка, развитие.

  5. Корпоративные порталы.

  6. Дизайн в Digital: проектирование и прототипирование сайтов и интерфейсов, юзабилити (тестирование).

  7. Интеграция (1С, CRM, Платёжные сервисы и т.д.)

В штате компании насчитывается 50 сотрудников, которые занимаются разработкой, тестированием и внедрением сайтов. В компании имеется специальные выделенные отделы сопровождения и развития. Команда компании реализовала более 100 проектов. Имеется опыт работы над крупными, высоконагруженными проектами. Каждый проект проходит мониторинг качества внедрения через систему 1С-Битрикс. Проектирование сайтов происходит за силами сотрудников компании и с помощью корпоративной системы Битрикс 24, засчет чего у компании имеется огромный опыт использования, администрирования и внедрения данной системы.

1.2 Постановка задачи по управлению проектами и персоналом в компании ООО «REHAU»

По правилам оформления постановки задачи первыми основными пунктами для описания являются «Направление бизнеса» и «Краткая характеристика компании». В постановке задачи по созданию системы управления процессом разработки программных продуктов данные пункты имеет смысл упустить, ввиду описания их ранее в параграфе 1.

Далее представлена постановка задачи по управлению проектами и персоналом в компании ООО «REHAU» в соответствии с основными правилами описания.

Главная миссия компании ООО «REHAU» заключатся в предоставлении услуг по разработке энергоэффективных систем для строительства, решений для индустрии и мебельной промышленности, а также автомобилестроения, и получение за счёт этого прибыли.

Основные цели предприятия

  • получение прибыли;

  • привлечение новых клиентов;

  • постоянное улучшение деятельности компании;

  • улучшение условий работы сотрудников;

  • постоянное совершенствование предоставляемых услуг.

Предмет деятельности предприятия

  • разработке энергоэффективных систем;

  • предоставление услуг в сфере строительства, мебельной промышленности и автомобилестроения;

  • работа с пластиковой продукцией.

Компания REHAU достаточно на сегодняшний день имеет высокую репутацию. Тем не менее, компания постоянно развивается и расширяется. Это влечет за собой неизбежное увеличение числа сотрудников, повышение контроля за выполнением работ сотрудников. Возможен также рост числа заказчиков, а, следовательно, и увеличение производства и ряда выполняемых задач. В связи с этим руководством компании было принято решение автоматизировать процессы деятельности предприятия.

Принятое решение по автоматизации процессов деятельности предприятия зависит, прежде всего, от проблем ведения бизнеса, которые часто возникают в компании и которые можно решить с помощью автоматизации. Основные проблемы ведения бизнеса на предприятии следующие:

  1. Замеленный документооборот в компании.

  2. Отсутствие единой среды общения между сотрудниками.

  3. Отсутствие средства отслеживания времени выполнения поставленных задач.

  4. Хаотичная постановка задач сотрудникам.

Основные функции, которые, по мнению директора компании, должна выполнять система автоматизации процессов деятельности предприятия, следующие:

  1. Обеспечение удобного взаимодействия сотрудников в единой среде.

  2. Обеспечение контроля выполнения поставленных задач.

  3. Формирование отчетных документов по ходу выполнения задач.

  4. Графическое представление процесса выполнения задач в виде диаграмм и графиков.

  5. Постановка задач каждому сотруднику.

  6. Отслеживание времени выполнения задач.

  7. Ранжирование задач и многое другое.

Специфика разрабатываемой системы может быть направлена не только на сотрудников компании, но и на ее заказчиков. Заказчики должны иметь возможность каким-либо образом отслеживать процесс разработки покупаемого им продукта. Интерфейс внедряемой системы достаточно простой в освоении и должен с легкостью внедриться в общие процессы компании. Другими словами, внедрение системы должно не помешать основному процессу, засчет привнесения в него новшеств, а наоборот, улучшить качество и скорость работы сотрудников.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать проекту внедрения системы автоматизации процессов деятельности предприятия.

Будет:

  • проект внедрения будет включать в себя специфику работы каждого сотрудника компании в процессе его работы;

  • проект внедрения будет включать в себя функции взаимодействия с заказчиком проектов;

  • проект внедрения будет предназначен в первую очередь для удобства проверки выполнения работ сотрудников руководством компании;

  • проект будет соответствовать всем заявленным требованиям к системе;

Не будет:

  • проект внедрения не предусматривает использование системы для непосредственной разработки программного продукта, т.е. система не предусматривает выполнение процесса разработки продукта, а сопровождает и планирует проект;

  • проект внедрения не гарантирует моментальное улучшение производства;

Основная функция предметной области – организация единой виртуальной среды взаимодействия сотрудников и руководства компании ООО «REHAU» и ее заказчиков по вопросам планирования, производства и реализации, т.е. автоматизация деятельности компании в процессе их деятельности. Структура рабочего процесса до реализации управленческого решения по внедрению системы автоматизации процессов деятельности предприятия, выполненная в нотации Eepc представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Модель рабочего процесса ОО «REHAU»

Основными данными моделируемого бизнес-процесса можно считать:

  • поставленные задачи в рамках проекта;

  • личные данные сотрудников компании;

  • время выполнения задач;

  • формируемые отчеты;

  • диалоговые сообщения между сотрудниками и заказчиками;

  • данные о проектах.

Безусловно, при реализации решения по автоматизации процессов деятельности предприятия существуют определенные риски, которые необходимо учесть и минимизировать для эффективной работы. Основные риски, которые могут возникнуть при реализации решения, следующие:

  1. Отсутствие мотивации использования системы у сотрудников.

  2. Минимальные знания ПК у сотрудников.

  3. Дополнительные расходы на обучение сотрудников.

  4. Дополнительные расходы на зарплату нового сотрудника, который будет заниматься администрированием системы.

  5. Дополнительные расходы на оборудование.

  6. Долгий срок окупаемости внедряемого решения.

1.3 Анализ существующих ИТ-решений по управлению проектами и персоналом.

Перед тем, как принять решение о внедрении системы «Битрикс24», было проведено обследование существующих похожих проектных решений. Существует большое количество таких вариантов систем как отечественного производства, так и зарубежного. Рассмотрим системы российского производства, которые наибольшим образом могут конкурировать с «Битрикс24».

Instant Business Network — это удобный веб-портал для управления проектами и совместной работы сотрудников компании над общими задачами, процессами, документами.

Решение заметно повышает эффективность труда, упорядочивает ежедневную работу и значительно сокращает затраты и время на рутинные бизнес-процессы. Включает модули управления проектами, управления процессами и согласования документов, управления инцидентами (helpdesk). Система управления проектами (СУП) включает в себя простые и удобные инструменты для ведения проектов. Модуль проектного управления (IBN Project Management) является частью программного продукта IBN и позволяет автоматизировать проектную работу компании. IBN Project Management включает все необходимы инструменты планирования и управления проектами и уникальные средства обмена данными проектов с MS Project [4].

Мегаплан – облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы — наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед [5].

Webasyst — это CMS нового поколения, которая объединяет в себе систему для создания сайтов и интернет-магазинов с корпоративным интранетом, CRM и возможностью разрабатывать свои собственные приложения. Фреймворк Webasyst — это бесплатный PHP-фреймворк для создания сайтов (CMS) и разработки многопользовательских веб-приложений для командной работы (интранета). Webasyst предоставляет готовые инструменты для авторизации пользователей, регулирования прав доступа, маршрутизации, CSS-инструментарий для быстрого создания удобных и приятных веб-интерфейсов [6].

Webasyst предоставляет гибкие инструменты для настройки прав доступа к приложениям (и их данным) для пользователей и групп пользователей. Разработчику приложения необходимо лишь объявить элемент настройки прав доступа и затем проверять его значение в своем коде [6].

Teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести дела и задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу клиентов, обсуждать любые объекты, организовать документооборот, настроить орг. структуру и многое другое [7].

Решение teamtools позволяет реализовать следующие задачи: управление контактами, история взаимодействия с клиентами, контрагентами, ведение задач и проектов по клиентам, контрагентам, автоматизация документооборота, планирование совместных мероприятий [8].

ПланФикс – это система управления коллективной работой. Он помогает организовать совместную работу людей и управлять ею. С помощью ПланФикса вы можете ставить задачи сотрудникам, общаться с клиентами, работать над проектами, распределять и отслеживать заявки — и многое другое.

ПланФикс одинаково хорошо подходит для бизнеса и некоммерческих организаций, общественных объединений или любой другой группы людей, работающих над общим делом [9].

Клиенты используют ПланФикс как CRM, диспетчерскую и систему техподдержки, управляют с его помощью компанией, раздавая и контролируя поручения, ведут проектную деятельность, учет ресурсов и финансовое планирование и тому подобное.

В таблице 1 представлено сравнение программных продуктов по различным критериям. По данной таблице можно ознакомится с имеющимися возможностями программ и ценами на них.

Таблица 1 - Сравнительная таблица аналогов системы Битрикс 24

Критерий

Webasyst

IBN

Teamtools

Worksection

ПланФикс

Битрикс24

Объем функционала системы

+

+

-

+

+

+

Скорость работы

+

+

-

+

+

+

Дизайн

+

-

-

+

+

+

Подключениеклиентов в систему

+

+

-

+

+

+

Объединениесотрудников в группы

+

+

+

+

+

+

Система оповещенийпо e-mail

+

+

+

+

+

+

Разграничениедоступа к проектам

+

+

+

+

+

+

Наличие сущности"Задача"

+

+

+

+

+

+

Вложенность задач

-

+

-

+

+

+

Возможность указатьточное время выполнения

+

+

+

+

+

+

Статусы состояниязадач

+

+

+

+

+

+

Шаблоны задач

-

-

-

-

-

+

Оповещение оназначенной задаче

-

+

+

+

+

+

Учет рабочеговремени (Тайм-трекинг)

-

+

-

+

+

+

Загрузка файлов

+

+

+

+

+

+

Привязка файловк задачам

+

+

+

+

+

+

Блоги сотрудников

-

-

-

-

-

-

Наличие полностьюбесплатной версии

-

-

-

-

-

-

Стоимость в месяц (для моих условий)

$50

$30

$20

$66

$19

$77

Бесплатный тестовыйпериод (для всех версий)

не ограничен

2 неделя

1 месяц

1 месяц

не ограничен

не ограничен для 12 рабочих мест

Проанализировав и сравнив вышеперечисленные программные средства можно сделать вывод о том, что по главному критерию цена и бесплатный тестовый режим наиболее выигрышны системы ПланФикс, Teamtools и IBN. Но по функционалу они значительно проигрывают системам Webasyst и Битрикс. Также важную роль имел критерий русскоязычный интерфейс, обучающие материалы и легкость в освоении.

Выводы по главе 1

В заключение к первой главе можно сказать, что, безусловно, автоматизировать процессы деятельности предприятия необходимо для компании ООО «REHAU», так как это значительно упростит контроль выполнения работы сотрудников руководством. Сотрудники компании смогут общаться в единой электронной среде, что позволит сократить время, которое отводиться для перемещений между отделами. Также улучшится документооборот между сотрудниками и отделами компании.

По данным сравнительной характеристики средств, которые подходили по требованиям заказчика основными системами являются ПланФикс, Webasyst и Битрикс24. ПланФик привлекателен прежде всего по своей цене, но отставал по функционалу и репутации использования. Webasyst привлекателен по функционалу и цене, но он значительно сложен в освоении.

В итоге, было принято решение по внедрению системы Битрикс24. Не смотря на высокую цену, функционал системы, репутация использования и простота в освоении позволили выделить данную систему среди других.

2. Разработка проектных решений по внедрению корпоративной системы в соответствии с бизнес-процессами компании

2.1 Формирование общих требований к системе

Основой для формирования общих требований будет служить документ «Спецификация требований к ПО», так как этот документ позволит показать какие функциональные и нефункциональные требования должна выполнять система, внедряемая в компанию.

1.1. Назначение. Этот документ описывает функциональные и нефункциональные требования к внедряемой системе управления персоналом и взаимодействия с клиентами, для компании «REHAU».

1.2. Предполагаемая аудитория. Этот документ предназначен для групп системных аналитиков и программистов для создания ТЗ, системного и детального анализа имеющихся программных продуктов и выборе из них оптимального варианта.

2. Общее описание

2.1. Общий взгляд на продукт.

Система Битрикс24 – это программный продукт, который направлен на ведение бизнес-процессов компании, а именно управление задачами бизнеса и контроль их выполнения. Система также выполняет функции управления персоналом и взаимодействия с клиентами.

2.2. Классы и характеристики пользователей

Пользователями являются сотрудники компании ООО «REHAU». Состав пользователей определяется руководством компании, заданными задачами и бизнес-процессами, действующих проектов. Основные пользователи внедряемой системы делятся на 4 класса. Данные классы и их описание представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Пользователи системы Битрикс24

Класс пользователей

Описание

Директор компании (привилегированный)

Директор компании ООО «REHAU», который занимается отслеживанием выполнения задач сотрудников с помощью системы, выдает необходимые рекомендации по выполнению задач и является косвенным администратором системы.

Менеджер (привилегированный)

Сотрудник компании ООО «REHAU», который отвечает за выполнение и постановку задач рядовым сотрудникам. В системе менеджер ставит задачи, сроки выполнения этих задач, контролирует выполнение, распределяет роли выполнения задач.

Рядовой сотрудник (относится ко всем сотрудникам компании)

Сотрудник компании ООО «REHAU», который выполняет основные задачи компании по производству, реализации, отгрузки и контролю продукции. Сотрудник является главным пользователем системы Битрикс24. С помощью системы ему необходимо вести историю выполнения поставленных задач и все сопутствующие этому процессу функции. Также он может использовать систему для общения с другими сотрудниками и для ведения документооборота.

Системный администратор

Сотрудник компании ООО «REHAU», который выполняет администрирование системы Битрикс24.

От типа пользователя зависит используемый функционал системы. Привилегированным пользователям доступен полный перечень функционала. Остальным пользователям доступ и функционал назначается в зависимости от бизнес-процессов и обязанностей пользователя.

2.3. Операционная среда

Операционная среда - 1. Вэб-сайт должен осуществлять доступ зарегистрированных пользователей через корпоративную сеть интранет и авторизированных пользователей через Internet.

Операционная среда – 2. Система Битрикс24 должна бесперебойно работать при наличии Интернета в Интернет-браузерах: Microsoft Internet Explorer версии 9.0 и выше, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera.

Операционная среда – 3. Система Битрикс24 работает в любой операционной среде: MS Windows, Mac OS, Linux, Ubuntu – при наличии Интернета.

Операционная среда – 4. Сервер системы Битрикс24 находится у компании разработчика, так как система имеет облачный тип построения.

2.4. Ограничения дизайна и реализации

Ограничения дизайна и реализации – 1. Дизайн системы Битрикс24 стандартный, выполненный разработчиком.

Ограничения дизайна и реализации – 2. Функции системы зависят от приобретенного пакета системы Битрикс24.

Ограничения дизайна и реализации – 3. Настройка функций в системе Битрикс24 производится под определенные бизнес-процессы организации.

2.5. Документация для пользователей

Документация для пользователей – 1. Компания разработчика системы Битрикс24 должна предоставить обучающие материалы либо обещающие ролики (вэбинары), а также «руководство пользователя» для подготовки пользователей к эффективному использованию системы.

Документация для пользователей – 2. При первом доступе пользователя к системе и далее по требованию пользователя система должна содержать справочную информацию пользователя по перемещению и использованию.

3. Функции системы

Основные функции системы распределены между пользователями: директор компании, менеджер, системный администратор и группы пользователей – рядовые сотрудники (все сотрудники компании «REHAU»).

Для каждого пользователя перечислим варианты использования, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Варианты использования системы пользователями

Действующее лицо (актер)

Вариант использования (прецедент)

Директор

  1. Авторизация.

  2. Регистрация.

  3. Комментирование задач.

  4. Общение между сотрудниками.

Менеджер

  1. Авторизация.

  2. Регистрация.

  3. Постановка задач

  4. Комментирование задач.

  5. Общение между сотрудниками.

  6. Использование доски задач Scrumban.

Рядовой сотрудник

  1. Авторизация.

  2. Регистрация.

  3. Общение между сотрудниками.

  4. Использование доски задач Scrumban.

  5. Отметка времени выполнения задач.

  6. Ведение истории выполнения задач.

Системный администратор

  1. Авторизация.

  2. Регистрация.

  3. Общение между сотрудниками.

  4. Использование доски задач Scrumban.

  5. Ведение истории выполнения задач.

Диаграмма вариантов использования, которая показывает, какими основными функциями пользуется тот или мной пользователь представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Диаграмма вариантов использования

4. Требования к внешнему интерфейсу

4.1. Интерфейсы пользователя

Интерфейс пользователя – 1. Система Битрикс24 должна иметь справочную информацию для каждого раздела и функции, которые будут использовать сотрудники.

Интерфейс пользователя – 2. Каждый пользователь должен иметь возможность настраивать личный кабинет по своему предпочтению (за исключением требований начальства).

Интерфейс пользователя – 3. Рядовой сотрудник не имеет доступа к администрированию системы. Только сотрудник, имеющий статус администратора имеет возможность настройки функций системы и доступ к коду системы.

4.2. Интерфейсы оборудования

Интерфейсы оборудования не выявлены.

4.3. Программные интерфейсы

Программные интерфейсы – 1.1. Система должна отображать статус пользователя (в сети/не в сети) для всех остальных пользователей.

Программные интерфейсы – 1.2. Вэб-сайт должен запрашивать у пользователя авторизацию (регистрацию) при намерении пользователя использовать систему.

Программные интерфейсы -1.3. Система должна иметь возможность восстановления пароля для пользователя при неправильном его вводе.

Программные интерфейсы -1.4. Изменения по задачам, времени и другим функциям в системе должны быть видны каждому пользователю.

4.4. Интерфейсы передачи информации

Интерфейсы передачи информации – 1. Система должна иметь возможность общения между сотрудниками путем общего чата, приватных страниц, видеоконференций.

Интерфейсы передачи информации – 2. Система должна иметь возможность передачи файлов и документов между сотрудниками.

Интерфейсы передачи информации – 3. Система должна передавать данные о регистрации на e-mail пользователя (подтверждение регистрации).

5. Другие нефункциональные требования

5.1. Требования к производительности

Требования к производительности – 1. Система должна обслуживать не менее 50 пользователей постоянно, т.е. не зависимо от времени и дня.

Требования к производительности - 2. Все разделы должны подгружаться в течении 3-5 сек. при хорошей скорости Интернета.

Требования к производительности – 3. Все изменения, вносимые в разделы должны обновляться у всех пользователей в течение 5-10 сек. при хорошей скорости Интернета.

Требования к производительности – 4. Сообщения, отправляемые пользователями как в общем чате, так и в приватных чатах, должны появляться в системе не дольше чем через 5 сек. при хорошей скорости Интернета.

5.2. Требования к охране труда

Требования к охране труда – 1. Определены внутрикорпоративным стандартом на этот вид деятельности.

Требования к охране труда – 2. Определены санитарно-гигиеническими нормами работы с вычислительной техникой и коммуникационным оборудованием.

5.3. Требования к безопасности

Требования к безопасности – 1. Пользователи обязаны регистрироваться при входе в систему для выполнения любых операций.

Требования к безопасности – 2. Только пользователь со статусом «администратор» может вносить изменения в систему.

Требования к безопасности – 3. Только приглашенные через электронную почну администратором пользователи могут пользоваться системой.

Требования к безопасности – 4. Только авторизированные пользователи могут пользоваться системой.

5.4. Атрибуты качества

Доступность – 1. Вэб-сайт должен быть доступен пользователям системы в любое время при наличии Интернета.

Надежность – 1. Если система выдает критичные ошибки в работе или полностью перестает работать, должна быть обеспечена возможность связи с технической поддержкой компании разработчика.

2.2 Анализ внедряемой системы корпоративной системы «Битрикс24» в ООО «REHAU»

Битрикс 24 - это первый российский SaaS-сервис (облачный сервис), в котором объединены классические рабочие инструменты для организации рабочего процесса компании и социального формата коммуникаций между сотрудниками. Битрикс 24 является системой управления корпоративными порталами, которую реализовала компания «1С-Битрикс» [1].

«Битрикс24» активно задействует самоорганизацию: сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, принимать их от руководителя, делегировать своим подчиненным. Инструменты управления задачами и проектами позволяют учитывать затраты времени и других ресурсов на выполнение задач в рамках проекта. Задачи интегрированы с календарями, так что вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить. С задачами можно работать в Экстранете вместе с вашими партнерами и клиентами [1].

«Битрикс24» – это единая точка доступа к классическим рабочим инструментам. Основными функциями корпоративной системы являются:

  • постановка задач перед сотрудниками. Контроль их выполнения с помощью диаграммы Ганта;

  • использование файлового хранилища. На бесплатном тарифе возможно получение до 5 ГБ.

  • общение сотрудников при помощи мгновенных сообщений в форме диалога и приватных конференций;

  • совместная работа над документами;

  • использование календарей и графиков планирования;

  • учет рабочего времени сотрудников;

  • проведение и планирование совещаний;

  • организация прав доступа к разделам сотрудников;

  • возможность работы с коммуникатора или телефона;

  • возможность использования CRM сервиса для работы с клиентами компании;

  • работа с документами: просмотр, передача и хранение.

Для того, чтобы определится с принципом работы корпоративной системы «Битрикс 24» опишем некоторые из основных функциональных возможностей системы.

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта. Глядя на диаграмму, можно определится с тем, сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены.

В системе реализовано большое количество возможностей оценивания и проверки работы сотрудников: возможность оценки работы с задачами, просмотр отчетов по времени, которое каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, а также сколько задач в работе, сколько завершено и т.д. Все данные можно получить за месяц, неделю, год или за любой другой период. Отчет по эффективности позволит быстро определить, насколько результативно работает каждый сотрудник, отдел и вся компания. Все отчеты можно выгрузить в Excel.

В системе существует конструктор отчетов, с помощью которого сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам.

CRM (Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM служит для учета потенциальных и текущих клиентов, журналистов и партнеров. В «Битрикс24» CRM позволяет вести базу контактов и компаний, с которыми вы сотрудничаете, и фиксировать все события (например, звонки, письма, встречи), связанные с этой компанией, планировать свою деятельность по продажам, строить «воронку продаж».

Система «Битрикс 24» позволяет сотрудникам удобно и эффективно общаться между собой, не используя при этом дополнительный программ для общения. Общение может вестись с помощью диалогового раздела, который доступен всем подключенным сотрудникам, с помощью системы комментариев для каждой отдельной задачи или группы задач. Реализована возможность проведения видео конференций.

Одним из больших преимуществ системы «Битрикс 24» – это наличие мобильной версии. Использование обильной версии позволяет находится в рабочем процессе компании, не находясь при этом в офисе. Версия работает при наличии Интернета и имеет практически полный перечень функционала, что и в компьютерной версии.

Таким образом, можно отметить, что корпоративная система «Битрикс 24» – это очень удобный сервис для организации рабочего процесса компании. Он эффективен тем, что позволяет руководству удобно и оперативно вести проверку работы сотрудников, а сотрудникам грамотно организовывать свое рабочее время.

2.3 Анализ готовности ИТ-инфраструктуры для внедрения системы

Многие компании, в настоящее время, достигли соответствующего уровня зрелости (3 и высший), для того чтобы применять в своей деятельности комплексную систему (корпоративную ИС), но кроме повышения уровня организационной зрелости, зрелости БП и ИТ-зрелости персонала, необходимо обеспечить хотя бы второй уровень зрелости ИТ- инфраструктуры данной организации. Компания ООО «REHAU» как раз и относится к таким компаниям, поэтому необходимо провести подготовку для внедрения системы Битрикс 24.

Имея некоторые вводные данные, мы сможем представить инфраструктуру данной компании. Такими данными является организационная структура предприятия, её техническое и программное оснащение.

Основные должности в компании:

  1. Директор компании, а в нашем случае, филиала.

  2. Системный администратор.

  3. Бухгалтер.

  4. Проектировщик.

  5. Группа менеджеров.

  6. Рабочие (устанавливающие окна).

  7. Водители (водители автотранспорта, перевозят рабочих до мест установки).

Под ИТ-инфраструктурой организации понимается вся совокупность имеющихся в ней сервисов и систем, технических и программных средств, данных, автоматизированных процессов. ИТ-инфраструктура организации – это не просто набор ИТ-решений, случайным образом собранных в одном месте. Она представляет собой крупную (на порядки превосходящую масштабом каждую из своих частей) систему (механизм), обеспечивающую деятельность организации в целом. Как любую систему, ее необходимо целенаправленно проектировать и правильно эксплуатировать. В нашем случае мы её проектируем для дальнейшего анализа и выбора программного средства, необходимого для внедрения в компанию.

Визуализированная модель ИТ-инфраструктура предприятия ООО «REHAU» представлена на рисунке 4. Подробное описание ИТ-инфраструктуры компании представлено в приложении Б.

Рисунок 4 - Модель ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Рабочие и водители не нуждаются в информатизации и автоматизации поэтому на весь их отдел выделен только один ноутбук, для ведения отчетности по расходу бензина, пробегу рабочего автотранспорта, и его состояния.

Для менеджеров установлены АРМ среднего класса, они не очень мощные, но необходимый функционал выполняют без задержек и подвисаний, что позволяет экономить время и эффективно обрабатывать заявки клиентов. Естественно постановка задач для рабочих и учет клиентов ведется в режиме реального времени, потому весь отдел подключен к сети интернет и базе данных.

Наиболее мощный АРМ используется системным администратором, так как ему необходимо поддерживать и следить за работой базы данных и сервера, поддерживающего базу.

После определения необходимой ИТ-инфраструктуры для проведения работ по внедрению системы «Битрикс 24» и дальнейшего ее использования можно преступить к непосредственному внедрению.

2.4 План мероприятий по внедрению системы и построение плана-графика

После проведения всех необходимых обследований, можно преступить к внедрению системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU». Внедрение корпоративного портала будет происходить на трёх уровнях:

  • Техническом – внедрение как процесс настройки веб-сервера;

  • Технологическом – внедрение в технологические процессы;

  • Организационном – внедрение "в головы" людей и корпоративную культуру.

На техническом уровне внедрения достаточно «железного» и «людского квалифицированного» ресурса для решения задачи установки, настройки и производительной работы сервера, на котором будет работать корпоративный портал в случае размещения портала на собственной площадке. Или достаточного финансового ресурса, чтобы разместиться "на стороне" либо в "облаке" сервиса Битрикс24.

Этот уровень внедрения очевидный, достаточно простой и малозатратный. Велика вероятность того, что не потребуется приобретение дополнительного оборудования (у серьёзных компаний есть собственные сервера). Затраты могут быть только временные (если проект реализуется силами собственного IT-отдела), либо финансовые (если проект реализует подрядчик). Если есть потребность в доработке нештатного функционала, то нужно не забывать, что развернуть портал и произвести стандартные настройки штатного функционала займет около 20-40 часов, а доработки могут уйти далеко за 100 часов.

На технологическом уровне внедрения происходит внедрение инструментов портала в технологические процессы предприятия. Данный уровень сложен тем, что предстоит как подстройка инструментов портала под процессы компании, так и подстройка процессов под инструменты портала, если их нельзя настроить для работы по существовавшему методу.

В зависимости от типов клиентов сложность этого уровня внедрения может быть различной. Если в компании выстроены бизнес-процессы, то придется только подстраиваться и дорабатывать. Если не выстроены, то лучше сразу выстраивать в соответствии с особенностями корпоративного портала.

На организационном уровне внедрения проводят подготовительные работы к полной эксплуатации системы. Данный процесс сложен тем, что никаких финансов не хватит на замену всего коллектива компании на тех, кто и дело знает и с корпоративным порталом умеет работать. Сотрудников придется приучать работать с новым программным обеспечением. И с учетом особенностей российского менталитета – нежелания ничего менять – можно предположить, что этот уровень внедрения будет чуть ли не самым трудным.

Для того чтобы построить план-график внедрения системы «Битрикс 24» необходимо выделить основные этапы внедрения, рекомендованные компанией 1С. Основными этапами являются:

  1. Анализ потребностей. Составление брифа, выявляющего все потребности организации, базовые цели, критерии и так далее. Опрос сотрудников и руководства компании с целью выяснения ожидаемых сценариев использования портала.

  2. Составление ТЗ на внедрение, с указанием сроков, ресурсов.

  3. Техническое решение. Решение проблем с сервером, его настройкой, установкой ПО и его отладкой для запуска. Интеграция пользователей из систем учёта (1С Предприятие, LDAP).

  4. Подготовительные работы. Составление инновационной группы пользователей или выбор пилотного отдела, создание плана работы для них, обучение, наполнение контентом, выработка поэтапного плана внедрения портала. Выбор первоначальных целей и отработка тактики по их внедрению.Оценка насколько готов производственный контент к переносу его на портал. Какой контент нужно ещё создать, какие ресурсы может выделить компания для этой деятельности.

  5. Старт проекта. Анонсирование портала в организации, достижение первичных целей.

  6. Обучение. Сформировать план обучения инструментам портала сотрудников. Первая группа - пилотный отдел или инновационная группа. Обучение первичным инструментам: ЖЛ, мессенджер, календарь, задачи, провести по отделам в рабочее время. (Ответственный). В дальнейшем обучение проводить по мере ввода инструментов портала.

На рисунке 6 представлен план-график внедрения системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU» выполненный в программном средстве MS Project.

Рисунок 5 - План-график по внедрению системы «Битрикс 24»

Составленный план-график одобрен руководством исполнителя проекта внедрения и заказчика системы. Этапы выполнения работ по внедрению практически в полной мере соответствуют технологии внедрения 1С и рекомендациям компании разработчика «1С:Битрикс».

Выводы по главе 2

В главе 2 были затронуты основные вопросы, позволяющие эффективно выполнить проект внедрения системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU».

В данной главе сформированы основные требования к внедряемой корпоративной системе. Описана система «Битрикс 24» для полного понимания того, с каким продуктом предстоит работать пользователям. Рассмотрена инфраструктура компании ООО «REHAU» и ее готовность к системе. В итоге сформирован план-график работ по внедрению системы «Битрикс 24».

Заключение

Для того, чтобы эффективно вести бизнес, необходимо не только быть хорошим предпринимателем, но стараться максимально улучшить и упростить свой бизнес. В век развитых технологий, возможность автоматизировать свою компанию становиться все более доступной с учетом того, что существуют даже программные продукты, находящиеся в свободном доступе.

Одним из наиболее правильных решений по улучшению своего бизнеса является внедрение системы управления бизнес-процессами компании. К такому решению пришла и компания по созданию окон и мебельной продукции ООО «REHAU». После проведения необходимых исследований и выявления потребностей и возможностей компании, среди обильного выбора доступных программных средств, таких как Webasyst, IBN, ПланФикс и других, было принято решение о внедрении корпоративной системы «Битрикс 24».

В конечном итоге, в данной курсовой работе были описаны основные положения, которые позволят написать грамотное техническое задание на внедрение корпоративной системы управления бизнес-процессами компании «Битрикс 24» для компании ООО «REHAU».

Список используемой литературы
  1. Официальный сайт системы управления проектами «Битрикс24». [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.bitrix24.ru/.

  2. Официальный сайт системы управления проектами «Мегаплан». [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://megaplan.ru.

  3. Официальный сайт разработчика IBN «GitHub». Раздел «IBN». [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://github.com/InstantBusinessNetwork/IBN.

  4. Официальный сайт системы управления проектами «Webasyst». [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.webasyst.ru/.

  5. Официальный сайт системы управления проектами «Teamtools». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.teamtools.ru/.

  6. Официальный сайт системы управления проектами «ПланФикс». [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://planfix.ru/.

  7. ГОСТ 34.602 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

  8. РД 50-34.698-90 «Методические указания. Автоматизированные системы требования к содержанию документов».

  9. Сильвестрова О.В., Новикова Т.Б. Развитие технической инфраструктуры ЛПУ // Современные научные исследования и инновации. 2013. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://web.snauka.ru/issues/2013/03/22907.

  10. Официальный сайт компании ООО «REHAU». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.rehau.com/ru-ru/.

  11. Официальный сайт вэб-студии ООО «Факт». [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://studiofact.ru/.

  12. Соколова А.А., Новикова Т.Б. Моделирование бизнес-процесса «Ипотечная сделка купли-продажи недвижимости» с использованием методологии ARIS// Электронный научно-практический журнал «Гуманитарные научные исследования». 2014. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://human.snauka.ru/2015/04/10402.

  13. «Скрам Гайд» - исчерпывающее руководство по Скраму: правила игры. 2014 Scrum.Org and ScrumInc.

  14. Соколова А.А. Разработка системы управления процессом создания программного продукта. // Современные информационные технологии и ИТ-образование. Научный журнал. 2015.

  15. Новикова Т.Б., Соколова А.А., Кириллов Д.В. Обзор ИТ-решений по управлению процессом разработки программного продукта. // Международная научно-практическая конференция «Информационные технологии в образовании XXI века». 2015.

  16. Кириллов Д.В. Применение сетевых технологий планирования и контроля в управлении проектами. // Научно-практический журнал «Современные научные исследования и инновации». 2015.

  17. Арефьева Е.С., Соколова А.А., Абдрахманов Д.В. Внедрение системы «Интеллектуальный склад» на ЗАО «Магнитогорский комбинат хлебопродуктов - Ситно». // Российской научной конференции «Интеллектуальные системы в информационном противоборстве». 2015.

  18. Национальный открытый университет «ИНТУИТ». Статья на тему «Внедрение ИС». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.intuit.ru/studies/courses/1055/271/lecture/6880?page=6.

  19. Махмутова М.В. Интеграция традиционной и дистанционной технологий обучения в образовательной среде подготовки специалиста в университете / Электротехнические системы и комплексы. 2015. № 1 (26).

  20. Махмутова М.В., Васильев М.В. Моделирование решений по внедрению системы службы поддержки пользователей для компании «БАТ Россия» г. Магнитогорск / В сборнике: Современные инновации в науке и технике / Сборник научных трудов 4-ой Международной научно-практической конференции: в 4-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. 2014.

  21. Махмутова М.В., Давлеткиреева Л.З. Инновационный подход к технологии подготовки ИТ-специалиста в университете / Вестник Московского университета. Серия 20: Педагогическое образование. 2013. № 2.

  22. Махмутова М.В., Махмутов Г.Р. Создание схемы данных для сервера Oracle с помощью Allfusion Erwin Data Modeler / Научные труды SWorld. 2010. Т. 3. № 2.

  23. Махмутова М.В., Махмутов Р.Р. Разработка проектных решений по внедрению системы управления взаимоотношениями с клиентами VTIGER CRM | В сборнике: Современные инновации в науке и технике / Сборник научных трудов 4-ой Международной научно-практической конференции: в 4-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. 2014.

  24. Петеляк В.Е., Новикова Т.Б., Масленникова О.Е., Махмутова М.В., Агдавлетова А.М. Data Flow Diagramming: особенности построения моделей описания управления потоками данных в организационных системах / В.Е. Петеляк, Т.Б. Новикова, О.Е. Масленникова, М.В. Махмутова, А.М. Агдавлетова. – Фундаментальные исследования, №8 (часть 2), 2015.

  25. Курзаева Л.В., Новикова Т.Б., Давлеткиреева Л.З., Назарова О.Б., Белоусова И.Д.. Совершенствование методики построения моделей событийно-управляемого процесса для постановки задач управления в социальных и экономических системах / Л.В. Курзаева, Т.Б. Новикова, Л.З. Давлеткиреева, О.Б. Назарова, И.Д. Белоусова. - Фундаментальные исследования, №8 (часть 2), 2015.

Приложение А: ТЗ на внедрение корпоративной системы «Битрикс24»

Утверждаю

Разработчик

_____________ Д. В. Кириллов

«___» _____________ 2015 г.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

На внедрение корпоративной системы для организации

рабочего процесса ООО «REHAU»

Битрикс 24

2015 г.

Оглавление

1.Общие сведения 39

1.1 Полное наименование системы 39

1.2 Наименование предприятий разработчика и заказчика системы и их реквизиты 39

1.3 Основания для внедрения системы 39

1.4 Плановые сроки начала и окончания работ 39

1.5 Порядок финансирования 39

1.6 Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ 39

1.7 К составу отчетной документации относятся следующие документы: 39

2. Назначение, функции и цель внедрения АИС 40

2.1 Назначение системы 40

2.2 Цель внедрения системы 40

2.3 Основные функции системы 40

3. Характеристика объекта автоматизации 41

3.1 Основная цель 41

3.2 Предметная область 41

4. Требования к системе 41

4.1 Общие требования 41

4.2 Требования к функциям системы 45

4.3 Требования к видам обеспечения 46

5. Состав и содержание работ по внедрению системы 48

6. Порядок контроля и приемки 48

7. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие 49

8. Источники разработки 49

Список сокращений 50

1.Общие сведения 1.1 Полное наименование системы

Корпоративная система для организации рабочего процесса «Битрикс 24».

1.2 Наименование предприятий разработчика и заказчика системы и их реквизиты

Заказчик: ООО «REHAU»

Коды предприятия:

http://www.rehau.com/ru-ru/

ИНН 2351689001, КПП 235168900, ОГРН 1027700310582

Юридический и почтовый адрес:

Россия, 115088, г. Москва, ул. Угрешская д. 2 стр. 15

Банковские реквизиты:

Р/с 40702351689001103289

БИК 001103289

К/с 00110328900110328949

тел. +7 495 663-33-88

факс +7 495 663-33-99

Исполнитель: Студент 4-го курса ИЭиАС, направления Прикладная информатика Кириллов Дмитрий Викторович.

1.3 Основания для внедрения системы

Корпоративная система для организации рабочего процесса «Битрикс 24» внедряется с помощью компании ООО «ФАКТ» на основании решения, принятого руководством предприятия ООО «REHAU».

1.4 Плановые сроки начала и окончания работ

Начало с 17.12.2015 г. по 9.02.2016 г. На основе плана-графика внедрения корпоративной системы для организации рабочего процесса «Битрикс 24».

1.5 Порядок финансирования

Финансирование работ по внедрению корпоративной системы производится за счет собственных средств ООО «REHAU».

1.6 Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» производится в соответствии регламентом проведения мероприятий по внедрению системы, который предлагается компанией разработчиком 1С. Все мероприятия оформлены в виде плана-графика работ по внедрению системы и утверждены заказчиком.

1.7 К составу отчетной документации относятся следующие документы:
  • Техническое задание, выполненное в соответствии с ГОСТ 34.602-89.

  • Руководство пользователя системы «Битрикс 24».

  • Спецификация требований к системе «Битрикс 24»

2. Назначение, функции и цель внедрения АИС 2.1 Назначение системы

Назначение корпоративной системы «Битрикс 24» представлено в двух основных направлениях:

  • автоматизированная организация рабочего процесса;

  • организация удобного обмена информацией между сотрудниками.

2.2 Цель внедрения системы

Основной целью внедрения корпоративной системы «Битрикс 24» является автоматизация деятельности компании ООО «REHAU», что обеспечивает:

  • повышение эффективности работы сотрудников;

  • упрощение процесса контроля руководством за деятельностью сотрудников компании;

  • увеличение количества выполненных проектов;

  • уменьшение времени на планирование рабочего процесса;

  • упрощение процесса обмена информацией между сотрудниками.

2.3 Основные функции системы

Функции корпоративной системы «Битрикс 24», которые будут использовать руководство и сотрудники в процессе организации рабочего процесса компании «REHAU» следующие:

  • постановка задач сотрудникам;

  • привязка сотрудников к конкретной задаче;

  • ведение графика выполнения задач;

  • отслеживание времени выполнения задач;

  • комментирование задач;

  • общение между сотрудниками в чате, через видеоконференции и в приватных конференциях;

  • обмен документами;

  • доступ к системе в режиме онлайн, через облачный вэб-сервис.

Также при подключении дополнительных сервисов Битрикс, которое планируется осуществить попутно внедрению, возможно расширение функционала засчет появления таких функций как:

  • пользование доской задач на основе методологий Scrum и Kanban;

  • подключение клиентов в систему;

  • взаимодействие с клиентами с помощью сервиса Битрикс CRM;

  • использование мобильной версии системы для непрерывного действия рабочего процесса, в случае отсутствия руководства или сотрудника на рабочем месте;

  • осуществление звонков на стационарные и мобильные телефоны;

  • поддерживать оповещение для каждого пользователя в отдельности на e-mail, и создание задач и сообщений через e-mail;

  • работа с документами в Google Docs, MS Office Online и на компьютере;

  • использование календаря для планирования встреч и мероприятий;

  • использование не только облачного сервиса, но и, при надобности, коробочной версии системы, чтобы индивидуально настроить бизнес-логику, интерфейс, интегрировать с «1С:ЗУП».

3. Характеристика объекта автоматизации

Rehau – компания, специализирующаяся на разработке энергоэффективных систем для строительства, решений для индустрии и мебельной промышленности, а также автомобилестроения.

Внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» прежде всего обусловлено масштабами компании, которые насчитывают более 15 000 сотрудников и 170 представительств в 53 странах.

3.1 Основная цель

Основная цель деятельности компании ООО «REHAU» – получение прибыли засчет выполнения заказов по изготовлению окон и мебельной продукции.

3.2 Предметная область

Основным процессом предметной области – производство окон и мебельной продукции, который будет автоматизирован с помощью корпоративной системы «Битрикс 24» является контроль и организация работы сотрудников по выполняемым проектам.

4. Требования к системе 4.1 Общие требования

Требования к структуре и функционированию системы

Корпоративная система «Битрикс 24» представляет собой облачный сервис, которым возможно пользоваться в системе онлайн и который содержит в себе полный перечень функций, заявленных разработчиком.

  • БД системы должна хранить всю информацию о сотрудниках компании, поставленных задачах, диалогах и конференциях, должна хранить передаваемые документы;

  • система должна содержать механизм создания копии БД и механизм восстановления БД;

  • личные данные о сотрудниках заполняет каждый сотрудник самостоятельно в разделе «профиль»;

  • вход в систему осуществляется путем приглашения сотрудника руководством через e-mail и дальнейшей аутентификации;

  • все данные системы строго конфиденциальны.

Требования к численности и квалификации персонала

Пользователь – это сотрудник компании, которого включили в систему путем приглашения его через e-mail и который пользуется системой в процессе работы. Пользователями внедряемой корпоративной системы «Битрикс 24» являются сотрудники компании ООО «REHAU».

  • пользователями системы являются все сотрудники компании ООО «REHAU», не включая технический персонал;

  • каждый сотрудник должен уметь пользоваться ПК и непосредственно самой системой (для чего существует руководство пользователя);

  • для использования системы, каждый пользователь должен иметь персональный e-mail, через который он получит приглашение от руководства и который будет являться логином при аутентификации.

Требования к охране труда

  • определены внутрикорпоративным стандартом на этот вид деятельности;

  • определены санитарно-гигиеническими нормами работы с вычислительной техникой и коммуникационным оборудованием.

Требования к надежности системы

Надежность системы должна заключаться как в устойчивости к внешним воздействиям, связанным с человеческими факторами, так и к внутренним воздействиям операционной среды технического средства:

  • устойчивость к взлому системы, копированию данных, входа посторонних лиц в систему и к незаконному изменению данных и системы;

  • устойчивость оборудования к перепадам напряжения;

  • устойчивость БД системы;

  • устойчивость к одновременному использованию большого количества сотрудников тех или иных функций;

  • автоматическое сохранение данных.

Перечень аварийных ситуаций, по которым должны быть регламентированы требования к надежности, и значения соответствующих показателей:

  • непредвиденное отключение электроэнергии;

  • поломка серверного оборудования;

  • пожар;

  • затопление;

  • непредвиденное отключение Интернета.

Для обеспечения целостности, корректности и надежности данных, а также эффективности работы каждого пользователя система поддерживает следующие принципы:

  • корректность изменения информации – одновременное редактирование одних и тех же данных несколькими пользователями запрещено;

  • проверка предаваемой информации – при передаче данных (документов) идет проверка этих данных, а именно их формат;

  • последовательный ввод информации – при одновременной передаче данных к одному источнику, сохраняется последовательность передачи, исключая возможных задержек.

За сохранность и корректность данных в процессе их передачи, редактирования и хранения отвечает системный администратор компании.

Удаление ненужной информации производится сотрудниками компании, руководством или системным администратором в зависимости от типа удаляемой информации и доступности ее для удаления те или иным человеком. При удалении данных система несколько раз выдает сообщения для подтверждения совершаемых действий.

Все действия, производимые с данными, сохраняются в историю выполнения действий, которая обновляется и очищается системным администратором в соответствии с указаниями руководства.

Требования к безопасности системы

Информация, расположенная в системе, делится на 2 основные части:

  1. Информация, расположенная в облачном пространстве – рабочие данные, которые были загружены пользователями системы.

  2. Данные, расположенные на хостинге разработчика – все данные, которые связаны с заполнением соответствующих полей системы, задачами, бизнес процессами, личными кабинетами сотрудников и т.д.

В связи с этим, должен быть составлен договор о конфиденциальности информации, хранящейся на хостинге, который будет гарантировать сохранность данных.

Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы

  • система должна постоянно функционировать при наличии подключения к сети Интернет в любое время суток;

  • обслуживание системы осуществляет как системной администратор компании ООО «REHAU», так и компания разработчика системы «Битрикс 24».

Корпоративная система «Битрикс 24» является облачным сервисом, поэтому она не требует специальной установки на АРМ сотрудника компании ООО «REHAU». Система доступна пользователям компании по следующему адресу: https://ooorehau.bitrix24.ru/.

Основными мероприятиями по обслуживанию системы, осуществляемому системным администратором компании являются:

  • Диагностика сервера, как минимум 3 раза в неделю и при возникновении неполадок. При выявлении неполадок в работе системы системный администратор должен зарегистрировать факт возникновения неполадки. После этого должны быть устранены как неполадка, так и её причина. Кроме того, системный администратор должен реагировать на любые сообщения пользователей о возникновении неполадок в работе системы.

  • Разработано руководство по установке.

  • Все действия по администрированию выполняются по руководству системного администратора.

Требования к эргономике и технической эстетике

Для комфортной и эффективной работы в корпоративной системе «Битрикс 24» должны быть выполнены следующие требования:

  • мощности и быстродействия аппаратного обеспечения;

  • соответствия аппаратного обеспечения современному уровню (моральное устаревание оборудования ведёт к снижению комфортности работы на нём);

  • мощный, быстрый и бесперебойный Интернет.

Требования к интерфейсу пользователя

Система имеет дружественный пользовательский интерфейс, который поможет эффективно работать как опытному пользователю, так и начинающему. Это достигается засчет следующих особенностей интерфейса:

  • современный многооконный и многозадачный интерфейс – применён стандартный MDI-интерфейс, позволяющий работать одновременно с несколькими окнами, содержащими различные данные;

  • удобное расположение пользовательского интерфейса – все функциональные кнопки и поля расположены в удобных, легко видимых местах для быстрого перемещения в системе;

  • дизайн системы – дизайн системы выполнен в приятных пользователю цветах, каждое поле, кнопка, надпись выполнена в одинаковых стилях;

  • использование клавиатуры и «мыши» – основные элементы управления ориентированы на работу с «мышью» (к примеру, панель инструментов, полосы горизонтальной и вертикальной прокрутки, всплывающие меню) и продублированы «горячими» клавишами;

  • справочная информация – при возникновении вопросов по использованию тех или иных функций системы предусмотрена справочная информация с инструкциями по эксплуатации;

  • поиск информации – для удобного перемещения по системе и поиска необходимой информации предусмотрено поле ввода искомой информации по ключевым словам.

4.2 Требования к функциям системы

Таблица 1 – Функциональные требования

Название требования

Действие системы

  1. Учет. Внесение данных. Регистрация

  1. Система должна подтвердить, что сотрудник зарегистрирован в системе.

  1. Учет. Внесение данных. Регистрация. Нет

  1. Система отказывает в регистрации, если сотрудник не выполнил правил регистрации в системе или данный сотрудник не имеет прав доступа.

  1. Учет. Внесение данных

  1. Система должна позволять сотруднику бюро АСУ, зарегистрированному в системе, добавлять записи о заявках, редактировать уже имеющиеся, получать отчеты.

  1. Учет. Внесение данных. Заявки. Добавление

  1. Система должна предоставлять сотруднику отдела возможность добавлять новую запись.

  1. Учет. Внесение данных. Заявки. Редактирование

  1. Система должна предоставлять сотруднику отдела возможность редактирования нужной записи (своей заявки).

  1. Учет. Внесение данных. Заявки. Удаление.

  1. Система должна предоставлять сотруднику бюро АСУ возможность удаления ненужной записи.

  1. Учет. Внесение данных. Отчеты. Предварительный просмотр.

  1. Система должна предоставлять сотруднику отдела возможность предварительного просмотра отчетов.

  1. Учет. Внесение данных. Отчеты. Печать.

  1. Система должна предоставлять сотруднику отдела возможность вывода отчетов на печать.

4.3 Требования к видам обеспечения

Требования к техническому обеспечению

Важнейшим фактором, который необходимо учесть при внедрении системы, является соответствие потребностей в ресурсах имеющемуся на предприятии техническому обеспечению.

Таблица 3 – Минимальные технические требования к рабочим местам пользователей

Предназначение АРМ

Состав АРМ

Характеристики

АРМ для менеджерского состава

Моноблок MSI AE202-023RU клавиатура, мышь, телефон

Intel Celeron 1037U / RAM 4GB / HDD 500GB / DVD-RW / 19,5" HD LED / WiFi / WebCam /

АРМ директора

Моноблок Apple iMac , Телефон, Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r клавиатура, мышь,

Retina 5K 27" Core i5 3,5 ГГц, 8 ГБ, Fusion Drive 1 ТБ, AMD R9 M290X

АРМ Бухгалтера

Системный блок Dell Vostro 3900 , монитор Samsung S24E391HL, клавиатура, мышь, , Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r

Windows 8.1 SL 64 bit, Core i3-4170 3.7 ГГц, RAM 4 ГБ, HDD 500 ГБ

АРМ Системного администратора

Системный блок DNS Prestige XL 0805941, монитор Samsung S24E391HL клавиатура, мышь,

Ubuntu, Core i7 4790, 4000 МГц, RAM 16 Гб, HDD1 ТБ, AMD Radeon R9 270 2048 Мб

АРМ проектировщика

Моноблок Apple iMac 21.5 клавиатура, мышь,

Retina21.5"/1920x1080 пикс., Core i5 2.8ГГц / RAM 8Gb/ HDD 1TB/Iris6200

АРМ для водителей и рабочих

15.6" Ноутбук DEXP Atlas H164

15.6" 1920x1200, Core i7 4710MQ , 3500 МГц, RAM 16 Гб, GeForce 940M 2 Гб

Данное требование обеспечивается следующими характеристиками решения:

  • использование MS Windows в качестве платформы для функционирования сервера приложения системы;

  • использование PostgreSQL 9 в качестве системы управления базами данных;

  • использование любой из следующих браузеров в качестве среды функционирования клиентского приложения: Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari.

Требования к организационному обеспечению

Для организации эффективной работы с внедряемой корпоративной системой «Битрикс 24» необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

  • перед допуском пользователя к работе в системе необходимо обязательное прохождение им обучения, а также инструктажа;

  • в системе необходимо разграничить доступ каждого сотрудника к той или иной информации;

  • необходимо выслать приглашения для доступа в систему на персональный e-mail адрес сотрудника.

Все мероприятия проводятся согласно плану-графику внедрения корпоративной системы «Битрикс 24», который представлен в пункте 5 - Состав и содержание работ по внедрению системы.

Для комфортного обучения и дальнейшей работы сотрудников с системой разработано руководство пользователя (представлено в Приложении Е).

Требования к программному обеспечению

Программное обеспечение должно обладать следующими свойствами:

  • функциональная достаточность (полнота);

  • надежность (в том числе восстанавливаемость, наличие средств выявления ошибок);

  • адаптируемость;

  • модифицируемость;

  • модульность построения и удобство эксплуатации.

Платформа корпоративной системы «Битрикс 24» состоит из клиентской, облачной и серверной частей.

Серверная часть системы находится под руководством компании разработчика, администрирование которой также ведется сотрудниками компании 1С. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию. Облачное пространство администрирует компания ООО «REHAU». Размер облачного пространства зависит от приобретаемой версии системы «Битрикс 24». Данное пространство является непосредственно базой данных системы и позволяет хранить передаваемые и загружаемые данные.

Исходя из того, что система «Битрикс 24» представлена как облачный сервис для функционирования клиентского приложения возможно использование любого из следующих браузеров: Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari.

5. Состав и содержание работ по внедрению системы

Состав и содержание работ по внедрению системы отражены в план-графике на внедрение корпоративной системы «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU» представленном на рисунке 1.

Рисунок 6 - План-график по внедрению системы "Битрикс 24"

6. Порядок контроля и приемки

Регламентирован стандартом ГОСТ 19.301-79 и отражен в план-графике на внедрение корпоративной системы для организации рабочего процесса «Битрикс 24» в компании ООО «REHAU».

7. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Состав и содержание работ по вводу системы в действие рассмотрены в плане-графике на внедрение корпоративной системы управления бизнес-процессами компании «Битрикс 24».

Перед опытной эксплуатацией корпоративной системы управления бизнес-процессами компании «Битрикс 24» необходимо провести следующее:

  • добавить в систему роли пользователей, категории задач, процессы, и произвести их настройку;

  • добавить пользователей в систему, и приписать им ранее созданные роли.

К настройкам системы относятся:

Таблица 4 – Настройка системы

Область

Наименование

Роли

Доступ к полям задач

 

Доступ к полям пользователей

 

Операции с задачами

 

Операции с пользователями

 

Разрешения по категориям

 

Разрешения по процессам

Категории

Связи между категориями

 

Шаблоны новых задач

 

Права на категорию

Процессы

Типы операций

 

Состояния

 

Приоритеты

 

Дополнительные поля

8. Источники разработки

Перечень стандартов и базовых нормативных документов для выполнения проекта приведен ниже:

  • ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»

  • ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

  • ГОСТ 34.603-92 «Виды испытаний автоматизированных систем»

  • ГОСТ P ИСО/МЭК 12207-99 «Процессы жизненного цикла ПС».

  • ГОСТ P ИСО/МЭК 14764 – 2002 «Сопровождение ПС».

  • ГОСТ P ИСО/МЭК 15271 – 2002 «Руководство по применению ГОСТ P ИСО/МЭК 12207 – 99 (процессы ЖЦПС)».

  • ГОСТ P ИСО/МЭК 12119-2000 «Пакеты программ. Требования к качеству и тестированию».

Список сокращений

ООО

Общество с ограниченной ответственностью

КС

Корпоративная система

СОСТАВИЛИ

Наименование

организации,

предприятия

Должность

исполнителя

Фамилия

имя, отчество

Подпись

Дата

МГТУ им. Г.И. Носова

Студент, разработчик

Кириллов Дмитрий Викторович

   

СОГЛАСОВАНО

Наименование

организации,

предприятия

Должность

исполнителя

Фамилия

имя, отчество

Подпись

Дата

ООО «REHAU»

Исполнительный

директор компании

Андрей Белоедов

   
Приложение Б: Описание модели ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Таблица 5 - Описание модели ИТ-инфраструктуры компании ООО «REHAU»

Предназначение АРМ

Состав АРМ

Характеристики

АРМ для менеджерского состава

Моноблок MSI AE202-023RU клавиатура, мышь, телефон

Intel Celeron 1037U / RAM 4GB / HDD 500GB / DVD-RW / 19,5" HD LED / WiFi / WebCam /

АРМ директора

Моноблок Apple iMac , Телефон, Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r клавиатура, мышь,

Retina 5K 27" Core i5 3,5 ГГц, 8 ГБ, Fusion Drive 1 ТБ, AMD R9 M290X

АРМ Бухгалтера

Системный блок Dell Vostro 3900 , монитор Samsung S24E391HL, клавиатура, мышь, , Лазерное МФУ HP LaserJet Pro MFP M125r

Windows 8.1 SL 64 bit, Core i3-4170 3.7 ГГц, RAM 4 ГБ, HDD 500 ГБ

АРМ Системного администратора

Системный блок DNS Prestige XL 0805941, монитор Samsung S24E391HL клавиатура, мышь,

Ubuntu, Core i7 4790, 4000 МГц, RAM 16 Гб, HDD1 ТБ, AMD Radeon R9 270 2048 Мб

АРМ проектировщика

Моноблок Apple iMac 21.5 клавиатура, мышь,

Retina21.5"/1920x1080 пикс., Core i5 2.8ГГц / RAM 8Gb/ HDD 1TB/Iris6200

АРМ для водителей и рабочих

15.6" Ноутбук DEXP Atlas H164

15.6" 1920x1200, Core i7 4710MQ , 3500 МГц, RAM 16 Гб, GeForce 940M 2 Гб

3

Просмотров работы: 5537