Удачный web-сайт – это эффективный инструмент торговли, способный привлечь внимание самой разносторонней аудитории. Как и любой другой маркетинговый инструмент, основанный на принципе непосредственного отклика, прежде всего он должен заинтересовать посетителя, а затем подвигнуть его на определенные действия, в части приобретения предлагаемого сайтом коммерческого продукта.
Следует отметить, что зачастую разработчики сайтов не уделяют должного внимания главной странице сайта, и как правило, не получают ожидаемого эффекта от посетителей. Такие web-сайты, пусть даже содержащие иногда значительное количество полезных советов и статей, практически никогда не достигают предполагаемого уровня посещаемости, не говоря уже о продажах.
Перетерпев несколько целенаправленных изменений, простой web-сайт может превратиться в надежный и эффективный инструмент. Важно помнить, что изо дня в день на потенциальных клиентов обрушивается поток информации и различных рекламных сообщений, и что в плане завоевания их внимания существует предельно жесткая конкуренция.
Общие сведения о предприятии
ООО “Интернет-магазин” строит свой бизнес на продаже товаров через интернет. Работает с 2007 года .
На текущий момент на сайта расположено около 2000 тысяч разных товаров, по статистике посещения сайта около 500 человек в день, также занимается размещением рекламой на своем сайте. Процесс регистрации нового товара и рекламы осуществляется практически не автономно как у конкурентов, что не позволяет интернет-магазину быть конкурентоспособным на рынке.
1.2 Причины неконкурентоспособности интернет-магазина
Долгая процедура регистрации новых товаров со склада, приводит к снижению количества заказов, и, как следствие, прибыли.
Добавление новых товаров на сайт, сейчас добавление происходит практически вручную.
Неисправности работы сайта и регистрации новых клиентов приводят к снижению посещаемости сайта. При увеличении штата наблюдается рост себестоимости продукции. 1.3 Существующая оргструктура и модель AS-SI
Рассмотрим оргструктуру интернет-магазина и опишем основные бизнес-процессы
Рисунок 1- Существующая организационная структура предприятия
В интернет-магазине и других предприятиях, ведущих свою деятельность при стабильных внешних условиях, уместна иерархическая структура.
При этом, чем больше уровней иерархии в оргструктуре, тем медленнее предприятие реагирует на изменения внешней среды, что негативно сказывается на конкурентоспособность предприятия.
В данном случае оргструктура имеет 3 уровня иерархии. Спецификой оргструктуры является наличие подрядной организации.
На рис. 2 приведена IDEF0-диаграмма деятельности интернет-магазина.
Рисунок 2- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень
Рисунок 3- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”.
Рисунок 4 - IDEF0 декомпозиция процесса “Контроль и исполнение заказа”.
Рисунок 5 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.
Приведенная DFD диаграмма AS-IS показывает, что затраты рабочего времени сотрудников и специалистов при подготовке заказа занимают слишком много времени, что ведет к удорожанию бизнес-процессов. На диаграмме (рис. 4)выделены те бизнес-процессы, которые не автоматизированы (занесение клиентов в БД, резервирование товара и формирование документации по заказу.
Каждый из представленных бизнес-процессов формируется сотрудником вручную, отдельно для каждого заказа, составляется общая очередь на заказы товаров, некоторые товары возвращаются.
Подрядной организацией ведется постоянной мониторинг сайта, а также выявление, устранение ошибок и защита сайта.
1.4 Недостатки существующей модели
Среди недостатков существующей модели следует отметить следующие:
отсутствие возможности принятия оперативных управленческих решений в процессах формирования интернет заказов;
невозможность введения гибкой системы скидок из-за отсутствия базы данных сформированных заказов на товар;
ошибки в выгрузке информации и невозможность контроля доставки товаров приводили к возникновению ситуаций, когда товар не был доставлен вовремя клиенту;
отсутствие удобного интерфейса приводило к увеличению времени принятия заказов и оттоку клиентов;
отсутствие автоматических выгрузок также может привести к неоправданному увеличению численности персонала;
наличие подрядной организации, а не своих сотрудников, приводит к возникновению типичных для аутсорсинга рисков.
Планирование реорганизации
2.1 Тип проекта и цели
Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный. Нацелен на межфункциональные бизнес-процессы в рамках организации.
Цели:
отказаться от поддержки подрядной организации;
создать модуль базы данных для расширения бизнеса;
внедрить модуль по автоматизации обработки формирования документации по заказу и системы гибких скидок для постоянных покупателей;
увеличить конкурентоспособность предприятия;
перейти на новый информационно-технологический уровень за счет внедрения модуля для сотрудников.
Ожидается, что в процессе внедрения будет произведен отказ от подрядной организации и открытие отдела по программированию в фирме, а также за счет внедрения модуля работа сотрудников станет в большей степени автоматизированной, что приведет к сокращению должностей сотрудников интернет-магазина.
Планирование реорганизации бизнес-процессов
2.2 Ключевые факторы успеха (КФУ)
Высокое качество обслуживания клиентов.
Минимальные издержки.
Минимальные сроки обслуживания.
Максимальная доступность сервисов интернет-магазина.
2.3 Идентификация перепроектируемых процессов
Таблица 1. Оценка бизнес-процессов по ключевым факторам успеха (десятибалльная шкала)
Факторы успеха |
Процессы |
||
Занесение клиентов в Базу данных |
Резервирование товара |
Автоматическое формирование заказа и начисление скидки |
|
Высокое качество обслуживания клиентов |
10 |
9 |
8 |
Минимальные издержки |
8 |
7 |
8 |
Минимальные сроки обслуживания |
8 |
7 |
10 |
Максимальная доступность доступность сервисов интернет-магазина |
10 |
7 |
7 |
2.4 Расписание работ
Календарное планирование детализирует план реорганизации.
На рис. 5 изображена диаграмма Ганта, таблица 1 расшифровывает задачи с указанием их длительности и используемых ресурсов.
Рисунок 6 – Диаграмма календарного планирования реорганизации бизнес-процессов
Таблица 2 - Шаги реорганизации
3.Реорганизация
3.1 Реорганизация оргструктуры
Отказ от подрядной организации приведет к существенному сокращению времени принятия решения и полной свободы фирмы (ожидаемый эффект в ~ 3 раза).
Рисунок 7 - Организационная структура интернет-магазина после внедрения модуля
3.2 Преимущества новой оргструктуры
Существование новой оргструктуры докажет свою предпочтительность по следующим аспектам:
значительно сократится время принятия решений как оперативных, так и стратегических ― решения станут приниматься более оперативно и эффективно за счет анализа посредством внедряемого модуля;
устранение неполадок работы сайта и регистрации клиентов и настройки контента будут происходить быстрее ;
уменьшение издержек за счет сокращения 2 сотрудников.
На отдельных этапах работы время принятий оперативного решение сократится в половину, так как теперь программисты находятся в штате организации.
Внедрение модуля позволит сократить часть работников по приему заказу товара (порядка 20% от общего числа работников).
Анализ DFD-диаграмма TO-BE реорганизованных бизнес-процессов показал, в что полностью автоматизированными стали процессы:
занесение клиентов в БД -система сама заносит нового пользователя после его регистрации на сайте и сохраняет его информацию для выгрузки в документ об оплате;
резервирование товара – система проверяет наличие товара на складах. Если же товара не оказывается на складе , она создает запрос на поставку данной продукции и оповещает клиента о прибытии товара на склад;
формирование заказа – модуль теперь выгружает всю нужную информацию из базы данных клиентов, а также проверяет начисление скидки клиентам и заполняет форму на отчет об оплате.
Рисунок 8- IDEF0 диаграмма деятельности интернет-магазина. Контекстный уровень
Рисунок 9- IDEF0 декомпозиция процесса “Отслеживание финансовой деятельности”
Рисунок 10- IDEF0 декомпозиция процесса “Формирование заказа начисление скидки ”
Рисунок 11 – DFD-диаграмма “Отслеживание деятельности интернет-магазина”.
Таблица 3 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернет-магазина.
Таблица 4 Сравнение затрат на реорганизацию бизнес-процессов интернет-магазина.
Заключение
В результате проделанной работы мы выявили недостатки в таких процессах как:
занесение клиентов в БД;
резервирование товара;
формирование заказа;
начисление скидок.
В результате реорганизации Бп несколько операций объединили в один бизнес-процесс. Это привело к вертикальному сжатию управленческой пирамиды, минимизации многочисленных согласований и связанных с ними потерь времени, а с другой стороны, сокращению объемов проверок и контроля, снижению накладных расходов..
За счет внедрение нового интерфейса и модуля базы данных за счет этого вырастит функционал и быстродействие системы.
Оптимизация рутинных работ позволит внедрить новые бизнес-процессы по контролю выполнения регистрации клиентов и оформление заказов и резервирования товара .
Все эти процессы были автоматизированы с помощью внедрения рабочего модуля, который позволил сократить штат на 2 человек что позволило уменьшить количество затрат, также введена гибкая система скидок для покупателей , улучшена работа базы данных по добавление товаров в магазин, был введен новый интерфейс который позволил сократить время регистрации товара и добавление клиента в базу сразу после заполнения форм.
Бизнес-процессы, описанные в данной работе, перестроены в результате разработки и внедрения модуля для имеющейся. Интернет магазин, использующие данное решение, не только сохранили устойчивым свой бизнес, но и стали лидерами в своем сегменте рынка, существенно изменив при этом организационную структуру агентства и стиль управления
Электронная Россия. Энциклопедия электронного государства [Электронный ресурс] / Электрон. дан. — М., 2009. — Режим доступа: http://egg.elrussia.ru/index.php/Реорганизации_бизнес-процессов, свободный. — Загл. с экрана.
Новиков Д. Типология задач управления организационными структурами / Д. Новиков // Современные сложные системы управления: материалы Междунар. науч. конф. Старый Оскол: СТИ, 2002. С.110―115.
Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция «Технология моделирования информационных систем»: материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2007. С. 95―98.
Бедулин Ю.Н. Технологии эффективных продаж рекламы в газеты / Ю.Н. Бедулин. — СПб: Питер, 2001. ― 400 с.
Назайкин А.Н. Рекламная деятельность газет и журналов: практ. пособие / А.Н. Назайкин. ― М.: «РИП-холдинг», 2002. ― 205 с.
Качалов И. Компьютерные технологии в управлении бизнесом /И. Качалов / Научно-практический журнал. М.: Гелла-принт. № 5 (74), 2006, с. 18―24.