БИБЛИОТЕКА ДО РЕОРГАНИЗАЦИИ
Общие сведения о библиотеке
В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры. Площадь её помещений около 2-х тыс. кв. м.. Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий. Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.
Основные характеристики деятельности библиотеки:
число посадочных мест – 205;
библиотека обслуживает 12 568 читателей по единому читательскому билету;
число посещений за год – 6472;
количество выданной литературы за год – 8176 экз.;
в штате библиотеки 4 человека.
Проблемы библиотеки
Недостаточное финансирование;
Отсутствие дополнительных сервисов и в связи с этим не полное удовлетворение запросов читателей.
Рисунок 1 – Организационная структура библиотеки
Рассмотрим бизнес-процессы библиотеки «Как есть». На рис. 2 приведена контекстная диаграмма БП обслуживания читателей, а на рисунках 3 – 5 декомпозиция бизнес-процесса.
Рисунок 2 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как есть». Контекстный уровень
Рисунок 3 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «Как есть»
Рисунок 4 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»
Рисунок 5 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»
Если IDEF0 диаграмма отображает функциональную деятельность библиотеки, то для отображения информационных и материальных потоков необходимо построить DFD диаграмму (рис. 6).
Рисунок 6 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «как есть»
Среди недостатков существующей модели следует отметить следующие:
участие зам. директора в бизнес-процессе повышает стоимость операции БП;
невозможность введения гибкой системы скидок ввиду отсутствия структурированной базы данных сформированных заказов;
в бизнес-процессе не используются дополнительные возможности обслуживания читателей.
Для устранения указанных недостатков необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов. Для этого на первом этапе проведем ее планирование.
ПЛАНИРОВАНИЕ РЕОРГАНИЗАЦИИ
Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный.
Цели:
сократить издержки и штатные единицы, работа которых рутинна и станет частично автоматизирована ;
внедрить базу данных, которая автоматизировала работу картотеки;
увеличить конкурентоспособность библиотеки;
перейти на новый, качественно лучший уровень обслуживания.
Ключевые факторы успеха (КФУ):
высокое качество обслуживания;
минимальные издержки;
ориентация на клиента.
В таблице 1 приведена оценка важности бизнес-процессов в соответствии с КФУ.
Таблица 1 – Идентификация перепроектируемых процессов
Факторы успеха |
Процессы |
|||
Регистрация нового читателя |
Выдача книг |
Прием книг |
Ведение статистики посещения библиотеки и анализ доходности |
|
Высокое качество обслуживания |
9 |
10 |
10 |
- |
Минимальные издержки |
- |
7 |
8 |
9 |
Ориентация на клиента |
6 |
8 |
7 |
- |
Календарное планирование детализирует план реорганизации БП (рис. 7).
Рисунок 7 – Диаграмма Ганта «Расписание работ»
Расписание работ составлено на основании задач, сроков и привлекаемых ресурсов, изображенных в таблице 2.
Таблица 2 – Шаги реорганизации
Задача |
Срок |
Начало |
Окончание |
Ресурсы |
Получение документов необходимых для анализа финансового состояния библиотеки |
4 д. |
02/02/2016 |
05/02/2016 |
Директор библиотеки |
Анализ финансовой устойчивости |
4 д. |
08/02/2016 |
11/02/2016 |
Директор библиотеки |
Анализ затрат |
3 д. |
12/02/2016 |
16/02/2016 |
Директор библиотеки |
Анализ ведения отчетности |
3 д. |
17/02/2016 |
19/02/2016 |
Директор библиотеки |
Анализ структуры и штатного расписания |
5 д. |
22/02/2016 |
26/02/2016 |
Директор библиотеки |
Продолжение таблицы 2. |
||||
Анализ системы оплаты труда |
4 д. |
29/02/2016 |
03/03/2016 |
Директор библиотеки |
Подготовка новой структуры, штатного расписания |
6 д. |
04/03/2016 |
11/03/2016 |
Директор библиотеки |
Составление списка процессов |
5 д. |
14/03/2016 |
18/03/2016 |
Директор библиотеки |
Интервью с конечными потребителями |
5 д. |
21/03/2016 |
25/03/2016 |
Библиотекарь |
Выбор администраторов БД |
3 д. |
28/03/2016 |
30/03/2016 |
Директор библиотеки |
Подготовка процедуры внесения данных |
3 д. |
31/03/2016 |
04/04/2016 |
Библиотекарь |
Составление схемы процесса |
4 д. |
05/04/2016 |
08/04/2016 |
Библиотекарь |
Перепроектирование процесса |
5 д. |
11/04/2016 |
15/04/2016 |
Директор библиотеки |
Мониторинг процесса |
10 д. |
18/04/2016 |
29/04/2016 |
Директор библиотеки |
Формирование учебно-тестовой версии БД |
15 д. |
02/05/2016 |
20/05/2016 |
Директор библиотеки |
Обучение ведущих специалистов |
10 д. |
23/05/2016 |
03/06/2016 |
Директор библиотеки |
Испытание и проверка процесса |
10 д. |
06/06/2016 |
17/06/2016 |
Директор библиотеки |
Рабочая версия информационной системы, перенос данных |
5 д. |
20/06/2016 |
24/06/2016 |
Директор библиотеки |
Реализация и контроль процесса |
10 д. |
27/06/2017 |
08/07/2016 |
Директор библиотеки |
Опытная эксплуатация |
15 д. |
11/07/2016 |
29/07/2016 |
Библиотекарь |
Утверждение нового штатного расписания |
10 д. |
01/08/2016 |
12/08/2016 |
Директор библиотеки |
Внедрение БД |
10 д. |
15/08/2016 |
26/08/2016 |
Директор библиотеки |
РЕОРГАНИЗАЦИЯ
Предлагаемая реорганизация организационной структуры библиотеки позволила создать следующую структуру (рис. 8).
Рисунок 8 –Организационная структура после реорганизации
Преимущества новой организационной структуры
Участие зам. директора в бизнес-процессе можно исключить, автоматизировав его работу с помощью внедрения базы данных, и тогда с операцией, которую он выполняет, может справиться рядовой библиотекарь. За счет сокращения обязанностей заместителя директора и их переноса рядовому сотруднику в бюджете библиотеки освобождаются средства. Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса.
Проведем проектирование новых бизнес-процессов, функциональные диаграммы которых приведены на рис. 9 – 13.
Диаграмма потоков данных «Как будет» представлена на рисунке 14.
Рисунок 9 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как будет». Контекстный уровень
Рисунок 10 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «как будет»
Рисунок 11 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Оказание доп. услуг» IDEF0 диаграммы «Как есть»Рисунок 12 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»
Рисунок 13 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»
Рисунок 14 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «Как будет»
Экономическую целесообразность проведенной реорганизации бизнес-процессов рассчитаем в таблице 3.
Таблица 3 – Расчет затрат на операции БП до и после их реорганизации
Регистрация читателя |
Выдача книг |
Прием книг |
Ведение статистики посещений библиотеки и анализ доходности |
Оказание доп. сервисных услуг |
||||||||||
До РБП |
После РБП |
До РБП |
После РБП |
До РБП |
После РБП |
До РБП |
После РБП |
До РБП |
После РБП |
|||||
Длительность операции, мин. |
9 |
5 |
16 |
11 |
13 |
7 |
60 |
20 |
0 |
10 |
||||
Стоимость операции, руб. |
11,87 |
6,59 |
21,11 |
14,51 |
17,15 |
9,23 |
169,64 |
26,38 |
0 |
13,19 |
||||
Количество проведения операций в год |
6 472 |
6 752 |
6 472 |
6 752 |
6 472 |
6 752 |
247 |
48 |
0 |
4 356 |
||||
Стоимость операции за год, руб. |
76 855 |
44 544,44 |
136 631,11 |
97 997,77 |
111 012,78 |
62 362,22 |
41 901,78 |
1 266,66 |
0 |
57 475 |
Целесообразность проведенной реорганизации видна из таблицы 4.
Таблица 4 – Сравнение затрат на бизнес процессы
Показатели |
До РБП |
После РБП |
Число операций в БП |
4 |
5 |
Длительность БП, мин. |
98 |
53 |
Стоимость БП, руб. |
219,78 |
69,93 |
Количество проведения БП в год |
6 472 |
6 752 |
Стоимость БП за год, руб. |
366 400,67 |
263 646,11 |
Затраты на автоматизацию, руб. |
0 |
31 000 |
Продолжение таблицы 4. |
||
Дополнительная прибыль от обслуживания большего числа клиентов после реорганизации процесса, руб. |
84 000 |
|
Выигрыш от реорганизации, руб. |
155754,56 |
Заключение
Основные результаты реорганизации
Сформированы регламенты бизнес-процессов библиотеки.
Разработана БД для частичной автоматизации деятельности библиотеки.
Улучшена система управления библиотекой за счет смены полномочий в технологических процессах.
Проведены мероприятия по повышению квалификации персонала библиотеки и вовлечению его в процессы улучшения качества.
Процесс реорганизации вызвал значительную перестройку структуры библиотеки. Были изучены детальные подробности всех процессов, их документированное сопровождение, подвергнуты анализу ресурсы библиотеки.
Список использованных источников
Хаммер, М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе [Текст] / М.Хаммер, Д. Чампли. – СПб.: СПб ун-т, 1999. - 234с.
Нив, Р. Генри. Пространство доктора Деминга: Принципы построения устойчивого бизнеса [Текст] / Генри Р. Нив; Пер. с анг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 370с.
ОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 26 с.
Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html
Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm