РЕОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В БИБЛИОТЕКЕ - Студенческий научный форум

VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

РЕОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В БИБЛИОТЕКЕ

Ерёмин Р.В. 1, Кочеткова О.В. 1
1Волгоградский государственный аграрный университет
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
Целью работы является моделирование, анализ и реорганизация бизнес-процессов (БП) для повышения эффективности деятельности библиотеки. Работа выполнена в виде проекта, в котором рассматривается деятельность библиотеки до проведения реорганизации, проводится планирование реорганизации БП, составляется план и выполняется непосредственно реорганизация.

БИБЛИОТЕКА ДО РЕОРГАНИЗАЦИИ

Общие сведения о библиотеке

В настоящее время библиотека представляет собой крупнейшее учреждение культуры. Площадь её помещений около 2-х тыс. кв. м.. Книжные фонды, насчитывающие свыше 760 тыс. экз., содержат научную и учебную литературу по профилю вуза. К услугам читателей большой выбор художественной литературы, литературы по искусству, периодических и нотных изданий. Одна из главных забот библиотеки – высокий уровень обслуживания читателей. Делается всё возможное, чтобы читательские требования выполнялись оперативно и в полном объеме. Этому способствует разветвленная сеть абонементов и читальных залов.

Основные характеристики деятельности библиотеки:

  •  
    •  
      • число посадочных мест – 205;

      • библиотека обслуживает 12 568 читателей по единому читательскому билету;

      • число посещений за год – 6472;

      • количество выданной литературы за год – 8176 экз.;

      • в штате библиотеки 4 человека.

Проблемы библиотеки

  1. Недостаточное финансирование;

  2. Отсутствие дополнительных сервисов и в связи с этим не полное удовлетворение запросов читателей.

Рисунок 1 – Организационная структура библиотеки

Рассмотрим бизнес-процессы библиотеки «Как есть». На рис. 2 приведена контекстная диаграмма БП обслуживания читателей, а на рисунках 3 – 5 декомпозиция бизнес-процесса.

Рисунок 2 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как есть». Контекстный уровень

Рисунок 3 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «Как есть»

Рисунок 4 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»

Рисунок 5 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как есть»

Если IDEF0 диаграмма отображает функциональную деятельность библиотеки, то для отображения информационных и материальных потоков необходимо построить DFD диаграмму (рис. 6).

Рисунок 6 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «как есть»

Среди недостатков существующей модели следует отметить следующие:

  • участие зам. директора в бизнес-процессе повышает стоимость операции БП;

  • невозможность введения гибкой системы скидок ввиду отсутствия структурирован­ной базы данных сформированных заказов;

  • в бизнес-процессе не используются дополнительные возможности обслуживания читателей.

Для устранения указанных недостатков необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов. Для этого на первом этапе проведем ее планирование.

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕОРГАНИЗАЦИИ

Тип предлагаемого проекта ― межфункциональный.

Цели:

  •  
    • сократить издержки и штатные единицы, работа которых рутинна и станет частично автоматизирована ;

    • внедрить базу данных, которая автоматизировала работу картотеки;

    • увеличить конкурентоспособность библиотеки;

    • перейти на новый, качественно лучший уровень обслуживания.

Ключевые факторы успеха (КФУ):

  • высокое качество обслуживания;

  • минимальные издержки;

  • ориентация на клиента.

В таблице 1 приведена оценка важности бизнес-процессов в соответствии с КФУ.

Таблица 1 – Идентификация перепроектируемых процессов

Факторы успеха

Процессы

Регистрация нового читателя

Выдача книг

Прием книг

Ведение статистики посещения библиотеки и анализ доходности

Высокое качество обслуживания

9

10

10

-

Минимальные издержки

-

7

8

9

Ориентация на клиента

6

8

7

-

Календарное планирование детализирует план реорганизации БП (рис. 7).

Рисунок 7 – Диаграмма Ганта «Расписание работ»

Расписание работ составлено на основании задач, сроков и привлекаемых ресурсов, изображенных в таблице 2.

Таблица 2 – Шаги реорганизации

Задача

Срок

Начало

Окончание

Ресурсы

Получение документов необходимых для анализа финансового состояния библиотеки

4 д.

02/02/2016

05/02/2016

Директор библиотеки

Анализ финансовой устойчивости

4 д.

08/02/2016

11/02/2016

Директор библиотеки

Анализ затрат

3 д.

12/02/2016

16/02/2016

Директор библиотеки

Анализ ведения отчетности

3 д.

17/02/2016

19/02/2016

Директор библиотеки

Анализ структуры и штатного расписания

5 д.

22/02/2016

26/02/2016

Директор библиотеки

Продолжение таблицы 2.

Анализ системы оплаты труда

4 д.

29/02/2016

03/03/2016

Директор библиотеки

Подготовка новой структуры, штатного расписания

6 д.

04/03/2016

11/03/2016

Директор библиотеки

Составление списка процессов

5 д.

14/03/2016

18/03/2016

Директор библиотеки

Интервью с конечными потребителями

5 д.

21/03/2016

25/03/2016

Библиотекарь

Выбор администраторов БД

3 д.

28/03/2016

30/03/2016

Директор библиотеки

Подготовка процедуры внесения данных

3 д.

31/03/2016

04/04/2016

Библиотекарь

Составление схемы процесса

4 д.

05/04/2016

08/04/2016

Библиотекарь

Перепроектирование процесса

5 д.

11/04/2016

15/04/2016

Директор библиотеки

Мониторинг процесса

10 д.

18/04/2016

29/04/2016

Директор библиотеки

Формирование учебно-тестовой версии БД

15 д.

02/05/2016

20/05/2016

Директор библиотеки

Обучение ведущих специалистов

10 д.

23/05/2016

03/06/2016

Директор библиотеки

Испытание и проверка процесса

10 д.

06/06/2016

17/06/2016

Директор библиотеки

Рабочая версия информационной системы, перенос данных

5 д.

20/06/2016

24/06/2016

Директор библиотеки

Реализация и контроль процесса

10 д.

27/06/2017

08/07/2016

Директор библиотеки

Опытная эксплуатация

15 д.

11/07/2016

29/07/2016

Библиотекарь

Утверждение нового штатного расписания

10 д.

01/08/2016

12/08/2016

Директор библиотеки

Внедрение БД

10 д.

15/08/2016

26/08/2016

Директор библиотеки

РЕОРГАНИЗАЦИЯ

Предлагаемая реорганизация организационной структуры библиотеки позволила создать следующую структуру (рис. 8).

Рисунок 8 –Организационная структура после реорганизации

Преимущества новой организационной структуры

Участие зам. директора в бизнес-процессе можно исключить, автоматизировав его работу с помощью внедрения базы данных, и тогда с операцией, которую он выполняет, может справиться рядовой библиотекарь. За счет сокращения обязанностей заместителя директора и их переноса рядовому сотруднику в бюджете библиотеки освобождаются средства. Ввиду сокращения уровней иерархии оргструктуры ускорится принятие управленческих решений и улучшится деятельность конечных исполнителей бизнес-процесса.

Проведем проектирование новых бизнес-процессов, функциональные диаграммы которых приведены на рис. 9 – 13.

Диаграмма потоков данных «Как будет» представлена на рисунке 14.

Рисунок 9 – IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Как будет». Контекстный уровень

Рисунок 10 – Декомпозиция 1-го уровня IDEF0 диаграммы «как будет»

Рисунок 11 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Оказание доп. услуг» IDEF0 диаграммы «Как есть»Рисунок 12 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Выдача книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»

Рисунок 13 – Декомпозиция 2-го уровня операции «Прием книг» IDEF0 диаграммы «Как будет»

Рисунок 14 –DFD-диаграмма бизнес-процесса «Как будет»

Экономическую целесообразность проведенной реорганизации бизнес-процессов рассчитаем в таблице 3.

Таблица 3 – Расчет затрат на операции БП до и после их реорганизации

 

Регистрация

читателя

Выдача книг

Прием книг

Ведение статистики посещений библиотеки и анализ доходности

Оказание доп. сервисных услуг

 

До РБП

После РБП

До РБП

После РБП

До РБП

После РБП

До РБП

После РБП

До РБП

После РБП

Длительность операции, мин.

9

5

16

11

13

7

60

20

0

10

Стоимость операции, руб.

11,87

6,59

21,11

14,51

17,15

9,23

169,64

26,38

0

13,19

Количество проведения операций в год

6 472

6 752

6 472

6 752

6 472

6 752

247

48

0

4 356

Стоимость операции за год, руб.

76 855

44 544,44

136 631,11

97 997,77

111 012,78

62 362,22

41 901,78

1 266,66

0

57 475

Целесообразность проведенной реорганизации видна из таблицы 4.

Таблица 4 – Сравнение затрат на бизнес процессы

Показатели

До РБП

После РБП

Число операций в БП

4

5

Длительность БП, мин.

98

53

Стоимость БП, руб.

219,78

69,93

Количество проведения БП в год

6 472

6 752

Стоимость БП за год, руб.

366 400,67

263 646,11

Затраты на автоматизацию, руб.

0

31 000

Продолжение таблицы 4.

Дополнительная прибыль от обслуживания большего числа клиентов после реорганизации процесса, руб.

84 000

Выигрыш от реорганизации, руб.

155754,56

Заключение

Основные результаты реорганизации

  1. Сформированы регламенты бизнес-процессов библиотеки.

  2. Разработана БД для частичной автоматизации деятельности библиотеки.

  3. Улучшена система управления библиотекой за счет смены полномочий в технологических процессах.

  4. Проведены мероприятия по повышению квалификации персонала библиотеки и вовлечению его в процессы улучшения качества.

Процесс реорганизации вызвал значительную перестройку структуры библиотеки. Были изучены детальные подробности всех процессов, их документированное сопровождение, подвергнуты анализу ресурсы библиотеки.

Список использованных источников

  1. Хаммер, М. Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе [Текст] / М.Хаммер, Д. Чампли. – СПб.: СПб ун-т, 1999. - 234с.

  2. Нив, Р. Генри. Пространство доктора Деминга: Принципы построения устойчивого бизнеса [Текст] / Генри Р. Нив; Пер. с анг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 370с.

  3. ОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001. - 26 с.

  4. Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html

  5. Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm

Просмотров работы: 2967