VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

В настоящее время документы по личному составу – это личные дела работников учреждений, организаций и предприятий, приказы о приеме, увольнении, переводе на другое место работы, а также другие организационно-распорядительные документы по личному составу, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, документы о награждении, получении образования и т.д. Они хранятсяв архивах учреждений, организаций и предприятий и являются источниками для исполнения запросов социально-правового характера [12]. Архивные справки и копии документов, выдаваемые ими, дают возможность гражданам оформлять пенсии, пересматривать их размеры, получать компенсации, пользоваться различными льготами, обеспечивать свои имущественные и иные законные права [2, с. 211].

Сроки хранения документов по личному составу установлены перечнями типовых документов, соответствующими времени образования документов. До 1967 г. основные виды документов по личному составу имеют постоянный срок хранения. С 1967 г. по середину 90-х гг. ХХ века срок хранения соответствует «75 лет-Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века срок хранения установлен «75 лет ЭПК». При этом, документы работников руководящего состава, работников, имеющих награды, звания, степени, отнесены, как и ранее, к постоянному сроку хранения [6, с. 3].

Но в это время появляется большое количество проблем обеспечения сохранности документов по личному составу. После начавшегося в 90-х годах процесса приватизации, реорганизации и ликвидации государственных и муниципальных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения сведений социально-правового характера усложнился, так как документы, зачастую, оказывались утраченными. Процессы ликвидации предприятий и организаций происходили и в СССР, однако в условиях сложившейся системы обеспечения сохранности документов при ликвидации или реорганизации документы передавались правопреемнику либо вышестоящему по подчиненности органу, если таковые имелись, и только в случае их отсутствия поступали в государственный архив. При этом, всегда можно было найти ведомство, в ведении которого находилась каждая конкретная организация и которое должно было взять на себя заботу о ее документах [2, с. 212].

С началом процесса приватизации государственных и муниципальных предприятий возник вопрос обеспечения сохранности архивов ликвидируемых и реорганизуемых структур. В целях обеспечения социальной и правовой защиты граждан, предотвращения утраты документов по личному составу, улучшения их хранения и использования Правительством РФ 23 апреля 1992 г. было издано Распоряжение № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», в котором была закреплена ранее сложившаяся практика передачи документов ликвидируемых структур. Распоряжением устанавливалось, что все ликвидируемые организации, независимо от формы собственности, должны передавать на хранение документы по личному составу правопреемнику или (при его отсутствии) вышестоящему по подчиненности органу. Учреждениям государственной архивной службы предписывалось осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых организаций, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа. С этой целью правительство рекомендовало органам исполнительной власти субъектов РФ создавать архивы для хранения и использования документов по личному составу и выделять для этой цели соответствующие помещения, штаты и финансирование. Таким образом, государство переложило решение вопросов сохранности документов на органы управления архивным делом и архивные учреждения субъектов Федерации.

Постановлением Совета министров – Правительства РФ от 3 марта 1993 г., № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» подтверждались сроки ведомственного хранения документов, в частности для документов по личному составу – 75 лет, и устанавливалось, что «при реорганизации или ликвидации учреждений, в случае их перехода в иной вид собственности, образовавшиеся в процессе их деятельности документы передаются правопреемникам, а при отсутствии таковых - учреждениям Федеральной архивной службы России» [8].

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образовании, реорганизации и ликвидации юридических лиц 21 марта 1994 г. Правительством Российской Федерации было принято новое Распоряжение № 358-р «Об улучшении организации хранения документов по личному составу» [9]. Всем учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, было рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу и передаче их на государственное хранение в случае реорганизации или ликвидации. А органам исполнительной власти осуществлять государственную регистрацию учредительных документов только при наличии указанных положений.

Однако на практике включение в учредительные документы обязательств о сохранности документов по личному составу и передачи их в соответствующий архив в случае ликвидации и реорганизации оказалось недостаточной и малоэффективной мерой [5, с. 198]. В условиях отсутствия закрепленных в законодательстве и нормативных правовых актах механизмов контроля и принуждения к передаче документов на хранение, указанные положения уставов фактически не соблюдались [2, с. 213].

Несмотря на принятые нормативные правовые акты, призванные обеспечить сохранность документов по личному составу, имели место случаи оставления документов, подлежащих хранению, в бесхозном состоянии, вывоза документов на свалку, сознательного уничтожения, гибели документов в результате аварий систем отопления, уничтожения грызунами, повреждения грибком и др. [9].

Были случаи, когда архивные документы и документы по личному составу оставались у бывших работников предприятий (руководителей, бухгалтеров, кадровиков), которые отказывались передать документы на хранение в архив. Немало случаев утраты и порчи документов происходило непосредственно на предприятиях, в организациях, учреждениях в результате аварий систем отопления и водоснабжения, пожаров, затопления складских и подвальных помещений, в которых в нарушение всех норм хранились документы.

В Основах законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» [7] в статье 21 была предусмотрена ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, однако, в действовавшем в то время Кодексе РСФСР об административных правонарушениях отсутствовали санкции за нарушение правил хранения документов. Все это побудило большинство субъектов Российской Федерации принять законы, предусматривавшие административную ответственность за правонарушения в области архивного дела. Принятые законы были направлены на обеспечение исполнения архивного законодательства, в том числе регионального; пополнение и сохранение архивных фондов субъектов и архивных документов, представляющих историческую, научную и культурную ценность; а также документов по личному составу, содержащих сведения, необходимые для обеспечения социальной и правовой защиты граждан.

Архивисты отмечали, что изданные на местах законы, предусматривающие санкции за правонарушения в области архивного дела, оказались достаточно действенными инструментами в борьбе с нарушителями архивного законодательства.

Однако следует отметить, что, в основном, проверки осуществлялись в отношении государственных и муниципальных учреждений и предприятий, т.е. организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Что же касается негосударственных организаций, то такие случаи были единичны и проводились только в отношении организаций, с которыми были заключены договоры о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела. Таким образом, в условиях отсутствия действенного контроля со стороны архивных органов и учреждений, коммерческие организации, осуществлявшие хранение документов по личному составу, продолжали допускать нарушения [4, с. 78].

В 2002 году был принят Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), в котором впервые была введена статья 13.20, предусматривающая за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, привлечение к административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. На проходившем в 2003 году в г. Томске совещании-семинаре, посвященном внедрению Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в деятельность архивных органов, архивисты высказывали мнения о том, что региональные законы, предусматривающие административную ответственность за правонарушения в области архивного дела, более конкретно отражали виды правонарушений, устанавливали более высокие штрафы, учитывали местные условия и особенности. КоАП РФ существенно ограничил права архивистов, сузил круг лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях. Приведение региональных законов об административной ответственности в сфере архивного дела в соответствие с Кодексом Российской Федерации об административной ответственности усложнило правоприменительную практику, сделало ее менее эффективной [10].

Несмотря на нормативные правовые акты, обязывающие организации в случае их ликвидации передавать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив, в принятом в 2002 году Федеральном законе «О несостоятельности (банкротстве)» [13], передача на хранение документов должника, подлежащих обязательному хранению, была отнесена не к обязанностям, а к правам конкурсного управляющего. Таким образом, если конкурсный управляющий не пожелал воспользоваться предоставленным ему правом, то он не мог быть привлечен к административной ответственности. И только в декабре 2008 года, в соответствии с Федеральным законом от 30 декабря 2008 г. № 296-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)», передача на хранение документов должника, подлежащих обязательному хранению в соответствии с федеральными законами, была отнесена к обязанностям конкурсного управляющего.

Наконец, принятый в октябре 2004 года Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [12] окончательно закрепил порядок организации хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу при реорганизациях и ликвидациях. Согласно закону, какие бы изменения ни происходили с государственными организациями, документы должны передаваться их правопреемникам либо сдаваться на хранение в государственные или муниципальные архивы. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны передаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора.

В то же время, действовавшее законодательство не обязывало информировать архивные органы и учреждения о начале процедуры ликвидации и осуществлять исключение юридического лица из государственного реестра только после передачи на государственное (муниципальное) хранение документов по личному составу. В результате, архивные органы и учреждения оставались в неведении относительно ликвидируемых организаций.

Большинство органов управления архивным делом в субъектах РФ заключили соглашения с налоговыми органами и органами статистики о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела, в рамках которых указанные органы предоставляют органам управления архивным делом в субъектах Федерации сведения о ликвидируемых организациях. Однако информация зачастую поступает несвоевременно, организации уже являются ликвидированными, а это значит, разыскать документы по личному составу и соответственно применить меры административного воздействия к нарушителям архивного законодательства не представляется возможным [2, с. 214].

В целях законодательного урегулирования данной проблемы в 2006 году в Государственную думу был направлен проект Федерального закона «О внесении изменений в Гражданский кодекс Российской Федерации и в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» [11]. В законопроекте предлагалось дополнить статью 63 Гражданского кодекса РФ пунктом 9 следующего содержания: «Ликвидационная комиссия (ликвидатор) передает образовавшиеся в процессе деятельности юридического лица документы в установленном федеральным законом порядке в государственные (муниципальные) архивы)» [3] и ввести в обязательном порядке необходимость предоставления в налоговые органы справки о передаче архивных документов в соответствующий государственный (муниципальный) архив как обязательное условие для окончательной ликвидации юридического лица или отмены государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Однако законодатели решили, что поскольку обязанность организаций по передаче архивных документов в государственные и муниципальные архивы в случае ликвидации и порядок такой передачи уже установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч. 8, 10 ст. 23), то отсутствует необходимость дублировать эти нормы в Гражданском кодексе РФ. Что касается внесения изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», то было отмечено, что закон об архивном деле не предусматривает оформление факта передачи документов в государственные и муниципальные архивы справками. Таким образом, вышеназванный законопроект был отклонен [2, с. 14].

Между тем, наряду с проблемами передачи на хранение документов в случае реорганизации или ликвидации, остается серьезная проблема обеспечения сохранности документов коммерческих организаций, которые фактически прекратили свою деятельность, но официально продолжают существовать, т.е. не заявили о своей ликвидации.

Анализ принятых законодательных и нормативных актов, направленных на обеспечение сохранности архивных документов и документов по личному составу, показал, что на федеральном и региональном уровнях были предприняты меры, направленные на обеспечение сохранности документов по личному составу. Однако несвоевременность и непродуманность, а в некоторых случаях противоречивость законодательных актов, не позволили решить должным образом вопросы обеспечения сохранности документов по личному составу приватизируемых, реорганизуемых и ликвидируемых структур. Остались нерешенными проблемы с обеспечением сохранности документов по личному составу, находящихся на хранении в коммерческих организациях.

Вызывают надежду на изменение отношения собственников документов негосударственных организаций к вопросам обеспечения сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, внесенные 9 февраля 2009 г. Федеральным законом № 9-ФЗ изменения в Кодекс об административных правонарушениях, которые установили существенные штрафы за нарушение установленного порядка и сроков хранения документов. А именно, глава 13 КоАП была дополнена статьей 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов». В ней указывалось, что за неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

За неисполнение обществом с ограниченной ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов, предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей [1, с. 6].

Таким образом, современной правовой основой работы с документами по личному составу в РФ являются: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Трудовой Кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и аналогичные законы субъектов Российской Федерации; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (2007 г.); Основные правила работы архивов организации 2002 г.; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.), а также другие нормативно-методические документы по архивному делу.

Литература

1. Андреева, В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. – 187 с.

2. Быкова, Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. Пособие / Т.А. Быкова, Е.М. Емышева. – М.: Просвещение, 2011. – 52 с.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации: Ч. 1. (ред. от 21.07.2014) // Собрание законодательства РФ. – 1995. – № 32.

4. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под ред. д.э.н. проф. А. Я. Кибанова. – М.: Инфра-М, 2009. – 296 с.

5. Макарова А.К., Мамедова Ш.А. Российская практика уничтожения архивных документов в исторической ретроспективе / А.К. Макарова, Ш.А. Мамедова // Научная мысль: традиции и инновации: Сборник научных трудов с международным участием. Выпуск 3 / отв. ред. С.С. Великанова, Н.Ф. Ганцен. [Электронный ресурс] - Электрон. текст.дан. (1,5 Мb). - Краснодар, 2014. С.188-200. 1электрон. опт. диск (CD-ROM)

6. Марков, В.Н. Справочник по делопроизводству / В.Н. Марков. – Санкт – Петербург, 2012. – 623 с.

7. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 // Ведомости съезда народных депутатов Рос­сийской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. - 1993. - № 33. - Ст. 1311.

8. Постановление Совета министров - Прави­тельства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения доку­ментов и организации их в делопроизводстве» // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1993. - № 10. - С. 850.

9. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об улучшении организации хранения документов по личному составу» // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1994. - № 13.

10. Фадеев Ю.Л. Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве / Ю.Л. Фадеев. – М.: Гардарики, 2011. – 328 с.

11. Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» // СПС Консультант Плюс.

12. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 04.10.2014) // СПС Консультант Плюс.

13. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (ред. от 12.03.2014) // СПС Консультант Плюс.

Код для цитирования: Скопировать