VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Росреестр это федеральная служба, осуществляющая функции по организации единой системы государственного кадастрового учёта недвижимости, государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также инфраструктуры пространственных данных Российской Федерации.

Одной из важных функций сотрудников этой организации является выдача различных справок, выдача копий утраченных документов по запросам физических и юридических лиц. Причем запросы в ряде случаев достаточно сложно выполнить, так как обращаться могут не сами собственники, а их наследники и другие организации, в частности судебные, которые не знают реквизитов исходных документов (даты регистрации, номера). Возможно несколько вариантов с различными фамилиями, так как неизвестно, когда произошла регистрация до замужества и смены фамилии или после. В таких случаях поиск документов, хранящихся в папках на бумажных носителях, превращается в трудоемкую задачу. Кроме того требуется составление большого числа разнообразных справок для клиентов, отчетов для вышестоящих организаций. Очевидно, что необходима автоматизация процессов поиска необходимых документов, а также процессов составления различных типов справок и отчетов. Это возможно обеспечить за счет внедрения автоматизированной информационной системы (АИС) или создания автоматизированного рабочего места для специалиста архива.

Анализ имеющихся АИС по автоматизации и документообороту, показал, что они достаточно дороги, так например АИС «Архив» расширенная версия стоит 14900руб.[1]., Документооборот 8 профессиональная версия от 36000руб, Документооборот 8 государственного учреждения – от 117600руб.[2]. Причем цены приведены на одну лицензию, с увеличением числа лицензий они возрастают многократно. Вышеназванные АИС имеют очень широкий функционал, который не востребован в районном управлении Росреестра, кроме того они требуют адаптации к специфической предметной области, что требует дополнительных затрат.

Поэтому предлагается создать АРМ архивариуса для работы в районном отделении Росреестра, обладающее нужным функционалом, а именно: создание электронных копий всех документов, входящих в перечень номенклатуры дел; хранение этих копий в электронном виде; поиск, сортировку и фильтрации необходимых документов по самым различным реквизитам; создание отчетов различного типа для различных клиентов и государственных органов; выдачу типовых справок по установленной форме.

Минимальные затраты потребует создание АРМ на базе СУБД Microsoft Office Access. Так как MS Access входит в пакет офисного программного обеспечения, то нет необходимости устанавливать дополнительное ПО. Оно будет не только отвечать всем необходимым требованиям организации, но и, при необходимости, можно будет передавать в электронном виде данные вышестоящим организациям и иным органам управления. Это можно будет произвести при помощи экспорта данных.

С созданием данной системы, вышеперечисленные функции практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются, и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.

Список литературы

1. Архив, 2010, URL: http://1c-buhsys.ru/subsections.php?id=11 (дата обращения 15.11.2014).

2. Стоимость 1С:Документооборота, 2011, URL: http://v8.1c.ru/doc8/how_much.htm (дата обращения 15.11.2014).

Код для цитирования: Скопировать