VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Крупномасштабные мероприятия – это события, выделяющиеся большим охватом гостей, привлекающей повышенное внимание тематике, различных аудиторий и мест проведения. Примерами крупномасштабных мероприятий являются, прежде всего, крупные международные, региональные или локальные выставки, фестивали, городские праздники и т.д. Проведение таких мероприятий способствует улучшению имиджа, повышению уровня репрезентативности и укрепления социальных позиций организаторов. Поэтому крупномасштабные мероприятия - это всегда долгий и трудоемкий процесс подготовки, состоящий из немалого количества различных этапов. Одним из важных этапов в подготовке к таким событиям является этап оптимизации потоков посетителей.

Важность этого этапа обусловлена тем, что крупномасштабные мероприятия всегда связаны со скоплением большого числа, как экспонентов, так и посетителей. Управление же людскими потоками является важной составляющей успешного и безопасного проведения события.

На сегодняшний день в сфере event-обслуживания используются такие методы управления потоками людей на выставках как:

1. Координация при помощи специально обученных людей (координаторы, волонтеры).

Координаторы занимаются координацией и контролем при проведении мероприятия. Волонтерам также как и координаторам, необходимо точно знать место проведения мероприятия, тематику, его инфраструктуру (наличие и расположение гардероба, санузлов, запасных выходов, зоны буфета, аудиторий по проведению семинаров и т.д.), названия, расположение и количество экспонентов; а также владеть коммуникативными технологиями для общения и помощи посетителям выставки.

У координаторов и волонтеров присутствует составленный сценарный план или тайминг с перечислением событий (семинаров, конкурсов, розыгрышей), происходящих в определенное планом время. Например, организаторы сообщают о начале какого-либо события по громкой связи за несколько минут до его начала, координаторы в это время уже находятся непосредственно у места проведения события, приветствуют, направляют или сопровождают посетителей выставки, помогая им найти удобное место, не создавая при этом столпотворения.

1. Разделение павильона на сектора

Очень часто на выставочных мероприятиях пространство делят на сектора, каждый из которых соответствует своей тематике, потребностям и интересам целевой аудитории. Например, на туристской выставке площадь экспоцентра может быть разделена на такие сектора как:

• национальные туристические организации;

• Зарубежные представительства (консульства)

• туроператоры;

• турагентства;

• санаторно-курортные организации;

• авиалинии;

• морские круизные лайнеры, поезда;

• отели и гостиницы;

• компании-организаторы выставочных мероприятий.

Также весь выставочный павильон делится на сектор общего и VIP- доступа. В сектор общего доступа может попасть каждый посетитель, прошедший процедуру регистрации. В VIP-зону возможно попасть при наличии соответствующего бейджа, который получают при предварительной регистрации и внесения денежного взноса (сумма взноса определяется оргкомитетом). VIP-сектор обычно расположен в помещении, находящимся вблизи павильона общего доступа, и имеет отдельный вход, у которого стоят координаторы со списками посетителей и представитель службы безопасности. VIP-сектор может представлять собой конференц-зал, зал пленарных заседаний, зал официальных делегаций, переговорные комнаты или банкетный зал, с соответствующей аппаратурой и банкетным или фуршетным обслуживанием.

С посетителями VIP-сектора работают координаторы, волонтеры, которые организуют и координируют его работу, также официанты, работающие в зоне питания. В Екатеринбург-ЭКСПО VIP-клиенты имеют преимущества:

• VIP-бейдж;

• размещение информации об участнике на сайте организатора;

• участие во всех мероприятиях деловой программы, включая пленарные заседания;

• VIP-сектор зала пленарных заседаний;

• VIP-портфель участника;

• биржа деловых контактов (возможность организации переговоров по предварительной заявке и согласию обеих сторон);

• неограниченный доступ в зону делового общения;

• VIP-lounge на 1 персону (включая бесплатные напитки и закуски);

• парковочное место в VIP секторе для одного автомобиля;

• доставка VIP- посетителей от гостиниц «Анжело», «Рамада», «Атриум Палас Отель» и «Хаятт» ведомственным VIP транспортом.

1. Систематизация схемы расположения экспонентов.

После определения тематики мероприятия, его целей и задач, организатор выставки занимается поиском необходимой площадки. После выбора подходящей и заключением договора с ее владельцами, организаторы выставки разрабатывают план по размещению стендов.

При этом популярных участников выставки обычно размещают с менее известными, чтобы распределить потоки посетителей, обратить их внимание на другие организации и тем самым увеличить время, которое проведет посетитель на выставке.

Обычно «приоритет» в выборе места для стендов у входа и в центре получают те экспоненты, которые раньше подали заявку или заключили контракт с оргкомитетом, а также владельцы крупнейших организаций. Чем раньше потенциальные участники выставки обратятся к организаторам по поводу бронирования площади, тем больше будет шансов занять выгодную позицию на выставке.

Крупные имиджевые участники выставки при выборе места изучают:

• потоки посетителей, чтобы стенд был открыт по направлению их движения;

• план помещения (где расположены организационные сегменты: техническая служба, гардероб, кафе; техническое оснащение: колонны, вентиляционные шахты, пожарные выходы и т.д.);

• информацию о других экспонентах.

Если экспонента интересует особая категория посетителей, многие из которых будут приглашены лично, то стенд не располагают на основном потоке людей. Но если же крупный экспонент стремится привлечь внимание максимального числа посетителей, в этом случае стенд рекомендуется размещать:

• напротив и справа от главного входа;

• на главных проходах;

• на пересечении проходов;

• в центре экспозиции (в зависимости от павильона);

• на первом этаже (в зависимости от павильона);

• в профильном секторе (как правило, на крупных выставках с делением на тематические сектора);

• в углах.

При этом нужно выяснить, где будут находиться стенды представителей лидеров данной отрасли, а также – главных конкурентов.

Крупные участники мероприятия избегают размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;

• в задней части зала;

• позади больших колонн, лестниц;

• лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия;

• возле мест общественного питания, где могут выстраиваться очереди, закрывая проход на стенд;

• возле подиумов и открытых площадок для конференций и семинаров , где высокий уровень шума и скопление зрителей, которые могут помешать работе на стенде;

• около препятствующих движению опор;

• в концах проходов (в «тупиках»);

• в плохо освещенных местах;

• под низкими потолками;

• на балконах, антресолях;

• под вытяжкой системы кондиционирования;

• около монтажных ворот» [1].

Кроме того необходимо также выбрать наиболее подходящие места, характеризующиеся достаточным пространством, для размещения регистрации, гардероба и другой инфраструктуры выставочного помещения.

Обычно у входа устанавливается специальное ограждение в форме лабиринта, которое позволяет при большой численности посетителей не создавать очередей. Затем недалеко от данного сектора располагается регистрационная стойка, на которой посетители и участники могут получить пропуск для входа в основной зал или в зал по проведению семинаров. За стойкой регистрации на крупномасштабных мероприятиях находится от семи человек и более, чтобы обслуживание посетителей было быстрым и качественным.

После зоны регистрации, вблизи входа в павильон располагается зона гардероба. Она должна быть рассчитана на размещение всех участников, организаторов и потенциальных клиентов, и должна иметь достаточное число сотрудников, чтобы не задерживать посетителей мероприятия.

Выставка - это мероприятие продолжительностью от одного дня. Каждый выставочный день начинается с утра и заканчивается поздно вечером. Для участников, гостей и самих организаторов масштабных мероприятий вопрос о возможности питания становится актуальным. Поэтому большинство выставочных комплексов стремятся организовать зону питания, в которой можно отвлечься или обсудить дела в непринужденной обстановке. Хорошо организованная работа в зоне питания создает у участников выставки и посетителей позитивный настрой, а в будущем - хорошие воспоминания о мероприятии.

«Организация питания на выставках может осуществляться внутри выставочного павильона или за его пределами. В первом случае используют стационарные заведения ресторанного хозяйства - рестораны, кафе, кафетерии, буфеты или сеть мобильных заведений (передвижных, с изменяемым местом размещения), которые располагаются в самом павильоне, в холле павильона, в конференц-зале, в ресторане, в кафе, в зале пленарных заседаний и создаются на период проведения конкретной выставки. Во втором случае за пределами выставочного павильона, на территории выставочной площадки размещают заведения ресторанного хозяйства под открытым небом и учреждения, расположенные в нестационарных сборно-разборных конструкциях»[2].

1. Наличие указателей

Для определения местоположения стенда, конференц-зала и другой инфраструктуры выставочного помещения используются:

• Указатели с названием, номером и направлением к стенду - это необходимая составляющая выставки. Именно они играют немалую роль при оптимизации потоков посетителей. Для указателей важны размер, яркий цвет, размер и тип шрифта, логотип организации, язык написания (английский и русский), а также месторасположение такой вывески, чтобы каждый человек мог не только ее заметить, но и понять, что на ней написано или изображено. В качестве указателей используются короба, баннеры, постеры, элементы универсальных экспозиционных систем. Часто на выставках рядом с указателями находятся координаторы, которые направляют посетителей к интересующему их стенду;

• Экспозиционный план. При входе в выставочное помещение размещают экспозиционный план, на котором указывают инфраструктуру выставки и номера стендов. Обычно план представлен в увеличенном формате и продублирован в полиграфическом исполнении

1. Наличие полиграфической продукции

Каждое значимое предприятие, занимающиеся проведением выставок, к началу крупномасштабного мероприятия выпускает специальную полиграфическую продукцию, такую как:

• буклеты;

• каталоги;

• рекламные брошюры и т.д.

Наибольшую ценность представляют собой информационные буклеты, в которых содержатся данные о тематике, участниках и их контактах, и об организаторе выставки. Часто в такие буклеты включают изображение карты расположения стендов, их номеров, названий экспонентов, с указанием информации об организации. Такие наглядные бумажные издания позволяют посетителю точно знать, где расположены необходимые ему участники и составить наиболее оптимальный маршрут посещения крупномасштабного выставочного мероприятия.

1. Определить, в какое время на мероприятии присутствует максимальное и минимальное число посетителей

При ежегодном проведении одного и того же мероприятия организаторы выставки могут определить динамику посещения, т.е. в какой промежуток времени посетителей больше, а в какой период это число уменьшается. Проанализировав динамику потоков посетителей, организаторы выставки могут спланировать, составить сценарный план или тайминг мероприятия, в котором в период спада посещения на выставке, будут проводиться обучающие семинары или конференции, что увеличит поток посетителей. Например, если рассматривать туристскую выставку, которая проходит в в выставочном комплексе Екатеринбург-ЭКСПО, в часы «затишья» можно предложить:

• Составить программу выставки так, чтобы в период спада числа посетителей проводились семинары, конференции, мастер-классы от специалистов туристской сферы: представители гостиничного, туроператорского бизнеса. В конце данного мероприятия каждый участник получит соответствующий сертификат, что поможет привлечь соответствующую аудиторию (студенты; все кто интересуется и ищет новое место работы в сфере туризма);

• Предложить систему мотивации посетителей, которая бы строилась на том, что при регистрации на сайте организатора, плата за участие в обучающих мероприятиях была ниже, чем в период максимального числа потребителей выставки или отсутствовала;

• Выставочный комплекс Екатеринбург-ЭКСПО расположен в малодоступном для общественного транспорта месте, поэтому целесообразно в период «затишья» организовать дополнительный транспорт, расписание и место остановки которого было бы доступно на сайте организаторов выставочного мероприятия.

Следовательно, проанализировав динамику посещения выставки по времени, можно спланировать мероприятие так, чтобы на выставке не было периода «затишья» при постоянном потоке потребителей.

1. Сеть Internet

С развитием глобальной сети Internet стало возможно влиять на оптимизацию потоков посетителей, например, при помощи размещения информации на сайте организаторов:

• даты и времени проведения события;

• стоимости посещения выставки;

• контактных данных;

• списка участников;

• программы выставки;

• плана размещения экспонентов, организационных сегментов на выставке (зона регистрации, гардероба, питания, парковки);

• места остановки и расписание транспорта до места проведения мероприятия.

Также информацию о выставке можно разместить на сайтах партнеров, профильных интернет-порталах. Кроме того, в настоящее время возможно размещение информации о предстоящем событии в социальных сетях (vkontakte, facebook, instagram), в которых предоставляется информация об участниках, времени и месте проведения конкурсов, акций, мастер-классов и семинаров, которые будут представлены в программе выставки.

1. Каналы информирования

Для информирования заинтересованных лиц организаторам мероприятия, прежде всего, необходимо изучить целевую аудиторию (возраст, пол, место жительства, образование и т.д). Из полученных и проанализированных данных о потенциальных посетителях, участниках выставки, организатором мероприятия формируется рекламное сообщение, которое размещается в зависимости от целевой аудитории и целей рекламы в печатных, газетно-журнальных изданиях, телевизионных и радиопрограммах, в транспорте и др.

Полученные данные анализируют и в дальнейшем используют такие каналы информирования как:

• электронная почта. По средствам данного программного обеспечения, стало возможно составлять информационные, деловые, коммерческие, рекламные предложения, которые отправляют партнерам, инвесторам, спонсорам, участникам выставки, потенциальным посетителям;

• сотовая связь. При помощи мобильных устройств также формируются информационные сообщения, с указанием места, времени, тематики мероприятия. Данное сообщение рассылают имеющейся у организации клиентской базе по средствам сотовой связи;

• курьерская доставка. Доставка персонализированных приглашений. Данный вид информирования является эффективный, так как демонстрирует внимание и уважение к получателю;

• телемаркетинг. После отправки приглашений по почте следует позвонить клиентам, удостовериться в получении информации, что повышает возможность того, что получатель посетит выставку;

• печатные издания. Анонс выставки может размещаться в профильных печатных изданиях, с указанием логотипа организатора, сроки, место и время проведения мероприятия;

• личные встречи. Распространение информации возможно при помощи личных встреч по средствам конференций, семинаров, вебинаров, проводимых организатором выставочного мероприятия.

Двадцать первый век считается веком развития технологий. С появлением в нашей жизни смартфонов и других, современных гаджетов, можно внедрить подобные системы и на выставочных мероприятиях, которые бы сделали процесс посещения крупномасштабного мероприятия мобильным, быстрым, доступным и удобным каждому человеку. Это будет способствовать сокращению затрат на трудовые ресурсы, улучшению качества работы и ее контролю.

Итак, при помощи перечисленных методов на крупномасштабном мероприятии происходит оптимизация потоков посетителей, благодаря которой событие может стать успешным как с коммерческой точки зрения, так и с точки зрения эмоций и впечатлений.

Литература

1. Карасев Н.В. Как получить от выставки максимальную выгоду. Практическое пособие. М.: Агентство выставочного консалтинга «ЭкспоЭффект», 2009. 22-24 с. Режим доступа: http://www.expoeffect.ru/exhibitor_book.htm Дата обращения: 12.12.2014.

2. Организация питания на выставках и ярмарках. Ресторанный бизнес: основные моменты и ньюансы: сайт. URL: http://rollerquest.ru/index.php/osobennosti/obsluzhivanie-meropriyatij/organizatsiya-pitaniya-na-vystavkakh-i-yarmarkakh. Дата обращения: 09.12.2014.

Код для цитирования: Скопировать