VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников – секретаря организации).

В крупных организациях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально – множительное бюро.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно – хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением.

Это принципиально важно еще и потому что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства [1].

При создании службы ДОУ используются следующие аспекты, такие как: технический, юридический и организационный.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно – методическими документами. Кроме того этот аспект предполагает соблюдение самой службы требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля над качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы [2].

Эффективность труда работников службы ДОУ в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационных аспектов.

Совершенствование организации труда работников службы ДОУ по основным направлениям непосредственно связано с решением задач нормирования, т. е. изучением, проектированием и установлением необходимых затрат труда (норм труда) и его результатов, численности и соотношений численности работников различных должностей.

Решение вопросов нормирования труда работников службы ДОУ,не обеспечено в должной мере нормативно-методическими и справочными материалами. В связи с этим предлагается использовать отечественный опыт нормирования труда аналогичных категорий работников с учетом специфики содержания, характера и предмета труда персонала [4].

К основным видам норм труда относятся нормы времени (выработки), обслуживания, численности, числа подчиненных и др. На основе норм времени и обслуживания устанавливаются нормированные задания.

Нормированное задание – это состав и объем работ, которые должен выполнить работник за определенный период времени с соблюдением принятых требований к качеству. Нормированные задания работникам, которые заняты выполнением периодически повторяющихся работ (функций), рекомендуется устанавливать действующими методами нормирования труда.

Целесообразность и возможность установления и применения нормированных заданий для работников ДОУ необходимо определять на основе анализа содержания нормируемых трудовых функций, степени их повторяемости и других факторов.

Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и увеличить заинтересованность работников в выполнении большего объема работ и совмещении профессий и должностей.

Период установления нормированных заданий определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости выполняемых функций (работ): для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, нормированные задания устанавливаются на декаду или месяц по определенному алгоритму. Для сложных работ устанавливаются на более длительный срок с учетом их характера и содержания.

Степень детализации нормированного задания зависит от количества наименований работ, периодичности их повторяемости и других факторов.

Формы нормирования заданий рекомендуется приспосабливать к действующим документам [3].

Установленное нормированное задание при необходимости требует уточнения путем оценки выполненной работы, выявления затрат времени на работы, не предусмотренные заданием, расчета трудоемкости выполненного объема работ, определения фактически отработанного времени и т. п.

При определении норм времени применяются следующие методы: опытно-статистический, аналитический и табличный или укрупненный метод.

Опытно-статистический метод характеризуется тем, что нормы времени на операцию или работу определяется в целом, без поэлементного анализа и проектирования оптимальных условий, режимов и приемов работы. Этот способ нормирования не обеспечивает научно-обоснованного и прогрессивного характера норм, не позволяет выявить имеющиеся резервы производства и не способствует повышению производительности труда рабочих. Опытно-статистический метод основан на двух методах: опытном и статистическом. Опытный метод основан на опыте мастера и нормировщика, а статистический метод, как правило, основывается на отчетных и статистических данных о фактических затратах времени по аналогично выполненным работам.

При реализации использования аналитического метода, норму времени на операцию устанавливают в следующем порядке: операцию расчленяют на составляющие ее элементы; по каждому элементу определяют факторы, влияющие на время их выполнения; разрабатывают рациональный состав операции, последовательность трудовых и технологических элементов и необходимые условия их выполнения; определяют продолжительность отдельных элементов и операции в целом.

Аналитический метод имеет две разновидности: аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный – различие, которых состоит в способе определения затрат времени. При аналитически-исследовательском методе затраты времени на операцию определяют на основе измерения затрат времени путем наблюдения непосредственно на рабочих местах (хронометражные наблюдения, фотография рабочего времени, самофотография и т.д.). При аналитически-расчетном методе затраты времени рассчитывают по нормативам режимов работы оборудования и времени, а также по формулам зависимости времени от факторов продолжительности. Аналитически-расчетный метод позволяет сократить трудоемкость установления норм, т. к. отпадает необходимость в наблюдениях, однако точность норм для конкретного рабочего места снижается. Для повышения точности в расчетах в нормативах предусмотрены поправочные коэффициенты.

Табличный или укрупненный метод используются, когда по специальным таблицам определяется время на единицу работ.

Таким образом, в настоящее время одним из перспективных направлений совершенствования нормирования деятельности работников службы ДОУ организации является установление и применение нормированных заданий.

Список используемых источников и литературы:

1. Архипова, Н.И. Регламентация и нормирование труда служащих государственных учреждений: Учеб.пособие по спец. курсу/Н.И. Архипова.– Москва: МГИАИ, 1983;

2. Басаков, М.И. Делопроизводство/М.И. Басаков,О.И. Замыцкова. Ростов-на Дону: Феникс, 2004;

3. Волкогонова, О.Д. Стратегический менеджмент: Учебник/О.Д. Волкогонова,А.Т. Зуб.– Москва: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008;

4. Гончаренко, Л.П. Риск-менеджмент: Учебное пособие/Л.П. Гончаренко, Е.А. Олейников,С.А. Филин. – Москва: КНОРУС, 2008.

Код для цитирования: Скопировать