VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Начальным этапом развития системы электронного документооборота (СЭД) можно считать середину 1990-х, когда журналы регистрации и контроля исполнения документов были впервые перенесены в электронный вид. Через несколько лет подобные системы «научились» сканировать документы, присоединять их к регистрационно-контрольной карточке и доставлять на рабочие места пользователей. Это было серьезным шагом в развитии, именно в это время появился термин «электронный документооборот».

На этом этапе СЭД, как правило, существовали в головных структурах крупных организаций.

Следующей ступенью эволюции в начале «нулевых» стало распространение электронного документооборота на филиальные сети, вовлечение в работу с документами всё большего числа функциональных подразделений. Таким образом, СЭД превратилась в инструмент для выстраивания вертикали управления в территориально распределенных организациях, и это касалось как коммерческих компаний, так и государственных структур [4].

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в любой организации обеспечивает многочисленные преимущества, которые сегодня общеизвестны и очевидны. Однако процесс эксплуатации СЭД выявляет и серьезно обостряет все проблемы постановки «ручного» делопроизводства, имевшиеся в той же организации. Особенно это касается коммерческих организаций, так как в органах власти основные документы, регламентирующие делопроизводство, разрабатываются и утверждаются на общегосударственном уровне, и их нормы достаточно строго соблюдаются.

В большинстве коммерческих организаций легкое и зачастую пренебрежительное отношение к «бумажкам» все еще не преодолено и автоматически переносится на электронные документы, создаваемые и используемые в рамках СЭД. В полной мере это относится и к проблеме унификации документов. В условиях традиционного («ручного») делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены территориально. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Поэтому отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации, несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования остаются не замеченными, но ухудшают внутрифирменные коммуникации и оказывают отрицательное влияние на имидж организации.

Внедрение СЭД фактически позволяет сконцентрировать все (или, по крайней мере, многие) документы в одном месте — в рамках автоматизированной системы. Ознакомление с ними (при наличии соответствующих полномочий должностного лица) позволяет выявить:

- отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации; несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования;

- бесконечное стилевое разнообразие бланков структурных подразделений;

разнообразие формулировок текстов приказов по одним и тем же управленческим ситуациям; разнообразие формулировок текстов служебных (докладных) записок по одним и тем же управленческим ситуациям;

- специфическое оформление заголовков к тексту; разное оформление подписей; качественно и количественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуются одинаковые документы [5].

Процесс эксплуатации СЭД выявляет и серьезно обостряет все проблемы постановки делопроизводства в любом учреждении или на предприятии. Положение в сфере ДОУ еще более усугубляется, если на предприятии сертифицирована и внедрена система менеджмента качества (СМК). Стремление выйти на международный рынок заставляет сегодня все большее число российских предприятий получать сертификаты на соответствие стандартам серии ИСО 9000.

К ним в первую очередь относятся:

ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» — содержит словарь терминов о системе менеджмента, свод принципов менеджмента качества;

ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» — содержит набор требований к системам менеджмента качества;

ГОСТ Р ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности» — содержит руководство по достижению устойчивого успеха любой организацией в сложной, требовательной и постоянно изменяющейся среде путем использования подхода с позиции менеджмента качества.

В соответствии с требованиями этих стандартов СМК предприятия должна быть документирована. Документация делает систему «видимой» не только для разработчиков и внутренних пользователей, но и для проверяющих и заказчиков. Особо отметим, что ни один ГОСТ, регулирующий деятельность СМК, не определяет порядок регламентации делопроизводства и не содержит рекомендаций по ведению делопроизводства.

Например, в ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» отмечается: «Настоящий стандарт не предполагает единообразия в структуре систем менеджмента качества или документации Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от: а) размера организации и вида деятельности; б) сложности и взаимодействия процессов; в) компетенции персонала Документация может быть в любой форме или на любом носителе». Поэтому фактически структуру документации СМК определяет само предприятие.

Решение задачи унификации документированной информации невозможно без разработки соответствующих компонентов организационного обеспечения СЭД — совокупности документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала СЭД в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности системы. В процессе их подготовки обязательно должен быть выполнен анализ существующей системы управления предприятием (организацией) и разработаны управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы с документами. Речь идет, прежде всего, об анализе функций, прав, обязанностей и загруженности должностных лиц, находящих свое отражение в составе виз согласования и маршрутах движения документов [5].

Таким образом, проблемы унификации документированной информации являются логическим следствием проблем постановки делопроизводства. Если СЭД внедряется в организации без предшествующего тщательного анализа состояния дел в этой сфере, то имеющиеся недоработки автоматически переносятся на работу с электронными документами [2,3].

Комплекс мер, направленных на решение задач унификации документированной информации в организациях, стремящихся перейти на электронный документооборот, может выглядеть следующим образом:

определить структуру системы управления документацией и основные положения политики управления документами в организации. При наличии службы СМК эти вопросы должны быть решены в тесном взаимодействии служб СМК и ДОУ. проанализировать существующие бизнес-процессы организации и выявить образующиеся при их реализации документопотоки;

проанализировать состав создаваемых документов на полноту и неизбыточность, а маршруты движения документов — на соответствие виду и содержанию текста документа. Устранить имеющиеся недостатки (при наличии). Оптимизация документооборота может быть выполнена любым способом, однако применение формализованных методов (например, методов инженерии знаний) позволяет снизить не только долю рутинных операций, но и требования к квалификации должностных лиц, осуществляющих анализ;

подготовить полный комплект документов, регламентирующих делопроизводство в организации — положения о структурных подразделениях (особенно тщательно положение о службе ДОУ), инструкцию по делопроизводству, табель и альбом унифицированных форм документов;

разработать комплект внутренних нормативных документов, регламентирующих работу в СЭД, — положение об электронном документообороте, регламент работы в СЭД, инструкции по работе с конкретными видами электронных документов;

выделить в службе ДОУ должность документоведа-аналитика, основной функцией которого является организация работы с электронными документами, проектирование и оптимизация документопотоков организации, т. е. фактически сферой его деятельности должен стать информационный менеджмент. Это позволит избежать избыточности документов и повысить эффективность работ по унификации внутренних документов;

вести систематическую работу по анализу и оптимизации документооборота, унификации форм документов и контролю за их использованием. Постоянно вести работу по обучению и повышению квалификации в области работы с документами среди документоведов структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в подготовке документов.

Таким образом, проблема унификации документированной информации в СЭД требует дополнения традиционных приемов делопроизводства систематическим анализом и оптимизацией документооборота, а также целым комплексом взаимосвязанных организационных мероприятий [5].

Если от отдельной организации перейти к масштабам страны, то решение этой задачи требует установления на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование [1].

Литература

1. Кузнецов С.Л. О Концепции развития архивного дела в Российской Федерации / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство, 2012. — № 4. — С. 3—10.

2. Усманова И.В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия ПГПУ им. В.Г. Белинского, 2010. — № 18 (22). — С. 201—205.

3. Фионова Л.Р. К вопросу выявления факторов, влияющих на структуру документооборота / Л.Р. Фионова // Документация в информационном обществе. Проблемы оптимизации документооборота: Доклады и сообщения на XVIII Международной науч.- практ. конф. — М.: ВНИИДАД, 2012. — С. 132—139.

4. Линев А.А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению эффективностью / А.А. Линев // Делопроизводство. [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?314.

5. Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов — необходимая предпосылка внедрения систем электронного документооборота / Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина // Делопроизводство. [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?317.

Код для цитирования: Скопировать