VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Актуальность данной темы объясняет, мировой опыт, указывающий на важность государственного регулирования вопросов управления документацией. Во всех развитых странах государство осуществляет функции по управлению документацией, и такая практика себя оправдывает. Отказ от вмешательства на государственном уровне в регулирование процессов документационного обеспечения управления в итоге негативно отразится на качестве архивного фонда. Особенно актуально это положение в связи с мировой тенденцией перехода к электронному документообороту.

Целью является описание Правительственной программы по совершенствованию управления документацией.

Для достижения поставленной цели выделены следующие задачи:

1. Изучение правительственной программы по совершенствованию управления документацией.

2. Изучение особенностей государственного управления документации.

3. Изучение работы Национального Архива Великобритании.

4. Изучение государственных стандартов.

В Англии с 1985 г. действует Правительственная программа по совершенствованию управления документацией.¹ В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому применению закона 1998 года о защите данных распространяется на документы на любых носителях.

Национальный архив Великобритании (NationalArchives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.

Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение.

В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

Национальный архив Великобритании придает большое значение вопросам управления документами, осуществляя методическое руководство деятельностью управляющих документами центральных государственных учреждений. Следует заметить, что Национальный архив Англии в Кью, после прихода в архив нового менеджмента в середине прошлого десятилетия, взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику своей работы и активно работает над проектом сохранения так называемого «цифрового наследия», откликаясь тем самым на происходящие в сфере государственного управления решительные изменения методов работы в рамках «электронного правительства». Для этого в архиве реализуется проект создания электронной части архива, предназначенной для хранения электронных документов; произведены структурные преобразования.² В руководстве архива введены должности директоров по технологиям и по информационной политике. В подчинении директора по технологиям находятся подразделения, обеспечивающие сохранение электронных документов в архиве, включая технические службы. Директор по информационной политике отвечает за работу подразделений, которые отвечают за комплектование архива электронными документами: курирование правительственных учреждений по вопросам архивного хранения документов, оказание им помощи в экспертизе ценности документов, отборе на хранение и уничтожение делопроизводственной документации, передачу отобранной на хранение электронной документации в архив и т.п., обеспечение доступа пользователей к архивным документам в режиме on-line. За счет новой стратегии в 2008-2009 гг. в архиве накоплено свыше 112 млн. цифровых копий документов, а сайт архива посетили с различными целями 11 млн. исследователей (пользователей). Главная задача архива – отбор и сохранение в архиве электронных документов правительственных учреждений. Для этого в архиве создана автоматизированная информационная система («Открытый архив. «Информационная система» – разработка НАСА США) стоимостью 3,5 млн. фунтов стерлингов. Планируется, что в архив электронные документы будут поступать по защищенным коммуникационным каналам из правительственных учреждений в оригинальных форматах. Т.е. Национальный архив предполагает хранить архивные документы в тех форматах, в каких они были созданы в правительственных учреждениях. В течение 2009 г. планировалось поступление в архив около 60 гб. (около 4 млн. документов). В соответствии с выбранной концепцией, электронные документы организованы в архиве в отдельный информационный массив. В целом на хранение будут приняты 2% общего объема электронных документов, образующихся в делопроизводстве правительственных учреждений. В настоящее время отрабатывается технология передачи электронных документов в Национальный архив. Она включает в себя следующие этапы: отбор ЭД для передачи в архив – подготовка ЭД к передаче на основе специального программного обеспечения – передача по каналам связи (как исключение, на обособленных (съемных) носителях) – карантин, проверка качества – включение в информационный массив – создание резервной копии информационного массива – обеспечение поиска и доступа. Одна из ключевых проблем – необходимость изменения действующей нормы: 30 летнего срока, в течение которого документы должны храниться в архивах правительственных учреждений без права доступа к ним широкой публики. В случае с архивными электронными документами ЭД предполагается передавать их в базы данных Национального архива через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является информация веб-сайтов правительственных учреждений. В настоящее время архив принимает на хранение информацию примерно 1500 сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этой работой занимается подразделение архива из четырех сотрудников штатного состава с годовым бюджетом 500 тыс. фунтов стерлингов. Другой составной частью работы Национального архива является построение так называемого электронного каталога (базы данных), объединяющего всю цифровую архивную информацию. Важное место при этом занимает разработка формата описания, включающего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов. Стратегическая цель Правительства Великобритании – переход к документообороту в электронном виде. В настоящее время, по информации специалистов, около 95% всей документации правительственных учреждений создается в электронном виде. Однако наиболее важные документы создаются и подписываются руководителями различного ранга на бумаге. Создана защищенная правительственная телекоммуникационная сеть, по которой осуществляется электронный документооборот между различными правительственными учреждениями. Типового решения для автоматизации делопроизводства в правительственных учреждениях не существует. Английские специалисты указывают также на нестыковку подходов к информатизации государственного управления служб делопроизводства, архива и информационных подразделений. Существует практика привлечения к поддержке информационного обеспечения правительственных учреждений внешних организаций на основе аутсорсинга. Таким образом, можно сделать вывод о том, что тенденция широкого применения электронных документов в правительственных учреждениях Великобритании действительно имеет место. 95% электронных документов в общем объеме документооборота – значительный показатель. Обмен ими между учреждениями происходит по защищенным каналам связи, на основе закрытой информационной сети. Вместе с тем, стройная и четкая система управления жизненным циклом электронного документа от момента создания до передачи его на архивное хранение, или на уничтожение только формируется. В любом случае, английский опыт имеет важное значение для его использования в практике создания системы электронного документооборота и электронного правительства.

Проект стандарта Национальных Архивов Великобритании «Стандарты и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов в государственных органах Великобритании» (Standards and Requirements for Digital Continuity in UK Government). В марте 2008 г. Национальные Архивы Великобритании опубликовали стандарт, помогающий государственным органам (и другим заинтересованным организациям) оценивать имеющиеся на рынке коммерческие решения по долговременному сохранению электронных документов и информации[13]. Стандарт включает описание тех функциональных возможностей, которые такое решение должны иметь, и простой контрольный лист, позволяющий убедиться, что продукт полностью соответствует требованиям.

Требованиям данного стандарта должны будут удовлетворять все программные продукты, используемые для обеспечения долговременной сохранности электронных материалов в государственных органах Великобритании. Включенные в стандарт функциональные требования в основном взяты из ряда известных официальных стандартов и стандартов «де-факто».

Проект представляет собой небольшой по объему (всего 11 страниц), но информационно насыщенный документ, включающий в т.ч. интересную библиографию – в основном это разработки Национальных Архивов Великобритании за последние несколько лет.

- Британский стандарт BS 10008:2008 «Допустимость электронной информации в качестве доказательств и ее доказательная сила – Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronic information - Specification). Британский институт стандартов (BSI) опубликовал новый стандарт BS 10008:2008 «Допустимость электронной информации в качестве доказательства и ее доказательная сила – Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronic information – Specification). В нем установлены требования к внедрению и оперативному использованию систем управления электронной информацией и к процессам электронной передачи информации из одной компьютерной системы в другую в связи с задачей обеспечения целостности и аутентичности электронной информации. Этот вопрос важен тогда, когда электронная информация может быть использована в качестве доказательства. Стандарт BS 10008 также устанавливает требования к обеспечению доступности электронной информации во времени.

В BS 10008 рассматриваются вопросы, связанные с проверкой «электронной личности», включая использование электронных подписей и электронных систем защиты авторских прав, а также привязки «электронной личности» к определенным электронным документам.

Допустимость в качестве доказательств (legal admissibility) связана с тем, примет суд к рассмотрению определенные документы либо информацию или же отвергнет их. Чтобы обеспечить возможность использования информации в качестве доказательства, управление ею должно осуществляться в защищенных системах на протяжении всего ее жизненного цикла, который может длиться много лет. Если целостность и/или аутентичность информации каким-либо образом удается поставить под сомнение, то ее доказательная сила может существенно уменьшиться, что потенциально может негативно отразиться на ходе судебного разбирательства.

Соблюдение требований стандарта BS 10008 обеспечивает максимальную доказательную силу электронной информации, используемой в качестве свидетельства деловых транзакций. Это достигается за счет исполнения сформулированных в стандарте требований к планированию, внедрению, оперативному использованию, мониторингу и совершенствованию систем управления информацией, применяемых организацией.

Включенные в стандарт требования являются достаточно общими и применимыми в любых учреждениях независимо от их величины и направления деловой деятельности. Степень использования требований стандарта зависит от условий работы и сложности организации. Стандарт применим к электронной информации в любой форме.

В стандарте, в частности, рассмотрены следующие вопросы:

- управление электронной информацией на протяжении длительных периодов времени, в т.ч. при изменении технологий, когда очень важно обеспечить сохранение целостности информации;

- управление различными рисками, связанными с электронной информацией;

- демонстрация аутентичности электронной информации;

- менеджмент качества в связи с процессами сканирования электронных материалов;

- возможность получения полной истории электронного объекта в течение всего периода его существования;

- электронная передача информации из одной компьютерной системы в другую;

- разработка нормативных документов, безопасность, процедуры, технологические требования и возможность аудита электронно-информационных систем (Electronic document management systems, EDMS).

Еще три публикации содержат советы и рекомендации по выполнению требований стандарта. Это новые редакции известных и пользующихся заслуженным авторитетом руководств серии BIP 0008, которые непрерывно совершенствуются, начиная с 1996 г.:

- Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-1:2008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила информации, сохраняемой электронным образом – Практика реализации требований стандарта BS 10008» (Evidential Weight and Legal Admissibility of Information Stored Electronically – Code of Practice for the Implementation of BS 10008). Данный документ является руководством, описывающим хорошую практику создания, хранения и извлечения электронной информации. В ряде британских нормативных документов всем государственным органам рекомендуется использовать BIP 0008-1 в своей работе.

- Питер Хоуз (Peter Howes) и Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-2:2008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила информации, передаваемой электронным образом – Практика реализации требований стандарта BS10008» (Evidential Weight and Legal Admissibility of Information Communicated Electronically – Code of Practice for the Implementation of BS 10008). Данный документ описывает процедуры оперативной работы, соответствующие хорошей практике в области электронного обмена информационными материалами.

- Питер Хоуз (Peter Howes) и Алан Шипман (Alan Shipman), BIP 0008-3:2008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила электронной идентификации личности – Практика реализации требований стандарта BS 10008»(Evidential Weight and Legal Admissibility of Linking Electronic Identity to Documents – Code of Practice for the Implementation of BS 10008). В данном документе главным образом рассматриваются вопросы аутентичности, целостности и доступности электронной идентифицирующей информации, связанной с определенными информационными материалами и документами. ³

Развитие управления документами как отдельной профессии в Великобритании началось в 1958 году после подписания «Закона о государственных документах» (Public Records Act). Согласно положениям раздела 3.1, каждое правительственное управление должно было проводить оценку подлежащих хранению документов по прошествии пяти лет с того момента, когда они вышли из документооборота; аналогичную оценку документов сотрудники PRO и работники управления были обязаны выполнять по истечении 25 лет.

В основе «Закона о государственных документах» были положены выводы комиссии Григга, которая в свою очередь приняла позицию Сэра Хилари Дженкинсона (Sir Hilary Jenkinson). По мнению последнего, оценка документов с целью последующего отбора на уничтожение не должна проводиться только архивными работниками, поскольку они слишком любят документы, чтобы непредвзято решать такие вопросы. Этим должны заниматься чиновники.

В результате принятия нового закона в Великобритании появилась небольшая группа специалистов по управлению документами, которые могут считаться первыми профессиональными управленцами-документоведами. Их нанимали на работу для выполнения двух основных задач – оценки документов и вынесения окончательного приговора по их дальнейшей судьбе. Следует отметить, что они, в отличие от работников древности, не имели высокого социального статуса, и, соответственно, большой значимости в глазах руководства и общества. К примеру, в период экономического спада специалисты по управлению документами с легкостью попадали под сокращение штата.

О несколько равнодушном отношении британцев к управлению документами на начальных этапах говорит тот факт, что Британское общество по управлению документами (British Records Management Society), созданное «для тех, кто работает в отрасли или связан с управлением документами и информацией, независимо от их профессионально-организационного статуса или квалификации», появилось лишь в 1983 году. В итоге сегодня британский клон ARMA не имеет на международной арене того влияния и престижа, что ее зрелый американский «родственник». ⁴

Зарубежный опыт необходимо учитывать в российской практике, так как Великобритания одним из стран в которой уровень электронного документооборота равен 95 % и правительство уделяет большое внимание государственному регулированию вопросов управления документацией . Российская Федерация пока отстает в таких показателях, но учитывая опыт Великобритании можно добится хороших результатов.

Список используемых источников и литературы

1. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Научна книга. 2002. — 288 с.

2. М. В. Ларин Управление электронными документами. Зарубежная практика - [Электронный ресурс]. - http://www.top-personal.ru

3. Н.А. Храмцовская, Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией- [Электронный ресурс].- http://www.profiz.ru

4. М.В. Ларин. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. – [Электронный ресурс]. - http://www.directum.ru/

1 Лари М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Научна книга. 2002. — 288 с.

2 М. В. Ларин Управление электронными документами. Зарубежная практика - [Электронный ресурс]. - http://www.top-personal.ru

3 Н.А. Храмцовская, Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией- [Электронный ресурс].- http://www.profiz.ru

4 М.В. Ларин. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. – [Электронный ресурс]. - http://www.directum.ru/

Код для цитирования: Скопировать