VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам[2].

Федеральный закон «Об информации, информатизации защите информации» в ст.5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» [1].

Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно–вычислительных машин).

Средство документирования – средство организационной и компьютерной техники, используемое для записи информации на носителе.

Способ документирования – это метод, применяемый при записи информации на материальном носителе.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, то есть письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации передачи звуковой информации. В своем развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

1. Пиктографическое. Пиктографией является особый знак, рисунок, который отображал узнаваемые черты объекта или понятия, явления либо предмета, на которые он указывает;

2. Идеографическое (логографическое). Тип письма, знаки которого (идеограммы) обозначают не звуки и не слоги, как в звуковом и слоговом письме, а целые слова или же значимые части слов — морфемы;

3. Слоговое (силлабическое). Тип письма, в котором каждый графический знак обозначает слог;

4. Буквенно – звуковое (алфавитное, фонемографическое). Тип письма, в котором каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук (фонему).

Развитие письма прошло длительный исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них – к более простым слоговым и буквенно – звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точное передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли также материалы и орудия , применявшиеся в разные эпохи для письма.

Начертательное письмо и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

Одновременно с появлением письменности возникла проблема ускорения записи человеческой речи, поскольку скорость произнесения слов примерно в 5-6 раз быстрее их письменного изображения. Обычным письмом можно записать 15-20 слов в минуту, тогда как живая речь может произноситься со скоростью около 100 слов в минуту и выше. Выход был найден в изобретении в начале 17 века буквенной системы, каждой букве соответствует свой стенографический знак. Изучение стенографии весьма трудоемко, требует постоянной практики, а работа стенографа является очень напряженной. К тому же расшифровка текста, записанного условными символами, занимает много времени. К этому следует добавить, что стенографическая запись не в состоянии передать в точности произнесенный текст. Попытки перехода в середине 20 века к машинной стенографии не дали желаемых результатов. В настоящее время с развитием автоматизированных средств документирования стенография оказалась практически вытесненной з процесса создания служебных документов, хотя в ограниченных масштабах продолжает еще кое-где использоваться.

В научной литературе в настоящий момент нет единства в разъяснении того, что такое способ документирования. В публикациях, посвященных изучению этого вопроса, прослеживаются два подхода. Некоторые авторы (Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столяров) рассматривают способ документирования как действие или совокупность действий. Аналогично подходит к определению способа документирования Н.С. Ларьков. Предложенная им классификация способов документирования основана на разделении их на две большие группы: традиционные и технотронные. К традиционным способам документирования отнесены начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т.п. К технотронным способам относятся механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и др. способы документирования. Однако такая классификация не является бесспорной. Современные технологии и оборудование позволяют выполнить начертание, высекание, выжигание, тиснение и резьбу не только традиционными, но и технотронными способами [3].

Н.С. Ларьков предлагает такую классификацию по способу документирования:

Рукописный документ – это документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и проведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи (с помощью пишущей машинки) или ЭВМ (с помощью принтере). К рукописным документам относят: отчёт о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный – это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический – это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный – это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки [4].

Постепенное совершенствование общей культуры и языка вело все к большему усовершенствованию документа. Документ на раннем этапе возникновения человечества выполнял те же функции, что и сейчас. И, как правило, сейчас используются те же самые способы документирования информации, но они становятся более усовершенствованными и постепенно дополняются.

Список используемых источников и литературы

1. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ//Собрании законодательства. – 2006. - № 31 , (31 июля) – ст. 3448.;

2. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2013. – 16 с.;

3. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н. Кушнаренко. – Киев: Знания, 2006. – 45 с.;

4. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. – Москва: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 38.