VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Общепризнанными являются два аспекта понятия качества в управлении проектом: качество процессов проекта и качество проектируемой продукции. Несоблюдение требований к какому-либо из этих взаимосвязанных аспектов может иметь существенное влияние на проектируемую продукцию, участников проекта, а также организацию, занимающуюся разработкой проекта. Достижение необходимого качества, за которое отвечает руководство по разработке проекта, требует, чтобы взятые обязательства по качеству были восприняты на всех уровнях организации, выполняющей проект и отвечающей за применяемые при разработке процессы и за проектируемую продукцию.

Внедрение международных стандартов ИСО серии 9000 в настоящее время является наиболее актуальной задачей современных российских предприятий и организаций. Система менеджмента качества, разрабатываемая на основе требований стандарта ИСО 9001:2011 кардинально отличается от традиционных систем управления. Основным отличием является внедрение процессного подхода к деятельности и организации документооборота предприятия, основанная на новых принципах.

Основным требованием стандарта ИСО 9001:2011 является наличие документированной системы менеджмента качества, что определяет не только создание дополнительных документов, таких как Руководство по качеству, Цели и Политика в области качества, обязательных документированных процедур, но и механизмов разработки, внедрения документации системы менеджмента качества, внесения изменений и пере утверждения данных документов. Следует также отметить, что и новая, и существующая на предприятиях документация, относящаяся к системе менеджмента качества, имеет свои особенности в оформлении и содержании.

Этапы разработки методической инструкции по реализации СМК в ОАО «Роснефть»

Этапы разработки

В компании ОАО «Роснефть» поставлена задача разработать и внедрить методическую инструкцию по реализации СМК. Для этого высшее руководство ОАО «Роснефть» задействовало всех работников компании и предприняло:

− создать правильную структуру организации;

− создать политику качества организации;

− разработать руководство по качеству;

− правильно определить и разработать процессы производства;

− правильно определить и разработать процедуры для каждого процесса.

После чего рабочая группа по разработке методической инструкции приступила к следующим этапам разработки:

Этап № 1

Анализ существующей системы менеджмента качества. Разработка программы работ. Организация выполнения намеченной программы.

− ознакомительный аудит действующей системы менеджмента качества для постановки конкретных проблем предприятию − заказчику.

− анализ результатов ознакомительного аудита и эффективности действующей системы качества. Предложения по оптимальному усовершенствованию системы качества. Анализ результатов аудита и предложения обсуждаются с руководством предприятия.

− уточнение объемов предстоящих работ, составление и утверждение программы по разработке и внедрению системы менеджмента качества в соответствии с выбранной моделью по ISO серии 9000:

− приказ о разработке и внедрении системы качества.

− разработка структуры организации работ по реализации проекта.

− создание Координационного совета. Разработка "Положения о Координационном совете".

− назначение представителя руководства, ответственного за разработку и внедрение системы менеджмента качества.

− разработка календарного плана реализации проекта.

− формирование рабочих групп.

− назначение уполномоченных по качеству. Разработка «Положения об уполномоченных по качеству».

Этап № 2

Консультационные семинары по реализации требований ISO серии 9000.

Консультационные семинары для:

− руководителей высшего звена.

− руководителей среднего звена.

− специалистов − разработчиков документации системы качества.

− разработка миссии организации и политики в области качества или анализ существующей Политики в области качества и актуализация ее, при необходимости

− разработка «Матрицы ответственности».

− определение пакета документов, входящих в сферу деятельности системы менеджмента качества, ориентированной на реализацию процессного подхода (карты процессов, описание процессов, процедуры системы менеджмента качества, рабочие инструкции, и т. п.).

Определение иерархии документации системы менеджмента качества.

Формирование план−графика пересмотра действующей и разработки вновь необходимой документации системы менеджмента качества.

Этап № 3

Консультации при разработке документации системы менеджмента качества.

− оказание методической помощи и консультации специалистам предприятия при:

− разработке основных и поддерживающих процессов системы менеджмента качества;

− разработке или пересмотре обязательных процедур системы менеджмента качества;

− разработке или пересмотре других документов системы менеджмента качества (должностные инструкции, положения о подразделениях, технологическая документация, рабочие инструкции и т. п.).

− разработка «Руководства по качеству» («Справочника по качеству»). Практическая помощь, консультации, предоставление методических материалов при разработке всех разделов «Руководства по качеству».

Этап № 4

Проверка эффективности внедряемой системы менеджмента качества.

− консультации внутренним аудиторам по организации и порядку проведения внутренних аудитов.

− проведение 4 консультационных аудитов при методическом руководстве консультантов нашей организации. Оформление результатов. Консультации при разработке корректирующих действий.

− проведение внутренних аудитов силами специалистов предприятия. Консультации аудиторам по итогам проведенных аудитов.

Этап № 5

Подготовка к сертификации и сертификация системы менеджмента качества.

− оценочный аудит готовности разработанной и внедренной системы менеджмента качества нашими специалистами. Рекомендации по устранению выявленных несоответствий.

− рекомендации по оптимальной схеме поведения и планирования взаимодействия специалистов предприятия с внешними аудиторами при предварительном и сертификационном аудите.

− консультации и практическая помощь специалистам предприятия по разработке и выполнению корректирующих действий направленных на устранение выявленных несоответствий в ходе предварительного аудита.

− консультации и практическая помощь специалистам предприятий по разработке и выполнению корректирующих действий направленных на устранение выявленных несоответствий в ходе сертификационного аудита.[2].

Назначение и область применения инструкции по реализации СМК ОАО «Роснефть»

4.2.1 Назначение инструкции

Настоящая инструкция вводится в целях:

− идентификации всех документов, входящих в СМК, с присвоением им соответствующих идентификационных кодов и унификации всех документов СМК ОАО «Роснефть» по форме и структуре содержания.

4.2.2 Область применения инструкции

Требования данной инструкции обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников ОАО «Роснефть».

Настоящая документированная процедура реализует требования ГОСТ Р ИСО 9001-2011 в части п.п. 4.2.3. «Управление документацией».

4.2.3 Идентификация документов СМК

Для обозначения документов СМК используется система идентификации, приведенная на рис.1. Каждому документу, входящему в СМК, присваивается индивидуальный идентификационный код.

С помощью идентификационных кодов совокупность документов связывается в единую систему по признакам происхождения, назначения, вида и сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

ОАО «Роснефть» - СМК - БББ - Х.Х - ХХ Код документа

Аббревиатура «СМК» в идентификационном коде документа показывает, что данный документ входит в состав документации системы менеджмента качества ОАО «Роснефть».

Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них. Идентификационный код и номер версии документа в обязательном порядке указываются на каждом листе документа СМК.

Буквенное обозначение вида документа осуществляется в соответствии с классификацией документов по ОАО «Роснефть» - СМК-ДП-0.1-01 «Управление документами».

Порядковый номер процесса (группы процессов) определяется в соответствии с ОАО «Роснефть»-СМК-П-0.1-01 «Реестр процессов СМК ОАО «Роснефть».

Обязательные документированные процедуры, предусмотренные ГОСТ Р ИСО 9001-2008, не относятся ни к одной из групп процессов ОАО «Роснефть», поэтому на месте порядкового номера группы в идентификационном коде этих ДП проставляется «0».

Оформление документов системы качества

Для оформления документа СМК разработаны принципы (ОАО «Роснефть» -СМК-ДП-0.1-01 «Управление документами»), благодаря использованию которых достигается его однозначная идентификация, и восстанавливаемость, а также обеспечивается его проверка на адекватность и утверждение до ввода в действие.

Оформление документа СМК, в соответствии с настоящей инструкцией, включает в себя:

− разработку реквизитов и заполнение колонтитулов документа;

− приведение документа в соответствие с требованиями СМК к структуре содержания: форматирование текста документа;

− графическое описание процедур, описываемых документом (при необходимости).[3].

Требования к содержанию документов СМК

Требования к содержанию документов, описывающих процессы СМК ОАО «Роснефть» – приведены в ОАО «Роснефть» -СМК-ДП-1.2 «Развитие системы менеджмента качества».

Требования к содержанию приведены в ОАО «Роснефть»-СМК-ДП-2.2 «Персонал».

В документах наличие заранее установленных разделов не является обязательным требованием. Содержание этих документов определяется объектом документирования.

В содержании в обязательном порядке должны приведены следующие сведения:

− общие положения (руководство подразделением, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, документы для управления деятельностью подразделения, структура подразделения);

− основные задачи, процессы в подразделении; взаимодействие с другими подразделениями;

− должностные полномочия руководителя подразделения; должностная ответственность руководителя подразделения; должностные обязанности руководителя подразделения.

Содержание и вид документа типа Форма определяется разработчиком данного документа и зависит от цели использования документа.

Формы в виде журналов, которые применяются в СМК для регистрации информации, должны иметь на титульном листе данные о дате начала и окончания (если журнал окончен), а также об ответственном за ведение журнала.

Планы разрабатываются и управляются в соответствии с рекомендациями . Стратегические, тактические и оперативные (годовые) планы имеют аналогичную структуру.

Каждый план работ должен в обязательном порядке содержать следующие графы:

− наименование работ; ответственный и исполнители работ; срок выполнения;

− ресурсы и/или трудоемкость; примечания (при необходимости).

Планы подписываются разработчиком, согласовываются со всеми заинтересованными лицами и утверждаются соответствующим (вышестоящим) должностным лицом.

Особое место в документации занимают перечни всевозможных объектов СМК. (например, перечни персонала, структурных подразделений, зданий и сооружений, оборудования, разного рода документов и т.п.). Перечни упрощают и облегчают управление объектами, отражают их статус (т.е. их состояние в настоящее время). Поэтому к форме и содержанию перечней предъявляются требования, аналогичные требованиям, предъявляемым к документам СМК четвертого уровня. Они должны давать исчерпывающую информацию о статусе объекта СМК.

Состав документации определенной разработанной инструкции

Наиболее трудной частью внедрения ИСО 9001:2011 для большинства организаций является разработка различной документации. Главные причины в том, что она должна соответствовать довольно тяжелым для понимания требованиям стандарта ИСО 9001:2011, и что составлять документацию в самом начале очень нелегко.

Однако с правильными инструментами и руководством разработать документацию ИСО 9001:2011 может быть достаточно просто. Руководство по качеству описывает систему менеджмента качества организации в целом. Написание руководства по качеству обычно служит отправной точкой в разработке документации ИСО 9001:2011.

Параграф 4.2.2 стандарта ИСО 9001:2011 требует наличия руководства по качеству.

Процедуры качества описывают в относительно общих чертах течение процесса, его взаимодействие с родственными процессами, а также распределение ответственности и полномочий.

Написание процедур качества обычно расценивается как наиболее трудная часть в разработке документации ИСО 9001:2011. Стандарт требует наличия процедур качества:

− в параграфе 4.2.3 (Управление документацией)

− в параграфе 4.2.4 (Управление записями)

− в параграфе 8.2.2 (Внутренние аудиты (проверки))

− в параграфе 8.3 (Управление несоответствующей продукцией)

− в параграфе 8.5.2 (Корректирующие действия)

− в параграфе 8.5.3 (Предупреждающие действия)

Политика в области качества – это нормативные указания наивысшего уровня в отношении качества и удовлетворенности потребителей. Она представляет собой короткое описание в один-два абзаца. Параграф 5.3 стандарта ИСО 9001:2011требует наличия политики в области качества.

Цели в области качества ставятся в развитие политики в области качества. Они должны быть конкретными и измеримыми. По достижении одних целей ставятся другие. Параграф 5.4.1 стандарта ИСО 9001:2011 требует постановки целей в области качества.

Параграф 4.2.2 стандарта ISO 9001 требует «описания взаимодействия между процессами системы менеджмента качества». Хотя это описание может быть составлено в любой форме, блок-схемы служат очень удобным форматом.

Записи предоставляют свидетельства, что организация соответствует требованиям, установленным руководством по качеству, процедурами качества, политикой в области качества, целями в области качества и рабочими инструкциями. Многие параграфы стандарта ИСО 9001:2011в явной форме требуют записей.

Рабочие инструкции являются подробными пошаговыми правилами выполнения отдельного рабочего процесса. ИСО 9001:2011 не содержит безусловного требования рабочих инструкций, однако параграф 7.5.1 требует рабочих инструкций там, где они представляют ценность.

ИСО 9001:2011 не содержит конкретных требований форм, но они могут рассматриваться как рабочие инструкции (перед заполнением) и как записи (после заполнения). Именно благодаря этому хорошие формы экономят время и дают множество преимуществ.

Рабочие инструкции более подробны, чем процедуры. Они поэтапно описывают рабочий процесс. Обратите внимание, что ИСО 9001:2011 не требует описания рабочих процессов в такой форме. Вместо этого, стандарт требует рабочих инструкций, если они добавляют ценность (в таком случае ваше руководство по качеству и процедурам ИСО 9001:2011 должно содержать требование для них).

Рабочие инструкции не добавят ценности при следующих обстоятельствах:

− приглашение профессионала, специально обученного для выполнения рабочего процесса;

− задача незначительная, регулярная и легко выполнимая.

Рабочие инструкции обычно составляются персоналом, выполняющим данную работу; представитель руководства по ISO 9001 обычно руководит разработкой рабочих инструкций и обеспечивает соответствие требованиям руководства по качеству и процедур качества.

Для их эффективной разработки необходимо, чтобы руководство по качеству и процедуры качества к этому времени были утверждены. Можно рассматривать написание рабочих инструкций как часть процесса внедрения и подготовки, поскольку персоналу во многих случаях потребуется перестроить свои рабочие процессы для соответствия требованиям руководства по качеству и процедур качества, а затем измененные рабочие процессы оформить документально. Также потребуется затратить время на объяснение всех новых требований руководства по качеству и процедур качества, повлияющих на работу персонала.

Как упоминалось ранее ИСО 9001:2011 явно не требует использования форм. Однако, с хорошими формами легче добиться соответствия требованиям ИСО 9001:2011 по поддержанию записей. Кроме того, хорошо составленная форма «проводит» работника через весь процесс, не создавая необходимости обращаться к отдельным инструкциям или руководству по качеству и процедурам.

В ходе работы был произведен анализ действующих технологических процессов компании. Работа по разработанным документам, описывающим деятельность, позволяет всем работникам освоить наиболее оптимальные и рациональные методы работы, а также выполнять действия качественно. Требования данной инструкции обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников ОАО «Роснефть».

Наличие документов позволяет легко контролировать действия работников, а наличие записей дает возможность сбора и хранения данных о ходе реализуемых процессов, сравнение результатов по предыдущим периодам.

Так же выявлено, что рабочие инструкции являются подробными пошаговыми правилами выполнения отдельного рабочего процесса

Следует также отметить, что и новая, и существующая на предприятиях документация, относящаяся к системе менеджмента качества, имеет свои особенности в оформлении и содержании.

На основе данного анализа была разработана и внедрена методическая инструкция по реализации системы менеджмента качества организации ОАО «Роснефть» при помощи пяти последовательных этапов, которые необходимы для достижения данных целей. Так же для реализации целей СМК создана рабочая группа, для которой разработаны положения о рабочей группе по разработке и внедрению СМК.

Список использованных источников

1. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАУЭиУ, 2009.- 315 с.

2. Азаров В.Н. Управление качеством: Учебник для подготовки специалистов в области качества / В.Н. Азаров, Б.В. Бойцов, И.Н. Бородулин, В.А. Вышлов, - М., 2009.-257 с.

3. Волгин Н.А. Оплата труда: производство, социальная сфера, государственная служба (Анализ, проблемы, решения).- М.: Издательство «Экзамен», 2006.-123 с.

Код для цитирования: Скопировать