VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Понятие бизнес-процесса получило распространение в связи с переходом к процессно-ориентированной организации и процессно-ориентированному менеджменту предприятия. На сегодняшний день не существует единой общепринятой типологии бизнес-процесса. Поэтому одновременно используется множество различных понятий и обозначений, как например, основной процесс, главный процесс, процесс создания стоимости, производственный процесс и т.д. Характерными для компаний процессами являются, например, выполнение заказа, разработка продукта, управление компанией, доставка продукции. На практике в каждой компании существуют типичные для их сферы, взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, имеющие своей целью создание и реализация стоимости, продуктов и услуг.

В соответствии со стандартом ГОСТ ISO 9001 процесс – это набор взаимосвязанных средств и действий, преобразующих вход в результат. Процессы вызывают изменения соответствующего объекта.

В компаниях существуют процессы различных видов, которые могут зависеть друг от друга и в то же время различаться по многим параметрам. Такими параметрами являются:

Вид деятельности: производственные процессы или оказания услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт (например, станки), оказания услуг – нематериальный (например, информация).

Вид выполнения: оперативные, т.е. выполняемые процессы, такие как обработка, расчет, или диспозитивные процессы, как планирование, управление.

Создание стоимости: прямые, изменяющие объект (монтировать), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (проверять, транспортировать).

Комплексность: макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).

Коммерческий успех: ключевые, управленческие и поддерживающие процессы. Ключевые процессы являются специфическими для компании и имеют особое значение для достижения общей цели компании.

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческих и поддерживающих процессов.

Ключевые процессы (создания стоимости) объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими (уникальными, так как, например, вследствие применения фирменных знаний их сложно скопировать). К ним относятся:

- обработка и выполнение заказа;

- разработка, проектирование и дизайн продукта;

- производство и монтаж и др.

Управленческие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании. К ним относятся:

- стратегическое развитие компании;

- долго- и среднесрочное планирование в компании;

- развитие персонала;

- инвестиционное планирование;

- мотивация персонала и др.

Поддерживающие процессы содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента, например:

- обработка данных;

- техническое обслуживание;

- логистика;

- административные процессы и др.

Объектом исследования данной курсовой работы является предприятие ООО «Лукойл-Югнефтепродукт».

Цель курсовой работы: проанализировать процесс проведения отгрузки на предприятии ООО «Лукойл-Югнефтепродукт». и подчеркнуть важность оптимизации данного процесса при функционировании предприятия, на примере процесса отгрузки.

Задачи курсовой работы: решены с применением анализа системы логистики на предприятии, в процессе работы над работой были определены общие требования к процессам на предприятии, а также выявлены сильные и слабые стороны процесса.

Актуальность курсового проекта состоит в том, что впервые была проведен анализ процесса отгрузки продукции, а также применен метод «Упрощения» для повышения эффективности и результативности процесса на предприятии ООО «Лукойл-Югнефтепродукт».

Пути улучшение бизнес-процесса отгрузки продукции потребителю методом «Упрощения»

Сущность и принципы метода «Упрощения»

Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и избыточные затраты на элементы бизнес-процесса. Упрощенный процесс протекает легко, без сопротивления, не снижая уровня показателей ни внутри самого процесса, ни в его взаимодействии с внешней средой. Для достижения эффекта упрощения существует несколько приемов, каждый из которых можно использовать отдельно, но, когда они объединяются, эффект получается гораздо большим.

Первый шаг по упрощению бизнес-процесса - исключение бюрократии.

Термин упрощенный ассоциируется с эффективным процессом, который протекает легко. Термин бюрократический - синоним процесса медленного и громоздкого. Бюрократия часто препятствует применению процессного подхода и переходу от управления функциями к управлению процессами.

Действия, которые нельзя оправдать, исключаются.

Если процесс имеет административный характер, то идентичные операции могут выполняться на двух или более его этапах. Это имеет место, когда различные отделы предприятия или разные организации в цепочке поставок выполняют свои задачи совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на процесс, повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Для этого, на самом деле, нет простых приемов. Приходится идти сквозь каждое действие и результат, связанный с процессом, чтобы выявить и устранить лишние операции и документы.

Анализ добавленной ценности - главный принцип упрощения процессов.

Сравним понятия ценность и добавленная ценность. Когда продукция, благодаря деятельности компании, преобразуется из сырья в готовое изделие, то с ее ценностью происходит следующее:

а) в процессе производства к стоимости продукции добавляется стоимость материалов, труда, энергии и т. д. Добавленная ценность продукции, однако, не зависит от этих затрат;

б) при добавлении к продукции таких качеств, как функциональность, эстетичность, престижность и т. д. ценность продукции увеличивается. Это дает возможность продавать ее по цене более высокой, чем суммарные затраты на ее производство.

Проблема заключается в том, что ценность продукта, выраженная в цене, по которой рынок готов ее приобрести, должна быть выше, чем производственные затраты. Таким образом, добавленная ценность - теоретическая концепция, выражающая и рыночную стоимость, и фактические материальные затраты. Величину добавленной ценности AV (added value) можно получить из формулы AV = Va - Vb , где Va, Vb - ценность после и до обработки. Как уже отмечалось, ценность, в этом смысле, есть результат действия большого числа субъективных факторов, таких как функциональность, престижность, совместимость с другими продуктами и т. д. Более того, ценность для потребителя не зависит от того, каковы были затраты на производство.

В процессе производства в организации выполняется множество действий. Их можно разделить на три категории.

1 Действия, добавляющие ценность продукции (ДДЦ) с точки зрения конечного потребителя. Это операции, благодаря которым продукция отвечает своему функциональному назначению и приобретает соответствующий внешний вид.

2 Действия, добавляющие ценность организации (ДДО). Это операции, во время которых с точки зрения покупателя никакой новой ценности не добавляется. Однако они нужны с точки зрения организации. Это может быть планирование производства, обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т. д.

3 Действия, не добавляющие ценности (ДНЦ). Это действия, которые вообще не добавляют ценности ни для потребителя, ни для организации. Типичные примеры - вынужденные простои производства, складирование, переделка продукции и т. д.

Анализ добавленной ценности включает анализ каждого отдельного действия бизнес-процесса для определения его ценности для конечного потребителя. Задача заключается в классификации всех действий по трем указанным выше категориям, чтобы затем оптимизировать действия из категории 2 и исключать действия из категории 3. Анализ проводится методом Д. Харрингтона. Суть метода - нахождение ответов на вопросы, приведенные на рисунке 6.

Рисунок 6 – Схема реализации метода Д.Харрингтона

После того как все действия классифицированы, т. е. отнесены к одной из трех категорий, нужно на блок-схеме процесса раскрасить соответствующие прямоугольники разноцветными маркерами. Действия категории 1 - в зеленый цвет, категории 2 - желтый, а категории 3 - в красный. Такая раскраска дает наглядное представление о том, какая часть действий фактически связана с добавлением ценности.

Выполняйте действия параллельно, а не последовательно.

Очень часто большинство операций бизнес-процесса выполняются последовательно, в то время как их можно запараллелить. При последовательном подходе время цикла складывается из времени выполнения отдельных этапов, времени транспортировки, времени ожидания между этапами. Оказывается, что при параллельном подходе время цикла может сократиться на 80 %, а результат работы может оказаться лучше.

Поменяйте порядок действий.

Этот вопрос связан с ликвидацией ненужных перемещений документов и продукции. Например, документ могут несколько раз передавать из одного офиса в другой для проверки и визирования, изменяя последовательность действий, меняется результат.

Уменьшайте время простоев.

Ситуации, которые вызывают большие перерывы в работе и увеличивают время цикла для определяющего бизнес-процесса, есть вынужденные простои. Выполнение важного заказа может, например, застопориться из-за выполнения гораздо менее важного. Этот менее важный заказ стал «горящим», потому что ранее он тоже был отложен. Люди, занимающиеся критическими бизнес-процессами, не могут отвлекаться на телефонные звонки. Этих сотрудников надо освободить от всех других дел. Пусть ими занимается кто-то еще. Основной принцип: сделать все для непрерывного хода критического бизнес-процесса.

Совершенствуйте использование времени.

Многие действия могут повторяться через определенные сравнительно большие интервалы времени. Операция может заключаться, например, в подготовке отчета, который сдается раз в неделю. Сотрудники, которым нужны эти документы, должны знать о периодичности, чтобы не пропустить нужный момент.

Наилучший результат получается при совместном использовании всех методов упрощения.

Этапы совершенствования процесса

Для реализации метода «Упрощения» сформулируем этапы совершенствования, применительно к выбранному процессу.

Этап 1 Принятие решения о создании комплексной информационной системы для автоматизации процесса отгрузки готовой продукции заказчику.

Предприятия часто не имеют возможности реализовать проект регламентации бизнес-процессов из-за поставленных жестких сроков, происходящих изменений бизнес - структуры и других объективных проблем. Возможным решением может быть внедрение информационной системы, реализующей бизнес-процесс в автоматизированном виде. При этом необходимо учитывать, что минимизировать риски проекта возможно, если грамотно подойти к выбору системы. Программное решение должно с одной стороны, учитывать отраслевые особенности, реализуемого бизнес-процесса, а с другой, быть достаточно жестким для его эффективной регламентации. Важным моментом на данном этапе является разработка и принятие концепции построения информационной системы, в которой должны быть указаны:

• основные бизнес-процессы, подлежащие автоматизации в ИС;

• структурные подразделения компании, которые затрагивает внедрение ИС, характеристика их участия в проекте внедрения;

• принципы построения системы, например:

а) единое решение на одной программной платформе для всех упомянутых бизнес-процессов система, включающая продукты разных производителей, автоматизирующие разные бизнес-процессы, интегрированные между собой;

б) разработка системы силами привлеченной команды разработчиков;

в) собственная разработка системы или автоматизация отдельных бизнес-процессов силами IT-подразделения компании;

г) комбинация данных вариантов.

• принципы выбора программного решения;

• механизм выбора подрядчиков;

• методология ведения проекта построения ИС, в том числе принципы финансирования и управления бюджетом проекта

Все части концепции построения ИС являются принципиально важными.

Этап 2 Моделирование бизнес-процессов предприятия в информационной системе.

Этап 3 Разработка технической спецификации на доработку ИС и календарного плана выполнения работ.

Этап 4 Настройка ИС.

Здесь необходимо произвести, если это возможно, интеграцию ИС с уже имеющимися на предприятии системами и настроить обмен с базами данных, например с системой мой контроля доступа (СКД), используемой для контроля перемещения транспортных средств на территории производственной площадки, обмен данными с текущей учетной системой («1С:Бухгалтерия»). А так же выполнить настройку ИС для учета специфики (отчеты, печатные формы документов и т.д.)

Этап 5 Провести обучение диспетчеров. В результате внедрения ИС предприятие получит информационную систему управления логистикой производства и доставки бетона, автоматизирующую следующие бизнес – процессы:

а) Управление взаимоотношениями с клиентами, в том числе

1. Ведение данных о контрагентах и их контактных лиц, событий по ним

2. Ведение прайс-листа на продукцию и доставку

3. Ведение учета в разрезе договоров

4. Управление «черным списком» клиентов

5. Формирование подневного плана продаж для анализа деятельности коммерческого отдела

б) Управление заявками на отгрузку товарного бетона и раствора, в том числе

1. Прием заявки от клиента с учетом параметров

2. Распределение заявки по узлам (с учетом планируемой производительности узлов) и на возможные к обслуживанию транспортные средства

3. Контроль задолженности по принимаемой заявке

4. Корректировка заявки в соответствии с внешними или внутренними изменениями

5. Закрытие заявки по результатам отгрузок

6. Формирование оперативного плана отгрузок на последующие дни

7. Отслеживание выполнения заявок при осуществлении текущей отгрузки

в) Управление отгрузкой и доставкой продукции, в том числе

• Регистрацию состояний транспортных средств по циклу доставки (регистрация на площадке, подача под отгрузку, выезд с промышленной площадки, движение к клиенту и назад, снятие с линии)

• Постановка экипажей в очередь под загрузку, с учетом оперативного плана отгрузок

• Осуществление отгрузки

• Печать ТТН и регистрация выезда экипажей с промышленной площадки

• Регистрация возврата экипажей от клиента с учетом фактических времен прибытия

• Контроль состояния экипажей в каждый момент времени, с выдачей предупреждений в случае, если фактическое время возникновения события превысит плановое время на критическое значение

• Контроль над достоверностью и актуализация данных системы зонирования

г) Планирование потребности подвижного состава

• Расчет движения транспортных средств в соответствии с принятыми заявками и плановыми временными показателями

• Планирование потребности конкретных видов транспортных средств по заданным интервалам при движении транспортных средств в маятниковом режиме.

д) Управление производственными мощностями

• Учет паспортной мощности бетоносмесительных узлов

• Учет планируемых изменений производственной мощности бетоносмесительных узлов

• Учет ограничений возможностей бетоносмесительных узлов: как по производимой продукции, так и по возможным к обслуживанию на узле транспортным средствам

• Мониторинг, диспетчеризация и оперативные корректирующие действия - с помощью специализированных автоматизированных рабочих мест

е) Анализ результатов продаж и доставки продукции

В планы развития системы можно включить интеграцию с системой мониторинга транспортных средств на основе GPS-навигации и организация удаленного доступа клиентов при помощи web – компоненты.

Этап 6 Назначить ответственного за процесс.

После запуска комплексной информационной системы для автоматизации процессов отгрузки готовой продукции заказчику, необходимо назначить ответственного за процесс, наделив его единоличными полномочиями, тем самым, исключив дублирование функций разных отделов, сократив длительность цикла при утверждении плана отгрузки.

Таким образом, при осуществлении проекта создания в компании единой информационной системы для автоматизации процесса отгрузки готовой продукции заказчику, будут реализованы основные принципы метода «Упрощения». Для наглядности совершенствования процесса, представим блок-схему осуществления процесса отгрузки готовой продукции заказчику с начальными данными (рисунок 7) и полученными результатами после улучшения (рисунок 8).

Блок-схема представляет собой графическое описание потока действий в бизнес-процессе. Ценность блок-схемы заключается в том, что обычно гораздо проще понять что-либо, рассматривая графическое представление объекта, чем, изучая его словесное описание.

Рисунок 7 – Блок-схема процесса с начальными данными

Рисунок 8 – Блок-схема процесса после улучшения

1 По поступающим заявкам от заказчиков, диспетчер формирует общий документ ―Заявка на сутки, где вводит следующую информацию:

– Заказчик. Выборка производится из единого для всех справочника «клиенты». У диспетчера отражаются только те элементы справочника «клиенты», с которыми в настоящее время существуют договорные отношения (справочник «клиенты» формируется менеджерами, юристами или бухгалтерией предприятия).

Адрес доставки (каждому заказчику может быть назначено несколько адресов доставки бетонных смесей).

Адреса заполняются один раз диспетчером, в дальнейшем выборка производится в автоматическом режиме. Так же открывается карточка этого объекта с описанием координат ответственных лиц с телефонами, особенностями данного объекта (расстояние и т.д.)

Марка бензина

Выборка производится из единого справочника «продукция», который заполняется технологом и един для всех служб предприятия. Кроме того, этот справочник содержит марки нефтепродуктов, которые используется непосредственно в технологическом процессе.

Время доставки бензина на объект.

По согласованию с заказчиком диспетчер определяет время и способ доставки: самовывоз или централизованная доставка. Суммирование этого параметра позволяет диспетчерской службе оперативно заказывать автотранспорт в транспортном отделе или в сторонних транспортных организациях.

Ответственное лицо, телефон

Эти поля в документе заполняются автоматически из справочника «клиенты» и позволяют диспетчеру осуществлять оперативную связь с объектами.

Примечание

Это поле в документе заполняется диспетчером вручную, где определяются основные моменты, на которые следует обратить внимание других диспетчеров или руководства, при отгрузке бетона конкретным заказчикам.

2 Документ ―Заявка на сутки формируется диспетчерской службой в течение предыдущих суток и утверждается руководством предприятия. Таким же образом происходит и планирование производства на неделю, месяц и более длинный период.

3 После окончательного проведения и утверждения документа ―Заявка на сутки программа позволяет сформировать отчеты о потребности в нефтепродуктах. Эти отчеты очень важны для службы поставок предприятия.

Анализируя отчеты по материальным остаткам на предприятии и планируемое потребление, отдел снабжения может более грамотно составить план поставок материалов и согласовывать его с поставщиками инертных материалов, добавок и цемента.

4 Диспетчер заполняет следующие поля в накладной:

• Выбор заказчика (выборка из справочника «клиенты», диспетчер может выбрать только тех заказчиков, которые присутствуют в документе ―Заявка на сутки).

• Адрес доставки (уникальный для каждого заказчика).

• Выбор объекта заказчика

• Способ доставки (расстояние до объекта заполняется автоматически).

• Выбор способа доставки

• Номер автомобиля

• Подвижность смеси и марку бетона (наиболее характерные устанавливаются в документе по умолчанию).

• Выбор рецептуры

• Номер рецепта (выборка из справочника рецептур).

• Количество смеси.

При необходимости добавляются комментарии.

5 После ввода всей информации в документ, диспетчер нажимает кнопку ―Сохранить и задание в автоматическом режиме передается оператору.

6 После отгрузки бензина в бензовоз, система автоматически печатает Товарно-транспортную накладную. Одновременно с накладной распечатывается и паспорт качества на бензин. Формы этих документов произвольные и согласовываются с заказчиком.

Таким образом, полученная блок-схема процесса после улучшения, наглядно отображает значительное сокращение документооборота и процесса утверждения плана отгрузки, а так же обработку данных с помощью информационной системы автоматизации управления, которая сократила время для формирования необходимой документации и отчетов.

Заключение

Процесс - это любая операционная или административная система, которая преобразует ресурсы в желательные результаты. В деловой литературе существует много определений процесса и бизнес-процесса, которые не противоречат, а скорее дополняют друг друга.

В наиболее простом случае процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому, а для более сложных процессов – это поток работы, переходящий от одной организационной единицы к другой. Процессом является завершенная, с точки зрения содержания , временной и логической очередности, последовательность операций, то есть элементарных действий, необходимых для обработки экономически значимого объекта.

Международные стандарты качества семейства ISO 9000 дают определение процесса как деятельности, использующей ресурсы и управляемой с целью преобразования входов в выходы. При этом выход одного процесса часто образует вход следующего, а сами процессы многочисленны и взаимосвязаны. В более позднем определении от имени системы всеобщего управления качеством – TQM процесс представлен как организованная деятельность, предназначенная генерировать предварительно установленный определенному пользователю выход, обеспечив при этом необходимый вход процесса.

Понятие бизнес-процесса как особого процесса, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности, представил в своих работах Нордсик – один из первых авторов идеи переориентации структуры предприятия на процессы.

Бизнес-процесс – это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчивается созданием продукта, необходимого клиенту. Таким образом, выходом или результатом выполнения бизнес-процесса всегда являются информация, услуги или товары, востребованные клиентом. При этом бизнес-процесс может иметь несколько выходов.

Термин, который предложил М. Хаммер – автор концепции реинжиниринга бизнес-процессов, звучит следующим образом: бизнес-процесс это организованный комплекс взаимосвязанных действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат. Здесь предполагается что процесс – это комплекс действий, а не одно действие. В свою очередь все действия, включаемые в процесс, не случайны и не произвольны, а взаимосвязаны и организованы и только в совокупности могут дать требуемый эффект.

С точки зрения осуществления деятельности компании бизнес-процесс (макропроцесс) – это связанный комплекс работ, реализуемый по заданным требованиям и обеспечивающий достижение нужного конечного результата (планирование, проектирование, снабжение, производство, торговля).

Определение процесса будет более полным, если его дополнить рядом уточняющих понятий:

•  

  • вход процесса – ресурс (комплектация и поставки),

  • выход процесса – результат (информация, услуги или товары),

  • границы процесса – начальные и конечные точки фиксации процесса,

  • граница входа процесса – предшествует первому шагу процесса,

  • граница выхода процесса – располагается за последним шагом процесса,

  • первичный вход процесса – основной ресурс,

  • вторичный вход процесса – поддерживающий ресурс,

  • первичный выход процесса – основной результат процесса,

  • вторичный выход процесса – побочный результат процесса.

Задачи курсового проекта были решены с применением логического анализа на предприятии в процессе работы над оптимизацией процесса отгрузки были определены этапы процесса, а также приведены рекомендации для повышения эффективности и результативности процесса, с целью снижения затрат и увеличения прибыли.

Список использованных источников

1. Лифиц Н.Н. Стандартизация, метрология и сертификация Учеб.- 5-е изд., перераб. И доп. – М.: Юрай-Изд-во, 2005. 345 с.

2. Крылова Г.Д. Основы стандартизации, сертификации, метрологии Учебник для вузов. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 671 с.

3. Схиртладзе А.Г., Радкевич Я.М. Метрология, стандартизация, сертификация. – М.: Юрай-Изд-во, 2010. 577 с.

Код для цитирования: Скопировать