VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

В настоящее время становится важным такое направление как учет документооборота в организации, как автоматизация учета кадров. Одной из задач автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров является автоматизация подготовки и передачи распорядительной, плановой, учетной, рабочей и другой документации в виде печатных, электронных документов и фрагментов баз данных в другие автоматизированные рабочие места.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. Потому что на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Программные продукты от 1С всегда были наиболее сильными в сфере управления и учета. Потому документооборот в программах 1С обычно отличается особенными преимуществами, которые отсутствуют в иных системах электронного документооборота. Одно из главных преимуществ – полноценная интеграция с учетными данными – справочниками и документами, без которых невозможно построение системы комплексной автоматизации всех бизнес-процессов.

В программе «1С: Предприятия 8» существует возможность получения дополнительных преимуществ для обмена электронными документами – программный продукт «1С-Такском».

Функции обмена документами в 1С:

• формировать, подписывать и отправлять электронные документы нажатием всего лишь одной кнопки, что значительно проще, чем распечатывать и подписывать бумажный документ;

• использование любого сертификата ЭЦП, признанного ФНС России;

• производить не только обмен счетами-фактурами, но и остальной документацией – накладными, счетами, актами, заказами и т. п.

• автоматическое формирование всех входящих документов и их регистрация в информационной базе «1С», остается выполнить только их проведение.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что электронный документооборот в 1Сспособствует значительному повышению уровня качества обработки всей документации и обмена актуальными данными, сокращению количества ошибок, которые неизбежны в бумажном варианте ведения документооборота, а также снижению трудовых и временных затрат на обработку информации.

Литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Титоренко Г.А.. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2003.

2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40-47.

3. Автоматизация процесса документооборота на предприятии: http://www.cs-consult.ru.

4. Электронный документооборот в программах 1С: http://alias-pro.ru.