РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - Студенческий научный форум

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Ибрагимов А.М., Ибрагимова О.В.
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Сибайский филиал открытого акционерного общества «Учалинский горно-обогатительный комбинат» (далее СФ ОАО «УГОК») - крупное горнодобывающее и горно-обогатительное предприятие, снабжающее концентратами заводы цветной металлургии.

Анализ информационной системы управления персоналом СФ ОАО «УГОК» позволил выявить ряд недостатков:

- на предприятии применяется КИС второго уровня автоматизации - «учетно-расчетная система», которая позволяет вести кадровый учет, штатное расписание, учет рабочего времени и расчет заработной платы и др.;

- слабое взаимодействие линейных руководителей со Службой по управлению персоналом;

- Служба управления по персоналу излишне увлечена технической стороной своей работы: разработка и выпуск различных документов, при этом упускаются из вида основные, ключевые направления работы, такие как повышение производительности труда сотрудников, устранение технологических нарушений по вине персонала, анализ социально-психологической обстановки, анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений и др.

Для устранения выявленных недостатков предлагаются следующие мероприятия.

1. Внедрить автоматизированную систему управления персоналом на базе Oracle: «Oracle Персонал», «Oracle Интернет подбор», «Oracle Управление деятельностью».

2. Ввести в штат предприятия специалиста- HR-менеджера.

Охарактеризуем данные мероприятия более подробно.

1. Внедрить КИС с HR-функций третьего уровня, которая является наиболее трудной с технологической точки зрения, так как в данном случае автоматизированная система должна работать с трудно формализуемыми или вообще неформализуемыми параметрами, «посчитать» которые просто невозможно, в силу субъективного характера их трактовки. Здесь одну из главных ролей играет методология управления трудовыми ресурсами. По большому счету, HRM-системы третьего уровня как раз и являются инструментом реализации необходимой методологии.

Для СФ ОАО «УГОК» предлагается внедрить системы на базе Oracle: «Oracle Персонал», «Oracle Интернет подбор», «Oracle Управление деятельностью». Данные системы относятся к системам третьего уровня, они не являются самостоятельными, а входят в качестве специализированного модуля в системы комплексной автоматизации предприятий (ERP-системы), однако обладают возможностями интеграции с целым рядом популярных ERP-систем.

Интегрированный характер предлагаемой системы «Oracle Персонал» составляет ее бесспорное преимущество перед другими предлагаемыми решениями. Возможность получать своевременно полную, достоверную информацию о персонале из единого источника, в единых параметрах значительно сокращает количество ошибок, повторной работы, способствует лучшему использованию ресурсов организации. Данная система позволяет реально управлять использованием трудовых ресурсов при помощи концепции Управления Талантами, которая включает такие функции, как определение соответствия занимаемой должности, формирование кадрового резерва, планирование карьерного роста, комплексное планирование и реализация в разных формах, включая дистанционную, обучения и развития сотрудников, проведение различных видов оценки и аттестации сотрудников с учетом целей компании, с возможностью каскадировать цели компании на цели сотрудников, мотивация сотрудников, привязка достигнутых результатов к оплате и продвижению, выявление предпочтений сотрудников и т.д.

«Oracle Персонал» - удобное средство оптимизации использования трудовых ресурсов в интересах организации. Автоматизированное решение поддерживает тщательно разработанную политику привлечения, развития и удержания персонала в организации с учетом лучшего опыта кадрового менеджмента в российских и западных организациях.

Система «Oracle Персонал» - сегодня одна из наиболее функционально полных и перспективных систем для организации работы Департамента персонала, прогрессивное средство управления, при помощи которого осуществляется жесткий контроль над расходованием средств, поставляется оперативная информация руководству предприятия и всем авторизованным пользователям. Система является частью семейства Е-бизнес приложений Oracle, интегрированного набора проектных решений, предназначенных для полной автоматизации процесса управления предприятием.

В рассматриваемом решении закладывается основа для управления карьерой и работы с резервом, учета особенностей предприятия, отражается политика мотивации, удержания, проведения оценки и аттестации.

И что особенно важно сегодня – использовать имеющиеся трудовые ресурсы оптимальным образом. Возможность принятия обоснованных управленческих решений в области персонала базируется, в частности, на использовании единого языка компетенций в решении всех кадровых вопросов. Весь профессиональный багаж знаний, навыков и умений, потребностей сотрудников будет должным образом описан в единых категориях и послужит основой привлечения сотрудников, их оценки, обучения и развития, мотивации. Библиотека целей позволит унифицировать подход к отражению задач организации, их каскадирования, использования при проведении оценки с соблюдением политики организации.

В нынешних условиях успех организации напрямую зависит от ее способности найти и удержать наиболее подходящих ей работников, при этом, не выходя за рамки установленного бюджета.

В системе может храниться полное описание профессионального опыта и потенциала сотрудника, с учетом этой информации он может быть максимально эффективно задействован в решении задач организации. Мотивационные схемы, отраженные в системе, поддерживают стремление сотрудника выполнять поставленные задачи. Карьерный рост сотрудника может быть описан в системе в терминах достижения определенных позиций или должностей, кадровый резерв может быть сформирован из сотрудников, отвечающих определенным требованиям.

Своевременное обновление интегрированной информации о сотрудниках позволит в любой момент времени каждому авторизованному пользователю получить из единого источника данных полное представление о подготовленности каждого сотрудника и организации в целом к решению текущих и перспективных задач..

«Oracle Интернет подбор» персонала - это решение, позволяющее коренным образом улучшить процесс подбора и найма персонала. Организация приобретает высококвалифицированных специалистов, наилучшим образом соответствующих потребностям бизнеса, благодаря объединению в едином процессе кандидатов, работодателей, менеджеров по подбору персонала.

Система «Oracle Интернет подбор» позволяет в рамках единого решения управлять процессами подбора сотрудников: эффективно планировать подбор и наем сотрудников благодаря использованию интегрированной информации о персонале; автоматизировать весь цикл операций по подбору кандидатов, а также оценивать нанимаемых кандидатов и выявлять их степень соответствия планируемой должности в процессе найма для подбора наиболее подходящих соискателей; поддерживать всю информацию, требуемую для кандидатов, менеджеров и рекрутеров, а также всю прочую информацию, сопровождающую процесс подбора и найма; получать все необходимые сведения из других приложений Oracle и из программных продуктов других поставщиков.

В системе «Oracle Интернет подбор» руководители подразделений и рекрутеры могут создавать/ копировать/обновлять описания вакансий и должностных инструкций для этих вакансий и размещать эти описания на внешнем или внутреннем сайтах организации. Благодаря использованию стандарта XML рекрутер может размещать сведения о вакансии и на внешних досках объявлений о работе. Система позволит просмотреть весь пул кандидатов и отдельно - всех претендентов на данную вакансию. Система также поможет автоматически определить соответствие кандидата объявленной вакансии, сравнить кандидатов друг с другом по ряду признаков. Рекрутер может ознакомиться с резюме кандидата, соотнести возможности кандидата с требованиями вакансии и продолжить обработку, либо отвергнуть кандидатуру. Рекрутеры могут контролировать прохождение кандидатом процесса интервьюирования, обновлять сведения по кандидату, осуществлять требуемые проверки, делать предложение выбранным кандидатам и принимать их на работу.

Рекрутер или менеджер по подбору персонала может также порекомендовать кандидата другому линейному менеджеру.

Функция Рекомендаций в системе позволяет использовать экономный и при этом эффективный способ подбора отличных кандидатов. Работающие в компании сотрудники рекомендуют знакомых им кандидатов, чем существенно облегчают поиск высококлассных специалистов для своей компании.

Кандидат, обратившийся к сайту компании в поиске предложений, может легко вести поиск вакансий, не будучи зарегистрированным пользователем и не сообщая свою персональную информацию. Такие пользователи называются посетителями сайта. Они имеют ограниченный доступ, однако, могут вести поиск вакансий, собирать вакансии в свою временную корзину вакансий, подавать свою заявку на вакансию, оценивать достоинства компании-работодателя. Как только кандидат зарегистрировался и получил учетную запись пользователя, он может полнее участвовать в процессе поиска работы в интерактивном режиме. Дополнительно к возможностям посетителя зарегистрированным пользователям предоставляется возможность загружать свои анкеты в свой профиль, обновлять персональную информацию, перечень навыков, сведения о полученном образовании и стаже работы. После подачи заявки на вакансию, зарегистрированный пользователь может контролировать ход следования своей заявки или отозвать ее. Он также может получать уведомления о новых вакансиях, получать приглашения на интервью и уведомления о мероприятиях, проходящих в компаниях.

Система предлагает пользователю получить полный обзор процесса подбора при помощи Информационной панели, объединяющей на одной странице сведения об последних вакансиях, новых соискателях, запланированных интервью, недавно отправленных предложениях.

«Oracle Интернет подбор» позволяет оценивать результаты подбора и найма и выбирать наилучшие процедуры подбора, лучших рекрутеров, хорошо зарекомендовавшие себя источники найма. В этой же системе может аккумулироваться информация о наименее удачных путях подбора кандидатов, о вакансиях, наиболее трудных для закрытия, пр.

Совершенствование процедуры подбора сотрудников значительно улучшает имидж компании, что в свою очередь привлекает новых лучших кандидатов и превращает компанию в лучшего работодателя.

«Oracle Управление деятельностью» - это удобный инструмент повышения эффективности работы сотрудников, он служит для постановки целей и контроля их исполнения, для проведения оценки и управления компетенциями сотрудников, развития персонала в соответствии с целями предприятия, мотивации персонала, выявления кандидатов для кадрового резерва. Эта система предлагает кадровикам и линейным руководителям своевременно просматривать и обновлять информацию о персонале, работая с интерфейсами, настроенными с учетом исполняемых обязанностей, потребности в информации, уровнем опыта пользователя. Интуитивный интерфейс системы не требует от пользователя специального обучения.

Успех организации во многом зависит от корректной постановки и согласования целей и контроля их достижения. Система «Oracle Управление деятельностью» поддерживает формирование целей сотрудников в соответствии с целями организации, возможность создания индивидуальных планов с указанием срока, результата, необходимых дополнительных сведений. Цели сотрудника могут быть получены на базе целей руководителя или организации путем каскадирования, либо копирования, либо импорта из библиотеки целей или других приложений. Цели могут автоматически назначаться группам сотрудников на базе определенных критериев применимости. Контроль достижения цели фиксируется самим сотрудником или его руководителем с возможностью вычисления результирующей оценки.

Пользователям предоставляется доступ к системе строго в соответствии с исполняемыми обязанностями, действующей политикой компании. Сотрудникам может быть предоставлен доступ для просмотра и обновления информации о своем рабочем плане, они могут проводить самоанкетирование, а также обновлять перечень своих компетенций, сведения о полученной квалификации.

Руководители, имея соответствующий доступ, помимо использования перечисленных выше возможностей, могут осуществлять повседневные операции по проведению оценки и аттестации персонала, определению соответствия занимаемой должности. Система поддерживает различные виды оценки и аттестации, например, оценку руководителем, самооценку, оценку 360 градусов.

Тогда, функциональное наполнение предложенной информационной системы управления персоналом СФ ОАО «УГОК» будет включать в себя следующие компоненты.

Учетный контур:

- ведение организационной структуры предприятия;

- составление и ведение штатного расписания;

- ведение учетных карточек сотрудников;

- кадровый документооборот;

- пенсионный учет;

- военный учет;

- табельный учет;

- учет больничных;

- учет командировок;

- учет отпусков и отсутствия;

- учет различных видов стажа.

Расчетный контур:

- расчет заработной платы;

- расчет командировочных расходов;

- расчет начислений и удержаний;

- оформление и расчет нарядов на выполнение работ;

HR-контур:

- управление кадровым бюджетом;

- ведение "профилей компетенций" сотрудников;

- управление мотивацией персонала;

- планирование использования персонала;

- управление данными кандидатов для найма;

- управление квалификационными требованиями и системой аттестации;

- управление обучением и переподготовкой;

- дистанционное обучение;

- анализ эффективности персонала;

- управление оценкой персонала;

- анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;

- моделирование и оптимизация штатного расписания;

- "информационное самообслуживание" сотрудников.

Для сравнения функциональных возможностей КИС до и после предложенных мероприятий наглядно отобразим их в табл.1.

Уровень

До предложенных мероприятий

После предложенных мероприятий

Учетный контур

-структура предприятия;

-тарифные сетки;

-штатное расписание;

- личные карточки персонала;

- штатная расстановка;

-отпуска;

-командировки;

-награды и поощрения;

-военно-учетный стол;

-трудовая книжка и расчет стажей;

- учет прохождения медицинских осмотров.

-структура предприятия;

-тарифные сетки;

-штатное расписание;

- личные карточки персонала;

- штатная расстановка;

-отпуска;

-командировки;

-награды и поощрения;

-военно-учетный стол;

-трудовая книжка и расчет стажей;

- учет прохождения медицинских осмотров.

Расчетный контур

- расчет заработной платы;

- расчет командировочных расходов;

- расчет начислений и удержаний;

- оформление и расчет нарядов на выполнение работ;

- ведомость по КПЗ и ЕСН;

- отчеты в ГНИ, ПФР, прочие отчеты

- расчет заработной платы;

- расчет командировочных расходов;

- расчет начислений и удержаний;

- оформление и расчет нарядов на выполнение работ;

- ведомость по КПЗ и ЕСН;

- отчеты в ГНИ, ПФР, прочие отчеты

HR-контур

 

- управление кадровым бюджетом;

- ведение "профилей компетенций" сотрудников;

- управление мотивацией персонала;

- планирование использования персонала;

- управление данными кандидатов для найма;

- управление квалификационными требованиями и системой аттестации;

- управление обучением и переподготовкой;

- дистанционное обучение;

- анализ эффективности персонала;

- управление оценкой персонала;

- анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;

- моделирование и оптимизация штатного расписания;

- "информационное самообслуживание" сотрудников.

Таблица 1. Функциональные возможности КИС

2. Принять в штат предприятия специалиста HR-менеджера. HR-менеджер будет решать задачи комплексной системы управления трудовыми ресурсами, это позволит сформировать новый подход к работе с персоналом, где помимо кадрового документооборота будут решаться задачи по координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами: управление профессиональным продвижением и развитием, предотвращение конфликтов, поддержание психологически благоприятного климата в коллективе, повышение мотивации- все перечисленное благоприятно повлияет на итоги экономической деятельности СФ ОАО «УГОК».

В функциональные обязанности HR-менеджер входит: разработка и формирование единой кадровой политики, создание эффективной системы управления кадрами и социальными процессами на предприятии, обеспечивающую условия для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков, эффективного построения взаимоотношений в коллективе. Определение потребности предприятия в персонале; разработке системы замещения должностей и рабочих мест; изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; поиск кандидатов с использованием различных источников. Отбор из числа кандидатов, отвечающих требованиям разработанных программ или наиболее приемлемых с точки зрения руководства предприятия; проведение собеседования с нанимающимися на работу.

HR-менеджер определяет и анализирует причины текучести и сменяемости работников, состояние трудовой и профессиональной дисциплины на предприятии; изучает социально-бытовые потребности персонала и вырабатывает предложения по их реализации и защите трудовых ресурсов предприятия от текучести кадров.

Обоснуем объективность введения в штат дополнительной единицы -HR-менеджера. Общая численность управления по персоналу по состоянию на 01.01.2014г. согласно штатного расписания руководителей, специалистов и служащих управления СФ ОАО «УГОК» составляет 8 человек.

Расчет нормативной численности отделов управления СФ ОАО «УГОК» при формировании штатного расписания осуществляется в соответствии с внутрикорпоративными нормативами численности для оценки оптимальности аппарата управления организаций УГМК. Расчет нормативной численности определяется по формуле (1):

(1)

где, Ч(СП) - среднесписочная численность работников, чел.;

Н(обс) - норма обслуживания (250чел.).

Рассчитаем нормативную численность Службы управления персоналом по данным за 2013 год, по формуле (1):

чел.

Исходя из вышеприведенных расчетов, фактическая численность управления по персоналу ниже нормативной на 1-го человека. Таким образом, выявлен резерв по созданию в Службе управления персоналом нового рабочего места.

Вышеперечисленные мероприятия: внедрение систем «Oracle Персонал», «Oracle Интернет подбор», «Oracle Управление деятельностью» и введение в штат HR-менеджера позволит повысить эффективность функционирования информационной системы управления персоналом в СФ ОАО «УГОК». Предложенные мероприятия дадут возможность определить необходимый для компании комплекс данных о персонале, объединить их из различных источников, автоматизировать процессы ведения кадрового делопроизводства, расчета заработной платы. А полнофункциональная информационная система управления персоналом позволит осуществлять оперативный анализ исчерпывающей и достоверной информации о персонале и в результате повысить эффективность процессов работы с персоналом, таких как подбор и найм, обучение и развитие, аттестация, перемещение по служебной лестнице, мотивация и другие.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты.

Организационные эффекты заключаются в следующем:

-сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

- повышении качества кадровых решений;

- оперативности подготовки отчетности в соответствии с российскими законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет:

- снизить затраты на управление персоналом;

- повысить производительность труда персонала;

- оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:

- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Список источников

1. http://www.oracle.com/ru/products/index.html

2. Системы управления персоналом в России 2013. https://docs.google.com/file/d/0BzpiIBsGLoCOQmFLY1ZPRUZ1c00/edit?pli=1

Просмотров работы: 4325