VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

В современной жизни постоянно приходится сталкиваться с огромными объемами информации. В течение приемной кампании сотрудникам приемной комиссии приходится обрабатывать большие потоки данных вручную, что затрудняет рабочий процесс. Большая часть времени тратится на обработку данных, составление статистической информации, подготовку отчетов.

Для упрощения и оптимизации рабочего процесса специалисты используют в своей профессиональной деятельности вычислительную технику и программы автоматизации ручного труда. В Волгоградском ГАУ для облегчения труда секретарей приемной комиссии используется программа «Приемная комиссия».

Программа «Приемная комиссия» позволяет автоматизировать работу от подготовки к приему до подведения итогов деятельности приемной комиссии, включая:

• создание электронного личного дела абитуриента;

• учет результатов вступительных испытаний;

• проверку документов в федеральной базе свидетельств ЕГЭ;

• формирование экзаменационных групп;

• создание экзаменационных ведомостей;

• создание сводной ведомости на зачисление;

• подготовку отчетов и статистики.

В процессе подготовки к приему абитуриентов можно настроить:

• перечень специальностей, на который ведется прием;

• план приема и формы обучения;

• список дисциплин и видов вступительных испытаний;

• шкалу перевода оценок по ЕГЭ, в том числе раздельно для каждой специальности.

Пользовательский интерфейс программы оптимизирован для быстрого ввода данных и проверки вводимой информации на корректность.

Программа ИС «Приемная комиссия» была введена в использование в ВГСХА в 2010 году. За время ее использования были выявлены некоторые недочеты:

1. Руководители учебных подразделений не имеют возможности получать оперативные сводки по ходу приема документов. Интересующие их сведения они получают у секретарей приемной комиссии, что неудобно ни тем, ни другим.

2. Отсутствует возможность формирования сложных сводных документов по результатам приема. Большую часть действий приходится проделывать вручную. Автоматизировать возможно лишь выгрузку неформатированных данных (в виде электронной таблицы).

3. При автоматизации формирования сводных отчетов возникает проблема разнотипного ввода данных и ошибок ввода. К примеру следующие строки считаются разными и не группируются: «г. Волгоград», «г.Волгоград», «гор. Волгоград».

4. Отсутствует конструктор пользовательских отчетов. Формирование нового типа отчета может реализовать только администратор ИС, что не всегда удобно.

Остановимся более подробно на первой проблеме. Руководители учебных подразделений должны получать оперативные сведения о ходе приема, чтобы своевременно реагировать на возникающие трудности. В связи с этим им приходится регулярно обращаться за помощью к секретарям приемной комиссии для получения текущих сводок. Это неудобно сразу по нескольким причинам:

• отрыв секретарей от рабочего процесса;

• невозможность получить сводки в любой момент;

• регулярный перенос информации на бумажном носителе, что плохо с точки зрения защиты информации.

Установка ПО «Приемная комиссия» на компьютеры руководителей не желательна по той причине, что в этом случае неопытный пользователь получает полный доступ к базе абитуриентов и может случайно внести нежелательные изменения.

Выход из этого положения - реализация отдельного программного продукта имеющего доступ к БД ИС «Приемная комиссия» с возможностью формирования необходимых отчетов, который будет установлен на ПК руководителей учебных подразделений. Это приложение должно иметь простой интерфейс, доступный для быстрого освоения, минимальный функционал, необходимый для работы и ограниченный доступ к данным (только для чтения). Это позволит максимально увеличить эффективность обеспечения руководителей актуальной информацией при минимальных затратах временных ресурсов и высоком уровне безопасности.

Электронные ресурсы:

1. ММИС лаборатория [официальный сайт]. URL: http://mmis.ru/

2. 1С: Колледж [официальный сайт]. URL: http://www.1c-college.ru/support/publications/

Код для цитирования: Скопировать