VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Деятельность кафедры высшего учебного заведения сопровождается большим количеством документов административного, методического, организационного характера. Организация информационно-справочной работы с исполненными документами основывается на систематизации их на основе утвержденной номенклатуры дел. Но доступ к бумажным документам, как правило, затруднен различными пространственно-временными факторами.

Современный уровень развития ИТ-технологий и средств связи, а также глобальных сетей, предоставляют широкие возможности для создания банков информационных ресурсов для хранения документов в электронном виде, а также предоставляет возможности удаленного доступа к этим банкам в любое время. Это создает дополнительные удобства пользователям информации и сокращает трудозатраты на организацию и обслуживание хранилищ документов кафедры, повышает прозрачность делопроизводства в учебном учреждении – все приказы, распоряжения, методические материалы становятся доступны любому пользователю в любое время суток, если банк документов кафедры разместить на сервере и организовать к нему доступ через Интернет. Но для этого надо разработать веб-приложение, которое решало бы эту задачу.

Для достижения этой цели на сайт возлагаются информационные и регистрационные функции.

Перечень объектов автоматизации:

• каталог дел кафедры;

• процесс внесения информации в номенклатуру дел кафедры;

• процесс хранения документации кафедры в электроном виде систематизированной по номенклатуре дел кафедры;

• процесс поиска и получения необходимой документации кафедры;

• процесс регистрации пользователя и получения прав доступа к номенклатуре дел кафедры.

Информационные функции, возлагаемые на сайт номенклатуры дел кафедры:

• информация, хранящаяся в документах кафедры;

• информация о номенклатуре дел кафедры;

• информация о пользователе и режиме его доступа к документации кафедры;

• информация о статистике посещения сайта.

Регистрационные функции, возлагаемые на сайт номенклатуры дел кафедры:

• регистрация посетителя сайта;

• регистрация папки в номенклатуре дел кафедры;

• регистрация документа в соответствующей папке номенклатуры дел кафедры.

При разработке сайта номенклатуры дел кафедры должны быть решены следующие задачи:

• разработать структурную схему проекта web-сайта для использования в среде Internet.

• создание web-сайта на основе системы управления содержимым, которая бы позволяла вносить изменения в его контент, не прибегая к помощи технических специалистов.

• Разрабатываемый web-сайт должен обладать следующими особенностями:

• гибкостью, удобной для администраторов системой управления структурой;

• обеспечивать быстрый доступ к документам номенклатуры дел кафедры;

• иметь простую понятную пользователю структуру и возможности поиска документа по различным его параметрам (названию, ключевым словам, дате создания и регистрации в системе).

Проектирование и разработка сайта включает:

1. Утверждение первоначального технического задания на разработку.

2. Определение структурной схемы сайта — расположение разделов, контента и навигации.

3. Веб-дизайн — создание графических элементов макета сайта, стилей и элементов навигации.

4. Разработка программного кода, модулей, базы данных и других элементов сайта, необходимых в проекте.

5. Тестирование и размещение сайта в сети Интернет.

Архитектура сайта должна поддерживать технологию «клиент-сервер».

Для реализации проекта требуется разработать два пользовательских интерфейса:

1. Система управления — пользовательский веб-интерфейс, защищённый паролем, при помощи которого будет осуществляться управление сайтом и редактирование каталога номенклатуры дел кафедры, назначение режима доступа к документам зарегистрированному пользователю.

2. Сайт номенклатуры дел кафедры — каталог дел кафедры, регистрация пользователей, добавление/редактирование документов в каталоге номенклатуры дел кафедры, поиск документа по заданным параметрам. Страницы каталога должны быть оптимизированы для поисковых систем.

Интерфейс системы управления. Веб-интерфейс системы управления необходимо разработать в виде запароленной страницы.

Система управления имеет несколько уровней доступа: администратор (все права);

менеджер (права, необходимые для редактирования каталога номенклатуры дел и для размещения (удаления) документов из папок номенклатуры дел кафедры, права назначаются в конфигурации программы); гость (имеет право просмотра документов на сайте).

Внешне интерфейс представляет собой меню навигации по разделам администрирования, место для отображения форм разделов администрирования, информационная часть (см. рис. 2.1).

Организация авторизации пользователей сайта остаётся на усмотрение разработчика, учитывая требования уровней доступа. После авторизации, пользователь получает доступные ему права пользования информацией, Интерфейс при этом имеет структуру, как на рис. 2.1. В информационной части содержится информация о пользователе, его логине, пароле и уровне доступа.

Рис. 2.. Схема интерфейса системы управления

На рис. 2.2 представлена структурная схема сайта, которая учитывает всю специфику разрабатываемого приложения.

На главной странице отображаются вертикальное меню, информация с название папок номенклатуры дел кафедры, коды папок и содержание активной папки.

Пункты вертикального меню: На главную, Информация о кафедре, Новости, Статистика, Контакты, Поиск документа, Авторизация.

Пункт меню «Информация о кафедре» открывает страницу с описание кафедры на сайте БГИИК http://www.bgiki.ru/structure/link2_13_1_2.html. На странице содержится описание истории и настоящей деятельности кафедры, контактная информация кафедры, профессорско-преподавательский состав кафедры.

Пункт меню «Новости» открывает страницу с описанием новостей сайта.

Пункт меню «Контакты» открывает страницу с описанием контактных данных разработчика сайта и администратора: телефон, адрес электронной почты.

Рис. 2.2. Структурная схема web-сайта номенклатуры дел кафедры

Пункт меню «Авторизация» открывает окошко для авторизации зарегистрированных пользователей по логину и паролю. Для незарегистрированных пользователей открывается форма для заполнения анкеты пользователя и заявки на предоставление определенных прав пользователя. Заявка рассматривается администратором сайта, после чего пользователю предоставляются те или иные права. Незарегистрированный пользователь имеет только права просмотра документов и папок сайта.

Пункт меню «Поиск документа» открывает страничку заполнения параметров поиска, по которым осуществляется поиск документа в базе данных. Если документ найден, то он открывается на отдельной странице браузера. Если документ не найден, на экране появляется сообщение, что документ не найден и рекомендация изменить параметры поиска.

Для пользователя с правами менеджера должны быть доступны дополнительно следующие функции:

• добавление новой папки в номенклатуру дел кафедры, присвоение ей кода, наименования и срока хранения;

• редактирование для существующей папки в номенклатуре дел наименования папки, номера, срока хранения;

• добавление нового документа в папку номенклатуры дел кафедры в формате .txt; .doc; docх; pdf; .xsl; .jpeg через окно операционной системы «Выбор файла»;

• удаление выбранного документа из базы данных.

Выбор средств разработки. Разработка электронной номенклатуры дел кафедры может быть выполнена с помощью различных программных средств, требования удаленного доступа большого количества пользователей к ней и широкое распространение интернет-связи в настоящее время в институте приводят к выводу, что наиболее целесообразно выполнить разработку с использованием веб-технологий. На сегодня веб-приложение должно быть не просто информационной статической страницей, образованной с помощью HTML и состоящей из статических картинок и текста, а активно реагировать на действия пользователей, использовать ресурсы веб-сервисов, расположенных в Интернете и пр. Для этого используются технологии создания активных веб-сайтов.

Эти технологии можно разбить: на технологии на стороне клиента и технологии на стороне сервера.

В группу технологий на стороне клиента входят:

• управляющие элементы ActiveX, создаваемые с помощью Visual C++ или Visual Basic;

• апплеты Java;

• JavaScript сценарии, выполняемые на стороне клиента и динамический HTML код.

• В число технологий, используемых на стороне сервера, входят:

• CGI;

• фирменные API для веб-серверов, такие как ISAPI и NSAPI;

• Active Server Pages;

• JavaServer Pages и Java Servlets;

• Server-Side JavaScript;

• PHP.

Выбор технологии зависит от сложности и формы содержания сайта. Таким образом, для разработки сайтов, не содержащих сценариев и не имеющих возможности обратной связи, следует использовать технологию XML; для разработки несложного, однородного по форме содержания сайта – технологию РНР; для разработки несложного, разнородного по форме содержания сайта – технологию ASP; для разработки сложной разнородной системы следует задействовать все три технологии.

Таблица 2.1 - Выбор технологии в зависимости от технического задания

В чем существует необходимость	Да/нет	Что выбрать
Обратная связь	да	PHP, ASP
	нет	XML
Экономическая эффективность	да	ASP, PHP, XML
	нет	–
Полноценный интерфейс	да	PHP, ASP
	нет	XML
Возможность изменения контента в ответ на некие действия посетителя	да	ASP, PHP
	нет	XML
Регистрация и авторизация посетителей сайта	да	PHP, ASP
	нет	XML
Безопасность сайта и баз данных	да	ASP, PHP
	нет	XML
Использование интерактивных модулей – опросов, голосований с возможностью формирование новых и хранения старых	да	PHP, ASP
	нет	XML
Простая модификация сайта (добавление/удаление страниц)	да	ASP, PHP, XML
	нет	–
Отслеживание статистики посещений сайта	да	PHP, ASP
	нет	XML
Организация электронных каталогов товаров и услуг, вывод прайс-листов и т. д.	да	ASP, PHP, XML
	нет	–
Высокий уровень интеграции элементов информационной системы, построенных с помощью определенной технологии	да	РНР, ASP
	нет	XML
Простота разработки	да	РНР, ASP
	нет	XML

При создании страниц преследуется две основные цели:

• совместимость с популярными веб браузерами

• соответствие кода стандартам W3C.

Вывод. В качестве серверного языка скриптов (Server Side language) предлагается использовать PHP, так как этот язык позволяет быстро и эффективно получать доступ к практически любым СУБД (от MySQL до Oracle или DB2); отлично интегрируется с различными http серверами (Apache, IIS, Netscape Server, PWS и т.д.) и операционными системами, что позволяет нашим клиентам быть независимыми от хостинг провайдера и аппаратной платформы.

В качестве средств разработки и реализации модуля были использованы следующие технологии:

• PHP 5.3 - язык программирования;

• MySQL 5.0 – система управления базами данных;

• Denwer – комплекс программ (web-сервер Apache, PHP, MySQL);

• Rational Rose – средство моделирования;

• PHP Expert Editor – редактор PHP и отладчик.

В качестве сервера должен использоваться персональный компьютер совместимый с Intel Pentium со следующими техническими характеристиками:

- частота процессора не ниже чем 1600 МГц;

- оперативная память не менее 1024 Мбайт;

- свободное дисковое пространство около 700 Мбайт;

- манипулятор мышь, клавиатура, монитор – стандартные;

- система обеспечения бесперебойного электропитания (APS).

Серверная часть приложения может быть расположена на сервере института, что не потребует дополнительных затрат на приобретение сервера.

В качестве рабочих станций выступают настольные машины (персональные компьютеры) пользователей на кафедре информатики и информационно-аналитических ресурсов, а также личные компьютеры или ноутбуки удаленных пользователей, подключенных к сети Интернет.

На клиентской стороне необходимо использование персонального компьютера совместимого с Intel Pentium и имеющего следующие технические характеристики:

• процессор с частотой не ниже чем 800 МГц;

• оперативная память не менее 512 Мбайт,

• свободное дисковое пространство около 100 Мбайт;

• манипулятор мышь, клавиатура, монитор — стандартные.

На серверном и клиентском компьютерах должно быть настроено подключение к сети Интернет.

Реализация проекта

На основании ТЗ была сформирована база данных, рис.2.3.

Как показано на рис.1, в БД включает три таблицы:

• таблица «Каталогов» (Folder);

• таблица «Документов» (File);

• таблица «Пользователей» (User).

Между таблицами установлены связи «один ко многим». Суть заключается в том, что в одном подразделе каталогов может находиться произвольное количество документов, а под одним менеджером может иметься несколько записанных документов.

Связи между таблицами задаются по первичному и внешнему ключам. В таблице «Документов» первичным ключом является поле «ID», а внешними – «ID_Folder», «ID_Manager». Первичный ключ является уникальным, неповторимым по всем записям таблицы, а внешний ключ является указателем на запись другой таблицы и внешний ключ может повторяться в таблице «Документов» произвольное количество раз.

Приведем структуру каждой из таблиц, которые были показаны на рис.1, при этом будут использоваться следующие обозначения:

■ – первичный ключ □ – внешний ключ

Таблица 2.2 — Таблица «Каталог» (Folder)

Ключ	Имя	Тип	Описание
■	ID	число	код записи
	Number	число	номер каталога в списке
	Name	строка	название каталога
	DateTime	число	дата открытия каталога

Таблица 2.3 — Таблица «Документов» (File)

Ключ	Имя	Тип	Описание
■	ID	число	код записи
□	ID_Folder	число	код записи «Каталога» (в каком каталоге размещен документ)
	ID_Manager	число	код менеджера (кто записал документ)
	Name	строка	полное название документа
	Content	объект	содержание документа
	DateReg	число	дата записи документа
	DateUpdate	число	дата последнего обновления документа

Таблица 2.4 — Таблица «Пользователей» (User)

Ключ	Имя	Тип	Описание
■	ID	число	код записи
	FirstName	число	номер каталога в списке
	LastName	строка	название каталога
	Contact	строка	связь с пользователем (email, skype, phone)
	UserType	число	тип пользователя: 0 – менеджер, 1 – администратор
	Login	строка	логин пользователя
	Password	строка	пароль для входа в сеанс
	DateReg	число	дата регистрации пользователя

Таблица «Каталог» табл.2.2 используется для построения каталога документов. Для документов табл.2.3, записываемых в каталог, так же фиксируется автор.

Отдельно имеется таблица «Пользователей» табл.2.4, которая применяется, для ведения контроля над пользователем, работающим в системе:

• администратору даются полные привилегии по работе с сайтом;

• менеджерам предоставляется полный контроль по работе со своими документами (добавление, чтение, редактирование, удаление записей) и просмотр остальных документов. Так же менеджеру дается возможность редактирования каталога.

Студентам нет необходимости входить в сеанс, они могут свободно пользоваться каталогом документов для чтения интересующей информации.

Рассмотрим основы пользовательского интерфейса для работы с сайтом проекта, рис.2.4.

Как показано на рис.2.4, страница делится на три подраздела: панель кнопок для вызова различных функций, блок каталога представляющего разделы и блок вывода списка документов текущего выбранного каталога.

Общий принцип генерации страниц на веб-сервере, передаваемых их браузеру и сформированных в браузере клиентских запросов, и затем возвращаемых обратно на сервер, приведены на рис.2.5.

Как показано на этой схеме (рис.2.5), на сервере для работы сайта реализован набор php-шных модулей:

• index.php – основной модуль формирования страниц;

• connect.php – модуль подключения к базе данных;

• admin.php – модуль открытия/закрытия сеанса;

• add_folder.php – модуль добавления нового каталога или редактирование уже существующего;

• upload.php – модуль загрузки выбранного документа на сервер в текущий каталог;

• delete.php – модуль удаления заданного документа или указанного каталога, включая все документы в нем имеющиеся.

На клиентской части, для представления пользователю результирующей страницы, браузером используются:

• сгенерированная HTML страница;

• jquery.js – скрипт библиотеки jquery;

• style.css – файл таблицей стилей.

Рассмотрев приведенную выше структуру сайта, далее раскроем его практическую реализацию.

Для отладки сайта рассмотрим 2 этапа: установка сайта на ПК, отладка реализованных функций.

Порядок установки сайта filer на локальном ПК:

1. Установить пакет "Локальный хостинг — Денвер", Denwer3_2008.exe. Здесь задаем путь размещения веб-сервера, например “D:WebS”.

2. После установки сервера, локально создаем домен (локальная папка) для нашего сайта, “D:WebShomefiler.localwww”. В эту папку распаковываем архив сайта “filerSite.rar”.

3. Запускаем ‘…denwerRun.exe –toview’, после чего создается виртуальный диск ‘Z’ и запускаются дополнительные модули, рис. 2.6.

Рис. 2.6 - Запуск локального веб-сервера

1. В браузере открываем страницу “http://www.localhost/denwer/”. В конце страницы вызываем утилиту “phpMyAdmin”. В поле “Создать новую БД” задаем название “filer” и вызываем “Создать”.

2. Слева из списка созданных БД, выбираем “filer”. Сверху из списка разделов, выбираем подраздел “SQL”. В поле “Месторасположение текстового файла” задаем путь с именем распакованного файла “db_source.sql”. В поле “Кодировка файла” выбираем пункт “cp1251” и запускам выполнение импорта заданного набора данных БД “filer”.

На этом шаге завершается установка сайта на локальном веб-сервере и теперь через браузер можно начать работу с веб-сайтом “http://filer.local/”.

На рис.2.7 показана главная страница сайта.

Как показано на рис.2.7, пользователем был выбран каталог – «Приказы, распоряжения ректора, проректоров БГИИК», а в результате справа был выведен список документов размещенных в данном каталоге.

Здесь пользователю так же дается возможность:

Добавить новый каталог, по ссылке «Добавить папку», рис.2.8. После ввода заданных атрибутов, по кнопке «Save» на сервере выполняется сохранение нового каталога с указанной информацией.

Редактировать и сохранять активный, выбранный каталог, рис.2.9.

• Удаление выбранного каталога, рис.2.10.

По выбранному каталогу пользователю дается возможность:

• просмотра интересующих документов;

• добавление новых документов;

• удаление не нужного, устаревшего документа.

Разработанный веб-ресурс может использоваться кафедрами института для автоматизации документооборота.

Список использованных источников

1. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организация их в делопроизводстве».

3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 N 1562 «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России»

4. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 75.

6. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Раздел 3.4.

7. Альбрехт Б. В. Как разработать номенклатуру дел организации. Электронный доступ: http://naar.ru/articles/kak-razrabotat-nomenklaturu-del-organizacii/

8. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - 2-е изд. испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2002. - 328 с.

9. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

10. Кублашвили О.В. Документорование управленческой деятельности: Задания для практических занятий для специальностей 060800 «Экономика и управление на предприятиях (полиграфия)»; 060500 «Бухгалтерский учет и аудит» / Москва: МГУП, 2004. с.

11. Пшенко А. В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994. - 85 с.

12. Рожкова Е. Наличие номенклатуры дел – желание или необходимость? Электронный журнал «Управляем предприятием» №6, 2011 г.

13. Энциклопедия делопроизводства // http://www.edou.ru/enc/razdel32/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=118

Код для цитирования: Скопировать