VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Введение

Внедрение автоматизированных информационных систем является сложным и иногда болезненным процессом. Но тем не менее, многие проблемы, возникающие при внедрении систем, достаточно хорошо изучены и имеют эффективные методологии решения. Изучение этих проблем и заблаговременная подготовка к ним могут значительно облегчить процесс внедрения и повысить эффективность дальнейшего использования системы.

Ниже приведены основные проблемы и задачи, наиболее часто возникающие при внедрении информационных систем и рекомендации по их решению.

Основные проблемы и задачи внедрения ИС:

• Неграмотная постановка задачи менеджмента на предприятии или ее отсутствие;

• Необходимость реорганизации структуры предприятия;

• Негативная реакция со стороны сотрудников предприятия;

• Повышенная нагрузка на сотрудников предприятия во время внедрения системы;

• Необходимость сформировать квалифицированную группу внедрения и сопровождения системы.

Перечисленные задачи и проблемы являются наиболее значимыми, и на них стоит обратить внимание в первую очередь. Теперь опишем каждую проблему подробнее.

Неграмотная постановка задачи менеджмента на предприятии или ее отсутствие.

Возможно, эта проблема является наиболее значимой и сложной. Она является достаточно глобальной и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что многие руководители управляют предприятием, опираясь только на свой опыт, интуицию, свое видение и совсем неструктурированные данные о его состоянии и динамике. Зачастую руководитель не совсем полностью понимает структуру деятельности своего предприятия, поэтому управленческие решения, которые он принимает, бывают не совсем корректны и эффективны.

Грамотная постановка задач менеджмента является одним из самых важных факторов, влияющих на успех деятельности предприятия и на успех процесса автоматизации. Например, совсем бесполезно внедрять автоматизированную систему управления бюджетом, если само бюджетирование не организовано должным образом, как определенный последовательный процесс.

Поэтому для удачного процесса внедрения системы, в первую очередь, необходимо максимально определить все те контуры управления, которые нуждаются в автоматизации. И чаще всего, для осуществления этого достаточно сложно обойтись без привлечения профессиональных консультантов.

Необходимость реорганизации структуры предприятия.

Перед тем, как приступать к внедрению системы автоматизации, необходимо произвести реорганизацию структуры предприятия. Поэтому полный анализ деятельности предприятия является одним из важнейших этапов проекта внедрения. На основе результатов, полученных в результате анализа, строится вся дальнейшая схема построения автоматизированной информационной системы. Конечно же, можно автоматизировать все и без анализа деятельности предприятия, но делать это крайне не рекомендуется. Дело в том, что в результате анализа зачастую появляется необходимость в необоснованных дополнительных затратах, а также противоречий в структуре организации, устранение которых позволило бы существенно сократить издержки и время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. Поэтому для того, чтобы приступить к внедрению автоматизированной системы, необходимо провести полный анализ деятельности, чтобы избежать дополнительных издержек и спад активности текущей коммерческой деятельности.

Негативная реакция со стороны сотрудников предприятия.

При внедрении автоматизированных информационных систем зачастую возникает сопротивление сотрудников, которое является достаточно серьезной проблемой и способно существенно затянуть, или даже сорвать проект внедрения. Причинами такой негативной реакции являются обычные человеческие факторы: страх перед нововведениями, страх потерять работу или утратить свою незаменимость, страх существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение внедрить автоматизированную систему, в таких случаях должны любыми способами содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение данной системы и вести разъяснительную работу с кадрами. Так же необходимо наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, так как сопротивление часто бывает и на уровне топ-менеджеров.

Повышенная нагрузка на сотрудников предприятия во время внедрения системы.

На некоторых этапах внедрения автоматизированной системы временно растет нагрузка на сотрудников организации. Это связано с тем, что сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии, и это помимо их обычной работы. Во время внедрения системы временно приходится вести дела как в новой системе, так и продолжать ведение их неавтоматизированными способами. Поэтому отдельные этапы внедрения автоматизированной системы могут затягиваться из-за того, что у сотрудников не хватает времени на освоение новой системы. В связи с этим, руководителю предприятия необходимо повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей.

Необходимость сформировать квалифицированную группу внедрения и сопровождения системы.

Внедрение многих крупных систем автоматизации управления производится по следующему принципу: на предприятии формируется небольшая рабочая группа, которая проходит полное обучение персонала работе с системой. Затем эта же группа проводит значительную часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобного принципа внедрение обусловлено тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы внедрение автоматизированной системы проводила группа специалистов, которые могут во время и оперативно решать большинство возникающих проблем в процессе настройки и эксплуатации системы. Также, обучение своих сотрудников внедряемой системе существенно дешевле аутсорсинга. Поэтому формирование сильной группы специалистов является очень важной задачей внедрения автоматизированной системы.

Заключение

Все вышеперечисленные проблемы и задачи, возникающие в процессе внедрения автоматизированной информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными. Каждое предприятие, с точки зрения организационной специфики, по-своему уникально, и при внедрении автоматизированной системы могут возникать множество нюансов, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

В общем случае можно руководствоваться следующими рекомендациями:

• прежде чем внедрять систему автоматизации, необходимо максимально точно определить цели;

• рекомендуется привлекать профессиональных консультантов для анализа деятельности предприятия и постановки задач менеджмента, иначе внедрение может повлечь за собой неоправданные дополнительные затраты и существенное увеличение времени процесса внедрения;

• необходимо тщательно проанализировать все существующие АИС и выбрать наиболее подходящую и качественную систему, прежде чем перейти к внедрению;

• в процессе внедрения стоит отодвинуть остальные организационные и коммерческие процессы на второй план и установить высокий приоритет непосредственно самому процессу внедрения;

• необходимо настроить сотрудников на положительную волну путём создания различных поощрительных мер, для обеспечения быстрого темпа внедрения.

Следование этим рекомендациям позволит снизить риски, возникающие при внедрении информационных систем и увеличить эффективность деятельности предприятия.

Код для цитирования: Скопировать