УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ПОСТАВОК - Студенческий научный форум

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ПОСТАВОК

Галяудинов Р.Ю. 1, Игумнова Д.А. 1, Калинкин М.К. 1
1КубГТУ
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

1 Необходимость управления процессами поставки продукции и услуг

Реальная жизнь доказала, что между поставщиком и потребителем должна быть тесная взаимосвязь, которая позволит постоянно улучшать качество продукции и услуг.

Для улучшения взаимоотношений и управления качеством поставок целесообразно разработать определенные количественные показатели, которые были бы хорошо описаны – в этом случае организация работы будет четкой и однозначной. Если же этого нет, то со временем из-за изменения потребностей организации и требований потребителей поставщик перестает понимать сущность поставок в полном объеме, а потребитель не представляет себе четко возможности поставщика.

Поэтому для предприятия принципиально важно иметь надежный инструментарий для оценки качества, которое может быть обеспечено конкретным поставщиком, и на этой основе надо строить долгосрочные взаимоотношения с добросовестным поставщиком. Ужесточение входного контроля есть экстенсивный путь развития, приводящий к перерасходу ресурсов в рамках совместной деятельности поставщика и потребителя; а оценка поставщиков и сопряженные с ней мероприятия по совершенствованию их систем менеджмента качества и построение взаимовыгодных отношений - интенсивный путь, позволяющий сэкономить ресурсы.

Из-за требования постоянного улучшения качества поставок продукции и услуг как основного требования управления качеством необходимо поставками управлять. В противном случае взаимоотношения ослабевает, падает уровень доверия, что приводит к тому, что поставщик и потребитель перестают работать над улучшением процесса, а начинают бороться друг с другом. В результате этого растут издержки производства, ухудшается качества товаров или услуг, идет увеличение сроков поставки товаров или исполнения услуг, возникают проблемы с оплатой контрактов, а разногласия и недоверие между внешними потребителями и поставщиками может привести к разрыву взаимоотношений. Именно крепкие взаимоотношения потребителя и поставщика – ключ к успеху организации.

Управлять взаимоотношениями потребителя и поставщика на всех этапах поставок продукции и услуг требуют и положения стандартов ИСО серии 9000 – необходимо управлять:

- процессами закупок;

- информацией по закупкам;

- верификацией закупленной продукции;

- выбором поставщиков и способов управления поставками.

Организации должна обеспечить такой подход к проблеме, чтобы закупленная продукция соответствовала требованиям, установленным к закупкам, так как это необходимо для удовлетворения собственных потребностей, а также требований и ожиданий будущих потребителей созданной новой продукции или услуг.

2 Управление процессом закупки до заключения контракта

Управление поставками надо предусмотреть на всех этапах, в том числе еще до заключения контракта.

Поэтому с предполагаемым поставщиком надо устанавливать контакты гораздо раньше, еще до подписания контракта. И это взаимодействие по всем аспектам поставок даст требуемые результаты, от которых будет выгода всем участникам поставок. Недаром в сфере поставок уже доказано, что еще на стадии заключения контракта на поставку товаров и услуг надо вовлечь поставщика в предварительное обсуждение проекта, наладить прямые связи между руководителями, технологами, специалистами по закупкам. Если уже были хорошие деловые связи с поставщиками благополучно завершенного этапа бизнеса, то нет смысла прерывать их на новом витке развития производства или услуг.

Еще до выбора поставщиков потребитель продукции или услуг должен грамотно сформулировать задачи поставок. Согласно стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 в пункте 7.4.1 Процесс закупок отмечено, что необходимо:

- обеспечить соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления, которые предполагается применить по отношению к поставщику и закупленной продукции, должны зависеть от ее воздействия на последующие стадии жизненного цикла продукции или готовую продукцию;

- оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Для решения этого положения должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки.

3 Использование принципов Исикавы при взаимоотношениях заказчика и поставщика

При организации взаимоотношений между заказчиком и поставщиком на всех этапах процесса необходимо помнить о десяти принципах Исикавы как залога взаимовыгодного сотрудничества в интересах потребителя:

- взаимное доверие;

- Заказчик и Поставщик несут ответственность за качество;

- Заказчик и Поставщик являются независимыми и каждый уважает друг друга;

- Заказчик несет ответственность за предоставление достоверной информации

- между Заказчиком и Поставщиком должен быть заключен контракт;

- Поставщик несет ответственность за качество и достоверность информации;

- Заказчик и Поставщик заблаговременно устанавливают методы и критерии оценки качества продукции;

- Заказчик и Поставщик разрабатывают совместно методы для разрешения спорных вопросов, обмениваются информацией по проведению контроля качества с учетом взаимной выгоды;

- Заказчик и Поставщик в целях поддержания дружеских и деловых отношений осуществляют функции взаимного контроля качества;

- Заказчик и Поставщик при заключении деловых отношений руководствуются интересами потребителя.

Необходимость выполнение этих принципов фактически заложены в требованиях ГОСТ Р ИСО 9001 раздела 7 Процессы жизненного цикла продукциикоторый посвящен правилам и процедурам закупки материальной продукции и услуг: проектирование и разработка продукции или процесса, транспортировки продукции, погрузо-разгрузочные работы, закупка материалов и оборудования и т.п.

4 Управление процессом поиска поставщиков

Все это обязывает потребителя управлять всем процессом поставок. Управление закупками начинается с отбора кандидатов в поставщики. И фактически в перечень работ процесса поиска поставщика входит принятие заявки дирекции потребителя, ее сопровождение до полного выполнения. Схема этого процесса включает следующие этапы работ:

- сбор заявок на материалы и оборудование;

- формирование заявок и групп заказчиков;

- поиск по интернету поставщиков-претендентов на возможную поставку необходимых материалов и оборудования;

- анализ предложенных поставок по качеству, цене, географическому положению;

- предварительный выбор поставщиков;

- организация тендеров на заявленную продукцию;

- обоснование пунктов договора для выбранных поставщиков по качеству, цене, географическому положению заказчика и поставщика;

- оформление проекта договора с защитой его перед начальником отдела;

- подписание договора;

- контроль поставки по утвержденному договору.

Предварительный отбор, поиск потенциальных поставщиков можно осуществить любыми способами, в том числе могут быть использованы следующие методы:

– объявление конкурса;

– изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

– посещение выставок и ярмарок;

– переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

- собственное расследование;

- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов;

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата РФ;

- информационные агентства;

- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая и лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

В отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами: во–первых, нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им информации, во-вторых, как минимум один из

используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие, на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение тендера включает следующие этапы:

– реклама;

– разработка тендерной документации;

– публикация тендерной документации;

– приемка и вскрытие тендерных предложений;

– оценка тендерных предложений;

– подтверждение квалификации участников торгов;

– предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исходит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), которые могут быть твердыми и свободными (инициативными). Первые направляются только одному покупателю с указанием срока действия предложения, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно – информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговоров исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и т.д.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

5 Выработка требований к закупаемой продукции или услуге

По стандартам ИСО серии 9000, особенно 9001, надо вначале установить требования к закупаемой продукции или услуге, которые должны содержать технические характеристики продукции (в первую очередь) и условия поставки (упаковка и маркировка продукции и т.д.).

Важным фактором является правильный выбор поставщика, который должен осуществляться через оценку возможностей поставщика выполнить требования. Для этого стандарт требует разработать критерии отбора оценки и повторной оценки, главными из которых являются:

- уровень качества самой продукции или услуги, где оценивается доля или уровень несоответствующей (дефектной) продукции, поставленной поставщиком и выявленной на предприятии во время проведения входного контроля продукции, уже использованной в производстве и при возврате продукции потребителем;

- уровень организации поставок продукции или услуг с проведениемоценки таких показателей как соблюдение графика поставок; возможности доставки продукции на склад потребителя поставщиком, а так же своевременной заменой дефектной продукции или возмещение потерь от брака по вине закупленной продукции;

- уровень лояльности поставщика. Используются показатели своевременного предоставления всех требуемых документов по качеству (паспорт качества, сертификатов), а так же поведение поставщика во взаиморасчетах, оперативность реагирования на претензии и эффективность принимаемых мер;

- уровень стоимости и порядок оплаты. Оценочный уровень каждого показателя разбивается на баллы от 1 – «плохо» до 5 – «отлично». И тогда каждому поставщику устанавливается категория (уровень) надежности. Часто таких уровней бывает от двух до трех.

Иными словами, надо применять следующий рекомендуемый подход методов оценки соответствия продавца:

- анализ его предыдущей деятельности по поставкам сопоставимой продукции;

- соответствие требованиям стандарта на систему качества, требующую такого же порядка одобрения, что и ранее выпускаемая продукция;

- контроль, осуществляемый потребителем на соответствие стандарту качества.

Учитывая сложность проблемы взаимодействия с поставщиком услуг, прежде всего надо определиться с критериями выбора поставщика по разным категориям. Всех поставщиков условно можно разделить на четыре типа.

Обычный поставщик. У него имеются материалы достаточно многих наименований и различной частотой поставок: разовой, регулярной, периодической. В среднем на таких поставщиков приходится порядка 40% операций по оформлению и приемке заказов. Поэтому приняты следующие требования к поставщикам:

– удобство работы: возможность быстрой поставки (от момента заказа до прихода товара), обязательная доставка силами поставщика по согласованному графику, удобная комплектация, при многократных поставках в месяц оформление единым счетом и пакетом документов и др.;

– стандартное качество и низкие цены;

– целесообразное сотрудничество по договорным обязательствам.

При этом надо выбирать 2 поставщика как оптимальное количество по одному виду товара с разделением объема закупок между ними примерно 50:50. Для подстраховки менеджер по закупкам должен будет периодически проводить мониторинг рынка и иметь еще 2 страховочных поставщиков на случай необходимости «перехвата» товара.

Квалифицированный поставщик. У него основные материалы являются наиболее затратной частью производства. Частота поставок, в большинстве случаев, регулярная. Любая задержка в поставке материалов или некачественная комплектация может обернуться остановкой производства. Для компенсации этого приходится держать очень большие страховочные запасы, что серьезно увеличивает затраты. Материалы со скрытыми дефектами, попадая в производство, приводят к дефектам готовой продукции и рекламациям клиентов. Поэтому приняты следующие требования к поставщикам основных материалов:

– надежное снабжение: строгое соблюдение оговоренных сроков, точность комплектации, резервирование материалов на складе поставщика, доставка силами поставщика;

– стабильное качество продукции, кроме того, поставщик берет на себя функции проверки качества выпускаемой продукции и гарантирует проверку качества;

– обязательная отсрочка платежа - идеальным сроком в банковской сфере считается наличие инвестиционного ресурса в 7 дней (т.е. с момента, когда сырье уже в виде готовой продукции отгружено клиенту и за него получены деньги, до момента оплаты кредиторской задолженности остается 7 дней).

Надежный поставщик. У таких поставщиков проблемных материалов не так много. Но риски и затраты по ним были очень высокие, так как на проблемные материалы приходилось 24% затрат и 18% времени простоя производства.

Надежные поставщики должны соответствовать следующим требованиям:

– иметь готовность проводить совместные программы по оптимизации поставок: менять нормы отгрузки, качество упаковки, частоту поставок, заботиться о повышении сохранности продукции, безопасности транспортировки, хранения, обработки;

– совместное фокусирование на создании стоимости, в том числе способность и готовность поставщика взять часть процесса обработки на свое производство, а также проводить обучение рабочих и операторов грамотной работе с сырьем, оказывать технологическое консультирование и поддержку;

– близость поставщика. Для удаленных поставщиков – наличие каналов распределения или региональных складов, близких к производству; или предоставление такого срока кредита, который будет погашаться, как минимум, в момент обработки закупленного сырья;

– долгосрочные договоры.

К стратегическому поставщику предъявляются такие требования как:

– готовность к системной интеграции и согласованной предпринимательской политике на основе уже имеющейся на предприятии технологии;

– оптимальная организация собственного производства благодаря наличию хорошего взаимодействия со своими субпоставщиками;

– наличие достаточных средств для осуществления научно-исследовательских и конструкторских работ, нацеленность на инновации;

– готовность принять на свою ответственность рыночные риски.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется. После предварительного отбора поставщика по таким главным критериям как качество товаров, возможность плановых и внеплановых поставок, цены и условий платежа приступают к анализу деятельности кандидатов по другим не менее важным качествам, например, по критериям специализации, по месторасположению поставщика, по надежности поставок и т.д.

Таким образом, проблема отбора поставщиков товаров и услуг может быть подразделена на 3 этапа:

– выявление потенциальных поставщиков;

– анализ выявленных поставщиков;

– определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Выбор на этапе выявления потенциального поставщика заключается в проведении конкурса поставщиков, ярмарок и выставок, проведение рекламной компании. После чего составляется справки о поставщиках, и собираются списки поставщиков, составляется база данных поставщиков.

Для выявления постоянных поставщиков основных и часто востребованных материалов и оборудования необходимо изучить информацию о поставщиках, особенно Политики предприятия в области качества.

Для определения рейтинга и ранжирования выявленных поставщиков существует много методов, например, методом миссий. Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий), и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы. Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). По существу – это метод ранжирования по стоимости.

Таким образом, выбор поставщика является очень важным этапом работы.

Так как каждая организация потребителей заинтересована работать с надежными и постоянными поставщиками, то с ними надо постоянно вести работу по обучению и поощрению с учетом не только интересов заказчика, но и поставщика.

Входы для процесса управления поиска поставщиков могут быть различными, например:

- оценка соответствующего опыта;

- деятельность поставщиков в сравнении с деятельностью конкурентов;

- анализ качества закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы;

- аудиты систем менеджмента поставщиков и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком;

- контролирование сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей;

- финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества;

- реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах;

- возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщиков и предыстория работы в соответствии с требованиями;

- осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и другим обязательным требованиям;

- возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы;

- положение и роль поставщика в сообществе, а также его восприятие обществом.

6 Управление взаимоотношениями с поставщиками

Работа поставщиков с потребителями и другими партнерами компании – это сложный процесс создания, поддержания и расширения прочных, полноценных взаимоотношений, для которых существует пять различных уровней:

- базисный. Торговые агенты компании продают товары, но не интересуются их дальнейшей судьбой;

- реагирующий. Продавцы продают товары и предлагают потребителям задавать любые вопросы, которые возникают в процессе эксплуатации изделия для повышения качества товаров и услуг;

- ответственный. Поставщики узнают у покупателей мнение о товаре и собирают пожелания, предложения или жалобы, что дает возможность компании постоянно совершенствовать качество работы с покупателями;

- активный. Продавцы предлагают услугу усовершенствования имеющихся у них товаров или о покупке новых;

- партнерский. Поставщик с потребителем постоянно ищет возможности создания товара или услуги более высокой ценности.

Постоянно идет процесс анализа хода выполнения контракта поставщиком. Это значит, что надо проследить, насколько эффективно осуществляется взаимодействие продавец – покупатель товара или услуг, т.е. постоянно следует вести контроль реализации контракта.

А чтобы выиграл и поставщик, и потребитель, необходимо вести постоянную работу с отобранными поставщиками, что позволит:

- совершенствовать процессы поставок;

- отследить способности поставщиков обеспечивать соответствие продукции;

- обеспечить мотивацию поставщиков на разработку и реализацию собственных и совместных программ постоянных улучшений, а так же оценить, признать и стимулировать усилия поставщиков;

- привлечь поставщиков к проектированию и разработке продукции, к выявлению имеющихся и возможных проблем при закупках.

Прежде всего рекомендуется создать так называемую структурированную функцию качества (СФК) – она позволяет вести проектирование продукции, ее подсистем и деталей одновременно по всей цепи поставок, что существенно экономит время и средства. Одновременно имеет смысл заключить союз с поставщиками, чтобы в его рамках заниматься совместными разработками, т.е. создать комплексные команды, нацеленные на удовлетворение потребностей потребителя.

Во время осуществления поставок и закупок всегда имеет место возникновение всякого рода проблем и недоразумений. Поэтому важно как можно раньше создать механизмы реагирования на такие трудности путем создания советов по анализу материалов и комплектующих (САМ), куда должны входить и покупатели, и продавцы – именно те сотрудники, которые связаны с работой по поддержанию качества на должном уровне. Поэтому совет должен иметь максимальный авторитет, для чего потребитель официально поручает ему проведение мониторинга качества поставок - непрерывный анализ материалов и комплектующих, в том числе и на основе полной информации о несоответствиях.

А раз имеются несоответствия в поставках, значит, нужно определить и провести соответствующие корректирующие воздействия. Для этого на предприятиях требуется создать совет по корректирующим воздействиям (СКВ) – орган, который создает команду корректирующих воздействий (ККВ),которая руководит всей работой по выполнению корректирующих воздействий конкретного несоответствия. По завершении плановой работы по корректирующему воздействию СКВ оценивает ее результаты и, в случае успеха, ККВ распускается.

Кроме этого, успехам развития производства способствует привлечение поставщиков к процессу совершенствования работы предприятия через:

- контрактное взаимодействие с поставщиками;

- обучение и поощрение поставщиков;

- контроль поставщиков;

- аттестацию оценки деятельности поставщиков.

Контрактное взаимодействие с поставщиками позволяет контролировать поставщика на всем протяжении процесса поставок, использовать принципы конкуренции поставщиков и сокращения количества поставщиков – малое количество поставщиков дает потребителю преимущество: входной контроль от многих поставщиков не может обеспечить качество по ряду причин:

- при больших объемах производства входной контроль каждой детали часто не выгоден с экономической точки зрения и в тоже время сплошной контроль не обеспечивает годность всех проконтролированных деталей из-за ошибок и погрешностей самого контроля;

- во многих случаях качество возможно проверить только путем испытаний, после которых продукт уже нельзя использовать.

При долгосрочных контрактах можно поставщика использовать для разработки и защиты проектов, а так же для обеспечения информационной безопасности продукции или услуги.

Большое значение имеет обучение и поощрение поставщиков, что подразумевает:

- проведение семинаров для поставщиков - содержание семинаров отражает всю деловую техническую информацию, которая недостаточно четко может отражаться в контрактах и инженерных расчетах; частота проведения семинаров зависит от сложности и динамики используемых технологий;

- введение поощрительных программ для поставщиков. Различаются два вида программ: положительные – это премии и негативные – это штрафы. Так, Заказчик при обнаружении дефекта может:

а) приостановить проведение контроля и потребовать от поставщика направить своего контролера для проверки остальной продукции в партии;

б) задержать выплату денег до тех пор, пока не будет принята поставленная продукция;

в) предъявить поставщику счет за транспортировку возвращенного материала;

г) потребовать от поставщика возместить расходы на переделку или просто отказаться от услуг плохо зарекомендовавшего себя партнера.

- учет проблем страхования. Страховая фирма должна быть абсолютно уверена в том, что она страхует обоснованные риски поставщика, базирующиеся на тщательной оценке производственных возможностей, обеспечивающих выпуск продукции высокого качества в течение продолжительного времени. Удостоверившись в надежности системы управления, страховая фирма периодически проверяет поставщика, что является для заказчика беспристрастным заключением о состоянии производственных возможностей поставщика. Кроме того, страховая фирма предлагает поставщику внушительные премии при повышении характеристик и возможностей производственного процесса;

- решение проблем с помощью поощрительных контрактов на основе предоставления заказчику детально подготовленной документации, описывающей производственный процесс и систему управления с информацией:

а) о подготовке и обучении персонала;

б) о первоначальном этапе аттестации и системе периодической переаттестации;

в) о системе, обеспечивающей проверку контрольного оборудования;

г) о сборе данных, касающихся функционирования производственного процесса;

д) обучение системе ведения отчетности;

е) обучение системе статистического контроля процесса.

Особое внимание надо уделить контролю поставщиков, который бывает:

- независимым, когда аудит контрактных обязательств ведет сторонняя организация, не связанная с потребителем и поставщиком;

- обследованием поставщика заказчиком, когда анализируется информации о его производственных результатах и качество поставок продукции или услуги по всему объему.

При контроле поставщиков в случае установления неудовлетворительных результатов необходимо установить:

- сохраняется ли тенденция снижения качества в течение нескольких лет;

- имеются ли очевидные доказательства того, что предложенные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и являются эффективными;

- скрывается ли за этим такая проблема, как ориентация на низкое качество;

- характерно ли для поставщика хроническое отсутствие квалифицированных специалистов, соответствующего оборудования, проводятся ли подготовка и обучение персонала.

Аттестация и оценка деятельности поставщиков заключается в трех этапах:

- первоначальная аттестация поставщика;

- отчеты о качестве продукции поставщика;

- количественная оценка деятельности поставщика.

Проведение аттестации с оценкой деятельности поставщиков должна послужить основой для принятия решения о дальнейшем использовании данного поставщика для работы предприятия.

 

 

 

Просмотров работы: 9160