VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Внутренний аудит важный и сложный процесс для любой организации. Его результаты позволяют руководству увидеть сильные и слабые стороны системы менеджмента качества предприятия, а также возможности ее улучшения. От того, насколько хорошо спланирован и организован внутренний аудит, зависят полнота и объективность предоставляемых данных, а также его эффективность.

Возрастание конкуренции на рынке образовательных услуг требует от вузов улучшения качества образования. Актуальность этого вопроса увеличивается также и в связи с необходимостью соответствия отечественной системы образования принципам Болонской декларации [1].

Согласно [2] эффективность − связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Необходимые ресурсы для проведения внутреннего аудита подразделения:

− человеческие – задействованные в выполнении программы аудиторы и компетентный персонал;

− финансовые – средства для оплаты работы аудиторов;

− временные – время для проведения аудита и выполнения программы.

При оценке процесса внутреннего аудита не обойтись без системы показателей [3].

Для оценки эффективности процесса внутреннего аудита можно применить показатели, приведенные в таблице 1.

Таблица 1 – Показатели эффективности процесса внутреннего аудита

Показатель	Расчет	Оптимальное значение
1 Количество трудозатрат (чел.)	Сумма общих трудозатрат на работу с документами	1
2 Средняя продолжительность подготовки к аудиту (ч)	Отношение общей продолжительности всех операций по подготовке к аудиту к числу операций	В соответствии с практикой организации
3 Средняя продолжительность «аудита на месте» (ч)	Отношение общей продолжительности аудита к числу объектов аудита	В соответствии с практикой организации
4 Средняя продолжительность составления отчетов по аудиту (ч)	Отношение общей продолжительности составления отчетов по аудиту к количеству аудитов	В соответствии с практикой организации
5 Общие затраты на выплату зарплаты одному аудитору (руб.)	Произведение среднечасовой зарплаты одного аудитора на общее количество времени, затраченное на составление отчета по аудиту во всех подразделениях	Зависит от минимального уровня заработной платы

Ключевые показатели деятельности должны соответствовать характеру и размерам организации, ее политике, процессам и деятельности. Они не должны противоречить целям организации[1].

Способы повышения эффективности внутреннего аудита подразделения образовательного учреждения

Для российских вузов понятие внутренних аудитов еще ново, поэтому разработка научно-методических и теоретических основ, а также повышение эффективности проведения внутреннего аудита качества в образовательных учреждениях чрезвычайно актуальна.

Направления повышения эффективности содержатся в [4]. Среди них:

− результативное и эффективное применение статистических методов;

− использование информационных технологий.

Автоматизация процесса составления отчета по внутреннему аудиту

Одним из способов повышения эффективности внутреннего аудита является автоматизация процесса составления отчета.

Согласно [5] автоматизация − применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации.

В мире имеется более ста программных продуктов стоимостью до нескольких десятков тысяч долларов. В нашей стране существует множество фирм, предлагающих программные продукты по автоматизации системы менеджмента качества (СМК) и ее элементов, среди них: ПитерСофт, ДФК Фемида-Аудит, НПП «СпецТек», Rkit group, Финэкс и другие. Однако в ряде случаев можно конфигурировать автоматизацию под каждую организацию индивидуально, используя открытое или имеющееся в организации программное обеспечение (ПО). Причем, целесообразно проводить ее поэтапно, начиная, например, с процесса составления отчета по внутреннему аудиту, переходя и углубляясь на автоматизацию всей СМК.

Авторами для повышения эффективности внутреннего аудита было разработано и применено:

− пакет электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями», проводимого в соответствии с [6] на базе ПО Microsoft Excel;

− статистические методы для анализа результатов внутреннего аудита со стороны руководства, а также для наглядности результатов при составлении отчета:

1) гистограмма частоты возникновения несоответствий по элементам стандарта;

2) лепестковая диаграмма функционирования процесса по принципу PDCA.

В ходе автоматизации процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» были решены следующие задачи:

− экономия времени, человеческих и финансовых ресурсов;

− автоматическое формирование отчетов о несоответствии и анализ частоты возникновения однотипных несоответствий по элементам стандарта;

− оценка функционирования процесса «Управление записями» по принципу PDCA в виде лепестковой диаграммы;

− автоматическое формирование плана корректирующих и предупреждающих действий и мониторинг их выполнения через локальную сеть.

Для пакета электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» составлена инструкция, оформленная в виде стандарта организации.

В результате разработки и применения пакета электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» и статистических методов рассчитаны показатели эффективности внутреннего аудита. Расчет показателей проводился с учетом проведения аудита во всех подразделениях ЮРГТУ (НПИ). Показатели представлены в таблице 2.

Таблица 2 − Показатели эффективности внутреннего аудита

Показатель	Расчет	Значение показателя
		Оптимальное	Рассчитанное
1 Количество трудозатрат (чел.)	Сумма общих трудозатрат на работу с документами	4	2
2 Средняя продолжительность подготовки к аудиту (ч)	Отношение общей продолжительности всех операций по подготовке к аудиту к числу операций	2	2
3 Средняя продолжительность «аудита на месте» (ч)	Отношение общей продолжительности аудита к числу объектов аудита	2,5	2,5
4 Средняя продолжительность составления отчетов по аудиту (ч)	Отношение общей продолжительности составления отчетов по аудиту к количеству аудитов	2,75	1,04
5 Общие затраты на выплату зарплаты одному аудитору (руб.)	Произведение среднечасовой зарплаты одного аудитора на общее количество времени, затраченное на составление отчета по аудиту во всех подразделениях	26347,43	9979,101

Литература

1. Семенова Л.А. Качественное планирование – фундамент успешного проведения внутренних аудитов / Л.А. Семенова // Стандарты и качество. – 2010. − № 6. − 94 с.

2. ГОСТ ISO 9000−2011. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. − Введ. 2013−01−01. ̶ М. : Стандартинформ, 2012. − 24с.

3. ГОСТ ISO 9001−2011. Системы менеджмента качества. Требования. ̶ Введ. в действие 2013−01−01 − М. : Стандартинформ, 2012. − 32с.

4. ГОСТ Р ИСО 9004 ̶ 2010. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества. ̶ Введ. в действие 2013−01−01. − М.: Стандартинформ, 2012. − 31с.

5. ГОСТ 34.003−90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения. − Введ. в действие 1992−01−01. ̶ М.: Изд-во стандартов, 1992. − 14с.

6. Горбатенко Н.И. Система менеджмента качества ЮРГТУ (НПИ). Документированные процедуры. / Н.И. Горбатенко, Р.Г. Зайцев, Ю.В. Агаева ЮРГТУ (НПИ). − Новочеркасск : Изд-во ЮРГТУ (НПИ), 2012. − 50 с.

Код для цитирования: Скопировать