Внутренний аудит важный и сложный процесс для любой организации. Его результаты позволяют руководству увидеть сильные и слабые стороны системы менеджмента качества предприятия, а также возможности ее улучшения. От того, насколько хорошо спланирован и организован внутренний аудит, зависят полнота и объективность предоставляемых данных, а также его эффективность.
Возрастание конкуренции на рынке образовательных услуг требует от вузов улучшения качества образования. Актуальность этого вопроса увеличивается также и в связи с необходимостью соответствия отечественной системы образования принципам Болонской декларации [1].
Согласно [2] эффективность − связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.
Необходимые ресурсы для проведения внутреннего аудита подразделения:
− человеческие – задействованные в выполнении программы аудиторы и компетентный персонал;
− финансовые – средства для оплаты работы аудиторов;
− временные – время для проведения аудита и выполнения программы.
При оценке процесса внутреннего аудита не обойтись без системы показателей [3].
Для оценки эффективности процесса внутреннего аудита можно применить показатели, приведенные в таблице 1.
Таблица 1 – Показатели эффективности процесса внутреннего аудита
Показатель |
Расчет |
Оптимальное значение |
1 Количество трудозатрат (чел.) |
Сумма общих трудозатрат на работу с документами |
1 |
2 Средняя продолжительность подготовки к аудиту (ч) |
Отношение общей продолжительности всех операций по подготовке к аудиту к числу операций |
В соответствии с практикой организации |
3 Средняя продолжительность «аудита на месте» (ч) |
Отношение общей продолжительности аудита к числу объектов аудита |
В соответствии с практикой организации |
4 Средняя продолжительность составления отчетов по аудиту (ч) |
Отношение общей продолжительности составления отчетов по аудиту к количеству аудитов |
В соответствии с практикой организации |
5 Общие затраты на выплату зарплаты одному аудитору (руб.) |
Произведение среднечасовой зарплаты одного аудитора на общее количество времени, затраченное на составление отчета по аудиту во всех подразделениях |
Зависит от минимального уровня заработной платы |
Ключевые показатели деятельности должны соответствовать характеру и размерам организации, ее политике, процессам и деятельности. Они не должны противоречить целям организации[1].
Способы повышения эффективности внутреннего аудита подразделения образовательного учреждения
Для российских вузов понятие внутренних аудитов еще ново, поэтому разработка научно-методических и теоретических основ, а также повышение эффективности проведения внутреннего аудита качества в образовательных учреждениях чрезвычайно актуальна.
Направления повышения эффективности содержатся в [4]. Среди них:
− результативное и эффективное применение статистических методов;
− использование информационных технологий.
Автоматизация процесса составления отчета по внутреннему аудиту
Одним из способов повышения эффективности внутреннего аудита является автоматизация процесса составления отчета.
Согласно [5] автоматизация − применение технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации.
В мире имеется более ста программных продуктов стоимостью до нескольких десятков тысяч долларов. В нашей стране существует множество фирм, предлагающих программные продукты по автоматизации системы менеджмента качества (СМК) и ее элементов, среди них: ПитерСофт, ДФК Фемида-Аудит, НПП «СпецТек», Rkit group, Финэкс и другие. Однако в ряде случаев можно конфигурировать автоматизацию под каждую организацию индивидуально, используя открытое или имеющееся в организации программное обеспечение (ПО). Причем, целесообразно проводить ее поэтапно, начиная, например, с процесса составления отчета по внутреннему аудиту, переходя и углубляясь на автоматизацию всей СМК.
Авторами для повышения эффективности внутреннего аудита было разработано и применено:
− пакет электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями», проводимого в соответствии с [6] на базе ПО Microsoft Excel;
− статистические методы для анализа результатов внутреннего аудита со стороны руководства, а также для наглядности результатов при составлении отчета:
1) гистограмма частоты возникновения несоответствий по элементам стандарта;
2) лепестковая диаграмма функционирования процесса по принципу PDCA.
В ходе автоматизации процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» были решены следующие задачи:
− экономия времени, человеческих и финансовых ресурсов;
− автоматическое формирование отчетов о несоответствии и анализ частоты возникновения однотипных несоответствий по элементам стандарта;
− оценка функционирования процесса «Управление записями» по принципу PDCA в виде лепестковой диаграммы;
− автоматическое формирование плана корректирующих и предупреждающих действий и мониторинг их выполнения через локальную сеть.
Для пакета электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» составлена инструкция, оформленная в виде стандарта организации.
В результате разработки и применения пакета электронных документов для автоматизированной системы процесса составления отчета по внутреннему аудиту «Управление записями» и статистических методов рассчитаны показатели эффективности внутреннего аудита. Расчет показателей проводился с учетом проведения аудита во всех подразделениях ЮРГТУ (НПИ). Показатели представлены в таблице 2.
Таблица 2 − Показатели эффективности внутреннего аудита
Показатель |
Расчет |
Значение показателя |
|
Оптимальное |
Рассчитанное |
||
1 Количество трудозатрат (чел.) |
Сумма общих трудозатрат на работу с документами |
4 |
2 |
2 Средняя продолжительность подготовки к аудиту (ч) |
Отношение общей продолжительности всех операций по подготовке к аудиту к числу операций |
2 |
2 |
3 Средняя продолжительность «аудита на месте» (ч) |
Отношение общей продолжительности аудита к числу объектов аудита |
2,5 |
2,5 |
4 Средняя продолжительность составления отчетов по аудиту (ч) |
Отношение общей продолжительности составления отчетов по аудиту к количеству аудитов |
2,75 |
1,04 |
5 Общие затраты на выплату зарплаты одному аудитору (руб.) |
Произведение среднечасовой зарплаты одного аудитора на общее количество времени, затраченное на составление отчета по аудиту во всех подразделениях |
26347,43 |
9979,101 |
Литература
Семенова Л.А. Качественное планирование – фундамент успешного проведения внутренних аудитов / Л.А. Семенова // Стандарты и качество. – 2010. − № 6. − 94 с.
ГОСТ ISO 9000−2011. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. − Введ. 2013−01−01. ̶ М. : Стандартинформ, 2012. − 24с.
ГОСТ ISO 9001−2011. Системы менеджмента качества. Требования. ̶ Введ. в действие 2013−01−01 − М. : Стандартинформ, 2012. − 32с.
ГОСТ Р ИСО 9004 ̶ 2010. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества. ̶ Введ. в действие 2013−01−01. − М.: Стандартинформ, 2012. − 31с.
ГОСТ 34.003−90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения. − Введ. в действие 1992−01−01. ̶ М.: Изд-во стандартов, 1992. − 14с.
Горбатенко Н.И. Система менеджмента качества ЮРГТУ (НПИ). Документированные процедуры. / Н.И. Горбатенко, Р.Г. Зайцев, Ю.В. Агаева ЮРГТУ (НПИ). − Новочеркасск : Изд-во ЮРГТУ (НПИ), 2012. − 50 с.