VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Ридер Ю.А.

В каждой организации документооборот либо существует, либо нет. Есть организации, которые могут работать в неформальных условиях управления по принципу "начальство сказало - сделали" то, никакого документооборота там нет. Если же вводить определенную структуру в управлении компанией, то появляется необходимость хоть какую-нибудь часть механизмов управления перевести на упорядоченную документационную основу. Имеются два варианта: 1. внедрить бумажный документооборот, 2. внедрить электронную систему. Чаще предпочтение отдается в пользу второго варианта – остается только решить, какую систему выбрать.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота чаще всего внедряются, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией, из них наиболее часто встречают следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматизации выполнения и прозрачной деятельности организации.

• поддержка систем контроля качества, соответствующих принятым международным нормам.

• протоколы деятельности всего предприятия в целом (служебные расследования, анализ деятельности подразделений).

• задачи по оптимизации бизнес-процессов и автоматизации механизма их выполнения и контроля.

• частичный или по возможности полный отказ от бумажного документа оборота. За счет сокращение издержек на управление потоков документов произойдет экономия ресурсов.

• упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет электронного архива.

Обзор основных систем документооборота, представленных в России

Среди информационных систем документооборота в России наиболее распространенными являются следующие.

Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком является компания Hummingbird. Её можно назвать одной из самых популярных систем, в классе "электронный архив". За время существования программы различные её компоненты получили свои названия, и при знакомстве с ними может возникнуть путаница. Изначальной является система система Docs Open - клиент-серверное приложение с "толстым" клиентом. После был разработан сервер приложений Docs Fusion, избавляющий от необходимости иметь "толстого" клиента. Docs Fusion обращается напрямую к базе данных. Также для него существует Windows-клиент (PowerDocs) и Web-клиент(CyberDocs).

На Российском рынке Docs Open представлена достаточно давно и уже используется на многих организациях. Дистребьютером программы Docs Open в России является компания HBS.

Documentum

Documentum - это система управления документами и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. Представителем в России является компания "Документум Сервисиз". Система только начала внедряться на рынок, но уже занимает лидирующие позиции. Documentum – это скорее платформа, нежели готовый продукт, её основное предназначение создание распределенных архивов, поддержка стандартов качества, организации корпоративного делопроизводства.

В Documentum предусмотрено все что необходимо крупной компании, программа является интегрированной системой и может решать широкий спектр задач. Имеет возможность создания приложений в своей среде, в том числе Web-приложения. Преимуществом является интеграция с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе могут только те организации, которые серьёзно относятся к автоматизации документооборота и готовы выделить необходимое финансирование.

LanDocs

LanDocs ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: 1. системы делопроизводства, 2. сервер документов, 3. подсистемы сканирования и визуализации изображений.

Компонент делопроизводства реализован на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Хранение документов в электронном архиве осуществляется на отдельном сервере. Дополнительной опцией предоставляется модуль для полнотекстового поиска документа.

Программа открыта для разработчиков - имеет API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Имеет компонент по сканированию текста с изображениями, который достаточно функционален, имеет возможность корректировки изображений после сканирования.

Microsoft SharePoint Portal Server

Система представляет собой электронный архив со средствами поддержки совместной работы. Его можно назвать первым продуктом компании Microsoft, который может подойти на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, изъятие документов и возврат их в архив. Отсутствует Windows-клиент, для доступа к архиву используется Web-клиент (открыт сторонним разработчикам) и компонент, интегрированный в Windows Explorer, позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроена мощная система индексации и поиска. Поиск осуществляется как по внутреннему хранилищу, так и по внешнему.

Система открыта, что позволяет сторонним разработчикам добавлять в неё различные компоненты. Web-технологии делают такое расширение технологически возможным.

Продукт более эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые ориентированы не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей с плоской структурой управления.

Optima Workflow

Несмотря на то что система называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Позволяет хранить во время проведения работ все документы, которые относятся к процессу. В качестве хранилища используют механизм общих папок Microsoft Exchange.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства.

Workflow-система подходит для формализации процедур работы с документами в организациях где такая работа выполняется ежедневно. Optima Workflow легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – почтового сервера т.к. он в качестве сервера использует Exchange . Optima Workflow не позволит задействовать Exchange в качестве электронного архива. Для этих целей можно использовать, к примеру, Microsoft SharePoint Portal Server описанный ранее.

Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним не завершены.

Вывод

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он напрямую связан со стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется в данный момент, а также структурой, к которой компания придет в будущем.