VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Понятие документированная информация раскрывается в нескольких источниках, отражающих вопросы делопроизводства, архивного дела, информационного обеспечения и защиты информации, библиотечного дела и т. д.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.¹ Особый уклон в данном определении делается на наличие материального носителя и реквизитов, которые являются основным фактором определения и понимания задокументированной информации. Также в определении дается уточнение на то, что в определенных случаях, которые установлены законодательством, можно определить материальный носитель с помощью реквизитов.[6]

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие «документированная информация» приравнивается к понятию «документ»:

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.²[1]

Исходя из данного определения можно сделать вывод, что понятие документ и документированная информация равнозначны и главным в документе является наличие материального носителя и реквизитов.

В Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77-ФЗ указано, что документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.³[7]

Сходство этого определения с тем, что указано в ГОСТ Р 51141-98 – в наличии материального носителя и реквизитов. Однако Федеральный закон дополняет определение предназначением документа, способах его передачи и рассматривает документ с позиции материального носителя, представленного в любой форме, в то время как ГОСТ определяет документ как информацию, в первую очередь.

По определению Федерального закона «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. ⁴ [5]

Данное определение утратило силу и не было использовано в последней редакции закона от 03.06.2009 № 119-ФЗ, что можно объяснить отсутствием ссылки в определение на наличие реквизитов в документе.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти раскрывают понятие «документ» в рамках распространения действия данного нормативно-методического документа, так как они разработаны для федеральных органов исполнительной власти.⁵

Согласно Методическим рекомендациям, документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.⁶[3]

Из всех определений понятия «документированная информация», наиболее обобщенным и точным для области делопроизводства является то, что раскрыто в ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также ранее употреблявшееся в Федеральном законе РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ. Именно оно наиболее часто используется в учебной литературе по документоведению, делопроизводству и архивному делу.

Важнейшей характеристикой документированной информации, которая позволяет выполнить все требования, предъявляемые к ней, является наличие всех свойств, которые характерны для документированной информации.

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

Однако наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.⁷[2]

Однако в действующем законодательстве Российской Федерации не уделяется должное внимание закреплению свойств документированной информации на федеральном или региональном уровне в нормативных актах.

Основным законодательным источником о документированной информации является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, который закрепляет такие свойства как достоверность, доступность, защищенность.

Основной упор в данной законе ставится на защите информации: требованиях к защите информации, мероприятиях по защите информации. Свойство доступности регламентируется перечнем информации и документов, которые должны быть в открытом доступе. К примеру, информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, отражена как общедоступная в соответствующих законах.

Также разработаны специальные законы, регламентирующие доступность информации, среди которых следующие: Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и другие.

В Федеральном Законе РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» указано, что изготовитель (исполнитель, продавец) обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию о товарах (работах, услугах), обеспечивающую возможность их правильного выбора, что законодательно обязывает выполнение таких свойств документированной информации, как своевременность и достоверность.

На данный момент в Государственной Думе рассматривается законопроект, предложенный депутатом О. Л. Михеевым о размерах шрифта в договорах купли-продажи, в договорах об оказании услуг, в частности в банковских договорах.

По словам депутата, мелкий шрифт затрудняет восприятие, дает лишнее напряжение глазам и побуждает пропускать изучение соответствующих условий договора, что в итоге может привести к неблагоприятным последствиям для стороны договора. По аналитическим исследованиям Михеева суды соглашаются с тем, что мелкий шрифт в договорах является нарушением прав потребителей, но не всегда встают на сторону потребителя.

В связи с этим Михеев О. Л. предлагает внести изменения в Закон РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей» о том, что при доведении до потребителей информации об изготовителе, режиме его работы и реализуемых им товарах (работах, услугах); информации о фирменном наименовании, местонахождении организации, режиме работы, указанной на вывесках; информации о лицензировании (при наличии лицензии); информации о товарах (работах, услугах); информации о наименовании технического регламента; информации о товаре (сведений об основных свойствах товара, о составе в отношении продуктов питания и т.д.); сведений не допускается использование трудно читаемого, мелкого шрифта, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем. Так как возможно нарушение данных требований, Михеев предлагает дополнить пункт 2 статьи 12 «Ответственность изготовителя (исполнителя, продавца) за ненадлежащую информацию о товаре (работе, услуге)» абзацем следующего содержания:

Изготовитель (исполнитель, продавец), использующий при доведении до потребителя информации об условиях приобретения или использования товара (работы, услуги) трудно читаемый, мелкий шрифт, равно как применение иных способов подачи информации, затрудняющих её восприятие потребителем, несет риск несоблюдения потребителем соответствующих условий.⁸ [4]

Следовательно, с потребителя снимается ответственность за несоблюдение договора при нарушении свойств доступности, эргономичности информации.

Аналогичные поправки в законодательство, в частности в Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» и Федеральный закон «О защите прав потребителей» применительно к кредитным договорам.

При анализе современного законодательства Российской Федерации на предмет раскрытия определения понятия «документированная информация» в нормативно-правовой и методической базе, а также закрепления на федеральном и региональном уровне положений о свойствах документированной информации, можно сделать следующий вывод: наиболее полное определение понятия раскрывается в Федеральном закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который закрепляет вопросы защиты информации, ее доступности в том числе со стороны органов государственной власти и местного самоуправления. Вносятся законопроекты по поводу законодательного закрепления обязательного соблюдения таких свойств информации как эргономичность и доступность. Релевантность, точность, полнота, полезность, новизна и ценность, как свойства документированной информации, в действующем законодательстве Российской Федерации отражены опосредовано.

Список используемой литературы и источников

1. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204;

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

4. Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации» - [Электронный ресурс], точка доступа http://img.rg.ru/pril/article/88/78/99/394101-6.pdf.

5. Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 № 183-ФЗ;

6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ;

7. Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

1 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ

2 ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

3 Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 № 77 ФЗ

4 Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23 ноября 1994 г. № 78 ФЗ от 27.10.2008 N 183-ФЗ в редакции федерального закона от 03.06.2009 N 119-ФЗ

5 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

6 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

7 Ларьков Н. С. Документоведение: учебное пособие/ Н. С. Ларьков – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. С. 197 – 204

8 Проект № 394101-6 Федерального закона «О внесении изменений в закон Российской Федерации

«О защите прав потребителей» и статью 1098 части второй Гражданского Кодекса Российской Федерации»

Код для цитирования: Скопировать