VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Служебные письма – это, как правило, письма, несложные по содержанию и не большие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.[11]

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. [8]

Каждой организации в своей деятельности приходится вести переписку. Наиболее распространенным видом письма, поступающего в организацию, является письмо-запрос. На письмо-запрос должен быть обязательно дан ответ. Поэтому мы рассмотрим и проанализируем, как правильно составить и оформить письмо-ответ.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). ¹[10]

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от №__...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.²[10]

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа.

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства, позволил разработать формуляр-образец письма-ответа с необходимым набором реквизитов. Приложение №2

В соответствии с формуляром образцом обязательными реквизитами письма-ответа являются: государственный герб, герб субъекта, эмблема или товарный знак, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, резолюция, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке форматаА4),отметка о контроле, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.

Формулярный анализ письма-ответа «Об официальном курсе иностранной валюты» Приложение 1.

Анализируемое письмо-ответ в соответствии с требованиями оформлен на угловом бланке письма. Оформлен на бланке документов стандартного формата А4 (210 Х 297 мм).

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Однако отсутствуют некоторые реквизиты. Отсутствие реквизита код организации осложняет идентификацию документа.

Отсутствие основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Согласно Постановления Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438. ОГРН обязательно проставляется на бланках писем.³[5]

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН. Следовательно, данные реквизиты необходимо оформить, так как данные реквизиты выполняют идентификационную функцию. Упрощает идентификацию автора документа. Наличие данных реквизитов косвенно связано с юридической силой.

Резолюция, отметка о контроле отсутствуют. Так как отсутствует резолюцию, то отметка о контроле не нужна, они не влияют на юридическую функцию документа, однако следует учитывать, что отсутствие данных реквизитов снижает ответственность за исполнение.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Государственный герб Российской Федерации: Согласно закону Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланке Центрального банка Российской Федерации. Имеет право на изображение герба, так как филиалом Банка России.⁴[3]

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствует наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Включает в себя все необходимые элементы.

Сокращенное наименование организации приводятся, так как оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещено ниже полного наименования.

Так как филиал является автором документа, то его наименование указывается и располагается ниже наименования организации, что соответствует требованиям ГОСТ.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. «О Центральном банке (Банке России) представляет собой основной нормативно-правовой акт, регулирующий правовое положение Центрального банка РФ, его функции и полномочия, органы управления и структуру, принципы организации и другие вопросы. Оформлено на русском языке.⁵[4]

Справочные данные об организации: Справочные данные об организации в анализируемом нами письме необходимо исправить в последовательности предусмотренных «Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221». В соответствии с правилами составные части адреса должны быть расположены в такой последовательности: полное или краткое наименование организации (если адресатом является юридическое лицо) или фамилия, имя, отчество (если адресат – гражданин); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны; почтовый индекс.⁶[6]

Дата документа оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Слово года нужно убрать, так как в цифровом способе оформления даты словестный способ не должен использоваться.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индексации.

Так как анализируемый нами документ является ответом на поступившее письмо-запрос, то ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дан ответ. Верно оформлено от руки и влияет на юридическую силу документа.

В качестве адресата выступает должностное лицо. В анализируемом нами письме инициалы указаны после фамилии, а согласно ГОСТ при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Также предлог «от» должен быть оформлен в печатном виде, а не от руки.

Так как текст документа оформлен на бланке формата А4, то заголовок должен быть указан. Заголовок к тексту включает в себя: краткое содержание документа и должен быть исправлен на (Об официальном курсе иностранной валюты). Заголовок согласован с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? « Об официальном курсе иностранной валюты». Необходимо убрать курсив и кавычки, так как нет в стандарте.

Текст документа составлен на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов оформлен в виде связного текста и состоит из двух частей. В первой части указаны основания. Так как документ является ответом на запрос, то в основаниях содержатся наименование документа, дата документа и регистрационный номер, во второй (заключительной) - ответ на запрос - курс иностранной валюты. Так как в регистрационном номере уже содержится дата и ссылка на документ, поступивший в организацию, то в тексте ссылка на этот документ является излишней.

Текст содержит несколько ответов на запрос и разбит на пункты, которые оформлены звездочкой и точкой, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 пункты следует оформить арабскими цифрами.

В данном письме-ответе используют форма изложения от третьего лица единственного числа («расчетно-кассовый центр сообщает…»)

Тексту письма обеспечен нейтральный тон изложения. Текст нуждается в графической и содержательной корректировке: Текст делового письма нужно начать с обращения «Уважаемый Борис Александрович », имя и отчество условны. Отделение деепричастия от главного слова уточняющей вставной конструкцией затрудняет восприятие и нарушает признаки точности и логичности. Необходимо исправить структуру текста и сделать ее более лаконичной и краткой. Однако это не влияет на управленческую сторону содержания письма, так как в тексте соблюдены основные требования к его форме.

Неоправданно выделены слова в тексте, необходимо выделить лишь такую информацию как сумма и дата, так как это информация является важной.

Так как документ оформлен на бланке, то реквизит подпись должен оформляться сокращенно, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Нужно убрать полное наименование должности, так как в этом нет необходимости

Необходимо добавить оттиск печати, так как это финансовый документ в котором содержится информация об официальном курсе валют.

Отметка об исполнителе в анализируемом нами документе является излишней, так как исполнителем и лицом подписавшим письмо является один и тот же человек.

В заключении следует сказать, что, несмотря на недочеты и отсутствие таких реквизитов как код организации, основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, резолюции; отметки о контроле, в целом, документ оформлен, верно. Так как отсутствие данных реквизитов не влияет на юридическую и управленческую функции документа.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет. В целом количественный состав реквизитов позволяет документу сохранять аутентичность.

Оформление имеющихся обязательных реквизитов в большинстве своем соответствует требованиям: реквизиты имеют верное месторасположение, включает необходимые элементы, расположенные в правильной последовательности.

Отредактированный вариант письма-ответа представлен в приложении №3.

Формулярный анализ показывает, что использование формуляра-образца значительно облегчает составление и оформление писем-ответов и позволяет грамотно оформить документ и обеспечить тем самым юридическую силу.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149

3. Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. N 2

4. Федеральный закон «О Центральном банке (Банке России)»от 10 июля 2002 г.

5. Постановления Правительства Российской Федерации « О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438.

6. Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов/ под ред. проф. Т.В. Кузнецова. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.- 232 с.

8. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. // ООО “Издательство ЮНИТИ-ДАНА”- 2000.

9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.2-е изд., обновленное. – СПб.: Питер, 2011. – 176с.:ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»)

10. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

11. Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: Учебное пособие.– 6-е изд., перераб. и доп. / М.И. Басаков.– М: Издательско-торговая корпорация« Дашко и Ко», 2008. - 348с.

Приложение 1

Приложение 2

Герб (или эмблема, товарный знак) Наименование организации(почтовый адрес, номер телефона, факса,адрес электронной почты) название ул., № дома, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП 00.00.0000 № 00/00-000 На № 00 от 00.00.0000

контроль Адресат: Наименование должности И.О.Фамилия название ул., № дома, г. Город, почтовый индекс Резолюция: Ф.И.О. ответственного лица, суть работы, срок исполнения Подпись руководителя Дата

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О») Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительная часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Подпись: (подпись) (И.О. Фамилия) И.О. Фамилия телефон

Формуляр-образец письма ответа

Приложение 3

Герб Центральный банк Российской Федерации (Банк России) Главное управление по Челябинской области Расчетно-кассовый центр г. Троицк 457100, г. Троицк, ул. Фрунзе, 6 ОКПО 32253, ОГРН 1037700013020 ИНН/КПП 7702235133/775001001 12.05.2005 № 64-2-21/434 на № 394 от 11.05.2005

Начальнику штаба в/ч 26110 Б.А. Жумабаеву

Об официальном курсе иностранной валюты Уважаемый Борис Александрович! В ответ на ваш запрос расчетно-кассовый центр г. Троицка Главного управления Банка России по Челябинской области сообщает официальный курс иностранной валюты, установленный Банком России и действовавший с 17.03.2005: Одного американского доллара по отношению к одному рублю Российской Федерации -27, 4890 рублей Российской Федерации Сто сомов - 67,7172 рубля Российской Федерации. Начальник Балашова Е.В. Балашова

1^Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

2^Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

3^Постановления Правительства Российской Федерации « О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 г. № 438.

4^Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"

5^Федеральный закон от 10 июля 2002 г. «О Центральном банке (Банке России)

6^«Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. № 221»

Код для цитирования: Скопировать