VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы– это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

«Докладная записка — документ адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами-и-предложениями-составителя»-[1].

«Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения»[2].

«Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя»[3].

Все авторы дают аналогичное по смыслу определение докладной записки. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).=Внешние записки оформляют на бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Проанализируем копию внутренней Докладной записки Научной библиотеки от 17 ноября 2010 года № 10 «О необходимости возврата книг в библиотеку». Образец копии внутренней докладной записки представлен в Приложении №2.

Формуляр-образец внутренней докладной записки должен включать следующие реквизиты:

• наименование организации (наименование структурного подразделения)

• наименование вида документа

• дата документа

• регистрационный номер документа

• адресат

• резолюция

• заголовок к тексту

• текст документа

• отметка о наличии приложения

• подпись

• отметка об исполнителе

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Макет внутренней докладной записки представлен в Приложении №1.

По виду документа анализируемая докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги, формата А4 (210 х 297 мм), что является верным и соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления внутренних докладных записок бланки не используются.

По расположению реквизитов: в анализируемой докладной записке использовано угловое расположение реквизитов.

По отношению к автору документа анализируемая докладная записка оформлена не на бланке организации, что соответствует требованиям.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:

Отсутствует реквизит 17- резолюция, поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Отсутствует реквизит 25 - отметка о наличии приложения - влияет на информационную полноту документа и на его управленческую функцию. В анализируемом документе отсутствие данного реквизита оправдано, так как в тексте документа нет отсыла на его наличие.

Отсутствует реквизит 27 - отметка об исполнителе. Данный реквизит отсутствует как на лицевой, так и оборотной стороне копии документа. Отсутствие этого реквизита не влияет на юридическую, информационную функцию документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению документа. В анализируемом документе он условно может быть оформлен так:

В.И Косарева

23-45-66

Отсутствует реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует. При условии исполнения данного документа реквизит должен включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет.

Оформление каждого реквизита:

Реквизит 08 — наименование организации, являющейся автором документа, — должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Анализируемая докладная записка является внутренней. Внутренняя докладная записка направляется руководителю структурного подразделения или учреждения. Анализируемый реквизит его включает: «Научная библиотека».

Реквизит 10 — наименование вида документа — в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа, верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами. Данный реквизит является обязательным для документации данного вида, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемой докладной записке в целом оформлен верно.

Реквизит 11 — дата документа — с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Дата документа заранее впечатана, такое оформление реквизита недопустимо, так как не позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно. Дата должна быть оформлена от руки, одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что и в подписи: это обеспечит его юридическую силу. В целом реквизит оформлен верно.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа — включает обязательный элемент — порядковый номер — 10, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.

Анализируемый регистрационный номер оформлен не от руки, включает обязательный элемент — порядковый номер, следовательно, в целом оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 15 – адресат- с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.

Реквизит18 — заголовок к тексту — соответствует лингвистическому требованию — грамматически верно сочетается с наименованием вида документа — со словом ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога О. Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа, так как включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте документа (реквизит 20); состоит из предлога О, отглагольного имени существительного возврате, образованного от ключевого глагола вернуть из текста, и его распространителей книг в библиотеку.

Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно одну.

Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Заголовок в анализируемом документе в целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ. Необходимость в редактировании заголовка может быть только в случае существенного редактирования текста документа (реквизит 20).

Реквизит20 — текст документа — оформлен в виде связного текста. Состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа. Во второй части докладной записки излагается просьба. Анализируемый текст верно изложен от первого лица множественного числа: на это указывают слова «извещаем», «просим».

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст докладной записки составлен в основном грамотно: в нем нет орфографических ошибок, верно проставлены знаки препинания; текст выровнен по ширине.

Реквизит22- подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись; расшифровку подписи. Внутренняя докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения. В анализируемом документе реквизит оформлен верно.

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствуют некоторые реквизиты, включенные в формуляр-образец, такие как резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Их отсутствие затрудняет и ослабляет идентификацию автора документа, влияет на информационную составляющую докладной записки.

Анализируемая докладная записка является факсимильной копией, так как анализируемая копия воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике.

Формулярный анализ документа отражает целостное понимание места и роли документа в системе управления, базируется на основании основных признаков и функций документа, помогает практическому освоению требований к составлению и оформлению различных видов документов.

Формулярный анализ используется для отработки и проверки умения глубоко и обосновано понимать специфику составления и оформления конкретных видов документов.

Приведенный анализ информационно – справочного документа может быть использован при анализе лобового вида информационно – справочной документации.

Отредактированный документ представлен в Приложении №3.

Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.

Список источников и литературы

1. В.В. Галахов Делопроизводство: Образцы. Документы. Организация и технология работы- 2-е изд., перераб. и доп./В.В Галахов, И.К. Корнеев. — М.: ТК Велби, Изд-во-Проспект,-2008. – 456 с.

2. М.ИБасаков Справочник кадровика: документирование кадровой работы / М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.- 382 с.

3. В.С. Соколов Документационное обеспечение управления - Форум – ИНФРА-М, 2006. – 200 с.

4.-ГОСТ -Р 6.30-2003Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Приложение 1

Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00 Заголовок к тексту начинается с предлога «О или Об» Наименование должности адресата с включением наименования организации И.О. Фамилия Резолюция Текст состоит из двух частей: в первой излагается проблема, затем приводятся просьбы и предложения. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения…» а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п. Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть. Приложение: 1. Наименование приложения, на л, в экз. 2. Втрое и последующие положения оформляются аналогично. Наименование должности лица подписавшего документ (подпись) И.О. Фамилия Фамилия исполнителя Номер его телефона В дело № 00-00 Личная подпись исполнителя Дата

Приложение 2

Приложение 3

Научная библиотека   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Заведующей кафедрой экономики ФГБОУ ВПО УГАВМ А.А. Вовчко 17.11.2010 № 10 О необходимости возврата книг в библиотеку В связи с инвентаризацией фонда, извещаем вас о том, что сотрудница кафедры экономики Кривец М.В. имеет задолженность книг и журналов библиотеке в количестве 105 экземпляров. Задолженность некоторых из них с 2000 года. Преподаватель Кравец М.В. была неоднократно предупреждена о необходимости возврата книг. Просим принять меры по возврату книг и журналов в библиотеку. Заведующая отделом обслуживания личная подпись А.В. Живетина В.И Косарева 23-45-66 В дело № 00-00 Личная подпись исполнителя Дата

Код для цитирования: Скопировать