VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Составление и оформление служебных записок необходимо в работе любой организации. Умение грамотно и содержательно их оформлять во многом определяет качество и оперативность информационного обмена внутри организации.

Рассмотрим определения служебной записки из разных научных и учебных источников.

В журнале «Организация документооборота на предприятии», в статье «Оформление реквизитов служебного письма» от 25 декабря 2009 г дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам:

1. материально-технического,

2. информационного,

3. хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу». [1]

Из данного определения мы видим, что автор не разграничивает понятия «служебная» и «докладная» записка.

В журнале "Секретарь-референт" №6 2003 в статье «Докладные и служебные записки» дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя». [2]

Из определения следует, что служебная записка – документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

В учебнике М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций» дается следующее определение служебной записки: «Служебная записка- форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер». [3]

По сравнению с предыдущими двумя определениями, последнее конкретизирует понятие «служебная записка», наиболее точно определяет его назначение.

В учебнике Милехина Е. В. «Стратегия письменных коммуникаций» дается следующее определение служебной записки:

«Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации. [4]

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Запрос информации;

• Выдачу инструкций;

• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• Объявления (извещения).

При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать «пережевывания» и повторения очевидного.

Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании». [4]

Из данного определения следует, что фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.

Следует отметить, что определение из учебника Милехиной Е. «Стратегия письменных коммуникаций» является более емким и носит более информационный характер.

В учебнике М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций» предлагают следующий макет служебной записки:

Макет служебной записки представлен в приложении 1 [3].

В макете служебной записки следующий состав реквизитов:

1. адресат

2. наименование вида документа

3. адресат,

4. текст,

5. подпись

6. дата.

Состав реквизитов в макете является не полным: отсутствует регистрационный номер и дата документа, не предусматривается заголовок к тексту, а также наименование структурного подразделения, наименование организации. Как и в образцах, отсутствуют резолюция, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Существенным недостатком данного макета является отсутствие 11 и 12 реквизитов, поскольку эти взаимодополняющие реквизиты придают документу юридическую силу.

Не предусмотрено проставление отметки об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения.

Не предусмотрено проставление резолюции, которая отражает результат рассмотрения документа руководителем.

Не предусмотрена отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

В макете реквизит «Подпись» включает в себя дату подписания, что противоречит ГОСТу.

Таким образом, отсутствие важных реквизитов в макете не позволяет использовать его в качестве идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.

Рассмотрим образец служебной записки № 1[1]

Реквизитами данной служебной записки являются:

1. наименование структурного подразделения,

2. наименование вида документа,

3. адресат,

4. дата,

5. заголовок к тексту,

6. текст,

7. подпись.

1. В служебной записке указывается наименование структурного подразделения, не указывается наименование организации.

2. Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается по центру.

3. Реквизит «Адресат» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, которому адресован документ.

4. Дата оформляется буквенно-цифровым способом

5. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

6. Текст служебной записки состоит из двух частей:

1.  

   1. обоснования (изложение причин составления),

   2. просьбы

7. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

В данном образце отсутствуют следующие реквизиты: наименование организации, регистрационный номер, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, резолюция.

Следует отметить, что реквизиты «дата» и «регистрационный номер» являются взаимодополняющими, предают документу юридическую силу, а также выполняют поисковую функцию. Отсутствие регистрационного номера документа свидетельствует о том, что он не включен в документальный фонд организации, т.е. организация не несет за него ответственность.

Недостатком данного образца является отсутствие реквизита «резолюция», поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Таким образом, отсутствие важных реквизитов в документе не позволяет использовать его в качестве макета идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.

Рассмотрим образец служебной записки № 3[2]

Реквизитами данной служебной записки являются:

1. наименование структурного подразделения,

2. наименование вида документа,

3. адресат,

4. дата,

5. регистрационный номер документа,

6. заголовок к тексту,

7. текст,

8. подпись.

По сравнению с предыдущим образцом служебной записки, в образце №2 присутствует регистрационный номер документа. Что означает, что документ находится под контролем и ответственностью организации.

Также отсутствуют: резолюция; отметка об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Макет служебной записки представлен в Приложении №4.

В представленном нами макете служебная записка состоит из следующих реквизитов:

1. адресат

2. наименование вида документа

3. наименование организации

4. регистрационный номер документа

5. дата

6. место составления или издания

7. заголовок к тексту

8. текст

9. подпись

10. резолюция

11. отметка о наличии приложения

12. отметка об исполнителе

13. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

По сравнению с макетом из учебника М.И. Басакова «Делопроизводство. Конспект лекций»[3], а также с образцами № 1[1] и № 2 [2] в моем макете присутствуют реквизиты наименование организации, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка включает: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует ответное письмо или иной документ, свидетельствующий об исполнении данного документа; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова "В дело" (без кавычек); номер дела (со значком №), в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

При рассмотрении служебной записки после принятия решения ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения служебной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

Как правило, служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". Согласно ГOCTy текст любого информационно - справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Датой документа является дата его подписания. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

Регистрационный номер на служебной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа- указывают наименования структурного подразделения.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Служебная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

чего (кого)?

В тексте служебной записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст служебной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя служебной записки.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.

Список использованных источников и литературы

1. Мосеев Р.Н. Оформление реквизитов служебного письма // Организация документооборота на предприятии, 2009, № 11, С. 11

2. Миронова Е.В. Докладные и служебные записки // Секретарь-референт, 2006, № 3, С. 17

3. Басаков, М. И. Делопроизводство. Конспект лекций / М. И. Басаков. – 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д : Феникс, 2006. – 192 с.

4. Милехина Е. В. «Стратегия письменных коммуникаций» / Е. В. Милехина. – М. : Флинта : МПСИ, 2006. – 200 с.

Приложение 1

Макет служебной записки (Басаков, М. И. Делопроизводство. Конспект лекций / М. И. Басаков. – 3-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д : Феникс, 2006. – 192 с.)

Приложение 2

Склад № 3

Начальнику отдела

материально-технического

обеспечения

Н.П. Васильеву

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 5 марта 2002 г. О замене датчика температурного режима В связи с выходом из строя датчика температурного режима в помещении № 4 склада № 3 прошу Вас распорядиться об установке нового датчика температурного режима. Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов

Образец служебной записки (Мосеев Р.Н. Оформление реквизитов служебного письма // Организация документооборота на предприятии, 2009, № 11, С. 11)

Приложение 3

Образец служебной записки (Миронова Е.В. Докладные и служебные записки // Секретарь-референт, 2006, № 3, С. 17)

Приложение 4 Наименование организации Наименование структурного подразделения СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000№00 Адресат Резолюция Место составления Заголовок к тексту начинается с предлога «о..» ТЕКСТ. Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты или ситуация, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части излагаются выводы и предложения. Оформляют приложение, если оно есть: Приложение: 1. Наименование приложения 2. Наименование приложения Наименование должности Подпись И.О.Фамилия Фамилия исполнителя Номер его телефона В дело № 00-00 Личная подпись исполнителя Дата

Код для цитирования: Скопировать