РАЗРАБОТКА ПРОЦЕДУРЫ «ВНУТРЕННИЙ АУДИТ» ПРИМЕНИТЕЛЬНО К СТРУКТУРНОМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ КУБГТУ - Студенческий научный форум

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

РАЗРАБОТКА ПРОЦЕДУРЫ «ВНУТРЕННИЙ АУДИТ» ПРИМЕНИТЕЛЬНО К СТРУКТУРНОМУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ КУБГТУ

Бухтояров Е.С. 1, Боровская Л.В. 1
1КубГТУ
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Введение

В настоящее время на российских предприятиях недостаточно внимания уделяется внутреннему аудиту качества, проводимому силами самой организации. Однако именно внутренний аудит качества в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий.

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ГОСТ ISO 9001, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ГОСТ ISO 9001.

Внутренний аудит — это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации

Аудиты дорогостоящи и, чтобы быть оправданными, они должны обеспечивать положительные результаты, повышение уверенности в работе системы и создание основы для непрерывного совершенствования системы.

Целью данной курсовой работы является разработка обязательной документированной процедуры «Внутренний аудит» для применения в КубГТУ в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001.

Задачи:

  • Изучить понятие и значение внутреннего аудита;

  • Проанализировать требования стандарта ГОСТ ISO 9001 и ГОСТ Р ИСО 19011

  • Разработать документированную процедуру «Внутренний аудит»

Актуальность данной тематики обусловлена тем, что внутренний аудит является одним из наиболее действенных инструментов, позволяющим выявить возможности повышения эффективности деятельности организации, и, следовательно, одним из конкурентных преимуществ организации.

Внутренний аудит дает информацию высшему звену управления всей организацией о ее финансово-хозяйственной деятельности, повышает эффективность системы внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений, и подтверждает достоверность отчетов ее обособленных структурных подразделений.

1 Нормативные ссылки

В настоящей курсовой работе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ ISO 9000-2011 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»

ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования»

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента»

ГОСТ Р 1.5-2012 «Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»

2 Термины и определения

В настоящей курсовой работе используются следующие термины и определения:

2.1 Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

2.2 Цели в области качества – то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества.

2.3 Высшее руководство – лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне.

2.4 Эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

2.5 Организация – группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

2.6 Продукция – результат процесса.

2.7 Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.

2.8 Характеристика качества – присущая продукции, процессу или системе характеристика, относящаяся к требованию.

2.9 Соответствие – выполнение требования.

2.10 Несоответствие – невыполнение требования.

2.11 Дефект – невыполнение требования, связанного с предполагаемым или установленным использованием.

2.12 Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

2.13 Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

2.14 Информация – значимые данные.

2.15 Документ – информация, представленная на соответствующем носителе.

2.16 Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

2.17 Аудит – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Примечание — Внутренние аудиты, иногда называемые аудиты первой стороной, проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии. Во многих случаях, особенно в небольших организациях, независимость может быть продемонстрирована отсутствием ответственности за работу, подвергаемую аудиту.

2.18 Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

2.19 Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований, которые применяют в виде ссылок.

2.20 Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены.

2.21 Наблюдения аудита – результаты оценивания собранных свидетельств аудита по отношению к критериям аудита.

2.22 Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

2.23 Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами.

3 План внутреннего аудита СМК

3.1 Общие положения внутреннего аудита

Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:

  • соответствует запланированным мероприятиям, требованиям ГОСТ ISO 9001 и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

  • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.

Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать в себя верификацию принятых мер и отчет о результатах верификации.

Организации, которой требуется проводить аудиты, следует подготовить программу аудита, позволяющую определять результативность системы менеджмента данной организации. Программа аудита может включать в себя аудиты, охватывающие один или несколько стандартов по системам менеджмента, проводимые по отдельности или в каком-либо сочетании[1].

Высшее руководство должно обеспечить, чтобы цели программы аудита были установлены, и назначить одно или несколько компетентных лиц, ответственных за управление программой аудита. Объем и содержание программы аудита должны зависеть от размера и характера деятельности проверяемой организации, а также от специфики, сложности и степени зрелости системы менеджмента, подлежащей аудиту. Основное внимание следует уделить адекватному распределению ресурсов программы аудита для проведения аудита наиболее важных элементов системы менеджмента. Они могут включать в себя ключевые характеристики качества продукции, опасности, связанные с охраной здоровья и техникой безопасности, или важные экологические аспекты и управление ими.

3.2 Разработка целей программы внутреннего аудита

Высшему руководству следует обеспечить разработку целей программы аудита, для того чтобы руководить планированием и проведением аудитов, ему также следует обеспечить результативное внедрение программы аудита. Цели программы аудита должны согласовываться и содействовать реализации политики и целей системы менеджмента.

Цели могут быть основаны на рассмотрении следующего:

  • приоритетов руководства;

  • коммерческих и/или деловых намерений;

  • характеристик процессов, продуктов и проектов, а также любых изменений к ним;

  • требований системы (систем) менеджмента;

  • правовых и других требований, которые организация принимает на себя;

  • необходимости в оценке поставщиков;

  • потребностей и ожиданий заинтересованных сторон (включая потребителей);

  • показателей и характеристик деятельности проверяемой организации, что отражается в случаях возникновения нарушений, дефектов, инцидентов или жалоб потребителей;

  • рисков для проверяемой организации;

  • результатов предыдущих аудитов;

  • уровня достигнутого развития системы менеджмента.

Примеры целей программы аудита могут включать в себя следующее:

  • содействие улучшению системы менеджмента и ее характеристик;

  • выполнение внешних требований, например сертификации, на соответствие требованиям стандарта системы менеджмента;

  • проверку соответствия контрактным требованиям;

  • получение или поддержание уверенности в возможностях поставщика;

  • оценку совместимости и согласованности целей системы менеджмента с политикой системы менеджмента и общими бизнес-целями организации.

3.3 Разработка программы аудита

3.3.1 Роль и ответственность лица, управляющего программой аудита

Лицу, управляющему программой аудита, следует:

  • установить объем программы аудита;

  • определить и оценить риски, связанные с программой аудита;

  • определить обязанности по аудиту;

  • определить процедуры программы аудита;

  • определить необходимые ресурсы;

  • обеспечить внедрение программы аудита, включающее в себя определение целей аудита, области и критериев отдельных аудитов, определение методов аудита и формирование группы аудиторов;

  • обеспечить управление и сохранность соответствующих записей по программе аудита;

  • осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Лицу, на которое возложена ответственность за управление программой аудита, необходимо информировать высшее руководство о содержании и состоянии программы аудита и, при необходимости, получать его одобрение.

3.3.2 Компетентность лица, ответственного за управление программой аудита

Лицо, ответственное за управление программой аудита, должно быть достаточно компетентным для эффективного и результативного управления программой аудита и связанными с ней рисками, а также иметь следующие знания и навыки:

  • принципов, процедур, методов и технических средств проведения аудита;

  • документов системы менеджмента и других необходимых для работы документов;

  • продукции и процессов организации;

  • применяемых законодательных и других требований, относящихся к деятельности и/или продукции организации, подлежащей аудиту;

  • потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон проверяемой организации, где это применимо.

Необходимо, чтобы лицо, ответственное за управление программой аудита, участвовало в мероприятиях по постоянному повышению своего профессионального уровня для того, чтобы поддерживать на должном уровне свои знания и навыки, необходимые для управления программой аудита.

3.3.3 Определение объема программы аудита

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует определить объем программы аудита, который может различаться в зависимости от размера и характера деятельности проверяемой организации, а также от характера, функциональных особенностей, сложности и уровня развития проверяемой системы менеджмента и тех ее элементов, которым придается наиболее важное значение[2].

3.4 Внедрение программы аудита

3.4.1 Общие положения

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует осуществлять внедрение программы аудита посредством:

  • доведения до соответствующих участвующих сторон тех частей программы аудита, которые непосредственно к ним относятся, и периодическое информирование данных сторон о прогрессе в реализации положений программы;

  • определения целей, области и критериев для каждого проводимого аудита;

  • координации и календарного планирования аудитов и другой деятельности, связанной с программой аудита;

  • обеспечения формирования групп по аудиту, обладающих необходимой компетентностью;

  • предоставления необходимых ресурсов группам по аудиту;

  • обеспечения проведения аудитов в соответствии с программой аудита и в установленные сроки;

  • обеспечения ведения записей по мероприятиям аудита и надлежащего управления и сохранности этих записей.

3.4.2 Формирование группы по аудиту

Лицу, ответственному за управление программой аудита, следует назначить членов группы по аудиту, включая руководителя группы и любых технических экспертов, требуемых для проведения конкретного аудита.

Группа по аудиту должна формироваться с учетом компетентности, необходимой для достижения целей конкретного аудита в рамках установленной для этого аудита области применения. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту.

При определении численности и состава группы по аудиту для конкретного аудита необходимо учитывать следующие факторы:

  • общую компетентность группы по аудиту, требуемую для достижения целей аудита, области и критериев аудита;

  • сложность аудита, если аудит представляет собой комбинированный или совместный аудит;

  • выбранные методы аудита;

  • законодательные и другие требования, такие как требования контрактов, которые организация принимает на себя;

  • необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемых видов деятельности и отсутствия конфликта интересов;

  • возможности членов группы по аудиту эффективно взаимодействовать с представителями проверяемой организации и работать совместно;

  • язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей проверяемой организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Для обеспечения общей компетентности группы по аудиту следует предпринять следующие шаги:

  • определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

  • выбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа обладала всеми необходимыми знаниями и опытом.

Если уровень компетентности аудиторов в группе по аудиту не является достаточным, то для обеспечения необходимой компетентности в эту группу могут быть включены технические эксперты.

Технические эксперты должны работать под руководством аудитора, но не выполнять действия в качестве аудитора.

В группу по аудиту можно включать стажеров, но они должны участвовать в процессе аудита под руководством аудитора и получать необходимую методическую помощь[3].

4 Разработка документированной процедуры «Внутренний аудит» для применения в ФГБОУ ВПО КубГТУ

4.1 Назначение и область применения

Настоящая документированная процедура, представленная в данной курсовой работе, является примером документа, устанавливающего правила и процедуры организации, планирования и проведения внутренних аудитов, документального оформления их результатов, их анализа и использования для поддержания и улучшения системы менеджмента качества и ее процессов в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001.

4.2 Общие положения

4.2.1 Проведение внутреннего аудита СМК обуславливается необходимостью:

  • мониторинга и измерения состояния СМК и ее процессов критериям аудита, представляющие собой совокупность требований ГОСТ ISO 9001, политики и целей в области качества, руководства по качеству, документированных процедур, СМК КУБГТУ, ГОСТов и других документов, устанавливающих требования к деятельности университета;

  • совершенствования предоставляемой университетом образовательной услуги;

  • совершенствования документации СМК;

  • совершенствования процессов СМК;

  • подготовки к сертификации и инспекционным проверкам СМК университета.

Периодичность внутренних аудитов определяется руководством университета, но не реже одной проверки в год каждого структурного подразделения, и зависит от:

  • появления (увеличения количества) несоответствий в процессах и их результатах;

  • изменений в процессе предоставления образовательной услуги;

  • требований заказчика;

  • реорганизации организационной структуры университета и изменения в системе управления;

  • внесения изменений в документацию СМК;

  • изменения рыночной стратегии университета;

  • изменения экономических или социальных условий;

  • числа и степени серьёзности жалоб от заинтересованных сторон в деятельности университета.

4.2.2 Цель процесса:

  • оценка соответствия всей СМК или отдельных ее процессов требованиям ГОСТ ISO 9001;

  • оценка результативности и эффективности функционирования СМК или отдельных ее процессов с точки зрения достижения Политики и целей в области качества;

  • определение возможности и путей улучшения СМК, процессов и образовательной услуги;

  • определение возможных несоответствий в СМК или отдельных ее процессах в сравнении с требованиями, установленными документацией СМК;

  • проверка результативности и эффективности корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих аудитов[4].

Результатами процесса являются: отчеты о результатах внутренних аудитов, ежегодный отчет по результатам внутреннего аудита СМК.

4.2.3 Владельцем процесса внутреннего аудита является начальник отдела управления качеством (ОУК). Поставщиками и потребителями процесса являются структурные подразделения университета. Участниками процесса являются ОУК, группа внутренних аудиторов, руководители, уполномоченные по качеству и сотрудники структурных подразделений университета, входящих в область применения СМК.

4.2.4 Основными объектами аудита являются:

  • качество образовательной услуги;

  • состояние процессов;

  • СМК.

4.2.5 Этапы процесса внутреннего аудита представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Этапы организации, проведения и анализа результатов процесса внутреннего аудита

4.3 Организация и планирование внутреннего аудита

4.3.1 Распределение ответственности и полномочий для осуществления внутреннего аудита в университете

4.3.1.1 Руководство университета обеспечивает независимое проведение внутреннего аудита и анализа СМК. Владельцы, участники и взаимодействующие в процессе внутреннего аудита и его этапов отражены в матрице ответственности (таблица 1).

4.3.1.2 Представитель руководства по качеству – проректор по учебной работе:

  • несет ответственность за распределение ответственности и полномочий в процессе внутреннего аудита и анализ результатов аудита со стороны высшего руководства;

  • согласовывает программу внутренних аудитов СМК;

  • утверждает отчеты о результатах внутренних аудитов

4.3.1.3 Начальник ОУК руководит процессом внутреннего аудита СМК:

  •  
    • разработкой программы аудита:

    • формирует штат сотрудников для проведения внутреннего аудита СМК;

    • организует подготовку внутренних аудиторов;

    • оценивает деятельность внутренних аудиторов;

    • участвует в планировании аудитов и формировании годовой программы внутреннего аудита;

    • утверждает планы аудита;

    • участвует в анализе результатов внутренних аудитов.

Т а б л и ц а 1 – Матрица ответственности процесса внутреннего аудита

Внутренний аудит

Ректор

Представитель руководства по качеству

Начальник отдела управления качеством

Руководитель группы аудита

Аудиторы

Руководители структурных подразделений

  •  
    1. распределение ответственности и полномочий для осуществления внутреннего аудита

О

Р

У

У

   
  •  
    1. обеспечение компетентности аудиторов

Р

О

У

У

У

 
  •  
    1. формирование штата внутренних аудиторов

О

У

Р

     
  •  
    1. планирование и составление программы внутренних аудитов

О

О

У

У

У

У

  •  
    1. составление плана внутреннего аудита

 

О

О

Р

У

У

  •  
    1. оценивание аудиторов

   

Р

У

У

 
  •  
    1. уведомление и доведение плана аудита до проверяемого подразделения

   

О

Р

 

У

  •  
    1. проведение предварительного совещания с проверяемым подразделением

     

Р

О

О

  •  
    1. проведение аудита

   

О

Р

О

У

  •  
    1. составление отчета о результатах аудита

     

У

О

Р

  •  
    1. разработка плана корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита

     

О

О

Р

  •  
    1. составление аналитической записки по результатам проведения внутренних аудитов СМК

 

О

У

У

У

 
  •  
    1. анализ результатов внутренних аудитов высшим руководством

О

Р

У

У

   

Р – руководит деятельностью и принимает окончательное решение по управлению процессом, возложена ответственность за конечные результаты;

О – отвечает за исполнение, обобщает результаты, готовит и обосновывает проекты решений, возложена ответственность за своевременность и качество подготовки решений;

У – принимает участие в подготовке решений в рамках своей компетенции, несет ответственность за обоснование своих предложений, исполняет принятое решение и возложена ответственность за своевременность и качество исполнения в рамках своей компетенции.

4.3.1.4 В распоряжении начальника ОУК, как владельца процесса внутреннего аудита, находится группа внутренних аудиторов, в функции которой входит разработка и реализация планов проведения аудита и составление отчетов по результатам аудита.

Начальник ОУК:

  • организует и/или проводит обучение и консультирование внутренних аудиторов университета;

  • разрабатывает программу внутреннего аудита:

  1. определяет подразделения, процессы, объекты и документы, подлежащие аудиту;

  2. устанавливает критерии, частоту и методы проведения внутренних аудитов;

  3. формирует группы по проведению внутреннего аудита и назначает их руководителей с учетом всех необходимых требований к персоналу;

  •  
    • определяет возможность и методы проведения аудита с наименьшими затратами и максимальной эффективностью;

    • организует работу групп по аудиту;

    • участвует в составлении планов аудита;

    • постоянно анализирует и оценивает деятельность групп, проводящих аудит, с целью достижения согласованности и адекватности их деятельности и совершенствования их работы;

    • проводит анализ результатов аудита;

    • составляет аналитические записки по результатам внутренних аудитов;

    • формирует отчет о верификации предпринятых мер по результатам внутренних аудитов;

    • контролирует ход выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита (если возникает такая необходимость);

4.3.1.5 Руководитель группы несет ответственность за все этапы проводимого внутреннего аудита и наделен полномочиями принимать решения по вопросам организации, проведения аудита и оценки его результатов. Руководитель группы несет ответственность за:

  •  
    • установление и разъяснение целей и критериев аудита;

    • формирование плана внутреннего аудита и доведение его до проверяемого подразделения;

    • организацию работы группы по аудиту;

    • объективность оценки результатов аудита;

    • составление отчета о результатах аудита;

    • а также участвует в анализе результатов внутренних аудитов.

4.3.1.6 Обязанности членов группы по аудиту:

  •  
    • действовать в установленном масштабе проводимого аудита;

    • проявлять объективность;

    • собирать и анализировать свидетельства аудита (факты и другую информацию, которые могут быть проверены), необходимые для формирования выводов (наблюдений) аудита о проверяемом объекте и заключения по результатам аудита;

    • участвовать в составлении отчета по аудиту;

    • соблюдать этические нормы.

4.3.1.7 Обязанности руководителя проверяемого подразделения:

  •  
    • информировать сотрудников подразделения о целях и масштабах аудита;

    • назначать ответственных из числа сотрудников для сопровождения членов группы по аудиту;

    • обеспечивать членов группы по аудиту соответствующим рабочим местом;

    • обеспечить членам группы по аудиту доступ к необходимому оборудованию, материалам и документации;

    • анализировать результаты аудита подразделения;

    • определять и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия на основании отчета по аудиту.

4.3.2 Формирование штата внутренних аудиторов и обеспечение их компетентности

4.3.2.1 Внутренние аудиторы выбираются из числа сотрудников отдела управления качеством, учебно-методического управления и других компетентных сотрудников кафедр и подразделений университета и назначаются распоряжением ректора.

Внутренние аудиторы проходят обучение и переподготовку в ОУК КубГТУ при необходимости (изменение требований, введение новой документации СМК, внесение изменений в действующую и другое).

4.3.2.2 Внутренний аудитор должен отвечать ниже перечисленным требованиям.

Знания:

  •  
    • основополагающие нормативные документы (стандарты ГОСТ ISO серии 9000, ГОСТ Р ИСО 19011);

    • документы СМК университета (Руководство по качеству, документированные процедуры, положения, инструкции и другие);

    • принципы, методы и подходы к проведению аудита СМК.

Личные качества и мастерство:

  •  
    • умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность;

    • умение выслушивать собеседника;

    • умение владеть собой;

    • умение работать с документами;

    • умение устно и письменно выражать свои мысли.

Аудитор должен быть:

  •  
    • этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, вежливым;

    • дипломатичным, т.е. тактичным в отношениях с людьми;

    • наблюдательным;

    • восприимчивым, т.е. способным предчувствовать и правильно понимать ситуацию;

    • гибким, т.е. легко адаптироваться в различных ситуациях;

    • упорным, т.е. умеющим сосредоточиться на достижении целей;

    • решительным, т.е. вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе;

    • уверенным, т.е. действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими;

    • реалистичным и объективным.

4.3.2.3 В зависимости от объекта и масштаба каждый конкретный внутренний аудит осуществляется группой по внутреннему аудиту, состоящей не менее, чем из двух человек. Руководителя группы аудита назначает начальник ОУК в зависимости от цели аудита, аудируемого подразделения или процесса.

4.3.3 Планирование и составление программы и планов аудитов

4.3.3.1 Планирование внутренних аудитов осуществляется на год таким образом, чтобы каждое подразделение или процесс СМК были проверены в течение года. Основные направления и глубина конкретного аудита определяются в зависимости от стратегических целей университета и ключевых процессов университета, а также процессов — потенциальных источников критических, значительных или повторяющихся несоответствий. При разработке программы аудита учитываются:

  •  
    • статус, важность и состояние процессов, подлежащих аудиту и задействованные в них подразделения;

    • степень выполнения требований ГОСТ ISO 9001, содержащихся в документах СМК;

    • результаты анализа состояния СМК;

    • уровень качества образовательной услуги;

    • результаты ранее проведенных внутренних аудитов;

    • результаты внешних аудитов.

4.3.3.2 Годовая программа внутреннего аудита формируется начальником ОУК с учетом предложений из подразделений, требований руководства университета и текущей информации о процессах СМК. Программа утверждается ответственным за СМК.

В программе аудита указываются:

  •  
    •  
      • цель и критерии аудита;

      • список аудиторов;

      • объекты аудита: подразделения и разделы ГОСТ ISO 9001;

      • сроки аудитов;

      • руководители групп по аудиту;

      • представитель проверяемого подразделения, ответственного за прием аудиторов.

Форма программы внутреннего аудита приведена в Приложении А.

В течение года программа может корректироваться и в нее могут вноситься дополнения[5].

4.3.3.3 Каждый внутренний аудит проводится в соответствии с утвержденным планом, который составляется на основе программы аудита руководителем группы аудита во взаимодействии с аудиторами, назначенными в данную группу. План аудита и конкретное время проверки согласовывается с проверяемым подразделением руководителем группы аудита. План аудита утверждается начальником ОУК.

Руководитель группы по аудиту распределяет задания по проверке между членами группы.

В плане аудита указываются:

  • основание аудита;

  • дата (сроки) проведения аудита;

  • цель и критерии аудита;

  • объекты, подлежащие проверке;

  • группа по аудиту.

Форма плана внутреннего аудита СМК приведена в Приложении Б.

4.4 Проведение внутреннего аудита и документирование его результатов

4.4.1 Уведомление и доведение плана аудита до проверяемого подразделения

Руководитель группы по аудиту передает руководителю проверяемого подразделения или его представителю план аудита и перечень проверяемых объектов (Приложение Б и Е), не менее чем за 10 дней до начала аудита

4.4.2 Проведение совещания с проверяемым подразделением

Руководитель группы по аудиту проводит совещание в проверяемом подразделении перед началом аудита. Цель совещания – представление всем лицам, задействованным в аудите:

  •  
    •  
      • целей и критериев аудита;

      • методов и процедур, которые будут использованы при проведении аудита;

      • форм общения между группой по аудиту и персоналом проверяемого подразделения.

4.4.3 Проведение аудита

4.4.3.1 При аудите СМК проверяется документация и фактическое выполнение требований, изложенных в ней.

4.4.3.2 Документация и записи проверяются на соответствие:

  • политике в области качества, стратегии развития, целям и задачам в области качества;

  • требованиям, изложенным в Руководстве по качеству;

  • требованиям стандартов организации Системы управленческой документации;

  • нормативной и нормативно-правовой документации.

Кроме этого проверяется их:

  • качество: доступность и правильность формулировок требований, четкость изложения, наличие полного комплекта рисунков, таблиц, приложений;

  • наличие на рабочих местах.

4.4.3.3 Данные, необходимые для анализа работы проверяемого подразделения, получают путем опроса персонала, экспертизы документов, анализа первичных носителей информации и наблюдения на проверяемых участках. Информация, указывающая на возможность несоответствия, фиксируется независимо от того, входит она в перечень контролируемых вопросов или нет. Информация, полученная в ходе опроса, проверяется путем сравнения с информацией на ту же тему, полученной из других независимых источников (физическое наблюдение, измерение, отчеты).

Все наблюдения, подтвержденные доказательствами, документируются и подписываются проверяющим (особенно это касается выявленных несоответствий).

4.4.3.4 Процессы получения информации и данных, а также их оценки и вынесение суждений контролируются руководителем группы по аудиту. Руководитель группы по аудиту может вносить изменения в план аудита и задания членам группы для оптимального достижения цели аудита. Проверяющие анализируют полученные результаты с целью включения их в отчет.

В ходе проверки каждый аудитор формирует свидетельства аудита (записи, изложение фактов или другую информацию, которые имеют отношение к критериям аудита и могут быть проверены). Собранные свидетельства аудита оценивают на соответствие критериям аудита и в результате формируют выводы (наблюдения) аудита (указывающие на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения). Форма регистрации несоответствий (выводов, наблюдений аудита) приведена в приложении Ж.

4.4.3.5 По завершении аудита, до подготовки отчета, руководитель группы по аудиту доводит и разъясняет результаты аудита руководителю проверяемого подразделения. В зависимости от результата и значимости обнаруженных отклонений определяются сроки проведения необходимых корректирующих и предупреждающих действий. Руководитель группы по аудиту может дать свои рекомендации по проведению корректирующих и/или предупреждающих действий.

4.4.4 Составление отчета о результатах аудита

Отчет (заключение по результатам аудита) составляется руководителем группы по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех выводов (наблюдений) аудита. Положения отчета готовятся всеми членами группы, которые в дальнейшем его визируют. Отчет выпускается не позднее, чем через неделю со дня проведения внутреннего аудита подразделения, если отчет выпущен позднее, должны быть указаны причины. Во избежание фактических ошибок и недопонимания, отчет согласуется с руководителем проверяемого подразделения.

Отчет датируется и подписывается руководителем группы по аудиту и должен содержать следующие разделы:

  • наименование проверяемого подразделения;

  • список членов группы;

  • результаты аудита, вспомогательные данные, замечания и описания обнаруженных отклонений со ссылкой на соответствующие нормативные документы;

  • рекомендации членов группы по результатам аудита и предлагаемым корректирующим действиям;

  • рекомендации по проведению корректирующих действий, контролю за ними.

Форма отчета по результатам аудита СМК приведена в Приложении В.

Представитель руководства по качеству анализирует и утверждает отчет.

Отчеты и другая документация по аудиту хранятся в ОУК в течение трех лет. Копия отчета хранится у руководителя или уполномоченного по качеству структурного подразделения и ответственного за СМК университета. Кроме того, полный отчет получают лица, ответственные за проведение корректирующих и/или предупреждающих действий.

При составлении отчета по результатам аудита применяются бальные оценки (Приложение Е) проверяемых объектов с целью расчета результативности деятельности подразделения.

4.4.5 Оценивание аудиторов

Начальник ОУК организует подготовку персонала в области методов и организации аудита. Оценка производится на основании наблюдений в ходе аудита и жалоб со стороны проверяемых подразделений. Данная информация анализируется начальником ОУК с целью принятия решения о соответствии аудиторов предъявляемым требованиям.

4.5 Анализ результатов аудита

4.5.1 Анализ результатов аудита осуществляется на двух уровнях:

  • на уровне структурного подразделения;

  • на уровне университета.

4.5.2 Анализ результатов аудита осуществляется на уровне структурного подразделения

Руководитель проверяемого подразделения:

  • анализирует отчет, принимает решения и определяет корректирующие и/или предупреждающие действия, необходимые для устранения несоответствий и их причин;

  • составляет план корректирующих и/или предупреждающих действий, включающий этапы и порядок их осуществления, ответственных и сроки проведения;

  • несет ответственность за выполнение данного плана и уведомляет начальника ОУК о выполнении корректирующих и предупреждающих действий;

  • после выполнения плана корректирующих и предупреждающих действий составляется отчет о выполнение корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита системы менеджмента качества, форма которого представлена в приложение Д.

Начальник ОУК, при выявлении значительных несоответствий, разрабатывает план контроля за выполнением корректирующих и предупреждающих действий, который утверждается ответственным за СМК и осуществляет контроль хода работ по устранению и предупреждению выявленных несоответствий[6].

4.5.3 Составление годового отчета о результатах проведения внутреннего аудита и его анализ

4.5.3.1 Раз в год проводится анализ результатов внутренних аудитов СМК. Его целью является оценка результативности СМК, определение основных и повторяющихся несоответствий в СМК, требуемых решения на уровне руководства университета, разработка программы работ по совершенствованию СМК университета, ее процессов и документации, совершенствование процедуры внутреннего аудита.

4.5.3.2 Первым этапом анализа является составление начальником ОУК аналитической записки по результатам проведения внутренних аудитов СМК. Для анализа используются:

  • отчеты о результатах аудитов;

  • планы корректирующих и предупреждающих действий;

  • устные и письменные отзывы и пожелания, поступившие от структурных подразделений и внутренних аудиторов.

Аналитическая записка содержит:

  • общую информацию о проведенных аудитах;

  • результаты аудитов, представленные в виде таблицы, содержащей перечень несоответствий, наименование разделов ГОСТ ИСО 9001, к которым они относятся, и подразделений, в которых они были выявлены;

  • оценку состояния СМК университета;

  • анализ причин возникновения основных несоответствий;

  • предложения по корректирующим и предупреждающим мероприятиям на уровне университета;

  • предложения о внесении изменений в документацию СМК.

  • и другую информацию.

4.5.3.3 Аналитическая записка рассматривается и корректируется на совещании внутренних аудиторов, представителей ОУК, учебно-методического управления, других структурных подразделений (при необходимости) и высшего руководства.

Аналитическая записка по результатам проведения внутренних аудитов СМК визируется начальником ОУК, представителем руководства по качеству и передается на рассмотрение ректору.

4.5.3.4 Результаты аудитов и их анализа доводятся до сотрудников университета в форме распоряжения, издаваемого на основе аналитической записки

Планы корректирующих и предупреждающих действий по результатам отдельных аудитов и отчеты о результатах являются основой программы работ по совершенствованию СМК, которая разрабатывается ОУК и утверждается ректором.

4.5.5 Критериями оценки результативности процесса внутреннего аудита являются совокупность реализации Политики и достижение Целей, определенных в области качества и выполнения процедур или требований СМК. Показателями результативности процесса внутреннего аудита являются выполнение программы и сроков внутренних аудитов[7].

4.6 Документация процесса

Нормативные и организационно-правовые документы, регламентирующие процесс внутреннего аудита:

  • ГОСТ Р ИСО 19011;

  • Положение об отделе управления качеством;

  • Должностная инструкция начальника отдела управления качеством;

  • Инструкция по деятельности руководителя группы внутренних аудиторов;

  • Инструкция по деятельности внутренних аудиторов;

  • Инструкция по деятельности представителя руководства – ответственного за систему менеджмента качества;

  • Инструкция по деятельности уполномоченных по качеству структурных подразделений.

Заключение

В теоретической части я подробно рассмотрел план внутреннего аудита, а именно: общие положения, разработку целей программы внутреннего аудита, роль и ответственность лица, управляющего программой аудита, как внедряется программа аудита и как составляется группа аудиторов.

В практической части я разработал документированную процедуру внутреннего аудита для применения в ФГБОУ ВПО КубГТУ на основе анализа ГОСТ Р ИСО 19011 и в соответствии с ГОСТ ISO 9001. Были разработаны формы отчетов, планов и годовой программы внутреннего аудита, а также карта процесса «Внутренний аудит» в виде таблицы и блок-схемы. Данная документированная процедура позволяет проводить внутренний аудит любого структурного подразделения университета, составлять отчеты по результатам аудита, проводить анализ СМК, в результате чего можно определить и реализовать аспекты деятельности по улучшению и оптимизации системы менеджмента качества, что, в свою очередь, позволит более качественно и профессиональнее структурным подразделениям КубГТУ выполнять свои функции.

Список использованных источников

  1. Ендовицкий С.В. Аудит. – М.: ИнФолио, 2009.

  2. Ерофеева В.А., Пискунов В.А., Битюкова Т.А. Аудит. – М.: Юрайт, Высшее образование, 2010.

  3. Лебедева Е.М. Аудит. – М.: Академия, 2009.

  4. Ефимов В.В. Внутренний аудит качества и самооценка организации: Учебное пособие /Ефимов В.В., Туманова А.Н. 2011. – 272 с. – URL: http://window.edu.ru/library/pdf2txt/204/45204/21982. – 24.11.2013 г.

  5. Сотникова Л.В. Оценка состояния внутреннего аудита. – М.: Юнити-Дана, 2011.

  6. Суйц В.П., Ситникова В.А. Аудит. – М.: КноРус, 2010.

  7. Чечеткин А.С., Клипперт Е.Н. Организация учета и аудита. – М.: ИВЦ Минфина, 2012.

Приложение А

ФОРМА ГОДОВОЙ ПРОГРАММЫ АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ФОРМА ГОДОВОЙ ПРОГРАММЫ АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УТВЕРЖДАЮ

Ответственный за СМК

______________________

«___»_________200__ г.

ПРОГРАММА

аудита системы менеджмента качества КубГТУ на _______ г.

  1. ЦЕЛЬ И КРИТЕРИИ АУДИТА

Оценка соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ ISO 9001-2011 и __________________________________________________

(другие документы)

  1. СПИСОК АУДИТОРОВ: ______________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

  1. ОБЪЕКТЫ АУДИТА

Номер п/п

Проверяемые подразделения

Проверяемые разделы ГОСТ ISO 9001-2011

Дата

проверки

Руководитель группы по аудиту

Представитель проверяемого подразделения

           
           
           
           
           
           

Начальник отдела

управления качеством

_______________________

«___» __________200__ г.

Приложение Б

ФОРМА ПЛАНА АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ФОРМА ПЛАНА АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела управления качеством ___________________________________

«___»______________200__ г.

ПЛАН

аудита системы менеджмента качества

1. Подразделение _______________________________________________________

2. Основание ___________________________________________________________

3. Дата (сроки) проведения аудита _________________________________________

4. Цель и критерии аудита:

4.1 Соответствие требованиям ГОСТ ISO 9001-2011 (пп.______________________

______________________________________________________________________)

4.2 Соответствие требованиям Руководства по качеству (пп.__________________),

документированных процедур (__________________________________________),

______________________________________________________________________

5. Объекты, подлежащие проверке ________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

6. Группа по аудиту:

Фамилия, имя, отчество

Должность

Примечание

Руководитель:

   

Члены группы:

   
     
     

7. План аудита передается:

1 экз. – руководителю проверяемого подразделения __________________________

2 экз. – начальнику отдела управления качеством _____________________________

3 экз. – представителю руководства по качеству ______________________________

Приложение В

ФОРМА ОТЧЕТА О РЕЗУЛЬТАТАХ АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПРИЛОЖЕНИЕ В

ФОРМА ОТЧЕТА О РЕЗУЛЬТАТАХ АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства по качеству __________________________________

«___»____________200__ г.

ОТЧЕТ

о результатах аудита системы менеджмента качества

Дата _________________

1. Подразделение_______________________________________________________

2. Группа по аудиту _____________________________________________________

3. Результаты аудита ____________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

4. Выводы и предложения комиссии: ______________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

5. Предложения и пожелания подразделения: _______________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

6. Адреса рассылки:

1 экз. – руководителю проверяемого подразделения __________________________

2 экз. – начальнику отдела управления качеством _____________________________

3 экз. – представителю руководства по качеству ______________________________

Руководитель или представитель проверяемого подразделения

_______________________________________________

подпись Ф.И.О.

Руководитель группы по аудиту __________________________________________

подпись Ф.И.О.

Члены группы: ________________________________________________________

подписи Ф.И.О.

______________________________________________________________________

Приложение Г

ФОРМА ПЛАНА КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ ПО

РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

ФОРМА ПЛАНА КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПЛАН

корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита

системы менеджмента качества

от «___»_____________200___г.

Подразделение ______________________________________________ Сроки выполнения плана ________________________

Мероприятие

Ответственный

Сроки исполнения

Замечания

         

Руководитель подразделения ___________________________ ______________________________________

подпись И.О.Ф.

Дата составления плана «___» ____________________200__ г.

Приложение Д

ФОРМА ОТЧЕТА О ВЫПОЛНЕНИИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

ФОРМА ОТЧЕТА О ВЫПОЛНЕНИИ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ

ПО РЕЗУЛЬТАТАМ АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ОТЧЕТ

о выполнении корректирующих и предупреждающих действий по результатам аудита

системы менеджмента качества

от «___»_____________200___г.

Подразделение ______________________________________________ Сроки выполнения плана ________________________

Мероприятие

Ответственный за выполнение

Отметка о выполнении

(заполняется руководителем подразделения с указанием срока выполнения)

Верификация предпринятых мер

Оценка выполнения плана

(заполняется ответственным за СМК при контроле, если он был проведен)

           

Руководитель подразделения ___________________________ ______________________________________

подпись И.О.Ф.

Дата «___»____________________

Приложение Е

Форма перечня проверяемых объектов

ПРИЛОЖЕНИЕ Е

Форма перечня проверяемых объектов

УТВЕРЖДАЮ

Представитель руководства по качеству

________________________________

ПЕРЕЧЕНЬ

проверяемых объектов при внутреннем аудите

______________________________________

(наименование кафедры, подразделения)

Основание для проверки _______________________________________________________

план-график и дата утверждения, приказ

Процессы СМК, в которых участвует кафедра (подразделение) __________

______________________________________________________________________

Плановое время аудита _____________________

дата

 

Результаты проверки

(дата)

Проверяемый объект

Результативность управленческой деятельности

Результативность в достижении целей

1

2

3

  1. Выполнение планов работы кафедры (подразделения)

1.1

1.2

   
  1. Выполнение индивидуальных планов работы преподавателей (сотрудников)

2.1

2.2

   
  1. Исполнение приказов, распоряжений ректора, проректоров, директоров институтов, деканов факультетов, решений ученого совета, координационного совета, совещаний по качеству

3.1

3.2

   
  1. Выполнение предписаний надзорных органов по технике безопасности, санэпиднадзора, пожарных служб

4.1

4.2

   
  1. Ведение записей и решение по ним

5.1

5.2

   
  1. Оценивание динамики показателей кафедры (подразделения) и оценивание возможностей улучшения

6.1

6.2

   
  1. Выполнение действий (мероприятий) по результатам предыдущего внутреннего аудита

7.1

7.2

   
  1. Повышение квалификации преподавателей

8.1

8.2

   
  1. Повышение квалификации учебно-вспомогательного персонала и других сотрудников

9.1

9.2

   
  1. Состояние делопроизводства

10.1

10.2

   
  1. Обеспечение нормативной документацией и ее актуализация

11.1

11.2

   
  1. Состояние учебно-методический комплексов

12.1

12.2

   
  1. Оценивание результативности процессов СМК, в которых участвует кафедра (подразделение)

13.1

13.2

   
  1. Обеспеченность и состояние лабораторного и другого оборудования

14.1

14.2

   

Ответственный за внутренний аудит в ОУК ____________________________________________

подпись, дата, инициалы фамилия

Руководитель аудиторской группой ____________________________________________

подпись, дата

Примечания:

1) оценки критерия результативности управленческой деятельности:

3 – выполняется без замечаний;

2 – выполняется с замечаниями;

1 – частично выполняется;

0 – не выполняется.

2) оценки критерия результативности в достижении целей подразделения:

>1 – достижения выше сформулированных целей;

=1 – достижения соответствуют целям;

 

Просмотров работы: 27763