V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Кардинальные изменения в социально-политической, экономической жизни российского общества, ломка старых и формирование новых норм, ценностей связаны с наличием противоречий между различными людьми, группами, защищающими разные интересы и ценности. Часто эти противоречия перерастают в конфликты, которые не способствуют продуктивному осуществлению реформ, утверждению новых основ общества, отрицательно влияют на самочувствие людей, стиль их общения.

Необходимость владения знаниями законов и особенностей, техникой и технологией общения диктуется современной социально-психологической ситуацией, характеризующейся напряженностью и требующей повышенной собранности от человека в различных ситуациях, где он вступает в отношения с другими людьми.

Среди других сфер деятельности управленческая деятельность, успешная работа руководителя в большой степени зависит от того, насколько он владеет профессиональной культурой общения. Поэтому и в программах профессиональной подготовки управленческих кадров, и в курсах переподготовки и повышения квалификации непременно присутствуют в большем или меньшем объеме занятия по культуре делового общения, этике служебных отношений. Проводимые в рамках этих курсов и спецкурсов практические занятия, тренинги способствуют развитию коммуникативных умений слушателей, развивают их социально-перцептивную компетентность, повышают мотивацию к работе над собой, к выработке индивидуального эффективного стиля общения.

В этих условиях возрастает необходимость формирования культуры общения, и особенно - профессионального делового общения, а значит и теоретической разработки этой стороны профессиональной деятельности и личности.

Все это подтверждает актуальность избранной нами темы исследования, посвященной изучению управленческого делового общения.

Объект исследования: управленческое деловое общение.

Предмет исследования: разнообразие видов, этапов, приемов делового общения.

Гипотеза исследования: можно предположить, что целесообразность использования видов, этапов, приемов управленческого делового общения в конкретной межличностной ситуации будет способствовать повышению уровня эффективности деятельности организации.

Цель исследования: выявление зависимости повышения уровня эффективности деятельности организации от целесообразности использования видов, форм и приемов управленческого делового общения.

В данной работе анализируется управленческое деловое общение на примере Управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район.

Управление образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район - муниципальный орган управления Администрации города Усть-Лабинска.

Управление образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район создано по решению администрации города, структура и штатное расписание утверждено распоряжением главой муниципального образования Усть-Лабинский район города Усть-Лабинска.

Управление возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой муниципального образования Усть-Лабинский район. Начальник Управления образованием подчиняется главе муниципального образования Усть-Лабинский район, председателю комитета по социальной политике и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него функций, задач и обязанностей.

Начальник управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район имеет два заместителя, назначаемых и освобождаемых от должности начальником управления по согласованию с заместителем главы муниципального образования Усть-Лабинский район, председателем комитета по социальной политике.

Управление образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район, в дальнейшем Управление, является структурным подразделением Администрации города Усть-Лабинска, имеет печати, штампы, бланки со своими наименованием, лицевой счет в казначействе.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Краснодарского края, законами и иными правовыми актами Краснодарского края, Уставом муниципального образования города Усть-Лабинска, правовыми актами главы города и Положением об Управлении образования администрации города Усть-Лабинска. Управление обеспечивает осуществление государственной политики в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего (полного) общего, а также дополнительного образования. Управление в своей работе подчиняется главе муниципального образования Усть-Лабинский район, его заместителям.

Управлению подотчетны все образовательные учреждения муниципального образования Усть-Лабинский район: школы, детские сады, учреждения дополнительного образования.

В своей деятельности Управление образованием решает следующие задачи: обеспечение реализации федеральных, региональных и городских программ развития образования; создание необходимых условий для реализации прав граждан в области образования, гарантирующих охрану и укрепление здоровья обучающихся, воспитанников, их социально-правовую защиту; обеспечение выполнения образовательными учреждениями стандартов и нормативов, анализ и экспертная оценка деятельности образовательных учреждений; определение основных направлений развития системы общего образования в городе, включающий в себя сеть образовательных учреждений дошкольного, общего (начального, основного, среднего), дополнительного образования, специальных (коррекционных) образовательных учреждений, обучающихся, воспитанников с отклонениями в развитии, нуждающихся в особых условиях воспитания, учреждений для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, городской научно-методический информационный центр, отделы образования администраций районов города, на основе диагностики системы образования и прогнозирования перспектив ее развития.

В соответствии с основными задачами управление осуществляет следующие функции [2]:

- анализирует эффективность деятельности системы общего образования города, прогнозирует тенденции развития, корректирует сеть образовательных учреждений с учетом выявленных потребностей населения города;

- разрабатывает программы развития системы общего образования, вносит их на согласование в комитет общего образования Администрации края, на утверждение главе муниципального образования Усть-Лабинский район;

- разрабатывает и реализует меры по организации исполнения правовых актов органами управления образования в районах города муниципальными учреждениями образования с целью удовлетворения образовательных потребностей населения города, предупреждения надзорности несовершеннолетних, устройству детей, оставшихся без попечения родителей, реализации прав граждан, на получение бесплатного общего образования в пределах государственных образовательных стандартов;

- координирует и контролирует деятельность отделов образования администраций районов, учреждений системы общего образования по проведению государственно-общественной политики в области образования, за исполнением законодательства по соблюдению санитарно-гигиенических условий пребывания детей в образовательных учреждениях, за обеспечением охраны здоровья, жизни обучающихся, воспитанников и работников образовательных учреждений;

- контролирует деятельность районных отделов образования, муниципальных учреждений образования по всем вопросам, отнесенных к их компетенции;

- разрабатывает и обеспечивает бюджет системы общего образования города в части расходов на образование, планы капитального строительства и реконструкции учреждений образования;

- утверждает уставы муниципальных учреждений образования, согласовывает их с департаментом муниципальной собственности и финансовым департаментом администрации г.Усть-Лабинска;

- осуществляет подбор кандидатур на должность руководителей муниципальных учреждений образования, согласовывает их с Главой администрации района города, представляет в комиссию по кадровому обеспечению, аттестации муниципальных служащих социальных структур администрации города документы от кандидата на должность;

- осуществляет аттестацию педагогических и руководящих кадров;

- аттестацию и аккредитацию муниципальных образовательных учреждений при делегировании соответствующих функций комитетом общего образования администрации Краснодарского края;

- создает методическую службу в городе, обеспечивает методическую помощь работникам образования, прогнозирует потребность системы образования в кадрах, формирует и организует учету резерва руководящих педагогических кадров;

- подготавливает документы для представления в установленном порядке работников образования к государственным наградам и присвоению почетных званий, поощряет обучающихся и воспитанников;

- рассматривает в установленном порядке письма, заявления, жалобы граждан, обеспечивает выполнение их обоснованных просьб, законных требований, принимает меры к устранению недостатков о деятельности муниципальных образований и другое.

Кадровый состав Управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район имеет высокую квалификацию, необходимый опыт работы и навыки. Основной кадровый состав работающего персонала отвечает всем требованиям, высококвалифицированный и обученный. Численность работников на 1 января 2012 года составляет 12 человек. Средний возраст работников не превышает 50 лет.

В Управлении образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район осуществляется пятидневная работа в одну смену продолжительностью 8 часов.

Таким образом, систематизировав весь материал, необходимый для определения управленческой деятельности, изучив структуру Управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район, следует выявить зависимость повышения уровня эффективности деятельности организации от целесообразности использования видов, форм, методов и приемов управленческого делового общения.

В современных условиях, для достижения максимальных результатов недостаточно просто владеть знаниями, необходимо также уметь правильно строить деловые отношения. Именно умению правильно себя подать и повести в той или иной ситуации учит управленческое деловое общение [7].

Управление образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район является муниципальным органом управления Администрации города Усть-Лабинска. Персонал организации является его ценным ресурсом. Руководство стремится создать в коллективе такую обстановку, которая будет способствовать раскрытию лучших профессиональных и человеческих качеств работников.

Современный управленческий процесс Управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район основан на постоянном профессиональном общении работников разных уровней: должностных лиц с подчиненными, коллегами, руководством, смежниками, партнерами по работе, руководителями и специалистами других структур. По существу, все виды управленческой деятельности представляют собой различные проявления общения. В условиях высокого уровня разделения труда взаимосвязи между людьми становятся всеобщими. Руководитель и специалисты на различные виды делового общения расходуют в среднем до 80% своего рабочего времени.

Воспользуемся полученными знаниями и проанализируем виды делового общения, используемые в Управлении образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район, а также сформулируем предложения по совершенствованию и устранению существующих в организации проблем.

Один из часто употребляемых видов делового общения в Управлении образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район является служебное общение. Это взаимоотношения, которые осуществляются сотрудниками в рабочей обстановке. То есть это взаимодействие в рабочее время, непосредственно на территории самой организации. Деловое общение так же подразумевает и более широкие рамки взаимодействия, охватывая взаимоотношения и внешних работников, и руководителей. Территориально оно может происходить не только в стенах организации, но и за ее пределами, например, это переговоры и деловые приемы.

Виды и стили делового общения в Управлении образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район можно разделить на общение прямое и косвенное, вербальное и невербальное. Прямое общение это есть непосредственный контакт между сотрудниками, будь то беседа, переговоры. Косвенный контакт - это общение сотрудников, разделенных пространством и временем, с помощью технических средств связи. По возможности, сотрудники Управления образованием всегда стремятся к прямому общению, так как оно более результативно. Имеется больше возможностей убедить собеседника, добиться желаемых результатов. Вербальное общение - это общение, происходящее с помощью слов, то есть то, как говорят работники Управления образованием. Невербальное общение они осуществляют через жесты, мимику, позы. Важно отметить, что иногда результат невербального восприятия играет намного более значительную роль, чем мы ожидаем.

Известно, что существует три основных стиля делового общения: ритуальный, манипулятивный, гуманистический. Ритуальный стиль, где основное это поддержание традиций и устоев данного общества. Человек выступает здесь лишь как часть соблюдения ритуала общения. Манипулятивный стиль - это управление оппонентом для достижения поставленных целей. Сюда можно отнести любой процесс обучения, управления. И третий, это гуманистический стиль, при котором общение направлено на взаимопонимание. При этом стиле важна индивидуальность каждого. Перечислив три стиля делового общения, стоит отметить, что существует и индивидуальный стиль общения. Человек определяет его сам для себя, и любой процесс общения происходит согласно выработанной стратегии общения. Формирование индивидуального стиля зависти от личностных особенностей человека, его жизненного опыта и от определенного вида общения, которое присуще для его общества [6].

В данной организации используется манипулятивный и индивидуальный стили общения.

Деловое общение в Управлении образованием осуществляется различными способами, формами общения:

1. Деловая беседа, представленная в виде совместного обсуждения коллективом рабочих процессов, определение путей решения возникающих вопросов. Однако деловая беседа не является той формой общения, когда, как итог, необходимо вынесение решения. Для этого существует следующая форма делового общения - это деловые переговоры.

2. Деловые переговоры, основной задачей которых является определение решения и его принятие. Деловые переговоры в Управлении образованием всегда имеют четкую направленность общения, итог которого это подписание документов. Как следствие, здесь не обойтись без такой формы делового общения, как спор. Когда происходит столкновение интересов, твердое отстаивание своих позиций участниками переговоров, возникает спор. Протекает в организации он путем обсуждения разногласий, дискуссий.

3. Деловое совещание в Управлении образованием это процесс открытого обсуждения коллективом, или его частью, служебных вопросов. Во время делового совещания приобщают сотрудников к процессу принятия решений. Как продолжение этой формы делового общения, в организации имеет место и такая его форма, как публичное выступление.

4. Публичное выступление представлено изложением определенной информации одним человеком для круга лиц, аудитории. Здесь соблюдаются все нормы и правила при построении и прочтении своего выступления. Выступающий должен обладать ораторским искусством, что быть понятым и принятым коллективом.

5. Деловая переписка. Она относится к косвенному, не прямому, деловому общению. Это форма передачи деловой информации посредством составления письма. Сюда относятся все письменные приказы, запросы, уведомления о чем-либо, отправляемые из других или вышестоящих организаций. В свою очередь, организация отправляет вышестоящим организациям свои сообщения. Деловая переписка осуществляется между Департаментом образования и науки Краснодарского края, образовательными и дошкольными учреждениями с различными распоряжениями, предложениями, сообщениями, просьбами. Рассматривая переписку, как одну из форм делового общения, сюда можно отнести дипломатические, коммерческие письма, частное официальное письмо. Для деловой переписки Управления образованием существуют свои определенные требования, свой этикет их написания.

Проанализировав деловое общение с точки зрения отношений руководителя организации и его подчиненных, мы выявили, что в Управлении образованием существуют определенные методы, посредством которых и происходит общение на этом уровне. Первым хочется выделить такой метод общения, как поощрение работников. Данный метод основан на соотношении проделанной работы сотрудником организации и соразмерности его поощрения. Другим методом, применяемым в Управлении образованием, является критика. Критиковать за проявления нежелательных качеств или недобросовестно выполненную работу необходимо. Но критика является объективной, не наносящей личного оскорбления самому работнику и его коллегам. К сожалению, не учитываются необходимые условия критических высказываний, это связано в итоге с негативным настроем сотрудника на рабочий лад. Следует отметить, что существуют нарушения и ошибки у работника, которые проявляются систематически, тогда применяют третий метод, это наказание. Здесь возможны различные варианты, такие как выговор, материальные взыскания, и как крайняя мера – увольнение сотрудника.

Без начальства не может быть принято ни одно решение. Это говорит либо о недоверии руководства к подчиненным, либо об отсутствии заинтересованности рабочего персонала, а возможно, и страхе быть наказанным, за проявленную инициативу [5].

Со стороны подчиненных решения администрации принимаются практически безоговорочно. Нередко указания начальника исполняются даже тогда, когда они считаются заведомо неправильными или исход их неизвестен.

В Управлении образованием сложилось специфическое отношение руководства к ошибкам. Когда что-то случается, то чаще всего интересуются, кто виноват. За этим, очевидно, скрывается потребность приписать кому-то вину, а затем привлечь к ответственности, чтобы возместить убытки. Причины, повлекшие ошибку, редко анализируются, никто, как правило, не интересуется, почему это произошло, что необходимо предпринять, чтобы избежать подобной ситуации в будущем.

Наличие командной системы, создает такую ситуацию, что руководитель подавляет инициативу работников. Такая система мешает организации приспособиться к новым экономическим условиям и организация вынуждена топтаться на месте или проходить процедуру банкротства [1].

Таким образом, мы выявили, что в организации существуют различные формы, как: деловую беседу, деловые переговоры, спор, деловое совещание, публичное выступление и деловую переписку с ее особенностями, посредством которых осуществляется управленческое деловое общение. Так же мы определили методы воздействия при взаимоотношениях руководителя с подчиненными в рамках делового общения. Это поощрение, критика, наказание. Отсюда следует, что, несмотря на перечисленные негативные стороны, в Управлении образованием сохраняется дружественная атмосфера в коллективе, что является немаловажным фактором при работе. Очевидно, что руководство недооценивает роль управленческого делового общения в своей организации, воспринимая его как само собой разумеющееся.

В современное время такая позиция недопустима. Каждая организация, если она дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя высшие стандарты делового общения, являющиеся важнейшим компонентом управленческой деятельности. Управлению образованием следует пересмотреть свою позицию насчет внедрения различных методов обучения деловому общению.

Управленческое общение - это не любое деловое общение, а специфическая форма делового общения, связанная с управлением деятельностью подчиненных [3]. Для того чтобы дать рекомендации по целесообразности применения определенных видов управленческого общения в конкретных ситуациях, мы проанализировали управленческое деловое общение начальника управлением образования администрации муниципального образования Усть-Лабинский район.

Для любой организации успешность во многом зависит от качества менеджмента. Начальник управления образованием Алла Алексеевна Баженова – талантливый управленец. Она умеет организовать работу людей таким образом, что все практически всегда делается не только вовремя, но качественно и грамотно.

В Управлении образованием принято дважды в неделю проводить совещания, на которых даются поручения, объясняются цели, а так же подводятся итоги. Представляет интерес для рассмотрения метод А. А. Баженовой ведения деловых совещаний. Одна из основных задач А. А. Баженовой – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у А. А. Баженовой должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, А. А. Баженова может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого А. А. Баженова следует правилам:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор.

3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководитель, сохранив невозмутимость, позволит группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов А. А. Баженова тактично прерывает, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом, то есть с человеком, который любит противоречить, нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивые участники ставят несложные вопросы, для того чтобы укрепить уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы адресуются группе.

Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. А. А. Баженова особенно внимательно следит, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии составляется общий план борьбы за истину, подбираются наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Принятие решения складывается из пяти этапов:

- установление контактов;

- определение проблемы;

- определение целей;

- изложение мыслей;

- готовность к действию.

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и так далее). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание [10].

Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух [9].

Цель оперативных совещаний для А. А. Баженовой является получение информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

Проблемные совещания для А. А. Баженовой - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными [4]. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках. От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм [8].

Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Поэтому особое внимание необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [11].

Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта, по мнению А. А. Баженовой. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и другое). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: «абсолютно новый» вместо «новый», «предварительное планирование» вместо «планирование», «сотрудничать вместе» вместо «сотрудничать», «каждый в отдельности» вместо «каждый». Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Так, например, «сделанное дело» - слово «дело» и заключает в себе понятие «сделанное»; «форсировать работу ускоренными темпами» – «форсировать» и означает «вести ускоренными темпами», или «главный приоритет», «другая альтернатив», «полное фиаско», «прейскурант цен», «месяц май», «кивнуть головой», «коллега по работе» и другие.

Необходимо также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают нежелание выступающего брать на себя ответственность, самостоятельно думать («представляется целесообразным» - «я считаю целесообразным», «думается, что...» - «я думаю, что...»), а употребление словесных «красивостей», преувеличение говорит о стремлении к перестраховке и показушничеству («высказывать критику» -«высказывать пожелания», «что-то сделать» - «достигнуть целей, рубежей, горизонтов»).

Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Психолог П. Вацлавек определил, что в процессе решения любой проблемы межличностные отношения играют доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие аргументы не приводят к положительному результату. Этот феномен принято называть«моделью айсберга». Если все параметры, влияющие на решение проблемы, принять за «большую льдину» - 100%, то «часть над водой» (10-20%) - занимает предметная область, а «в воде» (80-90%) - область взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а также просто для его снижения одним из правил в учебных материалах Образовательного института компании «Фольксваген» является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания, а не на проблему, на распознавание и выработку общих интересов, терпение и искренность [4].

Проанализировав не эффективно проведенные деловые беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

1. Использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;

2. Попытки интерпретировать слова другого человека (например: «Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать»);

3. Использование различного рода метафор (например: «Ты краснеешь, как помидор», а в ответ: «А ты ни с чем лучше не мог меня сравнить»);

4. Использование слов «всегда», «никогда»;

5. Приписывание другому невысказанных им мыслей (например: «Ты думаешь...»);

6. Использование прямых указаний.

Проведя анализ видов делового общения, используемых в Управлении образованием, мы выявили существенные недостатки, которые мешают эффективной работе предприятия.

Одной из главных проблем организации является его неэффективное использование коммуникационных приемов, форм и видов управленческого делового общения. Это связано, в большей степени, с неумением руководства грамотно управлять подчиненными и взаимодействовать с ними.

Для решения данной проблемы мы предлагаем внести в деятельность Управления образованием рекомендации по целесообразности применения определенных видов управленческого общения в конкретных ситуациях.

В первую очередь руководителю организации, при подборе кадров, необходимо сделать упор на квалификацию будущего работника, а не на его родственные связи с действующими работниками предприятия.

Немаловажным моментов является поощрение инициативы работника. Рабочий персонал должен знать, что если он увеличит эффективность и производительность своего труда, он будет поощрен, например, выписанной премией.

Между начальством и подчиненными должны сложить отношения сотрудничества и взаимопомощи. Это означает, что руководитель должен прислушиваться или хотя бы выслушивать мнение рабочего персонала. Зачастую, именно игнорирование мнения сотрудников вызывает недовольство персонала и напряженную атмосферу в коллективе. Также необходимо отметить, что среди таких мнений может появиться действительно стоящее предложение или идея.

Немаловажное значение также имеет специфическое отношение руководства к ошибкам. Когда что-то случается, то чаще всего интересуются, кто виноват. За этим, очевидно, скрывается потребность приписать кому-то вину, а затем привлечь к ответственности, чтобы возместить убытки. Руководитель должен научиться анализировать ошибки, выявлять причины их появления и, соответственно, принимать решение о ликвидации последствий.

Для организации можно предложить использование обучающих тренингов на компакт-дисках, единовременная покупка которых обойдется компании значительно дешевле, чем приглашение тренера-преподавателя.

Тренинги – это активные методы обучения, которые позволяют в короткие сроки освоить приемы эффективного делового общения. Они помогают заметно повысить инициативность и деловую активность персонала, изменить стереотипы поведения сотрудников. В основе этих методов – интенсивная тренировка, в ходе которой имитируются реальные ситуации из практики делового общения.

Однако стоит отметить, что и покупка дисков с программой тренингов для всей организации обойдется недешево.

В связи с этим можно предложить для организации более дешевые меры. Например, можно предложить организации ввести собственный кодекс этики, в котором будут отображаться основные ключевые положения. Кодекс деловой этики - это свод правил и принципов, которыми руководствуются все работники компании при применении бизнес этики на рабочем месте. В таком кодексе должны будут четко прописываться принципы работы для руководителей предприятия и служащих. Этический кодекс успешно внедрили и применяют на практике крупнейшие российские компании, такие как «ЛУКОЙЛ», «Газпром» и многие другие компании [11].

В дополнение к внедрению этического кодекса можно предложить использование плакатов – лозунгов, призывающих персонал к повышению уровня этики в организации. Также одной из возможных мер является систематическое проведение мероприятий, на которых будут проводиться презентации, беседы и деловые игры, в ходе которых каждый сотрудник сможешь примерить на себя другую должность. Стоит отметить, что сотрудники, вероятней всего, негативно отнесутся к проведению таких мер в нерабочее (свободное) время. Поэтому руководителю необходимо найти оптимальный вариант времени проведения таких мероприятий.

Существуют различные средства и способы повышения уровня управленческого делового общения. При серьезном подходе к обучению персонала разовых занятий не достаточно. Необходимо постоянно заботиться о подготовке нового персонала и повышении квалификации сотрудников, давно работающих в Управлении образованием.

Предложенные для организации рекомендации в настоящее время являются необходимыми, так как необходимо реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решении, не го­воря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, деловое общение является связующим про­цессом. Это означает, что для успеха как отдельного работника, так и органи­зации необходимы эффективные коммуникации.

Проанализировав настоящее положение Управления образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район можно увидеть, что именно упор на развитие и совершенствование управленческого делового общения может принести ей большие результаты.

Данная тема для исследования выбрана не случайно, так как в настоящее время овладение навыками управленческого делового общения является необходимым для будущих деловых людей: руководителей организаций, структурных подразделений, менеджеров и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при принятии правильного решения, при заключении сделки или подписании контракта.

Главным условием эффективности делового общения является осознание руководителем того, что возможность реализации целей деятельности предприятия, фирмы, организации возрастает, если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Анализируя специальную литературу, мы акцентировали внимание на важных, с нашей точки зрения, вопросах: о роли и значении управленческого делового общения, видах делового общения, этапах и фазах делового общения и путей повышения его эффективности.

Нами выявлено, что деловое управленческое общение - это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и со­держание которого определяется социально значимым предметом об­щения, взаимным психологическим влиянием субъектов общения и фор­мально-ролевым принципом их взаимодействия. И далее нами установлено, что наиболее распространенная и общепринятая форма делового общения в современной деловой практике - деловая беседа.Ее особенность состоит в том, что она представляет собой диалоговую форму коммуникации, в которой межличностное общение деловых партнеров ограничено формально-ролевыми и пространственно-вре­менными рамками. Работая над формами и видами управленческого делового общения, мы пришли к выводу, что каждый участник коммуникативного процесса находит свой подход и тип поведения во время деловой беседы, переговоров, дискуссии, интервью, совещания, пресс-конференции и телефонного разговора.

Мы выявили, чтоспецифика общения заключается в том, что в его процессе субъективный мир одного человека раскрывается для другого. В общении человек самоопределяется и самопредъявляется, обнаруживая свои индивидуальные особенности. Следовательно, по форме осуществляемых коммуникативных действий можно судить о коммуникативных умениях и чертах характера человека, по специфике организации и содержанию сообщения - о культуре и грамотности.Итак, умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе управленческой деятельности любой организации. Рассматривая виды делового и управленческого общения в Управлении образование администрации муниципального образования Усть-Лабинский район, можно сделать вывод, что особое внимание необходимо обращать на тот факт, что получить высокие результаты в управлении организацией можно только в том случае, если люди, которые работают в ней обладают знаниями, умениями и соответствующим настроем, необходимым для того, чтобы их усилия были эффективными и результативными. В данном случае, обучение становится основным фактором, обеспечивающим развитие их умений, навыков и установок, необходимых для выполнения работы. Для того чтобы деловые беседы, переговоры, совещания проходили конструктивно, нужен открытый диалог и двустороннее общение. Неумение наладить полноценное общение, порождает конфликты. В таких случаях стороны отказываются понимать друг друга. Становятся подозрительными и скрытными, что негативно сказывается на их дальнейшем сотрудничестве.

Поэтому целью нашего исследования явилось доказательство необходимости выявление зависимости повышения уровня эффективности деятельности организации от целесообразности использования видов, форм и приемов управленческого делового общения. Вышеизложенное позволяет отметить, что Управление образованием администрации муниципального образования Усть-Лабинский район обладает достаточно квалифицированным кадровым составом, перспективным, молодым, который при умелом его управлении сможет эффективно трудиться для достижения общих целей организации.

Таким образом, мы разработали рекомендации по целесообразности применения видов управленческого делового общения в конкретных ситуациях: руководителю организации, при подборе кадров, необходимо сделать упор на квалификацию будущего работника; необходимо поощрение инициативы работника; между начальством и подчиненными должны сложиться отношения сотрудничества и взаимопомощи; руководитель должен научиться анализировать ошибки, выявлять причины их появления и, соответственно, принимать решение о ликвидации последствий; использовать обучающие тренинги на компакт-дисках, позволяющие в короткие сроки освоить приемы эффективного делового общения; повышать инициативность и деловую активность персонала, изменять стереотипы поведения сотрудников; ввести собственный кодекс деловой этики; использовать плакаты-лозунги, призывающие персонал к повышению уровня этики в организации; систематически проводить презентации, беседы и деловые игры, в ходе которых каждый сотрудник сможет примерить на себя другую должность.

Данные рекомендации позволят организации сформировать эффективное управленческое деловое общение, способствующее повышению качества труда персонала и как следствие улучшающее работу всей организации. В целом работа доказывает необходимость научного подхода к управленческому деловому общению в организациях. Это демонстрирует значимость проделанной работы и позволяет утверждать, что управленческое деловое общение в организации нуждается в дальнейшем, еще более глубоком, рассмотрении и более серьезном внимании к ней российских руководителей-практиков. Следовательно, цель работы достигнута, гипотеза подтверждена.

Список литературы:

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра - М, 2002.

2. Должностная инструкция начальника Управления образованием муниципального образования Усть-Лабинский район.

3. Лафта Дж.К. Эфективность менеджмента организации: Учеб. пособие. - М.: Русская Деловая Литература, 1999.

4. Психология и этика делового общения / Под ред. В.Н. Лавриненко. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Юнити-Дана, 2005.

5. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2000.

6. Управление персоналом организации: Ученик / Под ред. А. Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1997.

7. Федорова Н.В., Минченкова О.Ю. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2005.

8. Этика делового общения: Учебное пособие / Составитель М. С. Узерина. – Ульяновск: УлГТУ, 2004.

9. Якокка Л. Карьера менеджера/ пер. с англ. - М.: Дело, 1990.

10. http://bibliotekar.ru/

11. http://www.Allbest.ru

18

Код для цитирования: Скопировать