V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Введение

Сложившаяся за последние годы ситуация наглядно демонстрирует то обстоятельство, что очень часто большое количество организаций, деятельность которых распространяется на многие сферы народного хозяйства, для увеличения результативности и эффективности своей производственной деятельности объединяют требования и принципы отдельных систем менеджмента, то есть создают общую интегрированную систему. Стоит сказать, что такая интегрированная система менеджмента служит эффективным инструментом для удовлетворения ожиданий и требований не только конечных потребителей продукции, но также и других деловых партнеров и заинтересованных сторон [1].

Все более возрастающий рост интереса к разработке и внедрению интегрированных систем менеджмента привел к тому, что стало стремительно возрастать количество научно-практических разработок в данной области.

В последние годы все большее число российских предприятий принимают стратегическое решение о создании интегрированных систем менеджмента (ИСМ), как правило, включающих три наиболее популярные подсистемы управления: систему менеджмента качества, систему экологического менеджмента и систему охраны труда и промышленной безопасности. Мотивы, которые побуждают российские предприятия инициировать внедрение ИСМ, достаточно многообразны: это стремление повысить собственную конкурентоспособность и эффективность своей деятельности. Успешная деятельность и развитие любого бизнеса зависят от множества взаимозависимых факторов.

Интегрированная система менеджмента - это инструмент, с помощью которого можно выстроить систему непрерывного совершенствования деятельности предприятия.

Интегрированная система менеджмента содержит несколько встроенных механизмов самосовершенствования: комплексные внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, обратная связь от потребителей и других заинтересованных сторон, которые в совокупности обеспечивают своевременное изменение системы в ответ на изменения внешней и внутренней среды и постоянное непрерывное улучшение деятельности предприятия.

Аудит интегрированной системы менеджмента осуществляется с целью обеспечения эффективной функциональности всей системы.

Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента, в соответствии с международными стандартами, можно рассматривать как непременный атрибут практически любой системы менеджмента. При этом внутренний аудит является как бы специальной отдельной функцией всей системы. Если говорить обобщенно, то аудит - это способ получить объективную оценку результатов проверки для того чтобы установить степень соответствия системы менеджмента установленным критериям. Таким образом, проведение внутреннего аудита нацелено, в первую очередь, на предоставление руководству организации фактов о том, что внедрение интегрированной системы менеджмента функционирует в полном соответствии с общепринятыми нормами и стандартами.

Именно поэтому целью данной работы является рассмотрение методов улучшения интегрированной системы менеджмента с помощью процесса внутреннего аудита в ОАО «КДБ».

Объектом курсовой работы является ОАО «КДБ».

Предмет данной работы - методы совершенствования ИСМ на основе внутренних аудитов на ОАО «КДБ», а именно формирование и создание отдела внутреннего аудита, применение цикла PDCA.

Задачи курсовой работы:

- изучить и проанализировать Интегрированную систему менеджмента ОАО «КДБ» и процесс внутреннего аудита на предприятии;

- создать отдел внутреннего аудита в ОАО «КДБ» с целью улучшения эффективности процесса внутреннего аудита и Интегрированной системы менеджмента;

- улучшить процесс внутреннего аудита на предприятии, применив цикл PDCA, с целью повышения результативности Интегрированной системы менеджмента.

1Нормативные ссылки

В настоящей курсовой работе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ISO 19011:2011 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента

2 Термины, определения и сокращения

В настоящей курсовой работе применяются следующие понятия и термины:

2.1 Внутренний аудит- это независимая внутренняя функция, направленная на анализ и оценку деятельности организации на всех её уровнях, с целью извлечения дополнительной пользы организацией.

2.2 Интегрированная система менеджмента- часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента и функционирующая как единое целое.

2.3 Цикл PDCA- циклически повторяющийся процесс принятия решения

2.4 ИСМ - интегрированная система менеджмента

2.5 СМК- система менеджмента качества

2.6 СЭМ- система экологического менеджмента

2.7 СМПБОТ- система менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда

2.8 ВА- внутренний аудит

3 Понятие интегрированных систем менеджмента

Для соответствия рыночным и законодательным требованиям, ведущие мировые компании в настоящее время всё более активно внедряют сразу несколько систем менеджмента, основанных на международных стандартах ISO 9001 (система менеджмента качества), ISO 14001 (система экологического менеджмента) и OHSAS 18001 (система менеджмента охраны здоровья и безопасности труда). Такие системы получили название интегрированные системы менеджмента (ИСМ).

Внедрять и сертифицировать ИСМ имеет смысл в том случае, если предприятию требуется сертифицировать несколько систем менеджмента серии стандартов ISO. Например, одновременно с системой менеджмента качества может быть сертифицирована система менеджмента охраны труда и безопасности производства или система экологического менеджмента или одновременно все системы серии ISO.

В том случае, если система менеджмента качества уже внедрена ранее, другие системы менеджмента ISO могут быть интегрированы в неё, так как все системы менеджмента семейства ISO разработаны по единому принципу и совместимы друг с другом. Однако одновременная разработка и внедрение нескольких систем, поможет значительно упростить как сам процесс сертификации, так и ресертификацию и внутренние аудиты.

Сертифицированная и внедрённая ИСМ позволяет максимально оптимизировать, контролировать и адекватно оценивать все производственные процессы предприятия по удобной и простой схеме. Естественно, это положительно влияет на каждый из контролируемых процессов и на деятельности предприятия в целом.

Создание интегрированных систем менеджмента (ИСМ) стало предметом заинтересованного обсуждения в конце 90-х годов прошлого столетия в связи с разработкой систем, отвечающих требованиям нескольких международных стандартов (как официальных, так и ставших таковыми де-факто) на системы менеджмента — MSS (Management System Standards). К таковым относятся: стандарты ИСО серии 9000 на системы менеджмента качества, серии 14000 на системы экологического менеджмента, стандарты OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) серии 18000 на системы менеджмента промышленной безопасности и охраны труда, стандарт SA (Social Accountability ) 8000 на системы социального и этического менеджмента.

ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. В этом плане понятие «интегрированная система менеджмента » носит ограниченный характер, хотя и является более комплексным, чем понятие о каждой из тех отдельных систем менеджмента (система менеджмента качества, система экологического менеджмента и пр.), которые объединены в ИСМ. Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время стандартов менеджмента интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, так как область ее распространения пока еще не включает финансовый менеджмент, менеджмент персонала, инновационный менеджмент, менеджмент рисков и др.

Целесообразность создания максимально интегрированных систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких систем можно отнести:

- интегрированная система обеспечивает большую согласованность действий внутри организации, усиливая тем самым синергетический эффект, заключающийся в том, что общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов;

- интегрированная система минимизирует функциональную разобщенность в организации, возникающую при разработке автономных систем менеджмента;

- создание интегрированной системы, как правило, значительно менее трудоемко, чем нескольких параллельных систем;

- число внутренних и внешних связей в интегрированной системе меньше, чем суммарное число этих связей в нескольких системах; объем документов в интегрированной системе значительно меньше, чем суммарный объем документов в нескольких параллельных системах;

- в интегрированной системе достигается более высокая степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации;

- способность интегрированной системы учитывать баланс интересов внешних сторон организации выше, чем при наличии параллельных систем;

- затраты на разработку, функционирование и сертификацию интегрированной системы ниже, чем суммарные затраты при нескольких системах менеджмента.

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе [1].

4 Внутренний аудит ИСМ

4.1 Понятие внутреннего аудита ИСМ

В последнее время постоянно растет количество и разнообразие всевозможных систем менеджмента и управления, которые были разработаны в полном соответствии с требованиями международных и отечественных стандартов. Следует заметить, что такой рост систем управления охватывает практически все существующие области деятельности любого промышленного предприятия. Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента осуществляется с целью обеспечения эффективной функциональности всей системы [2].

Все более возрастающий рост интереса к разработке и внедрению интегрированных систем менеджмента привел к тому, что стало стремительно возрастать количество научно-практических разработок в данной области. Но, несмотря на большое количество публикуемой информации по проблеме, связанной с эффективным функционированием систем менеджмента, вопрос о проведении внутреннего аудита практически не исследован.

Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента, в соответствии с международными стандартами, можно рассматривать как непременный атрибут практически любой системы менеджмента. При этом внутренний аудит является как бы специальной отдельной функцией всей системы. Проведение внутреннего аудита нацелено, в первую очередь, на предоставление руководству организации фактов о том, что ИСМ функционирует в полном соответствии с общепринятыми нормами и стандартами.

Практика осуществления внутреннего аудита на предприятиях наглядно демонстрирует, что в таких проверках заложен огромный потенциал, что, в свою очередь, может быть мощным инструментом значительного повышения эффективности деятельности организации. То, какой объем доходов и какую выгоду принесет организации проведение внутреннего аудита, в большой степени зависит от тех требований, которые руководство организации выдвигает перед группой проведения внутреннего аудита.

По традиции аудит интегрированной системы менеджмента осуществляется с учетом важности и статусов производственных процессов, а также видов деятельности организации, которые реализуются в интегрированной системе менеджмента. Однако стоит заметить, что такой подход не в полной мере учитывает возможные риски, которые присущи любому виду бизнеса. Кроме того, не полностью охватываются те области деятельности, в которых риск невыполнения требований может быть довольно высоким [3].

4.2 Цели и задачи внутреннего аудита ИСМ

Целями внутреннего аудита качества являются:

- оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

- определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Аудит на предприятии можно определить как действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет [2].

Деятельность внутренних аудиторов имеет информационное и консультационное значение. Внутренний аудит как постоянная деятельность в системе менеджмента складывается из конкретных аудитов, осуществляемых в рамках определенных заданий и позволяет решать следующие задачи:

- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в ИСМ установленным требованиям;

- подтверждение достижения целей в области качества;

- подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, кон­трактных требований;

- анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

- предотвращение появления проблем качества;

- подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;

- оценка эффективности функционирующей ИСМ;

- установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами ИСМ;

- обеспечение уверенности руководству и потребителю;

- обеспечение отслеживания бизнес-процессов;

- выявление возможности улучшений ИСМ [4].

5 Интегрированная система менеджмента в ОАО «КДБ»

В ОАО «Кубаньдорблагоустройство» с 2006 года внедрена и успешно функционирует Интегрированная система менеджмента и является частью общей системы управления обществом, которая включает в себя:

- систему менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001;

- систему экологического менеджмента в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 14001;

- систему менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда в соответствии с требованиями международной спецификации OHSAS 18001.

Наличие сертификатов соответствия международным стандартам ИСО 9001:2008; ИСО 14001:2004; OHSAS 18001:2007 является обязательным требованием к участию в отборе Федерального Дорожного Агенства и Государственной корпорации по строительству Олимпийских объектов и развитию города Сочи как горноклиматического курорта «ГК Олимпстрой», на которых участвует ОАО «КДБ».

Соответствие ИСМ ОАО «КДБ» требованиям международных стандартов ИСО 9001:2008, ИСО 14001:2004, OHSAS 18001:2007 подтверждено наличием сертификатов соответствия и результатами инспекционной проверки ИСМ ОАО «КДБ» Ассоциацией по сертификации «Русский Регистр».

Мотивы, которые побудили фирму «КДБ» инициировать внедрение ИСМ, достаточно многообразны: это стремление повысить собственную конкурентоспособность и эффективность своей деятельности. Успешная деятельность и развитие любого бизнеса зависят от множества взаимоза­висимых факторов. Однако, как показывает российский опыт и международная практика, все же определяющим фактором, влияющим на жизнь и успех предприятия, фирмы, компании, является фактор эффективности действующей на нем системы управления. Насколько сбалансированы и отработаны все действующие на предприятии внут­рифирменные процессы (административные, производственные и вспомогательные) - настолько эффективней и успешней будет работа предприятия в целом. Недооценка этого фактора неминуемо приводит к значительным потерям ресурсов (временных и материальных), и, как следствие, к неизбежному снижению конкурентоспособности предприятия.

Интегрированная система менеджмента - это инструмент, с помощью которого можно выстроить систему непрерывного совершенствования деятельности предприятия. Рассмотрим, какие именно возможности предоставляет руководителю предприятия эффективно выстроенная интегрированная система менеджмента.

Во-первых, концепция стандартов серии ISO 9000, основанная на процессном подходе, описывает деятельность предприятия в виде ряда сети взаимосвязанных процессов, управляя которыми, предприятие совершенствует собственную деятельность. В соответствии с данным подходом, каждый процесс в организации должен иметь своего владельца, который несет ответственность за процесс, отслеживает и анализирует его эффективность, отвечает за его корректировку. Регулярная периодическая деятельность по мониторингу и корректировке обеспечивает непрерывное совершенствование процессов деятельности предприятия.

Во-вторых, внедрение системы экологического менеджмента позволяет:

- Снизить:

a) расходы на энергию, воду, ресурсы;

b) риск экологических катастроф;

c) отходы.

- Улучшить:

a) экономические показатели;

b) продукцию в результате изменений в технологическом процессе;

c) имидж компании, как в глазах клиентов, так и заказчиков;

А также внедрение СЭМ позволяет:

- оптимизировать систему управления;

- повысить доверие к компании.

В-третьих, система менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда является одной из составных частей общей системы менеджмента компании. Сертификация по стандартам серии OHSAS 18000 является общетехнической и применима вне зависимости от деятельности организации, сектора экономики или отрасли промышленности.

Процесс внедрения СМПБОТ состоит из оценки рисков и их управления. Данная система способствует снижению человеческих потерь, включая потерю нетрудоспособности и, как следствие, уменьшает потери денежные. Сертификация по стандартам серии OHSAS 18000 снижает вероятность судебных расходов, прямых и косвенных издержек.

Интегрированная система менеджмента содержит несколько встроенных механизмов самосовершенствования: комплексные внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, обратная связь от потребителей и других заинтересованных сторон, которые в совокупности обеспечивают:

- во-первых, своевременное изменение системы в ответ на изменения внешней и внутренней среды;

- во-вторых, постоянное непрерывное улучшение деятельности предприятия.

Существование интегрированной системы менеджмента качества предполагает вовлечение персонала в деятельность по улучшению качества, что дает возможность предприятию более полно и эффективно использовать способности, знания, умения и навыки своих сотрудников. Вовлечение персонала в деятельность по управлению качеством и специально выстроенная система стимулирования повышают удовлетворенность сотрудников, и соответственно, позитивно влияют на результаты их деятельности, планирование карьерного роста и обучение персонала также направлены на повышение эффективности использования трудовых ресурсов предприятия.

Работающая интегрированная система менеджмента качества может стать реальным инструментом непрерывного совершенствования деятельности предприятия и источником экономических выгод. За счет документированности, внутреннего контроля, анализа, что достигается с помощью проведения внутренних аудитов в ОАО «КДБ», и периодического пересмотра ключевых производственных и управленческих процессов в соответствии с требованиями международного стандарта обеспечивается прозрачность, лучшая управляемость и непрерывное совершенствование деятельности предприятия.

6 Внутренний аудит ИСМ в ОАО «КДБ»

Без сомнения, для предприятия очень важен аудит качества. Но в первую очередь особое внимание следует уделять внутреннему аудиту, потому что он предшествует внешнему.

При внутреннем аудите ОАО «КДБ» изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет их адекватность или соответствие.

Внутренний аудит обеспечивает руководство предприятия информацией:

- об эффективности и продуктивности всей системы менеджмента;

- является ли их политика удовлетворительной или нет;

- какие изменения нужны.

Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они дают полезную информацию независимым экспертам при проведении внешнего аудита.

Основными преимуществами внутренних проверок перед внешними являются:

- знание внутренними аудиторами особенностей предприятия;

- отсутствие предубежденного отношения сотрудников проверяемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для предприятия лица;

- отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого подразделения;

- сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита.

ИСМ в ОАО «КДБ» должна действенно реагировать на изменения, внутренние и внешние. Внутренний аудит может гарантировать реакцию ИСМ на эти изменения, так как без постоянного наблюдения система менеджмента теряет свое значение, действенность и способность изменять предприятие к лучшему. Периодичность проведения аудитов устанавливается с учетом влияния проверок на ход работы на предприятии или результатов предыдущих аудитов. Четко представляется ожидаемый результат каждого обнаруженного несоответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.

Правильная организация процесса внутреннего аудита помогает каждому работнику на своем месте определить, насколько верно он выполняет предписанные ему функции и свое взаимодействие в процессе. Поэтому согласно ISO 19011:2011 независимо от класса и типа аудита или проверки, внутренние аудиты в ОАО «КДБ» проводятся соответственно квалифицированным и обученным персоналом, состоящим из профессиональных аудиторов из штата предприятия.

Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты.

Внутренний аудит в ОАО «КДБ» в первую очередь дает возможность определить, насколько обязательные и принятые по собственному усмотрению процедуры и запланированные мероприятия правильно составлены, выполняются и направлены на предупреждение отрицательных последствий. Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они могут быть использованы независимыми экспертами для оценки спо­собности организации вскрывать существующие в ней несоответствия стандарту и находить возможность для непрерывного улучшения.

7 Методы улучшения ИСМ с помощью внутренних аудитов в ОАО «КДБ»

7.1 Формирование отдела внутреннего аудита в ОАО «КДБ»

Причины решения о формировании отдела внутреннего аудита на предприятии таковы:

-это позволит наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;

- проводимые внутренними аудиторами целевые контрольные проверки и анализ выявляют резервы производства и наиболее перспективные направления развития, позволяют непрерывно совершенствовать процессы;

- внутренние аудиторы наряду с контролем часто выполняют и консультативные функции в отношении должностных лиц финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб [5].

Организацию отдела внутреннего аудита было решено проводить по следующим основным этапам:

Первый этап. Выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой предприятия;

Второй этап. Определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;

Третий этап. Объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц отдела, специализированных на выполнении этих функций;

Четвертый этап. Разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление всего этого в должностных инструкциях и положениях об отделе внутреннего аудита;

Пятый этап. Соединение вышеуказанных структурных единиц в единое целое - отдел внутреннего аудита, определение его статуса на предприятии и, в соответствии с установленным набором целей, задач и функций структурных единиц, разработка и документальное закрепление Положения об отделе внутреннего аудита;

Шестой этап. Интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления предприятием.

Для четкой последовательности действий по формированию и созданию отдела внутреннего аудита была использована диаграмма процесса осуществления программы, представленная на рисунке 1.

Рисунок 1 - Диаграмма процесса создания отдела ВА

Место отдела внутреннего аудита в организационной структуре ОАО «КДБ», его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально- техническое, финансовое и информационное обеспечение отдела, структура взаимоотношений этого отдела с другими подразделениями организации зависит от многих факторов. Основные из них:

- цели создания отдела;

- организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, организационная структура, масштабы и виды деятельности предприятия.

Структура отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства организации по отношению к внутреннему контролю. Структура отдела также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Отдел внутреннего аудита вначале сформировался как звено с чисто консультативными функциями. По мере возрастания его влияния на дея­тельность ОАО «КДБ в его функции станут передаваться непосредственно реализация контрольных задач по проведению процесса внутреннего аудита и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в организации.

Эффективность деятельности отдела внутреннего аудита зависит от соблюдения общепринятых стандартов деятельности, а также выполнения определенных нормативных требований. В ОАО «КДБ» определен перечень параметров, характеризующих эффективность отдела внутреннего аудита.

- показатели, характеризующие экономический эффект:

1. экономия от выявленных отделом нарушений;

2. сумма финансовых потерь в текущем периоде, не связанных с изменениями рыночной конъюнктуры, а также штрафов, предъявленных за несоблюдение требований;

3. затраты на отдел внутреннего аудита относительно затрат на подразделения, а также на внутренний аудит.

- показатели, характеризующие эффективность организации функции внутреннего аудита, действующей методологии и процедур внутреннего аудита:

1. процент выполнения плана проверок, запросов руководства по проведению внеплановых проверок и аудированных ключевых рисков из общего числа рисков, включенных в карту рисков;

2. процент своевременно внедренных рекомендаций от общего числа принятых рекомендаций;

3. процент своевременно представленных руководству банка и акционерам отчетов по итогам проведенных проверок;

4. процент рекомендаций отдела внутреннего аудита, принятых к исполнению;

5. количество запросов, предписаний надзорных органов по факту выявленных нарушений;

6. количество нарушений рекомендаций, выявленных внешним аудитом в ходе проверки деятельности подразделений;

7. количество нарушений, выявленных отделом по итогам проведения внутренних проверок, или количество существенных рекомендаций, сделанных отделом внутреннего аудита;

8. количество улучшений бизнес-процессов по итогам внедрения рекомендаций отдела внутреннего аудита.

- показатели, характеризующие мотивированность персонала отдела внутреннего аудита, в процентном выражении:

1. незаполненные вакансии в структуре отдела;

2. смена персонала;

3. доля сотрудников в структуре отдела внутреннего аудита, имеющих профессиональный опыт работы в области аудита свыше трех лет.

7.2 Роль отдела внутреннего аудита в ОАО «КДБ»

Создание отдела внутреннего аудита на предприятии принесло ряд преимуществ:

- оценка текущего состояния ИСМ.

Фактически обеспечивается разумная уверенность высшего руководства в соответствии требованиям, установленным процедурам и положениям политик, а также в существовании механизмов внутреннего контроля. Основной акцент делается на уровне проектов, сделок и процессов. Отдел внутреннего анализирует бизнес-процессы, используя надежные методики и проверенные процедуры внутреннего аудита.

- повышение эффективности ИСМ.

В дополнение к перечисленному выше отдел внутреннего аудита осуществляет инициативное содействие руководству организации в совершенствовании бизнес-процессов, повышении эффективности и результативности, в получении денежной экономии от предлагаемых инициатив. Персонал отдела внутреннего аудита обладает специальными профессиональными навыками, необходимыми для понимания осуществляемого бизнеса с целью проведения адекватной оценки [5].

- перспектива развития функции внутреннего аудита.

Отдел внутреннего аудита предоставляет подтверждение относительно достаточности и эффективности контроля. Осуществляется оценка финансовой эффективности в будущем с учетом рисков, которые могут помешать реализации намеченной стратегии.

Отдел внутреннего аудита делает акцент на контролях, процессах, управленческой информации.

С повышением роли отдела внутреннего аудита в ОАО «КДБ» повысились:

- своевременность выявления и предотвращения нарушений;

- адекватность рекомендаций;

- наличие процедур мониторинга.

Таким образом, создание отдела внутреннего аудита позволило улучшить существующую на предприятии Интегрированную систему менеджмента.

7.3 Применение цикла PDCA к процессу внутреннего аудита

PDCA - циклически повторяющийся процесс принятия решения, используемый в управлении качеством.

Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действий по управлению процессом и достижению его целей. Схема цикла представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Цикл PDCA

Ниже представлены этапы цикла:

Планирование - установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворения потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.

Выполнение - выполнение запланированных работ.

Проверка - сбор информации и контроль результата на основе ключевых показателей эффективности, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.

Действие (управление, корректировка) - принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

В практической деятельности цикл PDCA применяется многократно с различной периодичностью. При выполнении основной деятельности цикл PDCA применяется с периодичностью циклов отчетности и планирования. При выполнении корректирующих действий длительность PDCA может быть меньше или больше длительности циклов отчетности и планирования и устанавливается в зависимости от характера, объема, длительности и содержания мероприятий по устранению причин отклонения [6].

Цикл PDCA известен как модель непрерывного улучшения процессов.

Применение данного цикла к процессу внутреннего аудита в ОАО «КДБ» позволит:

- повысить эффективность самого процесса внутреннего аудита;

- улучшить ИСМ и повысить ее результативность;

- совершенствование процесса внутреннего аудита приведет к постоянному совершенствованию и улучшению ИСМ на предприятии.

Этапы аудита действующего на предприятии процесса внутреннего аудита:

1. Сбор информации.

2. Планирование и подготовка.

3. Вводное совещание.

4. Аудит.

5. Совещания по взаимодействию группы

6. Заключительное совещание.

7. Последующие действия.

Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCAна аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете по аудиту. Все указанные элементы представлены ниже. По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор фактического материала.

После применения цикла PDCA процесс внутреннего аудита на предприятии выглядит таким образом:

1) Планирование процесса (Plan) включает в себя:

- определение целей и задач процесса;

- установление показателей качества процесса и соответствующих целей в области качества;

- составление графиков, планов;

- выдача заданий исполнителям;

- установление нормативов производительности;

- обеспечение ресурсами:

1. персонал;

2. методики, технологии;

3. инфраструктура;

4. производственная среда;

5. измерения;

2) Осуществление процесса (Do):

- наличие и состояние документации на рабочих местах;

- соответствие практики работы установленным требованиям;

- оценка взаимодействия с другими процессами.

3)Проверка и анализ процесса (Check) включает в себя:

- контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;

- мониторинг процесса (по показателям качества);

- отчетность по процессу.

4) Коррекция и улучшение процесса (Action):

- установление процедуры коррекции;

- наличие процедур и их соответствие требованиям;

- результативность установленных процедур;

- определение полномочий руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.

Каждый пункт можно оценить по определенным критериям и представить в виде таблицы. Возможно, это кажется сложным, но применения цикла несет с собой ряд преимуществ:

- сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не по числу несоответствий;

- наглядность результатов аудита для руководства, при этом качество наглядного представления во многом зависит от последовательности размещения разделов, и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробно­стям фактического материала;

- системность и полноту проводимых аудитов. Ни для кого не секрет, что зафиксировать несоответствия на аудите еще не означает дать полную картину: к несоответствиям относятся лишь обнаруженные недостатки.

- методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как данная форма отчета задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;

-возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов, возможная интерпретация результатов аудитов. Данную работу проводит, как правило, уже не группа аудита, а, например, аналитическая группа службы качества при подготовке к анализу ИСМ высшим руководством предприятия.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому, чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и персонал, испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.

Цикл PDCA предусматривает возможность пересмотра процесса аудита с целью его изменения и улучшения. Ведь причиной плохой результативности внутреннего аудита на предприятии может быть не только ненадлежащие корректирующие и предупреждающие действия, но и недостаточное планирование процесса аудита. В этом случае цикл PDCA позволяет нам постоянно совершенствовать процесс путем возвращения к планированию, как показано на рисунке 3.

 

Plan

Do

Act

Check

 

Рисунок 3 - Применение цикла PDCA

Заключение

В ходе курсовой работы была проанализирована интегрированная система менеджмента и процесс внутреннего аудита в ОАО «КДБ». Предложены способы улучшения действующей на предприятии системы менеджмента путем создания отдела внутреннего аудита и применения цикла PDCA к процессу внутреннего аудита с целью улучшения самого процесса.

Предпринятые меры позволили:

- сделать процессы внутренних аудитов системными и более полными, что непосредственно увеличило результативность ИСМ на предприятии;

- сделать внутренние аудиты и их результаты более наглядными для руководства ОАО «КДБ», что уменьшило затруднения в понимании высшим руководством результатов аудита;

- отдел внутреннего аудита теперь может оказывать методическую помощь при подготовке и проведении аудитов другим подразделениям предприятия;

- совершенствование процесса внутреннего аудита привело к постоянному циклическому совершенствованию и улучшению ИСМ в ОАО «КДБ».

Список использованных источников

1. Логанина В. И. Системы качества: учебное пособие для вузов. - М.: КДУ, 2008. – 357 с.

2. Данилин В. Е., Шурай П.Е. Аудит качества: учебное пособие для вузов. – Краснодар: ГОУВПО «КубГТУ», 2005. – 150 с.

3. Инфопортал. Внутренний аудит интегрированной системы менеджмента : сайт. 2008. URL: http://www.finexpert-training.ru/index.php?ID=2

08&articleID=324 (дата обращения 21.09.2012)

4. Данилин В. Н. Сертификация систем качества: учебное пособие для вузов. - Краснодар: КубГТУ, 2006. – 157 с.

5.Ефимов В. В. Внутренний аудит организации и самооценка организации: учебное пособие. - Ульяновск: УГТУ, 2007. – 123 с.

6. Клочков Ю. С.Применение метода постоянного улучшения на основе цикла PDCA : сайт. 2012. URL: http://jurnal.org/articles/2010/inf31 (дата обращения 29.10.2012)

26

Код для цитирования: Скопировать