V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Одним из направлений внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Согласно статье 12 Федерального Закона «О Бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны предоставить, отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению.

Помимо денежных средств работнику могут выдавать под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о производственных расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

Направление работников в служебные командировки регулируется Трудовым кодексом РФ. В зависимости от цели командировочных расходов, командировки можно разделить на служебные и неслужебные.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация проводит инвентаризацию имущества и обязательств, в соответствии с принятыми в компании политиками и процедурами и в сроки, утвержденными Приказом.

Рассмотрим, как можно регулировать отсутствие задолженности в течении трех месяцев по подотчетным лицам на примере Открытого Акционерного Общества «САН ИнБев» в г. Омске.

В ОАО «САН ИнБев» существует единый расчетный центр (ЕРЦ) по подотчетным лицам, который находится в г. Пермь., что позволяет сосредоточить все расчеты и учет в одном месте и достигнуть единых стандартов в оформлении документов и выплате подотчетных сумм в компании.

Кроме стандартизации процессов, важную роль в обеспечении своевременности погашения, либо удержания неизрасходованных подотчетных сумм играет, применяемая в кампании, постановка индивидуальных целей. Цели устанавливаются и спускаются горизонтально. Постановка целей осуществляется один раз в год, и отслеживается промежуточное выполнение поставленных целей раз в месяц. Каждой цели прописываются методы ее расчета и проставляется ее удельный вес в объеме общего результата. Индивидуальные цели завязаны на годовых бонусах. Процентное соотношение выполненных индивидуальных целей влияет на процент выплаты годового бонуса.

В связи с этим, старшему бухгалтеру Пермского филиала ОАО «САН ИнБев» каждый год ставятся индивидуальные цели, связанные с выполнением политик компании по расчетам с подотчетными лицами и отсутствие задолженности на счете 71 старше 3-х месяцев.

Таким образом, в ОАО «САН ИнБев» индивидуальные цели завязаны на единый результат, а в данном случае это отсутствие задолженности по подотчетным суммам старше 3-х месяцев.

Одним из важных моментов в подтверждении достоверности данных на счете 71 является инвентаризация подотчетных сумм. В ОАО «САН ИнБев» каждый год на 1 ноября отчетного периода составляется акт сверки на каждого подотчетного лица. Акт сверки на каждого человека посылается по почте и по электронной почте. Если в течение пяти дней от подотчетного лица нет ответа (подтверждения или несогласия с актом сверки), то автоматически акт сверки считается подтвержденным. Данная информация прописывается в каждом письме посылаемому подотчетному лицу. После подписи всех актов сверок составляется инвентаризационная опись, тем самым осуществляется контроль движения подотчетных сумм.

Структура расходов подотчетные денежных средств

ОАО «САН ИнБев» в2010-2011гг.

Показатель	2010г.	2011г.
Приобретение сырья и материалов, тыс. руб.	703893,55	607498,89
Удельный вес в общей подотчетной сумме, %	1,27	1,12
Расходы на командировку, тыс. руб.	27324371,86	33469515,41
Удельный вес в общей подотчетной сумме, %	49,3	52,1
Расходы на ГСМ, тыс. руб.	17957599,36	22612801,2
Удельный вес в общей подотчетной сумме, %	32,4	35,2
Прочие общехозяйственные расходы, тыс.руб.	1385617,23	1092095,51
Удельный вес в общей подотчетной сумме, %	2,5	1,7
Удержано из заработной платы, тыс. руб.	8053207,36	6347002,15
Удельный вес в общей подотчетной сумме, %	14,53	9,88

Согласно проведенным исследованиям, отсутствие задолженности старше трех месяцев и проведение годовой инвентаризации обеспечивает своевременность погашения и достоверность данных на счетах расчетов с подотчетными лицами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: Учеб. Пособие // Н.П. Кондраков – 2-е., прераб. и доп. – М.: ТТ Велби, Из-во Проспект – М, 2011. – 219с.

2. Кузнецова Л.Н. Бухгалтерский Корреспонденция счетов по комплексным хозяйственным операциям (с комментариями) – Ростов н/Д, Из-во Феникс, 2011. – 343с.

3. Федеральный закон РФ «О Бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ // ст. 12 «Инвентаризация имущества и обязательств» – М.: Эксмо, 2012г.

4. Приказ Министерства финансов РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 8 ноября 2010 года № 142н

Код для цитирования: Скопировать